在庫管理表を作るポイントは？専用システムを活用するメリットも解説

自社で保有する原材料や製品の在庫を適正化し、最適なタイミングで製造や出荷できるように在庫管理表を利用します。「新たに自社に適した在庫管理表を導入したい」「現在利用している在庫管理表を改良したい」という企業様もいるでしょう。

この記事では、在庫管理表の基本と作成時の注意点、Excelを使った具体的な作成手順を解説します。現状の在庫管理を見直し、導入または改善するためのポイントをつかめるでしょう。

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在庫管理表とは？

在庫は企業の資産であり、適正な管理は利益に直結します。在庫管理表は、保有する在庫の数量やその状態を正確に把握し、生産計画など事業の最適化を実現するツールです。ここでは、在庫管理表を利用する目的と役割を解説します。

商品や原材料の在庫を把握・管理する表

在庫管理表には品名や品番、数量、入出庫日などの情報を記録し、在庫状況を正確に把握します。在庫数が過剰ならば発注数量や生産量を減らし、少なければ増やして在庫数量を最適化します。

実際の現場では、さまざまな部品や製品がそれぞれ異なるタイミングで倉庫に到着し、保管する期間や出ていくタイミングも多様です。複数の在庫管理表を作成して、製品の種類ごとに管理するケースもあります。

在庫管理表の役割

在庫管理表を活用する目的は、在庫状況の正確な把握です。目的を達成するために在庫管理表が果たす役割は、主に5つです。

・在庫数を可視化する
・在庫データを一括管理する
・データを共有する
・在庫管理や発注などの業務負担を軽減する
・棚卸し業務の負担を軽減する

在庫データを一括管理して分かりやすく可視化し、その情報を関係者に共有すれば迅速に現状を把握できます。品目ごとの在庫数量を正確に記録しているため、在庫の問い合わせにも迅速な回答が可能です。

在庫管理表を作成するときの注意点

在庫管理表は作成した後も適切に管理する必要があります。複数の担当者が入出庫情報を記録するため、統一したルールによる効率的な運用が重要です。ここでは、在庫管理表を作成、運用する際の注意点を2つ紹介します。

必要項目を毎日管理する

管理に必要な項目を漏れなく含めて、在庫管理表のフォーマットを作成します。企業ごとに必要な項目はさまざまですが、以下の基本項目はどの企業でも必須です。

・記入日時
・品目名
・在庫場所
・現在庫数
・入出庫数

在庫管理表は毎日管理し、記入ミスや記入忘れがないように運用します。管理表を目立つ場所に設置する、定期的に記載をチェックするなどの工夫も大切です。

全ての従業員に記入のルールを周知する

在庫管理表は、一般的に複数の従業員が共同で運用します。共通の記入ルールを設定して従業員に周知すれば、効果的な運用が可能です。

ルールの理解度にばらつきがあると、従業員によって記入内容が異なるなどの問題が生じるため、ルールは全従業員が理解できる内容にします。

Excelを使って在庫管理表を管理している場合、管理履歴をトレースできるように新しいデータは上書きではなく追加するなどのルールも必要です。

在庫管理表をExcelで作成する手順

ビジネスの現場ではExcelを使う機会が多く、操作に慣れたExcelで在庫管理表を作成できると便利です。追加費用が不要で、使い方のトレーニングも必要ありません。ここでは、Excelで在庫管理表を作成する手順を紹介します。

1.在庫管理表のタイプを選ぶ

在庫管理表には「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2種類があります。最初のステップでは、自社に適したタイプを選択します。

単票タイプは、品目ごとに管理表を作成する方法です。品目名とその品番を一番上に記載し、横軸に入出庫数や現在庫数などの管理に必要な項目、縦軸に記入日時を設定します。

在庫移動表タイプは、複数の品目を同一の表で管理する方法です。縦軸に品目名と品番を並べ、横軸にそれぞれの品目の入出庫数を決まったタイミングで記録します。それぞれの特徴を考慮して、適切な方法を選びましょう。

