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働き方改革やDX推進の影響で、業務の効率化を進める企業が増加しています。業務効率化を実現するには、ITツールの活用が欠かせません。しかし、多種多様なツールの中からどのツールを選べばよいか分からないという方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務効率化におすすめのツールや導入のメリット、自社に合うツールの選び方を紹介します。最後まで読んでいただければ、自社の業務効率化に最適なツールが見つかるでしょう。なお、記事で紹介するツールのプラン設定や料金は、2023年6月時点のものです。
業務効率化ツールとは
業務効率化ツールとは、業務の「無理」「無駄」「むら」を排除し、業務プロセスを改善するITツールです。ツールを導入して効率化を図れば、従業員の労働負担とコストの削減、品質向上が見込めます。
また、多くの業界が抱える人手不足問題にも役に立ちます。近年多くの企業が進めているDXにも対応できるため、将来的な企業の成長や事業拡大も期待できるでしょう。
業務効率化のコミュニケーションツール5選
コミュニケーションツールは、業務に関する連携が取りやすく、スムーズな意思伝達が可能です。ビジネスチャットに特化したもの、ビデオ通話に特化したものなど、さまざまな種類のツールがあります。
ここでは、業務効率化に役立つコミュニケーションツールを5つ紹介します。
Zoom
Zoomは、場所やデバイスを選ばずにビデオ会議ができるコミュニケーションツールです。40分以内のミーティングであれば、無料で利用できます。Zoomの特徴は、バーチャルミーティングです。文字起こしやビデオ送信、バーチャル背景といった使いやすい機能を搭載しています。
無料プランの他、ミーティング時間と参加人数、機能の充実度で選べる有料プランが4つあります。支払いは、月払いと年払いが可能です。
Chatwork
Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットツールです。1対1のチャットに加え、グループチャットが可能です。タスク管理やファイル管理もできるため、情報共有や進捗管理に役立つでしょう。ビデオや音声通話もできます。
無料プラン以外にも、ユーザー数とセキュリティーの充実度で選べる有料プランが2つあり、支払い方法は月払いと年払いから選択できます。
Slack
Slackは、世界で使われているビジネスチャットツールです。1対1のミーティングや直近90日分のメッセージ履歴へのアクセスであれば無料で使えます。パートナー・ベンダーとのコラボレーション、ナレッジの検索・管理・共有、気軽にミーティングができるハドルミーティングが魅力です。
無料プランだけでなく、機能の制限が変わる有料プランが3つあります。支払い方法は、月払いと年払いのいずれかを選びましょう。
Google Meet
Google Meetは、ビジネス仕様のビデオ会議ツールです。ウェブブラウザ上でビデオ通話ができるため、相手がアカウントを持っていなくてもリンクの共有だけで会議を開催できます。
Googleアカウントがあれば無料で利用できますが、より快適にウェブ会議をしたい方は有料の「Google Workspeace（旧G Suite）」に登録しましょう。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、統合コラボレーションツールです。ウェブ会議、音声通話、ボイスメール、リアルタイムでの共同作業などの機能が利用できます。Office製品と連携しやすい点も魅力です。
無料プランの他、参加者の上限と機能の充実度で選べる有料プランが3つあります。Microsoft 365のライセンスがあれば、無料で利用できるプランもあるのも特徴です。
業務効率化のタスク管理ツール3選
タスク管理ツールは、チーム単位でプロジェクト管理が可能です。タスクを可視化し共有することで漏れや遅れを迅速に確認でき、作業効率の改善に役立つでしょう。
ここでは、タスク管理ができるおすすめのツールを3つ紹介します。
Trello
Trelloは、クラウド型のタスク管理ツールです。タスクをカードにして動かせるため、直感的・視覚的に使えます。プロジェクトの状況やスケジュールが一目で確認できるだけでなく、SlackやGmailなど現在使っているアプリケーションとの統合も可能です。
無料プランの他、機能とセキュリティーレベルで選べる有料プランが3つあります。料金設定が米ドルのため注意しましょう。
Backlog
