在庫管理表を作るポイントは？専用システムを活用するメリットも解説

在庫管理表の作成方法や活用のポイントについて詳しく解説します。この記事を読むことで、在庫管理表の基本的な役割や作成時の注意点、Excelを使った具体的な作成手順が分かります。

さらに、Excelで在庫管理を行う際のデメリットや、専用システムを活用するメリットについても解説。在庫管理表を使わずに管理する方法や、専用システム導入のメリットも紹介しているので、効率的な在庫管理の方法を選択する際の参考になります。中小企業向けの補助金制度も紹介しているので、コスト面での懸念も解消できるでしょう。

1. 在庫管理表とは？

在庫管理表は、企業が保有する商品や原材料の在庫を正確に把握し、効率的に管理するためのツールです。適切な在庫管理は企業の利益に直結する重要な業務であり、在庫管理表はその中核を担います。

1.1 商品や原材料の在庫を把握・管理する表

在庫管理表には、以下のような情報が記録されます。

• 品名
• 品番
• 数量
• 入庫日
• 出庫日
• 在庫場所
• 単価
• 金額

これらの情報を正確に記録することで、在庫状況をリアルタイムで把握し、過剰在庫や在庫切れを防ぐことができます。必要に応じて発注数量や生産量を調整し、在庫の最適化を図ることが可能になります。

多くの企業では、製品の種類ごとに複数の在庫管理表を作成・運用しています。

1.2 在庫管理表の役割

在庫管理表は、以下の重要な役割を果たします。

これらの役割を果たすことで、在庫管理表は企業の在庫管理業務全体の効率化と精度向上に貢献します。特に、厚生労働省の「働き方改革」に関する資料でも指摘されているように、業務効率化は現代の企業にとって重要な課題となっています。

適切に運用された在庫管理表は、以下のようなメリットをもたらします。

• 在庫の過不足による機会損失の防止
• 在庫回転率の向上
• 資金繰りの改善
• 倉庫スペースの効率的利用
• 在庫関連コストの削減

これらのメリットは、KDDIの記事でも詳しく解説されています。

在庫管理表の重要性を理解し、自社の業務に適した形で導入・運用することで、企業の在庫管理業務は大きく改善される可能性があります。次章では、在庫管理表を作成する際の具体的な注意点について解説します。

2. 在庫管理表を作成するときの注意点

在庫管理表は作成後も適切に管理する必要があります。複数の担当者が入出庫情報を記録するため、統一したルールによる効率的な運用が重要です。ここでは、在庫管理表を作成、運用する際の注意点を2つ紹介します。

2.1 必要項目を毎日管理する

管理に必要な項目を漏れなく含めて、在庫管理表のフォーマットを作成します。企業ごとに必要な項目はさまざまですが、以下の基本項目はどの企業でも必須です。

在庫管理表は毎日管理し、記入ミスや記入忘れがないように運用します。管理表を目立つ場所に設置する、定期的に記載をチェックするなどの工夫も大切です。

経済産業省の調査によると、在庫管理の不備や適切な管理がされていないことによる機会損失が問題となっており、適切な在庫管理の重要性がわかります。

2.2 全ての従業員に記入のルールを周知する

在庫管理表は、一般的に複数の従業員が共同で運用します。共通の記入ルールを設定して従業員に周知すれば、効果的な運用が可能です。

ルールの理解度にばらつきがあると、従業員によって記入内容が異なるなどの問題が生じるため、ルールは全従業員が理解できる内容にします。例えば以下のようなルールを設定し、周知することが重要です。

• 入出庫があった都度、速やかに記録する
• 数量は必ず実際に数えて確認する
• 記入は読みやすい文字で、丁寧に行う
• 訂正する場合は二重線で消し、訂正印を押す
• 在庫数が一定量を下回ったら、担当者に報告する

Excelを使って在庫管理表を管理している場合、管理履歴をトレースできるように新しいデータは上書きではなく追加するなどのルールも必要です。

NTTの記事によると、ルールの設定と周知は、効率的な在庫管理の基本とされています。

2.2.1 記入ルールの例

これらのルールを明確に定め、定期的に従業員教育を行うことで、より正確で効率的な在庫管理が可能になります。また、ルールの遵守状況を定期的にチェックし、必要に応じて改善することも重要です。

3. 在庫管理表をExcelで作成する手順

Excelを使って在庫管理表を作成する手順を詳しく解説します。Excelは多くの企業で利用されているソフトウェアであり、在庫管理表の作成に適しています。以下の手順に従って、効果的な在庫管理表を作成しましょう。

