在庫管理表を作る際のポイントは？専用システムを活用するメリットを紹介

企業やスモールビジネスなどにおいて複数人で在庫管理をする際に大切になるのは、在庫管理表などを活用した情報体系の統一です。それぞれの従業員が、それぞれの基準や観点で数値を持っていても、共同体としてのビジネスでは役立ちません。この記事では、在庫管理表を作成する際に気をつけたいポイントを紹介します。

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在庫管理表とは

在庫管理表は、在庫の量や品質を適切にコントロールするためのツールです。現在自社が原材料や商品をどれだけ保管しているのか、いつ仕入れられ、入庫されたのかなどが把握できます。在庫管理表を活用することで、保管している在庫の量が正確に記録でき、必要に応じて商品の期限などを基準に、在庫を整理する際にも役立てることができます。

1.在庫管理表の役割

表の役割は先にも触れたように、在庫の量や品質の適切なコントロールです。しかしそれだけでは、実際の現場にどれだけの利益をもたらすかが分かりにくいため、より具体的な言葉で解説します。在庫管理表の役割には下記のようなことがあげられます。

• 在庫数を可視化する
• 在庫データを一括管理する
• データを共有する
• 在庫管理や発注といった業務の負担を軽減する
• 棚卸業務の負担を軽減する

2.在庫管理表が重要である理由

在庫管理表の重要性はひとえに「会社の資産の量が把握できる」点にあります。在庫というのは会社にとっては利益を生み出す可能性をもった資産であり、裏を返せばまだ現金化されていないモノという側面も持ちます。これを適切にコントロールすることは、会社にとって利益の最大化をもたらすと同時に、不良在庫や保管スペースの圧迫を抑えることにも繋がります。

在庫管理表をエクセルで作成するときのポイント

ソフトウェアなどを活用して自社の在庫をより正確に管理したいと考えた時、ほとんどの場合で候補にあがるのがMicrosoft社のエクセルでしょう。エクセルは、規模を問わず古今東西ざまざまな企業で使われ、中学高校などで操作を学んだ世代も増えつつあります。単純な表計算であれば誰でも作成・運用でき、使う人を選ばない非常に便利なツールです。以下では、エクセルを使って在庫管理表を作成する際に抑えておきたいポイントをいくつか紹介します。

1.日付けを入力する

まず忘れてはならないのが、必ず日付の入力欄を設けることです。これがなければそのシートに記録された情報がいつのものかが不明になり、せっかくの数値も役に立たなくなります。日付の入力欄を作ったあとは、できるだけそのセルが自動で正しい日付が入力されるように設定しておくと、従業員の手間とケアレスミスを予防する一助になります。

2.在庫管理に必要な項目を入力する

表を作成するにあたっては、その体と機能を成していなければ役に立ちません。ここでは在庫管理シートに最低限必要とされる項目をいくつか紹介します。

• 品番・品名
• 単価
• 在庫の数量
• 次回発注の数量（単位）
• 入庫および出庫の日付
• 棚卸日
• 累計在庫金額

3.平均値を表示するように設定する

商品ごとの物量が分かりやすくなるよう、平均が表示できるようにしましょう。特に平均の数値が大切になる項目は「入庫」「出庫」「調整」「在庫」の4つです。平均を簡単に求めるには「AVERAGE」関数が役に立ちます。

4.在庫計算を自動で計算できるようにする

最後に必要なのは自動化です。エクセルの表計算機能を活用し、従業員が数値を入力するだけで自動的に計算が行われるようにしましょう。これがなければエクセルを導入する理由も半減してしまいます。もし、表計算機能を使用したことがなく、周りにも詳しい人がいない場合は本やネットを活用して情報を集めましょう。エクセルは広く普及しているゆえに、情報を得るのが簡単というのも利点の1つです。

在庫管理表を手書きやエクセルで管理するデメリット

ここまでエクセルで管理表を作成するにあたってのポイントをいくつか紹介してきました。しかし、それはあくまでエクセルの使用を前提としたものであって、在庫管理には必ずしもベストな選択でありません。というのも、エクセルには在庫管理表として使用するには不向きな側面があるからです。ここでは、その具体的な4つの理由を解説します。

1.二重登録・入力漏れが発生する

1つ目のデメリットは、頻繁な入力漏れや二重登録が避けられないことです。エクセルは、数値さえ入力すれば、あとはソフトが計算をしてくれる便利さがあります。しかし意地悪な言い方をすれば、人間が数値を入力しない限りは何もしてくれません。エクセルで在庫管理表を取り入れている多くの現場では、その場で数値を入力するのではなく、一度事務所に戻ってからメモしたものをパソコンで入力することが多いため、入力ミスが発生しやすいのです。