Backlogは、チーム全体のプロジェクト管理と個別スケジュールの設定ができる管理ツールです。ガントチャートやカンバンボードを作れば、タスクの進行を可視化できます。シンプルな操作性で社外と連携したプロジェクトも進行できる使いやすさが魅力です。
4つのプランは全て有料です。プランによって機能の充実度が変わり、それぞれに30日間のトライアルがあります。支払い方法は、月払いと年払いの2つです。
Asana
Asanaは、プロジェクト管理プラットフォームです。業務に必要な情報やコミュニケーション、書類をタスク単位でひも付けて整理し、可視化します。ダッシュボードに全てのデータが集まるため、進捗状況確認も容易で、複数のプロジェクトを横断した分析やレポート作成も可能です。
無料プランの他、機能の充実度で選べる有料プランが3つあります。支払い方法は、月払いと年払いです。
業務効率化の自動化ツール3選
自動化ツールは、現行システムの効率化に役立ちます。単純作業を迅速に完了できるため、データ収集や集計といったバックオフィス業務の自動化におすすめです。自動化ツールには、デスクトップ型とサーバー型があります。使いやすさを重視して選びましょう。
ここでは、業務の効率化に役立つ自動化ツールを3つ紹介します。
WinActor
WinActorは、NTTグループが開発したソフトウエア型ロボットです。Windows上で操作が可能なアプリケーションや業務システムを学習し、自動化します。パソコンにインストールすれば、プログラミングなしですぐに利用可能です。
2つのプランがあり、どちらも初期費用はかかりません。また、無料と有料のトライアルがあります。
Blue Prism
Blue Prismは、高精度のセキュリティーを搭載したRPAツールです。RPAに関わる全てのデータベースを管理し、暗号化します。業務の実行や結果の一元管理と履歴情報の改ざん防止も可能で、内部統制に関するセキュリティーの高さが魅力です。
ライセンス販売で、1ロボット当たり年間120万円（税別）です。本番で実行するロボットにより料金が変わります。
batton
battonは、ITの知識がなくても利用できるRPAツールです。シンプルな設計のため、キーボード操作だけで簡単に使えます。AIを搭載しており、1台のパソコンで学んだ作業を別のパソコンで再現可能です。eコマース関連や人事、営業、経理など、さまざま業務の自動化に対応します。
料金は、月額サポート付きで月14万8,000円からです。
業務効率化のペーパーレス化ツール2選
ペーパーレス化ツールは、紙媒体ではなくクラウド上でデータを管理・保管します。社内の情報共有だけでなく、取引先とのやりとりも可能です。高セキュリティーのツールであれば、重要書類も紛失・盗難の心配なく保管できます。
ここでは、業務効率化に役立つペーパーレス化ツールを2つ紹介します。
Notion
Notionは、さまざまな機能を兼ね備えたドキュメントツールです。メモ・タスク管理・データベースなどの機能をまとめて使えます。ウェブ版・デスクトップ版・モバイル版の3種類があり、場所や時間を問わずさまざまな作業が可能です。
無料プラン以外にも、機能の充実度で選べる有料プランが3つあります。料金設定は米ドルです。
box
boxは、ビジネス利用に特化したコンテンツ管理ツールです。ファイルの保存と共有、コンテンツ管理、電子サインといった機能を単一のプラットフォームに集約し、コンテンツを一元管理します。
強力なユーザー認証やベクターベースの電子透かしによるIRMなど、セキュリティーの高さが魅力です。
4つのプランは全て有料で、ストレージ容量や最大ユーザー数、月間の電子サイン可能数などが異なります。
業務効率化ツールは必要？
ツール導入による業務効率化は、日本が抱える現状の課題解決に役立ちます。また、利益拡大も期待できるため、企業の成長につながるでしょう。
ここでは、業務を効率化するツールの導入が必要な理由を解説します。
現状の課題
日本では少子高齢化により、15歳〜64歳の生産年齢人口が減少し、人手不足が深刻化しています。労働力が不足すると、適切な人数を配置できません。解決には、業務効率化が不可欠です。
また、新型コロナウイルス感染症の拡大により、テレワークをする人が増えました。自宅で仕事をする人と情報共有するには、コミュニケーションツールの導入が必要です。
人手不足や多様化する働き方に対応するためにも、効率化ツールは欠かせません。
導入するメリット
業務効率化ツールの導入によって得られるメリットは以下の4つです。
・コストの削減
・生産性の向上
・労働意欲の向上
・人手不足の解消
ツールの導入により従業員の労働負担を軽減すれば、不要な業務に費やすコストを削減できます。