3.1 1.在庫管理表のタイプを選ぶ

在庫管理表には主に2つのタイプがあります。

• 単票タイプ：各品目ごとに個別の管理表を作成
• 在庫移動表タイプ：複数の品目を1つの表で管理

自社の在庫管理のニーズに合わせて、適切なタイプを選択しましょう。

3.1.1 単票タイプの特徴

• 各品目の詳細な情報を管理しやすい
• 品目ごとの在庫推移を把握しやすい
• 品目数が多い場合、管理が煩雑になる可能性がある

3.1.2 在庫移動表タイプの特徴

• 複数品目の全体的な在庫状況を一覧で確認できる
• 品目間の比較がしやすい
• 各品目の詳細情報を記録するのが難しい場合がある

3.2 2.在庫管理に必要な項目を入力する

効果的な在庫管理表には、以下の基本的な項目が必要です。

これらの基本項目に加えて、必要に応じて以下の項目も追加することができます。

• 仕入先/販売先
• 保管場所
• 最小在庫数（安全在庫数）
• 発注点
• 価格情報
• 備考

3.3 3.繰越残高の関数を入力する

在庫管理表の核心となるのが、繰越残高（現在の在庫数）を自動計算する関数です。以下の手順で設定します。

1. B列に入庫数、C列に出庫数、D列に在庫数（繰越残高）を設定します。
2. D4セルに初期在庫数を入力します。
3. D5セルに以下の関数を入力します：
   =D4+B5-C5
4. この関数をD列の下方向にコピーします。

この関数により、前日の在庫数に当日の入庫数を加え、出庫数を引いた結果が自動的に計算されます。

3.4 4.データの入力規則を設定する

データ入力の際のミスを防ぐため、入力規則を設定することをおすすめします。以下の手順で設定できます。

1. 入力規則を設定したいセル範囲を選択します。
2. 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
3. 「設定」タブで、適切な入力規則を選択します。例えば、数値の場合は「整数」や「小数」を選び、範囲を指定します。
4. 「エラーメッセージ」タブで、無効なデータが入力された際に表示されるメッセージを設定します。

3.5 5.条件付き書式を活用する

在庫数が特定のレベルを下回った場合に警告を表示するなど、条件付き書式を活用することで視覚的に在庫状況を把握しやすくなります。

例えば、在庫数が最小在庫数を下回った場合にセルを赤く塗りつぶすには

1. 対象となるセル範囲を選択します。
2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」をクリックし、「セルの強調表示ルール」→「より小さい」を選択します。
3. 比較する値（最小在庫数）を入力し、書式を設定します。

3.6 6.データの保護

誤って重要なデータや数式を変更してしまうことを防ぐため、シートの保護機能を利用しましょう。

1. 「校閲」タブの「シートの保護」をクリックします。
2. 編集を許可するユーザーとその範囲を指定します。
3. 必要に応じてパスワードを設定します。

以上の手順に従って作成すれば、使いやすく効果的な在庫管理表が完成します。ただし、Excelでの管理には限界もあるため、在庫数が多い場合や複雑な管理が必要な場合は、専用の在庫管理システムの導入を検討することをおすすめします。

Microsoft Excelの公式サイトでは、さらに詳細な機能や使い方について学ぶことができます。効率的な在庫管理を通じて、ビジネスの最適化を図りましょう。

4. 在庫管理表をExcelで管理する4つのデメリット

Excelを使った在庫管理表は手軽に導入できるメリットがありますが、いくつかの重要なデメリットも存在します。ここでは、Excelで在庫管理表を運用する際の4つの主要なデメリットについて詳しく解説します。

4.1 二重登録や入力漏れが発生する

Excelでの在庫管理の最大の問題点は、人為的なミスが避けられないことです。具体的には以下のようなリスクがあります。

• 同じ商品を誤って重複して登録してしまう
• 入庫や出庫の記録を忘れる
• 数量を間違って入力する
• コピー＆ペーストの際に誤ったセルにデータを貼り付ける

これらのミスは、在庫数の不一致を引き起こし、実際の在庫と帳簿上の在庫に差異が生じる原因となります。経済産業省の資料によると、店舗ごとの在庫の偏りも販売機会の損失につながるとされています。

4.2 在庫管理が属人化する

Excelでの在庫管理には、以下のような属人化のリスクがあります。

• 複雑な関数やマクロを使用した場合、作成者以外が修正や改善を行うことが難しい
• 独自のルールやショートカットを使用していると、他の従業員が操作できない
• データの更新や入力方法が個人の裁量に依存しがち

属人化が進むと、特定の従業員が不在の際に正確な在庫管理ができなくなるリスクがあります。また、その従業員が退職した場合、在庫管理のノウハウが失われる可能性もあります。

