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業務プロセスの改善には、業務を整理・可視化・分析できるフレームワークが役立ちます。しかし、フレームワークによる分析が本当に必要なのかと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。
この記事では、フレームワークを活用する目的や理由、フレームワークの種類、導入によるメリットを解説します。最後まで読むことで、自社の業務プロセス改善に最適なフレームワークが分かるでしょう。
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業務のプロセス改善に使うフレームワークとは？
フレームワークは、業務内容を整理・分析し、最適なプロセスへと改善するためのものです。業務の効率化やコストの削減はもちろん、業務の再設計によって時代に合う効率的な手順・工程が見つかります。ここでは、フレームワークとは何か、業務プロセス改善の必要性について解説します。
ビジネス業務の枠組みを可視化
フレームワークは「枠組み」を意味します。ビジネスにおけるフレームワークは、最短・最速で業務を遂行するために、意思決定・分析・問題解決・戦略立案などを整理する枠組みです。
解決したい問題をフレームワークに落とし込むことで整理できるため、試行錯誤する時間を短縮できます。共通して利用する枠組みであることから、プロジェクト参加者の理解を得られやすいことがメリットです。新規事業でも迷わずに実践できるでしょう。
プロセスを改善する理由は？
業務プロセスを改善すれば、労働時間の短縮や人件費の削減が可能です。例えば、手間のかかる単調な業務をシステムやツールで自動化することで、浮いた人員を他の業務に配置できます。機械が行うため、作業時間が短縮され、ミスも減らせるでしょう。
業務プロセスの改善は、継続が大切です。業務環境や社会状況に応じてプロセスを見直し、変更する必要があります。PDCAサイクルを回して最適なフレームワークを構築すれば、新たな問題や改善策も見つけられるでしょう。
業務のプロセス改善にフレームワークを活用する理由
フレームワークは、労働時間の短縮や人件費の削減といった業務プロセス改善のためだけに活用するわけではありません。労働人口の減少や競争力の低下など、企業が抱える課題への対応も求められます。ここでは、フレームワークを活用する理由とメリットについて見てみましょう。
問題を可視化できる
フレームワークを活用すれば、ボトルネックとなる業務が明確になります。これまで気付けなかった問題を発見できることは、大きなメリットです。
例えば、プロジェクトの進捗をフレームワークに落とし込んだ場合、思っていた以上の残業時間の多さに気付くかもしれません。残業時間の多さは、人手不足や業務の属人化、業務全体の無駄が影響しています。問題を可視化することにより、効率化の改善策も練りやすくなるでしょう。
問題発見までの時間を短縮できる
業務内容を整理して問題点・改善策を模索するには、手間と時間がかかります。フレームワークを活用すれば業務をタスク化して整理できるため、「どの部分に問題があるのか」「何が原因なのか」が明確になるでしょう。
フレームワークを使わない場合に比べて、問題発見までの時間の短縮が可能です。思考に使う時間を短縮できれば、業務がスピードアップします。
社内外の課題を共有できる
フレームワークを活用して業務プロセスを可視化・共有すれば、「どのような問題があるのか」「誰が対応できるか」「いつまでに改善するか」といった策を練りやすくなります。
また、社内全体で情報を共有することで現場の意見が取り入れやすくなるため、より具体的で精度の高い解決策を提案できるでしょう。社内だけでなく、プロジェクトを共にする社外のメンバーも共通認識を持てます。
業務プロセス改善の効率を上げる4つのポイント
業務プロセスの改善や業務の効率化には、フレームワークの活用が最適です。しかし、導入するだけでは望んでいる効果が得られない場合もあります。
ここでは、業務プロセスを改善するために必要な課題の明確化・可視化の方法を紹介します。ポイントを押さえれば、効率良く改善できるでしょう。
課題を明確にし、優先順位を決める
最初のステップとして、現在の業務内容を可視化し、課題の優先順位を決めましょう。
優先順位は、課題の改善に必要な工数と時間を計算すれば決まります。優先順位が不透明な状態で取りかかると、必要なものが後回しになる恐れがあります。優先度の高い課題から取り組み、スピーディーな改善を図りましょう。
また、中長期的な結果の想定が必要です。短期的な活用では十分な結果が出ずに、成果を損なうかもしれません。
QCDに配慮する
QCDとは、Quality（品質）、Cost（予算）、Delivery（納期）の頭文字を取った略語です。製造業の生産管理に重要な要素で、3つのバランスを保持できれば商品やサービス、企業の価値、顧客満足度が向上します。
QCDに配慮することで、品質を担保しつつ、コストを抑えて期限内に納品が可能です。
また、QCDの視点から問題を認識することで、業務プロセスの改善への道筋が見えます。3つの要素をトレードオフするのではなく、全ての水準を満たして改善に向けた計画を立てましょう。
自社に合ったフレームワークを作る
フレームワークにはさまざまな種類があるため、状況や目的に合わせて使い分ける必要があります。自社業務に合わないフレームワークでは、求める解決策が見つからず、業務効率化や改善における本質を見失うでしょう。
フレームワークは、複数を組み合わせて使う方法もあります。異なるフレームワークを使うことで分析の精度が上がるため、「求める結果が出ない」「自社に合うフレームワークが見つからない」といった場合におすすめです。
フレームワークの効果を検証する
フレームワークを活用したら、どのような効果を得たのか確認・検証しましょう。継続して効果を得るには、評価を検証し、問題点を改善する必要があります。検証と改善を繰り返す作業が定着化すれば、生産性と企業価値の向上を見込めるでしょう。