また、必要な業務を分かりやすく管理・共有できるため、生産性の高い業務への人材配置も可能です。人手不足の解消や生産性の向上、労働時間の短縮による労働意欲の向上も期待できるでしょう。
業務効率化ツールはどのように選ぶ？
業務効率化ツールを選ぶ際は、自社の業務内容と課題をしっかりと把握し、どのような機能が必要かを検討します。主なチェックポイントは以下の通りです。
・自社業務に合うか
・連携やカスタマイズができるか
・サポート体制が整っているか
・セキュリティーは万全か
搭載機能の多さより、自社業務に必要な機能を満たしているかを重視しましょう。不要な機能ばかりあると、費用対効果が期待できません。ツールの中にはカスタマイズできるものもあります。使いやすさも重視して選びましょう。
導入後のサポート体制が整っているツールを選ぶと、万が一のトラブルにも安心です。セキュリティーの強度もチェックしましょう。
業務効率化ツールの成功事例
さまざまな企業が業務効率化ツールを活用し、効率化や生産性の向上、コストの削減を実現しています。成功事例は、自社で導入した場合の運用イメージに役立ちます。
ツールの特徴や金額と併せて、どのような成果を出しているか確認しましょう。ここでは、業務効率化ツールを導入し、成功した事例を紹介します。
タスク管理で効率化
サントリー食品インターナショナル株式会社は、企業向けに提供する健康経営サービス「SUNTORY＋（サントリープラス）」のプロジェクトにNotionを導入しています。
全ての情報を管理することで、議事録の作成による情報の共有、過去タスクの確認、チーム間の連携がスムーズになりました。
また、蓄積したドキュメントをリンクでつなげられるため、アプリケーションの開発に必要な情報を一元管理できるようになり、チームの一体感も増しています。
業務の自動化で効率化
三井住友海上火災保険株式会社は、経理や保険金支払い部門などの特定部門にRPAツールを導入しました。
働き方改革の推進で退社時間を「原則19時前」と定め、業務を軽減するためにツールを活用しています。
さらに、膨大なデータから情報を抽出するAIと自社開発した400個以上のロボットを導入した結果、1か月約1,200時間もの労働時間削減を実現しました。
共有ツール導入で効率化
防草緑化用資材の企画・販売をする株式会社白崎コーポレーションは、雑草を効果的に抑えるためのデータの蓄積にJUST.SFAを導入しています。JUST.SFAは、必要なデータを集約できるナレッジ共有ツールです。
ツールの導入により営業データを集積・共有する体制が整い、公共事業の特殊な営業プロセス管理も共有できるようになりました。
業務効率化にはUMWELTが最適！
課題を解決して業務の効率化を実現するには、自社に最適なツールを選ぶ必要があります。
TRYETING の『UMWELT』は、AIやRPAを搭載したノーコード予測AIです。業務内容に合わせてさまざまな機能を活用できるため、業務の効率化に役立つでしょう。ここでは、UMWELTの魅力と導入事例を紹介します。
業務の自動化で人的負担を軽減
UMWELTは、AIを活用した需要予測・在庫管理、RPAを活用した自動発注や自動シフト作成など、業務の自動化に役立つ機能を豊富に装備しています。手のかかる業務をAIに任せることで、業務の効率化だけでなく従業員の負担も軽減できます。
ノーコードAIのUMWELTは、専門的な知識を必要としません。プロジェクトが自走するまで専門家が伴走するプランもあり、サポートも万全です。
UMWELTの導入事例
東急不動産ホールディングス株式会社様は、都市開発事業・戦略投資事業・管理運営事業・不動産流通事業を展開する企業です。UMWELTは、グループ全体のDX推進のために導入しました。
AIの活用は、グループ企業の東急リゾーツ＆ステイ様の自動シフト作成から始めました。UMWELTとHRBESTを併用し、シフト作成を調整しています。現在は、ゴルフ場の需要予測も始めています。
（参考： 『【東急不動産ホールディングス様】業務提携事例｜グループ全体のDXと新規事業開発を推進｜TRYETING』）
まとめ
業務の効率化を図るには、ツールの導入が欠かせません。自社に合うツールを導入すれば、従業員の負担軽減やコストの削減など、さまざまなメリットを得られます。
UMWELTは、業務の自動化に役立つノーコード予測AIです。AIやRPAなどのツールを活用し、自動でデータ収集や予測ができます。自社業務の効率化を考えている企業様は、お気軽にお問い合わせください。
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