プロセス改善を進める方法は？具体的な施策と導入したいツールを紹介

業務プロセスを改善したくても、何をどのように進めていくのが正解なのか分からないという方もいるのではないでしょうか。この記事を読むと、進め方の基本や注意点が理解できます。改善目標を達成するための具体的な施策や形だけで終わらせないポイント、おすすめのツールも併せてご紹介します。

業務プロセス改善の基礎知識

業務プロセスを改善する上で、基本を押さえておかないと失敗しやすくなります。施策を打ち出す前に、基礎知識を確認しましょう。業務プロセスの改善効果や、なぜ必要なのかについて理解を深めておくと、途中で挫折しにくくなります。

まずは業務プロセス改善とは何を指すのかから、具体的な効果を解説します。

業務プロセス改善の意味と効果

業務プロセス改善とは、既存の工程や手順を点検し、無理や無駄がない状態にすることです。業務プロセスを改善すると、効率的に業務を進められコスト削減効果を得られます。

企業によってどこに課題があるかは異なり、従業員の配置や機材の置き場所、部門間の連携方法、事務処理の手順など、あらゆる工程が改善の対象です。

事業目標などによっても最適なプロセスは異なるので、一度の見直しと再設計で満足するのではなく、定期的に改善を行うことが重要と考えましょう。

業務プロセス改善が必要とされる理由

「採用活動をしても応募が少ない」「自社にマッチする人材がいない」など、人手不足に悩んでいる企業は少なくありません。人手不足の問題を解消するために、業務プロセスの改善が必要です。

現時点では人員に不自由していなくても、少子高齢化の加速とともに将来的に労働力が不足する可能性は高いといえます。今のうちから対策を施しておくと安心です。

ほかにも、煩雑な業務プロセスを整理するためといった理由が考えられます。工程を減らし作業を単純化できれば、従業員の負担の軽減や労働条件の改善にも効果的です。

業務プロセス改善を進めるメリット

業務プロセスを改善すると、さまざまなメリットを得られます。メリットをしっかり把握すると改善後のイメージを抱きやすくなり、改善計画をスムーズに進められるでしょう。

なぜ改善が必要なのかを現場に周知する際にメリットも伝えられると、説得力が増し早く改善したほうがよいと感じてもらえます。どのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

労働時間の短縮・コスト削減

不要な業務を排除したり削減したりすれば、労働時間を短縮できるのが業務プロセス改善に取り組むメリットです。短時間で業務を終えられれば、人件費や光熱費などを削減できます。

労働時間の短縮により、「休日を取りやすくなる」「残業が減る」といった効果が表れれば、労働条件が改善して人員を確保しやすくなる点もメリットです。

書類の作成方法や管理方法を見直し、これまで紙で管理していた書類のペーパーレス化を進めると、インク代や保管場所にかかっていたコストの削減にもつながります。

業務の属人化の回避

業務プロセスの改善を実施すると、標準化が進んで属人化を防げる点もメリットです。新人とベテランの間に大きな差が生まれないように、研修やマニュアルを充実させましょう。

デジタルツールの活用で、精度に差が出ないようにする方法もおすすめです。特定の人材にしかできないという状況を回避することで、業務の停滞を防ぎ生産性を高められます。

属人化を解消すると、急な休職や退職、異動があっても混乱を最小限に抑えられます。リスクマネジメントの観点から有効な方法です。

商品・サービスの質の向上

業務プロセスの改善により不要な工程を削除し利便性を追求すると、商品やサービスの品質向上が期待できる点もメリットです。

例えば優秀な従業員の手順、やり方を見本としたマニュアルを作成すると、ミスが起こりにくい体制を構築できます。無駄な工程が多いと従業員をいたずらに疲弊させる結果になりますが、従業員に余裕が生まれればミスを減らせます。

人力のみでの作業を避け、積極的に機械化を取り入れる方法も効果的です。結果的に品質が向上すれば、顧客満足度が向上して事業の安定につながります。

業務プロセス改善が進まない理由

業務プロセスの改善は一朝一夕でかなうものではなく、失敗する場合もあります。取り組んだらすぐに結果が出るとは限らないため、トライ＆エラーを繰り返しながら改善を進めるのが通常です。