また、フレームワークを活用することで新たなアイデアが生まれる場合があります。商品やサービスの品質・量の向上が期待できるため、定期的な確認・検証が必要です。
業務のプロセス改善に役立つおすすめフレームワーク
業務プロセスを改善するフレームワークには、さまざまな種類があります。業務ごとに使い分ければ、効率化がスムーズになるでしょう。ここでは、業務プロセスの改善に役立つおすすめのフレームワークを9種類紹介します。
繰り返しによる効果検証を行う手法「PDCA」
PDCAは、業務やサービスを継続して改善するフレームワークです。4つのプロセスを繰り返すことで、効果を検証・改善します。
4つのプロセスとは、「計画（Plan）」「実行（Do）」「評価（Check）」「改善（Action）」です。まずは目標を定めて計画を立てます。計画に従って実行したら、進捗状況や成果の達成度を評価し、成功や失敗の要因を分析します。分析した結果を基に改善し、次の計画立案に役立てる流れです。
このプロセスを繰り返せば、より精度の高い効果を得られます。マーケティング活動に向いている手法です。
情報を整理し伝達する手法「5W1H」
5W1Hは、業務プロセスの改善を行うための基本的なフレームワークです。「Who（誰が）」「What（何を）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という6つの概念を基に物事を考えます。さらに「How much（いくら）」を加えた5W2Hもあります。
それぞれの概念に業務を当てはめることで、情報の整理と業務の可視化が可能です。具体的なプロジェクト内容が策定できるため、業務計画の立案やプロジェクトメンバーのタスク管理に向いています。
重複や抜け落ち防止の手法「ミーシー（MECE）」
ミーシー（MECE）は「Mutually（互いに）」「Exclusive（重複なく）」「Collectively（全体的に）」「Echaustive（漏れがない）」の頭文字を取った略語で、問題に対して漏れや重複なく物事を分類する手法です。ロジカルシンキングの基礎概念でもあります。
必要な事項を総合的な視点から正しく整理・分類するため、リストアップの確認に向いています。
商品価値や課題の見える化をする手法「2軸マップ」
2軸マップとは、縦軸と横軸を使って同じジャンルの要素をマッピングする手法です。
例えば、縦軸には低価格と高価格、横軸には専門性と柔軟性を設定します。自社商品が低価格で柔軟性がある、競合他社の商品が高価格で専門性のあるものの場合、マッピングするのは対局の位置です。
自社商品と競合他社商品の位置関係を明確にすることで、顧客目線で自社商品を評価できるでしょう。
思考やアイデアを図面化する手法「マインドマップ」
マインドマップとは、ひとつのテーマに対するキーワードを分岐して書き込む手法です。中央に記したテーマから、必要な要素ごとに思考を広げます。思考や文章を線でつなぐスパイダー図やコンセプトマップとは異なり、思考を広げやすいのが魅力です。
商品開発やテーマに基づいたコンテンツ作成に役立ちます。マインドマップ作成ができるソフトウエアやアプリケーションもあるため、比較的取り入れやすい手法です。
目標達成や新規事業のアイデアに役立つ「マンダラート」
マンダラートは、仏教の曼荼羅（まんだら）模様のような縦3マス横3マスの目にアイデアを記述し、整理するフレームワークです。新規事業のアイデアや目標達成に関する提案の整理に役立ちます。
まず、テーマとなるキーワードをマスの中央に書き込み、周囲のマスに関連ワードを入れましょう。次に関連ワードに関するキーワードを別の3×3のマスに書き込むことで、9×9のフレームワークが出来上がるため、その中から使えそうなアイデアを抽出します。
アイデアをグルーピングする手法「親和図法」
親和図法は、アイデアを言語データの親和性に基づいてグルーピングする手法です。ひとつの大きな課題に対し、解決するためのアイデアを言語データとして収集します。言語データを関連事項ごとにいくつかのグループに整理・分類し、アイデアをまとめます。
親和性のある言語をペアにして親和カードを作成し、言葉の意味を明確に表す文章を作成しましょう。具体的な事項を記載したカードを作成すれば、より問題が明確になります。
課題解決へ導き出す手法「ロジックツリー」
ロジックツリーは、ひとつの問題に対して分解を積み重ね、障害となる全ての原因を図解するフレームワークです。問題や課題に対する機能・操作・サービスなどの原因をツリー状（樹形図）に書き出して分解し、プロセスの管理体制や問題の可視化を図ります。
原因を論理的に可視化できるため、原因や手段の関係性が明確になります。ロジックツリーを何度か繰り返すことで、ボトルネックの特定も可能です。
ターゲットを絞り戦略を決めるための手法「STP分析」
STP分析は、マーケティングの戦略構築に役立つフレームワークです。「セグメンテーション（Segmentation）」「ターゲティング（Targeting）」「ポジショニング（Positioning）」の分析と検証をします。
市場の細分化とターゲットの選定、自社の位置をまとめて分析すれば、戦略を決定できるでしょう。新規事業のマーケティング戦略に役立ちます。
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在庫管理や売上金額予測など、さまざまな機能を搭載しているため、業務プロセスの改善に役立ちます。機能を自由に組み合わせることで、自社に合う改善方法が見つかるでしょう。
専門的な知識やプログラミングの技術がなくても導入できるため、スピーディーに業務プロセスの改善に取り組めるのも魅力です。
まとめ
業務プロセスを改善するには、業務内容を可視化し、問題や課題を明確にする必要があります。フレームワークを活用すれば、デジタルデータを使うことで社内や社外のチームへの共有がしやすくなります。
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