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労働生産人口の減少やグローバル化の進展に直面する現代社会では、生産性の向上と業務効率化が重要です。しかし、生産性向上とは何か、どのように実現するのか分からない方もいるのではないでしょうか。
本記事では、生産性向上の概要や業務効率化との違い、実現する方法を紹介します。最後まで読んでいただければ、正しい業務効率化で効果的な生産性向上を実現できるでしょう。
生産性向上と業務効率化との相違点
企業の成長や利益の拡大には、生産性向上が欠かせません。業務を効率化し、生産性向上を図るためには、データや数値を使ってしっかりと計画する必要があります。
ここでは、生産性の定義や概要、計算方法、業務効率化との相違点を紹介します。
生産性向上とは
生産性向上とは、資源を有効活用して少ない投資で最大限の成果を生み出すことです。生産性は以下の式で求めます。
生産性=アウトプット（生産物）÷インプット（投入資源）
投入資源=労働者数×労働時間
インプットが少なければ少ないほど、またアウトプットが多ければ多いほど生産性が高くなります。生産性向上は、この数値を増やすことです。
生産性の種類
生産性は「物的労働生産性」「付加価値労働生産性」「全要素生産性」の3つに分けられます。
物的労働生産性は、アウトプットの数・大きさ・重さなどを基に生産性を表す方法です。生産量を労働者数または労働者数×労働時間で割ると計算できます。
付加価値労働生産性は、アウトプットで得た売り上げ（原材料や販管費などを除いた付加価値額）を基に生産性を表す方法です。付加価値額を労働者数または労働者数×労働時間で割って求めます。
全要素生産性は、労働力・資本・原材料や販管費などの全資源を基に生産性を表す方法です。生産量または付加価値額を全資源で割ると算出できます。
業務効率化との相違点
生産性向上とは、投入資源に対する生産物の比率を増やすことをいいます。一方、業務効率化はかかる時間と費やすコスト・資源を削減し、業務改善を図ることです。インプットを減らす施策のため、業務効率化は生産性向上の手段のひとつといえるでしょう。
ただし、資源を削減したことで生産物が減る恐れがあります。業務効率化が目的なら投入資源を最小限に、生産性向上が目的なら生産物と投入資源のバランスを見ながら進めることが大切です。
業務効率化や生産性向上はなぜ必要なのか
現在、多くの企業が業務効率化や生産性向上のためにシステムやツール、ロボットを導入しています。背景として、日本の経済社会における労働生産性の低さやイノベーションの動きの弱さが挙げられます。課題を解決するには、業務の効率化と生産性向上が必要です。
ここでは、業務効率化と生産性向上が必要となった日本の課題について、データを用いて紹介します。
海外企業との競争激化
インターネットの普及により、日本企業と海外企業のグローバル競争が激化しています。しかし、OECD（経済協力開発機構）が発表した2021年のデータでは、日本の時間当たりの労働生産性は加盟38カ国中27位で、1970年以降で最も低い順位です。
労働生産性の高い他国との競争に勝つには、業務の効率化や生産性向上の施策が重要となるでしょう。
労働人口の高齢化や減少
少子高齢化による生産年齢人口の減少により、日本企業の人手不足は深刻化しています。総務省統計局による「労働力調査（基本集計）2022年」では、日本の労働力人口は2021年に比べて5万人減少しました。
また、未来創発センター（野村総合研究所）の推計結果によると、2030年の労働力需要の予想は7,312万人であるのに対し、労働供給は6,429万人しか見込めません。人手不足を補うには労働環境・条件の改善や生産性の向上が必要なことが分かります。
生産性向上による企業へのメリットは？
業務を効率化して生産性向上を実現すれば、企業はさまざまなメリットを得られます。海外企業との競争激化や人手不足の解消だけでなく、企業の成長や利益拡大にもつながるでしょう。
ここでは、生産性向上で企業が得られる主なメリットを5つ紹介します。
顧客満足度の向上
業務を効率化すれば、従業員1人当たりの作業時間に余裕が生まれ、スキル向上に尽力できます。スキルアップにより迅速な顧客対応が可能となり、さまざまなリクエストに対応できるでしょう。
また、生産性を向上するために業務の見直しを図ることで、品質やサービスの向上も見込めます。高品質な商品の提供により、顧客満足度も向上するでしょう。
コストの削減
生産性向上を図るには、投入資源の質や量の見直しが必要です。いかに少ない資源で生産するかが重要となるため、結果的にコスト削減が見込めます。資源に該当するのは、人件費や光熱費、原材料費です。