4.3 管理状況をリアルタイムで反映できない

Excelでの在庫管理には、リアルタイム性の欠如という大きな課題があります。

• 入出庫のたびにExcelファイルを開いて手動で入力する必要がある
• 複数の拠点や部署で同時に在庫情報を更新できない
• 在庫状況の確認に時間がかかり、即時の意思決定が困難

リアルタイムな在庫把握ができないことで、欠品や過剰在庫のリスクが高まります。経産省の資料によると、多くの企業が在庫の可視化とリアルタイム管理を課題として挙げています。

4.4 入力可能なデータ量に限界がある

Excelには処理できるデータ量に制限があり、大規模な在庫管理には向いていません：

• 1シートあたりの最大行数は1,048,576行
• 大量のデータを扱うと処理速度が低下する
• 複数のシートやファイルに分割すると管理が煩雑になる

データ量の制限により、長期的な在庫傾向の分析や、SKU（Stock Keeping Unit）の多い企業での運用が困難になります。スーパーマーケット統計調査局の調査によると、小売業、特にスーパーマーケットにおいてSKU数は商品カテゴリごとに変動傾向にあり、より柔軟なデータ管理が求められています。

4.5 まとめ

Excelでの在庫管理には、人為的ミス、属人化、リアルタイム性の欠如、データ量の制限という4つの主要なデメリットがあります。これらの課題を解決するためには、専用の在庫管理システムの導入を検討することが効果的です。システム化により、正確性の向上、情報の共有化、リアルタイムな在庫把握、大量データの処理が可能になり、より効率的な在庫管理を実現できます。

5. 在庫管理表を使わずに管理する方法

在庫管理表での管理には様々な課題があるため、より効率的な方法として在庫管理専用のシステムを導入する企業が増えています。ここでは、在庫管理表を使わずに在庫を管理する方法について詳しく解説します。

5.1 1. バーコードシステムの導入

バーコードシステムを導入することで、商品の入出庫をリアルタイムで管理できます。具体的な利点は以下の通りです。

• 商品にバーコードを貼付し、ハンディーターミナルで読み取るだけで在庫情報を更新
• 人為的なミスを大幅に削減
• 入出庫作業の効率化と時間短縮
• 在庫状況をリアルタイムで把握可能

バーコードシステムの導入により、手作業による入力ミスを防ぎ、在庫管理の精度と効率を飛躍的に向上させることができます。

5.2 2. RFID技術の活用

RFID (Radio Frequency Identification) 技術を活用すると、バーコードよりもさらに効率的な在庫管理が可能になります。RFIDのメリットは以下の通りです。

• 非接触で一度に複数の商品情報を読み取り可能
• バーコードよりも多くの情報を格納できる
• 耐久性が高く、繰り返し使用可能
• 在庫の自動カウントや位置把握が可能

経済産業省の資料によると、RFID技術の導入により在庫管理の効率が向上することが期待できます。

5.3 3. クラウド型在庫管理システムの利用

クラウド型の在庫管理システムを利用することで、以下のようなメリットが得られます。

• リアルタイムでの在庫情報の共有と更新
• 複数拠点の在庫を一元管理
• スマートフォンやタブレットからのアクセスが可能
• 自動発注機能や在庫分析機能などの付加価値

クラウド型システムの導入により、場所や時間を問わず在庫状況を確認でき、迅速な意思決定が可能になります。

5.4 4. AIを活用した需要予測と在庫最適化

AIによる需要予測を活用することで、より精度の高い在庫管理が可能になります。AIを活用した在庫管理の特徴は以下の通りです。

• 過去のデータや外部要因を考慮した高精度な需要予測
• 適正在庫量の自動算出
• 季節変動や特殊要因を考慮した発注量の提案
• 在庫切れや過剰在庫のリスク低減

経済産業省のAI導入ガイドラインでは、AIを活用した在庫管理の事例や導入時の留意点が詳しく解説されています。

5.5 5. IoTデバイスによる自動在庫管理

IoT (Internet of Things) デバイスを活用することで、より自動化された在庫管理が可能になります。IoTデバイスを活用した在庫管理の例は以下の通りです。

• 重量センサーによる在庫量の自動計測
• 温度・湿度センサーによる保管状態のモニタリング
• カメラによる在庫の画像認識と自動カウント
• ロボットによる自動棚卸し

IoTデバイスの活用により、人手をかけずに常時在庫状況を把握し、リアルタイムで管理することが可能になります。

在庫管理表を使わない方法は、初期投資は必要になりますが、長期的には大幅な業務効率化とコスト削減につながります。自社の規模や業態に合わせて最適な方法を選択し、導入を検討することをおすすめします。

6. 在庫管理表ではなく専用システムを活用する7つのメリット

在庫管理表の課題を解決する手段として、専用の在庫管理システムの導入が効果的です。ここでは、在庫管理システムを活用することで得られる7つのメリットを詳しく解説します。

