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飲食店のシフト表の作り方とは?シフト作成の7つのポイント

 

飲食店のシフト表の作成は、スムーズな店舗運営を行うための重要な作業です。しかし、どのようにシフト表を作成したらよいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、飲食店の経営者やシフト作成者に向けて、シフト表の作り方やポイントを7つ紹介します。

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飲食店のシフト表の作り方は主に3つ


飲食店といっても規模(従業員の人数や予算)は多様であり、シフト表を作成する際には規模に応じた方法を選ぶことが大切です。ここでは、シフト表の作り方を3つ紹介します。それぞれの方法の特徴やメリット・デメリットを理解しましょう。

1.Excel・スプレッドシート

定番のシフト表作成方法といえるのが、MicrosoftのExcelとGoogleのスプレッドシートの活用です。どちらもカスタマイズ性が高く、独自のシフト表を作成できるのが強みです。

しかし、シフト表の作成に特化しているわけではないため、操作に慣れていない方だと扱いが難しいかもしれません。また従業員の人数が多かったり、早番・遅番など複雑なシフトパターンがあったりする場合は、設定に一工夫も二工夫も必要です。

Excel・スプレッドシートのシフト表作成が向いているのは、作成のためのコストを抑えたい方、これらの操作が得意な方だといえます。

2.勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や労働時間、休暇などの勤怠情報を管理するためのシステムです。一部の勤怠管理システムにはシフト管理機能が備わっており、シフト表を作成できます。

勤怠管理システムの強みは、シフト表の作成や管理が自動化できる点です。作成にかかる時間やヒューマンエラーのリスクが減り、作業効率が向上するでしょう。

デメリットは導入コストやランニングコストがかかる点です。勤怠管理システムは「従業員の人数が多い」「勤怠管理の負担を軽減したい」といった飲食店に向いています。

3.シフト表作成アプリ・システム

シフト表作成に特化したアプリ・システムが販売されています。機能やサービス内容はさまざまですが、一般的にはシフトの収集、自動作成、共有までスムーズに行える機能が備わっています。

シフト表作成アプリ・システムは、勤怠管理システムよりもコストが安い点がメリットです。また、アプリは若者にとって馴染みやすく、若いアルバイトスタッフが多い飲食店であればスムーズに受け入れられるでしょう。

飲食店のシフト表作成の流れ


シフト表の作成が初めての方、慣れていない方は、どのように作業すればよいのか分からないでしょう。そこでこの項目では、飲食店のシフト表作成の流れを大きく3つのステップに分けて紹介します。

従業員にシフトの希望を提出してもらう

まずは従業員に休み希望や出勤希望などのシフト希望を提出してもらいます。シフトの提出方法は、「紙やカレンダーに書き込む」「メールで送る」「口頭で伝える」「独自のシステムに入力」などさまざまです。店舗に合った提出方法を選びましょう。

シフト希望の提出期限を設定し、周知してください。期限は適切なスケジュールに設定し、従業員が余裕を持って提出できる体制を整えましょう。

シフトに穴がある場合は従業員に個別に相談して人員を確保する

提出された希望をもとに調整を行います。従業員の希望をできる限り反映させるよう努力し、公平かつ均衡の取れたシフト表を作成しましょう。ただし、全ての希望を叶えられるわけではないため、適度なバランスを意識して調整することが大切です。

従業員のシフト希望を反映させた結果、人員が確保できなかった場合には、都合をつけられる人がいないか個別に相談しましょう。

従業員とシフトを共有し、必要に応じて修正する

シフトを組み終わったら従業員に共有しましょう。従業員の希望が反映されているか確認してもらい、「調節してほしい」といった要望があれば調整・修正します。必要に応じて、代わりの勤務や人員の配置変更を検討しましょう。

もちろん、変更が難しい場合は従業員に相談し、都合をつけてもらうように交渉する努力も大切です。最終調整ができたら、シフト表の確定版を共有します。

【飲食店向け】シフト表作成のポイント7つ


飲食店は日によって来客数が変動しやすいため、シフトに問題があると忙し過ぎたり、反対に暇過ぎたりする事態が起こります。その結果、サービスの質の低下やスタッフのストレスにつながることもあるでしょう。そこでこの項目では、飲食店に向けたシフト表作成のポイントを7つ紹介します。

1.業務量や従業員のスキルを考慮した人員配置

週末やイベントなど、忙しいことが予測できる時間帯には、ベテラン従業員や高いスキルを持つスタッフを配置するとよいでしょう。

新人を入れる場合には、一通り業務をこなせるベテラン従業員を加えるのもポイントです。学生アルバイトの多い飲食店では新人の入れ替わりも多いため、適切な指導ができる人員配置を心がけましょう。

2.繁忙期に合わせた人員の確保

飲食店によって繁忙期はさまざまです。例えば、居酒屋であれば金曜夜から土曜の夜、ビジネス街のカフェなら平日の昼間など、業態や立地などによって特徴があります。お店の需要のピークに合わせて人員を配置することで、人手不足を防げます。