改善の効果を感じられない場合は、焦らず、なぜうまくいかないのか考えて対処していくことになります。うまく進まない場合によくある要因を確認しましょう。

必要な課題を明確にできていない

何が課題なのかが明らかになっていない状態では、改善のしようがありません。課題の洗い出しが中途半端だと、改善がうまく進まない原因になります。

また改善に対する客観的評価の仕組みがないと、取り組みの進捗に対する評価ができません。改善に向けて従業員のモチベーションを維持するのも難しくなり、取り組みが停滞してしまいます。

こうした事態を避けるには、改善行動によってどのような効果が表れたのかを測定できるような体制を整えましょう。目的に合った指標や数値を積極的に使って、目標達成に向けた進捗状況を可視化するのがポイントです。

現場の状況を理解できていない

企業の経営層と現場で認識や考え方が食い違っていると、プロセス改善がうまく進まない原因になります。従業員の声を十分にヒアリングせず、結果ありきの改善をしようとしてもうまく進みません。

現場と密なコミュニケーションを取り、改善案が現場に合っていないといった問題が起きない仕組みを作ることが大事です。実際に業務を担当する従業員が疑問を感じたり、現場の負担が大きくなりすぎたりしないように進めましょう。

業務プロセスを改善する流れ

業務プロセス改善を進めるに当たって、いきなり改善策を見つけようとしてもうまく課題にアプローチできません。現状の分析や課題の洗い出しから始め、手順を踏んでいくことが大事です。

どのような課題があるかは企業によって異なりますが、業務プロセスを改善する流れはある程度共通しており、さまざまな企業に応用できます。どのように進めていけばよいのか見ていきましょう。

現状を分析・可視化する

現状の把握ができていないと、改善点を見つけられません。既存の各手順を見える化する、現場の従業員からヒアリングをするといった多角的なアプローチで、現状を知ることから始めましょう。

プロセスごとに以下のような項目をチェックし、現状を正確に把握します。

・業務内容
・担当している従業員
・手順
・完了までにかかる時間
・使用ツール

現場の責任者や担当者に協力してもらい、情報の収集や分析を行いましょう。話を聞くだけでなく、ヒアリングシートを活用するとスムーズです。

問題・課題を洗い出す

現状の分析や可視化を終えたら、それぞれの作業を細かく確認していきます。不要な工程や無駄が多い工程、非効率な部分を洗い出しましょう。このとき業務プロセス管理ツールを使って図式化すると、情報共有や問題点の洗い出しがしやすくなります。

現場の声も参考に何が課題なのかを明らかにしたら、課題を解決することで得られる効果や、改善に必要な期間などを試算します。複数の改善すべき点がある場合は、優先順位を付けて対応するのがポイントです。

改善の方法を模索する

問題や課題が明らかになったら、解決するには何が必要なのか考えましょう。決まった人物だけで改善方法を考えるのではなく、実際の作業に関わる人物を含め、できるだけ多くの人を巻き込んで改善案を考えるのがベターです。

よく業務改善に用いられている「ECRS」に基づいて検討していくと、改善方法を見つけやすいでしょう。ECRSは、以下の項目から構成されます。

1.不必要なものを見つけ出して排除する（Eliminate）
2.別々に行っている作業をまとめる（Combine）
3.プロセスや担当者の再配置する（Rearrange）
4.プロセスの簡略化を検討する（Simplify）

ECRSは改善効果が大きい順に並んでいます。無理のない範囲で、最大限の効果を引き出せるよう改善に取り組みましょう。

導き出された改善策を実行する

改善策が決まったら、早速実行しましょう。従業員に改善計画の内容を伝え、取り組みに対する理解を深めてもらうのがポイントです。

併せて改善策を実施した際の「評価の仕組み」を用意しておきましょう。本当に改善されているのかを計測できないと、効果が半減します。

KPI（重要業績評価指標）を使用した評価を取り入れると、プロセス改善までの進捗状況を判断しやすく効果の測定にも役立ちます。

PDCAを回し評価・対策を繰り返す

業務プロセスの改善は、一度でうまくいくとは限りません。改善策を実際に試してみたものの、思うような効果が出ないケースもあります。評価や対策を繰り返し、新たな課題が出てきた場合はさらなる対策を実施するサイクルが重要です。

業務プロセス改善のためには、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」という「PDCA」を回すと効果的です。この4つを1サイクルとして繰り返す中で、高いレベルの目標を達成できるようになります。

業務プロセス改善を形骸化させないために

改善計画を打ち出しても、何となくルールを守っているだけでは、目標を達成できません。いつのまにか手段が目的になり、形だけの取り組みに終わってしまう事態に陥るケースもあります。

