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日本の労働力不足は、年々深刻になっています。主な理由は少子高齢化で、働き手の人口は今後も増える見込みはありません。業務効率化で生産性を向上し、少ないリソースでも事業を維持できるようにしたいと考える方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務効率化の基本知識と具体的なアイデア、注意点を解説します。実際に取り組む際のポイントを理解できるでしょう。
業務効率化の基本知識
業務効率化と聞いて、意味や内容をイメージできる方もいるでしょう。しかし、業務効率化と生産性向上は概念が似ていて、混同しやすい言葉です。
ここでは、業務効率化の定義と求められる背景、効率化に取り組むメリットを説明します。
生産性向上との相違点
生産性向上とは、少ないリソースで多くのアウトプットを得ることです。一方、業務効率化は業務における「無理・無駄・むら」を取り除き、少ないリソースで生産性を高めることを目的とします。
業務効率化の先に生産性向上という結果があるため、業務効率化は生産性を向上するための「手段」といえるでしょう。
求められる背景
日本の少子高齢化は、今後も解決する見込みはありません。労働力を支える生産年齢人口の減少も続くでしょう。人材が不足する中、企業が成長を続けるには、より少ないリソースで生産量を維持・拡大する体制が必要です。
また、コロナ禍における働き方の変化に伴い、ワークライフバランスを重視する人も増えました。優秀な従業員を確保し、高いモチベーションを保つために、働き方改革の推進やリモートワークの継続的な活用も重要な課題です。
業務効率化は、企業の働きやすい環境作りに欠かせません。
効率化する方法の選び方
業務効率化を達成する方法は、企業の実情や目標に応じて変わります。最適な方法を選ぶ際に重要なのは、コスト・効果などの優先事項を明確にすることです。
コストを優先する場合、新たな投資をせずに既存のリソースで業務効率化に取り組みます。作業の見直しなどアイデアを出し合い、すぐに実行できるものから始めましょう。
高い効果を優先する場合、システムやツールの導入やアウトソーシングといった方法があります。初期投資は必要ですが、定型業務に従事する人数が多いほど効果は高くなるでしょう。
どのようなメリットがある？
業務効率化は、企業の維持・成長に欠かせない取り組みです。具体的なメリットには、以下のようなものがあります。
・無駄なコストの削減
・従業員のモチベーションアップ
・利益の増大
業務効率化による大きなメリットのひとつは、コスト削減です。例えば、日常的な残業による人件費の増大は、企業にとって大きな負担です。日々の業務の中の無駄な作業を減らすと、残業時間が減り、人件費の削減につながります。
また、企業のリソースが不足していると、1人当たりの労働時間が長くなることでミスが頻発し、全体の生産性が落ちます。業務効率化で働きやすい環境を提供すると、従業員は高いモチベーションで働けるでしょう。
最終的に、企業の利益向上をもたらします。削減した作業時間を創造的な仕事に回せば、将来の成長にもつながります。
業務効率化を進める手順
業務効率化に取り組む前に、全体の手順を把握しましょう。効率化を実現する方法は目的によってさまざまですが、以下に示す手順はどの方法でも同じです。
1.現状把握
2.効率化の対象とする業務の明確化
3.目標設定と解決方法の決定
4.取り組みの効果検証
最初に行うのは、今どのような無駄が発生しているかを可視化し、関連する従業員で共有する現状把握です。ひとつひとつの作業項目と費やしている工数をメモします。
次に、作業の中から効率化の効果が高そうなものを選び、関係者全員で対象となる業務を明確にします。
続いて、手法の選定です。コストと効率のどちらを優先するかを決め、目的達成に最適な手法を選び、実行します。
最後に、取り組みの結果、どの程度効率化できたかを検証しましょう。
業務効率化が実践しやすくなる工夫とアイデア5選
業務効率化を実現する方法は数多くあるため、最適なものを選ぶのは困難です。自社にマッチしない方法を採用すると、現場に混乱を招く恐れがあります。
ここでは、取り組みやすい工夫・アイデアを5つ紹介します。既存業務に大きな負荷をかけず、費用も抑えたい場合におすすめの方法です。
業務の時間を決める・短縮する
時間に対する意識を持つと、無駄がなくなります。代表的な例が会議です。目的や終了時刻が明確でない会議は、関係ない議論に発展し、時間ばかりが過ぎてしまいます。
開始時刻と終了時刻、会議の目的、各議題に費やす時間などは、あらかじめ周知しましょう。集中して議論できる環境を作り、決まった時刻に終了するように全員で意識することが大切です。
