在庫管理の改善事例｜成功のためのポイントも解説

在庫管理の適正化が行われていないと、在庫不足、過剰在庫などの原因となり、販売の機会損失、顧客満足度の減少などにつながる可能性があります。では、在庫管理がうまく機能しない場合、どのような改善策を取る必要があるのでしょうか。本記事では、過去にあった在庫管理の改善事例も踏まえた上で、在庫管理成功のためのポイントについて分かりやすく紹介します。

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在庫管理とは

在庫管理とは、原材料や製品などの必要な資材を、必要なときに、必要な量、必要な場所へ供給できるよう、各種品目の在庫を好ましい水準に維持するための活動を意味します。在庫管理は、適切な計画を立てた上で、その計画に基づき実施し、結果チェック、評価を行うことが基本です。また、PDCAを回すことも在庫管理の１つと言えます。在庫は資産とイコールであることから、在庫管理を適切に行うことは経営にとって重要なポイントです。

在庫管理を改善する方法

在庫管理が上手くいかない時は、改善策を取る必要があります。ここでは、在庫管理を改善する方法について説明します。

5Sを導入する

在庫管理を適切に行うには、「現品」と「情報」の両方で見える化をすすめる必要があります。 とくに現品の見える化には、在庫の場所を目で見て分かるようにするために、5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）というフレームワークを導入することが大切です。在庫置き場を綺麗に整えることで、在庫の品質や過剰在庫の量といった実態が見える化し、管理がしやすくなります。

在庫数を確認する

適正に在庫管理を行うためには、まず在庫の現状を把握して、過不足がないか確認しておきましょう。また、在庫数の現状を把握することにより、何がどれだけあるのか、どのように取り扱うべきかなどの課題を明確化できます。

適正な在庫設定を行う

適正在庫の維持には、常に適切な量の在庫をキープする必要があります。そのためには、在庫が不足する状況にならない最低限の在庫数である「適正在庫数」を設定します。適正在庫は、過去の実績の分析や需要予測を参考に決定すると良いでしょう。そして適正在庫数を設定した上で、さらに日次業務で在庫を確認すれば、より在庫数のズレに気づきやすくなります。

在庫の削減を検討する

適正在庫を設定した後は、既存の在庫が少なくなるように必要に応じて在庫削減を実施します。在庫削減の方法には、単純に売れ残り在庫を削減することだけでなく、生産計画の見直し・製造のリードタイムの短縮や需要予測の精度向上などがあります。

在庫管理を改善した事例

在庫管理を今後検討している方は、過去にどのような事例があるのかも気になるところでしょう。在庫管理を改善した事例について、今から紹介していきます。

事例1：在庫管理業務フローの見直し

あるフィリピンの工場では、過去に部品が工場に届かないなどのトラブルから欠品が起こり、生産遅れが起きた事例があります。この事例の場合、欠品が生じた原因は、在庫の状態を把握していなかったこと、また必要な在庫量を満たしていなかったことが挙げられます。たとえ部品が工場に届かないトラブルが発生しても、倉庫内に十分な在庫があれば、ある程度カバーできます。こちらの工場では、在庫管理の基本を改めて理解し直し、発注頻度や適正在庫数を見直すことにより事態が速やかに収束しました。

事例2：在庫の一元管理実現

製造業B社では、製造工場と本社が離れていたことから、本社しか製造状況を正確に把握できていない状態でした。さらに一部製造工程だけ管理を行っていたため、商品名ごと、ロット番号ごとに工程進捗を把握することは非常に困難でした。これらの課題から仕掛り品、半完成品、製品の在庫管理が不十分になるなどの問題が起こりました。

そこで、在庫管理システムの導入による改善策が取られました。システム導入により、製造工場と本社のシステムをプライベートなネットワークで接続、在庫情報をリアルタイムに共有可能となり、予定納期、進捗状況、商品の状態ごとの在庫状況などの一元管理が可能になりました。また、情報共有もしやすくなり、生産管理から在庫管理までのスピードが向上しました。

事例3：エクセル管理からの脱却

Excelの在庫管理表が上手く機能していなかったとある大学では、Excelデータを備品管理システムへ移行させることにより、備品管理を効率化させました。この大学では、Excelの管理表で備品の耐用年数や在庫数をチェックしていましたが、人の手で記入する管理表では記入漏れ・記入ミスなどのヒューマンエラーにより、実態とのズレが生じやすいなどの問題がありました。システム管理であれば、スキャンで瞬時に備品の在庫数を読み取ることができ、さらに耐用年数をデータで把握することも可能なので、業務効率化に大いに役立ちました。

在庫管理で発生しやすい問題

在庫管理を怠ると、さまざまなトラブルが発生します。在庫管理で発生しやすい問題について紹介します。

在庫に過不足が生じる

在庫に過不足が起こると、販売の機会損失、余剰在庫を抱えて黒字倒産などの原因にも繋がります。これらの問題を防ぐためにも、在庫数量を正確に把握することは大切です。

管理が属人化する

在庫管理を限られた従業員へ依存してしまうと、ルールが曖昧になりうやむやになる可能性があります。在庫管理を成功させるには、在庫管理を現場任せにするのではなく、ルールを書式化し特定のシステムを導入するなどの施策を打つ必要があります。