6.1 1. ヒューマンエラーの防止

在庫管理システムの導入で得られる最大のメリットの1つが、ヒューマンエラーの防止です。手作業での入力ミスや転記ミスを大幅に削減できるため、特に大量の在庫を抱える企業にとって非常に有効です。

具体的には以下のようなエラーを防止できます。

• 数量の入力ミス
• 品番や商品名の入力ミス
• 入出庫日の記入ミス
• 計算ミス

システムによる自動化と入力チェック機能により、人為的なミスを最小限に抑えることができます。これにより、在庫データの正確性が向上し、適切な在庫管理が可能になります。

6.2 2. 在庫管理がリアルタイム

在庫状況をリアルタイムで把握できることは、在庫管理システムの大きな強みです。特に1日の入出庫数が多い企業ほど、このメリットを実感できるでしょう。

リアルタイム管理のメリットには以下のようなものがあります。

• 在庫切れのリスク低減
• 過剰在庫の防止
• 適時適切な発注
• 顧客からの在庫問い合わせへの迅速な対応

例えば、経済産業省の報告によると、リアルタイムの在庫管理により、小売業で過去の発注の傾向から仕入れロジックを推定し、将来の需要・受注を予測することで廃棄ロスを削減できることが期待されます。

6.3 3. 全従業員で管理できる

在庫管理システムの導入により、誰でも簡単に在庫状況を確認し、必要な操作を行うことができるようになります。これにより、以下のようなメリットが得られます。

• 特定の担当者に依存しない在庫管理
• 部門を超えた情報共有の促進
• 業務の効率化と標準化

例えば、営業部門が在庫状況を即座に確認できれば、顧客への迅速な対応が可能になります。また、購買部門は在庫状況を見ながら適切なタイミングで発注を行えるようになります。

6.4 4. 手間や時間の削減

在庫管理システムの導入により、多くの手作業が自動化され、大幅な時間短縮が可能になります。具体的には以下のような業務の効率化が期待できます。

• 在庫データの入力作業の削減
• 棚卸し作業の簡素化
• 在庫レポートの自動生成
• 発注作業の自動化

これらの効率化により、従業員は在庫管理以外の付加価値の高い業務に時間を割くことができるようになります。経産省の資料によると、在庫管理システムの導入により、在庫管理業務の工数が平均30%削減されたという結果も報告されています。

6.5 5. 補助金制度がある

在庫管理システムの導入には一定のコストがかかりますが、政府の補助金制度を利用することで、その負担を軽減することができます。特に注目すべき制度として、IT導入補助金があります。

IT導入補助金の概要：

詳細はIT導入補助金公式サイトで確認できます。この制度を活用することで、初期投資の負担を軽減しつつ、最新の在庫管理システムを導入することが可能になります。

6.6 6. 顧客満足度の向上

在庫管理システムの導入により、顧客満足度を大きく向上させることができます。具体的には以下のようなメリットがあります。

• 在庫切れによるキャンセルの減少
• 納期回答の迅速化と正確化
• 顧客の要望に応じた柔軟な在庫管理

例えば、アパレル業界では、在庫ロスの削減が求められており、在庫管理が重要な課題となっています。（出典：経済産業省「繊維産業の現状と政策」）

6.7 7. 人件費削減

在庫管理システムの導入は、長期的には人件費の削減にもつながります。以下のような効果が期待できます。

• 在庫管理業務の効率化による作業時間の短縮
• 残業時間の削減
• 人的ミスによる損失の減少

例えば、ある製造業では在庫管理システムの導入により、人件費削減に成功した事例があります（出典：経済産業省「ものづくり白書」）。

以上の7つのメリットから、在庫管理システムの導入は多くの企業にとって大きな価値をもたらすと言えます。ただし、導入に際しては自社の業務フローや規模に合わせて適切なシステムを選択することが重要です。

7. まとめ

在庫管理表は、商品や原材料の在庫を把握・管理するために重要なツールです。Excelで作成する場合は、必要項目の入力や繰越残高の関数設定など、いくつかのポイントに注意が必要です。

しかし、Excelでの管理には二重登録や入力漏れ、リアルタイム反映の難しさなどのデメリットがあります。

そこで、専用の在庫管理システムの活用が注目されています。システムを導入することで、ヒューマンエラーの防止、リアルタイムな管理、全従業員での共有が可能になります。さらに、作業の効率化による時間と人件費の削減、顧客満足度の向上など、多くのメリットがあります。

中小企業庁のIT導入補助金など、導入を支援する制度もあるため、自社に適した在庫管理方法を選択し、業務の効率化と経営の改善につなげることが重要です。