業務のフローチャートを作成する
仕事を効率的に進めるには、作業の可視化が効果的です。その手段として、業務のフローチャートを作成しましょう。
フローチャートがあることで、業務の内容と進め方が明確になります。業務全体の流れを説明できれば、次の作業を確認する余計な時間を減らせるでしょう。
また、作成する際に不要な業務や手順を洗い出せるため、組織全体の効率化にも役立ちます。
オンライン面接を導入する
新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、オンライン面接を導入する企業が増えました。対面で行う面接の場合、人事担当者は会場を押さえたり、日時を調整したりしなくてはなりません。応募者も、会場に向かう費用と時間が必要です。
オンライン面接は、面接会場を用意する必要がなく、時間調整もしやすい方法です。遠方に住んでいる応募者の負担も減るため、地方の人材に効率的にアプローチできます。
担当者を見直す
事業の効率的な運営には、人材の配置が重要です。業務の内容と工数を可視化すると、従業員にかかる負担も見えてきます。大きな負担が続くほど生産性は落ちるため、必要に応じて配置を見直しましょう。
従業員をローテーションすると、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。従業員の柔軟性が高まり、主体性のある人材によって組織全体のチームワークの改善が期待できるでしょう。
業務の環境を整える
備品を取りに行く、ファックスを送信する、コピーを取る、書類を関連部署まで提出に行くなど、業務では頻繁に移動しなければなりません。
個々の業務に適した場所にデスクを置く、従業員の動線を考慮した場所にコピー機を設置するといった対策で、移動にかかる無駄な時間を排除できます。
また、配線に足が引っかかるといった危険な職場環境も従業員の効率を落とすため、安全な環境構築を図りましょう。
業務効率化の効果を高める工夫とアイデア5選
効率化の効果を高めるには、業務フローの変更やツールの導入がおすすめです。ただし、抱える課題や対象とする業務によって適切な方法は変わるため、自社に合った方法を取り入れましょう。
ここでは、業務効率化に効果的なアイデアを5つ紹介します。
書類をデジタル化する
紙媒体で処理する業務がある場合、デジタル化によって業務を効率化できます。例えば、紙による文書作成は、ミスをすると初めからやり直さなくてはなりません。承認や押印は、担当者が不在だと戻るまで待つ必要があります。デジタル化は、無駄な時間と工数を削減します。
また、紙で保管した資料は探し出すのが大変です。文書をデジタル化すれば、検索が容易になり、保管場所も必要ありません。紙やインクなど印刷に関するコストの削減も可能です。
作業を自動化する
Excelのマクロのように、同じ作業を瞬時にミスなく実行できるツールを積極的に導入することで、業務の効率化を達成できるでしょう。Excelの他にも、定型メールの送信など幅広い業務を自動化するRPA（Robotic Process Automation）があり、導入事例が増えています。
単純作業は自動化し、人間はより創造性の高い業務に従事したほうが、企業と従業員双方にとって有益です。
過去のデータを活用する
顧客との取引情報をはじめ、蓄積しているさまざまなデータも業務効率化に生かせます。
例えば、過去の販売データから、自社製品を購入した顧客の属性を分析できます。分析結果を生かして、効果的なマーケティング戦略を立案できるでしょう。
また、顧客からの問い合わせに対しどのような回答をしたのか、どのような意見があったのかなど、過去の顧客対応事例からも効率的な対処方法を把握できます。
アウトソーシングを導入する
定型業務の自動化や人材の配置転換が困難な場合、部分的にアウトソーシングする方法もあります。
例えば、経理は専門性が高いものの、一年を通じて業務量に変動があり、決算時期に負荷が大きくなる業務です。外部の専門企業に一部の作業を委託すれば、従業員の負荷が軽減します。
企業の成長のためには、コア業務に自社の従業員を割り当てることが重要です。育成の必要がなく、代替できる業務は外注してもよいでしょう。
専門家のコンサルティングを受ける
業務効率化の専門家によるコンサルティングを受けるのも一案です。
自社の取り組みだけでは目標を達成できず、外部の専門的な視点がほしい場合におすすめです。特定の支店における局所的な業務だけでなく、本社と連動する部分にも着目するなど、広い視野で抜本的な効率化を狙います。
専門家は多様な業界において効率化のポイントを把握しているため、自社の課題に最適なアイデア・手法を提案してくれるでしょう。