人為的なミスが発生する

在庫管理は、人の手で行うと入力ミスなどが発生しやすくなり、在庫に過不足が生じる可能性があります。とくに在庫管理、販売管理、在庫管理と原価管理など複数の業務効率化ツールを同時並行で利用すると、これらのミスは発生しやすくなります。また、在庫管理のルールが曖昧だと管理が適切に行われなくなるため、一定のルールを設定し、全社で共有させることが大切です。とくに扱う品目数が増加するほど、在庫管理のルールやシステムが継ぎ足しされやすく、在庫管理が複雑化していくため、定期的なルールの見直しも重要です。

データと在庫数が一致しない

商品の入庫、出荷時に正しく処理をしていれば、実在庫と理論在庫の数量に差異は出ません。実在庫は倉庫や拠点にある在庫数量、理論在庫は在庫管理を行っている帳簿上の在庫数量のことです。しかし、実際には在庫の入出荷数量の数え間違いや帳簿への入力ミス、入荷数と伝票に差異があるまま帳簿へ入力してしまったなど、さまざまな原因によって実在庫と理論在庫の誤差が発生します。実在庫と理論在庫を一致させることは難しいですが、何度も確認することで誤差を減らすことができます。

在庫管理を適正化するポイント

在庫管理の適正化には、どのようなポイントを抑える必要があるのでしょうか。ここからは、在庫管理適正化を行う際のポイントについて説明します。

在庫数を確かめる

在庫管理の適正化を図るには、まず倉庫や拠点に保管している在庫数の現状を正確に把握しておきましょう。

在庫数の現状を把握するためには、以下のステップを踏むことが大切です。

• 残材在庫量の把握
• 整理・整頓
• 入出庫管理

整理整頓などにより現状の在庫を正しく把握・管理することで、生産状況や市場の動向に応じた過不足のない管理体制が構築できます。

適正在庫の在り方を決める

在庫の適正化を進めるには、社内で在庫が不足する状況にならない最低限の在庫数である適正在庫数を設定し、在庫数量の過不足について判断を行いましょう。業績に基づいた適正在庫数で在庫数をコントロールすることにより、欠品による機会損失、余剰在庫による保管コストの増加を防止できるようになります。

ロケーション管理の方法を変更する

ロケーション管理方法を変更することは、在庫管理の改善につながります。ロケーションとは在庫を置いている場所のことであり、どの商品がどれくらい置いてあるかを把握することがロケーション管理です。ロケーション管理方法には、主に以下の3つがあります。

• 固定ロケーション
• フリーロケーション
• ダブルトランザクション

固定ロケーションは、商品ごとに置き場所を決める方法であり、保管場所を覚えやすいことが特徴です。一方で、空きスペースができても決められたもの以外は置けないため、柔軟性に欠ける点がデメリットです。

フリーロケーションは空いたスペースにどんどん商品を入れていく方法であり、スペースを有効活用できるものの、どこに何を置いたかわかりにくくなる可能性があります。

ダブルトランザクションは、固定ロケーションとフリーロケーションの良いところ取りをした方法であり、より柔軟なロケーション管理ができます。目的や用途に合わせてロケーション管理方法を変えることで、改善へと導きます。

システムを活用する

Excelなど、人の手で入出庫管理を行うと入力ミスなどのヒューマンエラーが起こりやすくなります。そこで、在庫管理システムを導入することで機械が人の作業を代替するため、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。また、システムによってリアルタイムでデータが反映されるようになり、在庫の動きの可視化にも役立ちます。

在庫管理を改善するならAIツール「UMWELT」がおすすめ

在庫管理を改善するなら、システム導入が便利です。システム導入により、入力ミスを防ぎスピーディー、なおかつ正確な在庫管理ができるようになります。しかし、システムはサービス内容により料金、規模、内容が異なるため、費用対効果も含めて導入する必要があります。

そこでおすすめなツールが、TRYETINGのノーコードAIクラウドUMWELTです。在庫管理に使えるAIアルゴリズムを多く搭載しており、在庫管理のデータをその後の需要予測、生産管理に活用することも可能です。また、クラウドであることから各部署でデータ共有できることから、全社的なDX化の推進にも役立ちます。

まとめ

在庫管理システムを導入することで、在庫管理に起こりがちなヒューマンエラーなどの問題を改善し、適正な在庫管理が可能となります。効率的な在庫管理にはツールの導入が必須ですが、費用対効果の見極めも必要です。UMWELTはクラウド型のサブスクリプション式サービスであるため、初期費用、運用コストも安価で、安心して継続利用ができます。在庫管理の問題を解消したい、システム開発コストを抑えたいと考えている方は、UMWELTをご検討してみてはいかがでしょうか。