過去の売上データがない場合は需要の予測が困難であるため、少し余裕を持たせて配置するとよいでしょう。

3.人件費をオーバーしていないか

繁忙期に合わせて人員を多く配置することは大事ですが、必要以上に人員を増やせば余剰人員が発生し、人件費が無駄にかかってしまう点に注意が必要です。したがって、まずは人件費の予算を設定しましょう。売り上げを考慮し、適切な範囲を決めます。

需要が低いと予想できる日は従業員の配置を最小限にし、人件費を節約しましょう。シフト作成後も、定期的に予算と実績を監視し、改善・調整することが大事です。

4.従業員同士の人間関係

シフトを組む際は、従業員同士の人間関係や相性を考慮しなければなりません。仲の悪い従業員同士を同じシフトに組み合わせると、コミュニケーションが円滑に進まず、パフォーマンスが低下してしまう恐れがあります。また職場の雰囲気が悪化し、業務に対するモチベーションが減退することもあるでしょう。

相性が合わない従業員同士は、可能な限り別々のシフトに組み込み、職場の雰囲気やチームワークの維持に努めてください。また、従業員の人間関係を良好にする取り組みを行うことも大切です。

5.公平で偏りがないか

公平なシフト表作成は、従業員のモチベーションを維持するために重要です。特定の従業員に過度な負担をかけたり、不当に優遇したりすると、他の従業員に不満が生じます。

「ベテランを多く配置したい」「フリーターを多くシフトに入れたい」など、お店側の希望があっても、できる限り均等に働く機会を与えましょう。そうすることで、スタッフ全体のスキルや能力向上にもつながります。

6.急な事態にも対応できるか

急な欠勤など予期せぬ事態に対応するためにも、余裕を持って人員を配置することが重要です。また、飲食店では当日に大人数の予約が入るケースも少なくないでしょう。そのようなとき、従業員が1人や2人では顧客満足に応える対応ができません。

とはいえ、人件費の予算の都合もあるため、過剰な備えは不要です。少し余裕を持たせる程度の配置がよいでしょう。

7.法令遵守できているか

シフトは労働基準法や就業規則に基づいて作成しなければなりません。労働基準法は、労働者の労働条件や労働時間に関する基準を定めています。シフト作成において遵守するのは当然で、連続勤務日数や休憩時間の確保、時間外労働などで違反になってはいけません。

労働基準法に則っていない違法シフトは法的トラブルに発展します。労働基準監督署からの指導・是正勧告の対象にもなるため、絶対に守りましょう。

飲食店のシフト表作成でよくある困りごとと解決策


シフト表を作成する過程で問題や障害が発生することはよくあります。あらかじめシフト作成の問題点を知っておけば、適切な対策や改善策を立てられるでしょう。そこでこの項目では、飲食店のシフト表作成でよくある困りごとと解決策を3つ紹介します。

シフトが集まらない

シフトの提出期限があるにもかかわらず、期限を守らない従業員もいるでしょう。期限までに希望が集まらないとシフト表の作成業務に取りかかれず、結果的にシフトの共有が遅れてしまうかもしれません。

シフトが集まらない場合は、シフト提出期限の前にリマインダーを送るなどし、提出を促すのが効果的です。シフト提出期限が記載された張り紙を従業員の目につく場所に掲示するのもよいでしょう。他に、シフトを提出しやすい方法(LINEやメール、シフト作成アプリなど)に変えるのも一案です。

法律を守ったシフト作成が難しい

シフトは労働基準法や就業規則に従って作成しなければいけませんが、それには法律の知識が必要です。ところが、交代制や変形労働時間制など、複雑なシフトパターンには細かなルールがあります。所定労働時間や法定休日数などを正確に管理しながら作成するのは簡単とはいえません。

シフト作成に必要な法知識を身に付けるのもよいですが、労働基準法が反映されたシフト管理システムやアプリを使う方法もおすすめです。シフト管理の専用ツールのため、シフト担当者の知識不足や勘違いなどで違法シフトを作ってしまうリスクはありません。

シフトを作成する時間がない

シフト表の作成には手間や時間、そしてストレスもかかるでしょう。思うように時間が取れない場合は、別の従業員にお願いしてみてはいかがでしょうか。シフト表の作り方を教えることでシフト作成業務の属人化も防げます。

多少のコストをかけてもよい場合は、自動でシフト表を作成できるシステム・ツールを使うとよいでしょう。Excelやスプレッドシートと違い、操作も簡単です。手作業よりも効率的にシフトを作成できる上、従業員への共有もスムーズです。

飲食店のシフト表作成をスムーズにするなら「HRBEST」

シフト自動作成AIクラウドの「HRBEST」は、飲食店のシフト表をスムーズに作成するための優れた機能を備えています。従業員の希望や能力、勤務時間のバランスなどを考慮して、最適なシフト表を作成可能です。複数店舗で利用することも可能で、チェーンの飲食店にも向いています。

スマートフォンからシフト希望を提出できるため、従業員はわざわざ店舗まで出向く必要がありません。また、労働基準法にも対応しており、シフト作成者は法的な問題を気にする必要もありません。

まとめ

飲食店のシフト表の作り方は、Excelや勤怠管理システム、シフト表作成アプリなど複数あります。それぞれの特徴を踏まえ、お店の規模や予算に応じた方法を選ぶとよいでしょう。

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