2.在庫管理に必要な項目を入力する

在庫管理に必要な項目は、業種や規模によって変わります。記入日時や入出庫数などに加え、担当者やメモが残せる備考欄などを加えるケースもあります。

管理項目が明確になっていることを確認したら、次はExcelでの入力です。

単票タイプを例に見ていきましょう。まず、A列に見出しを入力します。A1に「品目名」、A2に「品番」、A3に「日付」、A4に「繰越残高」、A5以降に「記入日時」を設定します。

次は、管理項目の設定です。B3に「入庫数」、C3に「出庫数」、D3に「残高」を設定します。

3.繰越残高の関数を入力する

項目の設定が完了したら、繰越残高を入力します。繰越残高は、管理表作成時点の品目別在庫です。4月の管理表を作成している場合は、3月末時点の残高を意味します。

次に、実際の入出庫数をそれぞれのセルに入力します。一例として、4月の管理表を作成する場合を見てみましょう。B5に入庫数、C5に出庫数、D4に繰越残高を記入し、D5で残高を計算します。残高を求める関数は以下の通りです。

残高=繰越残高+入庫数-出庫数

D5で残高計算した関数を、4月2日の残高であるD6から4月30日の残高D35までコピーすれば完成です。

在庫管理表をExcelで管理する4つのデメリット

Excelを使った在庫管理表では、難しい関数やマクロの設定は必要ありません。短時間でフォーマットを作成でき、入力作業も簡単です。

しかし、Excelを使った在庫管理には問題点があり、知らずに作成すると業務効率が悪化する可能性もあります。ここでは、Excelでの在庫管理のデメリットを4つ解説します。

二重登録や入力漏れが発生する

1つ目のデメリットは、入力漏れや二重登録が避けられないことです。Excelは、数値を入力するだけで自動的に計算結果が出ます。しかし、入力する数値に誤りがあれば正しい管理はできません。

Excelの在庫管理を取り入れている現場では、その場で数値を入力しません。一度事務所に戻ってからメモしたものをExcelに入力するため、入力ミスのリスクがあります。

在庫管理が属人化する

Excelで管理表のフォーマットを作成するのは、多くが知識のある従業員です。管理表の作成者が独自の計算式や関数を使うと管理が属人化し、他の従業員には内容を理解できません。

内容を少し変更して別の品目に応用する場合、管理表の問題を発見して修正したい場合などに対応できる人が限られます。

また、作成者が管理表のフォーマットのバージョンを管理していないと、最新のファイルが分からないなどの問題も起こるでしょう。

管理状況をリアルタイムで反映できない

ハンディーターミナルやバーコードなどを使って管理する方法と違い、Excelでの在庫管理は在庫情報の反映がリアルタイムではありません。

Exceの入力は現場ではなく事務所に戻ってから行うことが多く、その場合は反映にタイムラグが生じます。また、発生したタイムラグは業務時間に含まれるため、人件費として企業の負担にもなります。

入力可能なデータ量に限界がある

Excelで扱えるデータ量には限界があります。ひとつのワークシートで入力可能なセルの数は、縦が104万8,576行、横が1万6,384列です。

これ以上のデータを入力する場合は、新しいワークシートでの作業が必要です。複数のシートやファイルにまたがって在庫データを管理すると、計算式や関数を見直さなければなりません。

また、複数の人が同じファイルを同時に編集できない点にも注意が必要です。誰かがファイルを開いていることで、データを入力したくてもできないなどの問題が生じます。

在庫管理表を使わずに管理する方法

在庫管理表での在庫管理は、取り扱う品目が少なければ効率的です。しかし、多数の在庫を抱える企業では業務効率が悪い、ミスが頻発するなどの課題があります。在庫管理表の課題を解決する手段として、在庫管理専用のシステムを導入する方法があります。

ハンディーターミナルを利用すれば、製品や部品に付いているバーコードを読み取るだけで容易に入出庫情報を更新できます。ひとつひとつ数を数えて管理表に入力するよりも業務効率の向上が図れます。