業務プロセス改善の形骸化を防ぐポイントには、何が挙げられるのでしょうか。「複数の改善策用意」「全社的な取り組み」の2つについて、詳しく解説します。

複数の改善策を準備する

どれだけ綿密に作った改善策でも、不測のトラブルによりうまく進まない場合もあります。「特定した課題が実は見当違いだった」というのもよくあるパターンです。

うまくいかなかった場合に次に打てる策を準備しておかないと、いつのまにか以前のやり方に戻ってしまったという事態になりかねません。せっかくの取り組みが無駄にならないように、複数の改善策を準備しておき、状況に応じて使用しましょう。

ただ、いくつもの改善策を同時に進めると、従業員への負担が大きく中途半端な状態になりがちです。一度に改善していくのはひとつという基本は守りつつ、イレギュラーが起きたときに試せる「次の手」を用意しておくと考えましょう。

会社全体で取り組む

業務プロセスの改善を進める際、経営層だけが必要性を感じている状態では成果に結びつきません。実際に業務を担当する従業員の全員が納得した上で進める意識が重要です。

従業員の中には、これまでのやり方を変えるのを嫌ったり改善しても何も変わらないと考えたりする人もいます。業務プロセス改善を形だけで終わらせないためには、従業員の意識改革が欠かせません。

「この計画で何が変わるのか」「どのようなメリットがあるのか」を把握してもらい、会社全体で取り組みましょう。

AIによるDXで業務プロセスを改善

業務プロセス改善には、AIによるDXが効果的です。関心はあっても、どのように役立つのかが分からないと導入のハードルが上がります。コストをかけてAIを導入しても、うまく使いこなせないのではないかと不安を感じる方もいるでしょう。

プロセス改善にAIを使用する効果を、プロセスの自動化、業務の分析に分けて紹介します。

プロセスの一部・全部を自動化できる

AIを活用して業務プロセスそのものや一部を自動化することで、従業員の負担を低減できます。例えば人事部門の業務改善に、採用プロセスや労務管理などの効率化が必要になるケースがあります。

採用プロセスにAIを活用すれば、選考の一部を自動化できる上、応募者のデータを分析して精度の高い採用活動を行うことも可能です。

勤怠管理や給与計算などの業務でもAIが活躍します。人事担当者の業務量が減ることで余裕が生まれ、作業時間の短縮やヒューマンエラーの減少、コスト削減が実現するでしょう。うまく取り入れれば少ない人数で業務を回せるようになり、人件費の削減にも役立ちます。

業務分析をAIで行う方法も有効

業務プロセス改善そのものではなく、課題やテーマを見つけるためにAIを活用する方法もあります。AIは情報収集や数値の分析が得意なので、人の手で実施するより短時間で正確な業務分析が可能です。少ない時間で、より効果的な改善策を導き出せるようになります。

またAIはデータの取得や分析・予測だけでなく、意思決定も可能です。例えば売上データの取得・需要予測・最適な発注量の計算といった一連の流れを自動化する中で、これまでベテランが勘や経験を頼りに行ってきた意思決定の部分も、AIに任せることで効率化・精緻化が図れます。

UMWELTでDX推進・プロセス改善を実現

TRYETINGの『UMWELT』は、業務プロセス改善に役立つノーコードAIツールです。データ収集・処理の自動化により、業務を効率化します。業務改善に必要なデータの可視化はもちろん、需要予測や在庫管理などに活用できます。

これまで社内に蓄積してきたデータが入ったCSVとも、連携が可能です。社内にあるデータを有効活用し、業務の最適化を実現できます。

新たな人材の確保や教育に、時間がかからない点もポイントです。あらかじめ搭載されているアルゴリズムを使用した情報収集や分析が可能で、社内にAIやDXに強い人材がいなくても運用できます。

まとめ

業務プロセスの改善を行うと無駄がなくなり、利益の向上や従業員の負担軽減に役立ちます。うまく改善計画を進めるには、現状の把握や分析をした後、改善策の提案や実行に移すことがポイントです。効果測定と評価も欠かせません。一度の取り組みで満足せず、PDCAを回し続けましょう。

うまく改善できれば、生産性の向上やコスト削減など、さまざまなメリットを享受できます。AIを導入すれば一部の工程を自動化でき、業務分析にも役立つなど大きな効果が期待できます。改善策のひとつとして、ノーコードAIツールのUMWELTを検討してみてはいかがでしょうか。