また、資源にかかるコストを削減すれば、新システムの導入や開発費に費用を回せるでしょう。
従業員のモチベーション向上
生産性向上のために業務を効率化すれば、労働負担の軽減によって時間に余裕が持てます。新たなスキル習得の機会も増えるでしょう。積極的にスキルアップができる労働環境に改善することで、従業員のモチベーションが向上し、離職率の低下につながります。
人手不足の解消
生産性を向上すれば、人手不足の解消になります。労働生産人口の減少で人材の確保が難しい中、少ない人員で業務を遂行できるのは大きなメリットです。
また、生産性向上によって利益が拡大すると、企業の認知度も上がります。求職者にとって魅力的な労働環境が整うことで、優秀な人材が確保できるでしょう。
競争力の向上
生産性向上は、労働環境や労働時間の改善につながります。時間や手間のかかる業務の効率化によって、労働時間の短縮が可能です。
また、利益に関わる重要な業務に時間を使えるため、同業他社に差を付けられます。市場での競争力も向上するでしょう。
生産性向上は指標で選ぶ
生産性向上には、明確な指標が必要です。指標があることで生産性向上の方向性が定まります。ここでは、生産性向上の方向性を決めるのに役立つ4つの指標を紹介します。
・インプット縮小型
投入資源を減らす方法です。生産物の量や質を下げず、投入資源のみを削減します。
・インプット大幅縮小型
生産物を維持したまま、投入資源を大胆に縮小する方法です。不採算部門の縮小や解散などが該当します。
・アウトプット拡大型
投入資源を維持したまま、アウトプットを増加する方法です。ITツールの導入や従業員のスキルアップにより生産性を向上します。
・アウトプット大幅拡大型
生産性が高い業務へのインプットを拡大し、アウトプットも大幅に拡大する方法です。
生産性向上を実現する効果的な方法
生産性向上によるメリットを最大限に得るには、業務の効率化や労働環境の改善が効果的です。さまざまな方法で生産性向上が実現できるため、自社業務に合う方法を見つけましょう。
ここでは、生産性の向上に効果的な方法をいくつか紹介します。
業務を「見える化」して優先順位を決める
日々の業務を可視化し、問題点を洗い出しましょう。優先順位の高い順から対策を講じることで、効率良く生産性向上を実現できます。
例えば、業務手順とスキルマップを見える化すれば、不要な業務の排除、従業員の適切な配置が可能です。どちらを先に改善するかを見極めましょう。
オフライン業務をオンラインへ切り替える
業務内容を改善するには、ITツールの導入が効果的です。ITツールは、オフライン業務をオンライン業務に切り替えられます。
例えば、請求書や契約書のデジタル化、契約書押印の電子契約化、会議のオンライン化が該当します。紙媒体の資料や契約書をなくすことで、ペーパーレスやコスト削減につながるでしょう。
アウトソーシングを利用する
ノンコア業務をアウトソーシングすれば、業務負担が軽減します。その分、コア業務に集中できるため、生産性の向上や利益の拡大が見込めるでしょう。
アウトソーシングには多種多様なサービスがあります。「自社で業務を遂行するより費用が抑えられるか」「品質が向上できるか」といった点を比較し、利用するかを決めましょう。
人材配置を最適化する
業務効率化のために業務内容を可視化すれば、どの業務にどのような人材が最適か分かります。また、スキルマップの作成で従業員のスキルや強みの把握も可能です。従業員のスキルを生かした人材配置をすることで、効果的に生産性を向上できるでしょう。
ツールを活用する
業務効率化の手段として、ITツールの活用は欠かせません。ツールの導入によって労働負担の軽減やコスト削減が見込めます。
活用できるツールの例として、データ収集や処理を自動化するRPA、需要予測や売上予測ができるAI、社内間の情報共有ができるコミュニケーションツールがあります。業務に合うツールを活用することで、効果的に生産性を向上できるでしょう。
補助金・助成金を利用する
国の支援やサポートを受けるのもよいでしょう。例えば、企業がITツールを導入する際は、導入費用の一部を補助する「IT導入補助金」が利用できます。
また、労働環境の向上と雇用管理制度の改善を図る企業は「人材確保等支援助成金」の利用が可能です。離職率の低下や人材の定着確保に役立ちます。
「働き方改革推進支援助成金」は、時間外労働の削減や有給休暇の促進に向けた整備に取り組む企業をサポートする助成金です。働き方の多様化によって増加するテレワークの導入費用にも活用できます。
（参考： 『IT導入補助金2023』）
（参考： 『人材確保等支援助成金｜厚生労働省』）