また、手作業によるミスの削減にもつながり、現場従業員の負担軽減も可能です。情報の更新も早いため、在庫確認が迅速化し、欠品や余剰在庫の低減も実現できるでしょう。

在庫管理表ではなく専用システムを活用する7つのメリット

在庫管理表は、コストがかからず気軽に導入できる利点があります。しかし、管理する品目数や作業者が増えるとミスも増えるため、活用には限界があります。

在庫管理表の課題解決には、専用システムの導入が効果的です。ここでは、在庫管理システムのメリットを7つ紹介します。

ヒューマンエラーの防止

ヒューマンエラーの防止は、在庫管理システムの導入で得られる大きなメリットです。

在庫が数十点ほどのスモールビジネスであれば不要ですが、在庫管理システムを導入する企業の多くは数百~数千、あるいは数万点の在庫を保管しています。それらをExcelで管理するのは現実的ではなく、常にデータの誤入力のリスクが存在します。

在庫管理がリアルタイム

在庫がリアルタイムで把握できると、作業効率の改善に役立ちます。特に、1日の入出庫数が多い企業ほど効果を実感できるでしょう。実在庫と帳簿在庫がリアルタイムに同期しないと、顧客の要望や需要に応じた発注が難しくなります。

また、入出庫の状況を常に把握すると保管庫にどれだけ余裕があるのか、回転率の悪い在庫はどれかなどのデータも入手可能です。

全従業員で管理できる

Excelを使った在庫管理表は複雑化する傾向にあり、属人化が高まります。しかし、在庫管理システムの場合はそれらの開発や構築を自社で行う必要はありません。スキルを気にせず使えることもあり、属人化も防げます。

手間や時間の削減

過剰な在庫は自社の保管スペースを圧迫します。その負担が期末の棚卸し作業や毎日の入出庫の際に、従業員の手間や作業時間の増加を引き起こします。

過剰な在庫を抱える心配もなくなり、注文後に追加注文するなどの手間も削減可能です。在庫の数を常に適正に管理すると無駄な時間を削減でき、従業員にとって働きやすい環境を作れます。

補助金制度がある

在庫管理システムの導入には費用が必要ですが、IT導入補助金などの制度を利用すれば費用負担を軽減できます。

IT導入補助金は、生産性向上を実現する目的でITツールを導入する中小企業や小規模事業者を支援する制度です。ソフトウエアやハードウエアの購入費、クラウド利用料などが補助対象となりますが、種類によって補助率は異なります。

顧客満足度の向上

在庫状況がリアルタイムに確認できれば、発注量を適切にコントロールし、常に需要に応えられます。それが「安定して製品を供給できる会社」としての信頼構築へとつながり、企業価値も向上します。

人件費削減

企業活動で課題となるのは、人件費の削減です。できる限り少ない人件費で最大限の利益を上げられるよう、常にシステムを手入れしなくてはなりません。

在庫管理システムは、その問題を解決する策のひとつです。バーコードによる在庫の管理は、便利な反面ハンディーターミナルの操作やメンテナンスに時間がかかります。一方、在庫管理システムにはスマートフォンで写真を撮るだけで完結するものもあります。

在庫管理表のシステム化はノーコードAIの『UMWELT』がおすすめ！

在庫管理システムは機能が豊富で、企業の規模にかかわらず在庫管理業務の迅速化やミスの低減に役立ちます。在庫管理システムの導入を検討する企業様におすすめなのが、TRYETINGのAI予測ツール『UMWELT』です。

さまざまなデータを集約し、需要予測や在庫管理などの業務をAIで効率化します。需要予測と連携した安全在庫計算も可能で、在庫管理の最適化に役立つ機能を豊富に搭載しています。

データ処理やソフトウエアの操作に専門的な知識は不要で、プログラミングも必要としません。現場をよく知る従業員が操作できるため、効果も出やすいでしょう。

まとめ

在庫管理表を使うと、企業が保有する原材料や製品などの数を正確に把握できます。しかし、入力ミスや属人化が生じるなどのデメリットもあるため万能ではありません。

UMWELTは、在庫情報を効率的に収集・管理し、需要予測や安全在庫計算機能などで在庫の最適化を支援します。AIによる高度なデータ処理により、個人のスキルに依存しない正確な予測・管理が可能です。

在庫管理システムを導入して利益向上につなげたい企業様は、ぜひTRYETINGにご相談ください。