業務効率化で役立つツール
業務効率化の取り組みに効果的なデジタルツールとして以下の5つを紹介します。
・メモ・ドキュメント管理
パソコンでメモや文章を作成すると、業務を効率化できます。必要なときにすぐに参照でき、検索も容易です。
・クラウドストレージサービス
文章・画像・動画などを共有する際に効果的です。誰でもどこからでも情報にアクセスできます。
・タスク・プロジェクト管理サービス
企業では複数の従業員が協力してプロジェクトを進めます。それぞれが担当する作業を可視化し、期限を明確にすれば、全体の効率化に役立つでしょう。
・オンライン会議サービス／チャットツール
どこにいても会議やコミュニケーションが取れるオンラインツールも導入が進んでいます。1カ所に集まる必要がなく、柔軟な働き方も実現できるため、モチベーションアップにつながります。
・RPA
RPAによる業務の自動化も効率化に効果的です。
業務効率化で重視したいポイント
効果的なアイデアでも、期待した成果を得られないことがあります。ここでは、業務効率化で結果を出すためのポイントと取り組む際の注意点を紹介します。ポイントを押さえることで、後戻りや遠回りを回避でき、無駄な取り組みを最小限に抑えられるでしょう。
結果を出すためのポイント
業務効率化に取り組む前に押さえておきたいポイントが4つあります。
・効率化したい対象を明確にする
・無駄を洗い出す
・まとめられそうな業務を見つける
・マニュアルを作成する
対象となる作業を明確にする際は、限定的な範囲から始めましょう。漠然とした状態だと、範囲を広げ過ぎて対応が難しくなるなど、結果が出るまでに時間がかかります。
無駄はあらゆる場所に存在しますが、従業員が無駄と感じていないケースもあります。無駄を洗い出す作業はチーム全体で行い、誰が何をしているかひとつずつ確認することが大切です。
マニュアルの作成は、組織全体の業務効率化に役立つだけでなく、品質の安定も実現します。
取り組む際の注意点
業務効率化を正しく進めないと、生産性が低下します。既存の業務を変更するため、従業員に目的や目標を周知した取り組みが必要です。特に、以下の点に注意しましょう。
・手間やコストが増える
・品質が下がる
・効率化策を多く取り入れ過ぎて中途半端になる
・導入したツールやシステムが使いにくく定着しない
作業内容が変更になるため、「事前に作業の流れを確認する」「マニュアルやフローチャートを作成して共有する」といった準備が大切です。時間短縮を意識するあまり、作業が雑になったりミスが生じたりして品質を落とすことがないように、余裕のあるスケジュールを設定しましょう。
また、複数の効率化策を一度に導入すると、ひとつひとつの効果が中途半端になります。高い効果を狙って幅広く取り組むより、ひとつずつ着実に実行することで効率化が実現するでしょう。
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業務の効率化に取り組む際は、採用するアイデアも期待できる効果も企業の実情に応じて異なります。手探りで進めると、効果が出ずに悩むこともあるでしょう。
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役立つ機能を紹介
UMWELTは、さまざまなAI機能を利用できるプラットフォームです。これまでの自動化ツールでは実現が難しかった需要予測や在庫管理などの業務を自動化し、業務効率化をサポートします。
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成功事例
お菓子メーカーの春日井製菓様では、生産管理や在庫管理に利用する需要予測指標を限られた担当者しか作成できない課題を抱えていました。
UMWELTの導入によって、需要予測の属人化リスクを低減し、他部署への説明でも過去実績データからAIが算出した結果として説明できるようになりました。今後は、予測需要の精度を上げて引き継ぎをし、在庫管理や出荷の最適化への展開を目指しています。
（参考： 『【春日井製菓様】UMWELT活用事例｜ノーコードで予測業務を簡単にし、属人化を撤廃｜TRYETING』）
まとめ
日本の少子高齢化による労働力不足は、今後ますます深刻化する見込みです。より少ないリソースで事業を維持できるように、多くの企業がさまざまな取り組みを始めています。そのひとつが業務効率化です。
しかし、効率化が思うように進まず目標達成に苦労している企業もあるでしょう。UMWELTは、専門知識がなくても作業の自動化・効率化を実現するAIツールです。運用サポートも充実していますので、ぜひご相談ください。
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