（参考： 『働き方改革推進支援助成金｜厚生労働省』）
間違った生産性向上の例
生産性向上の施策を間違うと、効果が出ずに生産性が下がる恐れがあります。ここでは、間違えやすい4つの例を紹介します。
・マルチタスクの利用
マルチタスクで同時に複数の業務を遂行すると、許容量を超えた場合に生産性が低下します。従業員の精神的負担にもつながるため、離職の原因となるリスクもあるでしょう。
・個人の生産性に頼り過ぎる
チームでプロジェクトを進める場合、協力体制ができていないと個人の考え方に偏ります。
・過度な長時間労働
生産性向上のためとはいえ、過度な長時間労働は従業員の労働負担が増えます。
・会議の時間の短縮
会議の時間を短縮するだけでは生産性向上につながりません。「意見がまとまらず課題解決ができない」「目的を達成できない」といった問題がある場合、内容を見直すことが必要です。事前に会議の目的と課題を共有しましょう。
生産性向上を実現した企業の事例
生産性向上は、正しい業務効率化によって実現します。改善が必要な業務や精度を上げたい業務を見極め、適切な施策を練ることが必要です。良い施策が思い付かない場合、生産性向上に成功した事例を参考にしましょう。
ここでは、生産性向上を実現した3つの企業事例を紹介します。
宿泊・旅館業
京都府にある老舗旅館では、人手不足と作業効率の悪化を改善するためにITを活用しています。特にフロント係と客室係の業務連絡が非効率で、従業員によって作業にばらつきがあり、特定の従業員に業務が集中する問題もありました。
タブレットやSNSなどのITを活用して業務連絡を効率化し、従業員のスキルアップを図ることで生産性向上を実現しています。全体の労働時間は年間14％も削減しました。
自動車整備業
福岡県にある自動車整備業者では、修理に関する資料請求や部品の発注の事務処理に時間がかかり、生産性が落ちていました。現在は自動車整備のネットワークシステムを導入し、システム上で部品業者とやりとりする環境を構築しています。
システムの導入により、事務処理にかかっていた時間を40％削減できました。また、顧客の見積もり作成時間も短縮しています。従業員の最低賃金引き上げや全従業員の昇給も可能になりました。
食品加工メーカー
岡山県にある食品加工メーカーは、こうじの製造ノウハウをデータで可視化しました。これまでは経験と勘でこうじの状態を調整していましたが、データ化によって自動で生産管理できる体制に変更しています。
また、顧客サービス向上を図るためにCTI（コンピュータと電話の機能を連携するシステム）を導入し、顧客対応の質を上げました。結果、過去3年間の売り上げは25％、インターネット通販の売り上げも43％増加しています。
UMWELTの導入で生産性向上を実現できる
生産性向上を実現するには、業務内容の見直しや改善が必要です。効率化できる業務や見込める効果を検証し、実行に移しましょう。
TRYETINGの『UMWELT』は、生産性向上に役立つ機能を搭載したノーコード予測AIです。ここでは、UMWELTの魅力を紹介します。
業務の自動化や省人化に最適
UMWELTは、RPAによる業務の自動化が可能です。膨大な数のデータを収集・処理し、手間のかかるノンコア業務を自動化します。自動シフト作成機能もあるため、シフト作成にかかっていた時間も大幅に削減できるでしょう。
また、POSデータやExcelなどのCSVデータを活用した需要予測も可能です。予測値を基に適切な在庫管理と人材配置をすれば、業務にかかる時間や手間を軽減し、生産性の向上を実現します。
UMWELTの導入事例
菓子の製造・販売を行う春日井製菓株式会社様は、需要予測の業務属人化とハレーションの解決策としてUMWELTを導入しています。
需要予測はこれまで担当者が行っていましたが、引き継ぎができない点が課題でした。UMWELT導入後は、3か月間の伴走支援で業務改善のPDCAのイメージをつかんでいます。今後は徐々に需要予測の精度を上げ、在庫・出荷の最適化へ展開していく予定です。
（参考： 『【春日井製菓様】UMWELT活用事例｜ノーコードで予測業務を簡単にし、属人化を撤廃｜TRYETING』）
まとめ
効果的に生産性向上を図るには、事業内容の見直しや業務内容に合った効率化が必要です。業務効率化を実現するなら、システムやツール、ロボットの導入をおすすめします。
UMWELTは、生産性向上や業務効率化に役立つノーコード予測AIです。AIやDXに関する専門的な知識がなくても導入できます。生産性向上や業務効率化に役立つツールをお探しの企業様は、お気軽にお問い合わせください。
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