2.現場管理が難しい

上記のようなミスが常態化した現場では、在庫管理シートへの信頼度が低下し、やがて現場にいる従業員の管理意識の低下を招くことになりかねません。事務所にあるシートを使ったところで、毎回数値が間違っているなら棚卸の時に帳尻だけ合わせればいいと考える人が現れるでしょう。しかし、それでは在庫管理の意味がなくなってしまいます。現場の意識を健全に保つためには、数値の入力やカウントといった作業をできるだけ自動化することで数値への信頼を底上げしなければなりません。

3.在庫管理が複雑化する

エクセルはマクロなどの知識があれば、非常に複雑な計算式も構築できるという強みがある一方で、その複雑さがどんどん積み上げられてしまうため、かえって使いにくくなることもあります。特に注意しなくてはならないのは、マクロを組める人材が退職した時です。それまでその担当者が一人で構築・調整していた計算式はもはや誰も触ることができず、新しい機能を追加することも削除することもできなくなります。

4.管理状況をリアルタイムで反映できない

ハンディターミナルやバーコードなどを使って管理する方法と違って、エクセルを使っての在庫管理はリアルタイムにその情報を反映させることができません。先にも述べたように、エクセルはその場での入力ではなく、一度事務所に戻ってから数値を入力するパターンが多く、カウントから数値の反映までにラグが発生します。また、そのラグは業務時間にも組み込まれているため、人件費として会社の負担にもなります。

在庫管理表を使わずに管理する方法

では、人力やエクセルよりも便利でミスが少ない方法とはどんなものでしょうか？多くの企業で一般的に導入されているのがバーコード管理やシステム管理といった方法です。これらは先ほど解説したエクセルのデメリット補うことができ、在庫管理の一層の効率化や企業の利益の最大化に大きく貢献するでしょう。ここではそれぞれの特徴を紹介します。

1.バーコード管理

バーコード管理では「表計算の数値を手入力する負担」をカバーできます。ハンディターミナルを使って商品に結びついているバーコードを読み取ると、入出庫のデータがその場でシステムに反映され、データとして管理・共有することが可能になります。また同時に、期末の棚卸作業の効率を大幅に向上できます。

2.システム管理

この方法では「業務の自動化」や「データの一元管理」が可能になるため、エクセルで発生しがちな、数値入力ミスや入力の労力を削減することができます。また、近年ではクラウド型のシステムの登場しているため、リモートワークが欠かせない昨今の時勢にも合わせた運用が可能です。

在庫管理表ではなく専用システムを活用するメリット

エクセルを使った在庫管理では業務が追いつかなくなった場合、考えられる選択は最先端の在庫管理システムの導入することです。以下では、在庫管理システムを導入するメリットを7つ紹介します。

1.ヒューマンエラーを防止できる

ヒューマンエラーの防止は、在庫管理システムを導入することで得られる最も大きなメリットです。在庫が数十点ほどのスモールビジネスであればまだしも、在庫管理システムの導入を検討している企業の多くは数百から数千、あるいは数万の在庫を保管しているはずです。それらをエクセルで管理することは現実的ではなく、どこまでいってもデータの誤入力が責任者の頭を悩ませることでしょう。

2.在庫状況がリアルタイムで分かる

在庫がリアルタイムで把握できることは、作業効率の改善に役立ちます。特に、1日の入出庫が大きい企業ほどその効果を実感できるでしょう。実在庫と帳簿在庫がリアルタイムに同期されないと顧客の要望や需要に応じた発注が難しくなります。また、入出庫の状況を常に把握することで今現在、保管庫にどれだけ余裕があるのか、回転率の悪い在庫はどれかといったデータを得ることもできます。

3.どんな従業員でも在庫管理ができる

上述したように、エクセルを使った在庫管理表は複雑化する傾向にあり、属人性が高まりやすいデメリットがあります。しかし、在庫管理システムの場合はそれらの開発や構築を自社で行う必要がなく、あらゆる企業で誰もが使えることを目指して開発されたシステムを運用するだけなので、そうした懸念がありません。

4.手間や時間を削減できる

過剰な在庫は自社の保管スペースを圧迫し、その負担が期末の棚卸作業や毎日の入出庫の際に従業員の手間と時間となってのしかかることでしょう。また、過剰な在庫を抱えてしまう心配もなくなり、注文後に追加注文するといった手間も減らすことができます。在庫の数を常に適正に管理し整理することで実現する余分な時間の削減は、従業員にとって働きやすい環境を作ることにもつながります。

5.IT導入補助金を受け取れる可能性がある

在庫管理の専用システムの導入はIT導入補助金の対象となる場合があります。もちろん、これはシステムによって直接的にもたらされるメリットとは少し違いますが、その補助金が最大450万円まで受け取り可能だという事実は無視できません。対象となる事業は介護業から卸・小売業、製造業から医療までと幅広く、申請や手続きにはIT導入支援事業者がサポートにつきます。

6.顧客満足度が向上する

在庫状況がリアルタイムに確認できれば、発注量を適切にコントロールし、常に顧客の要望に応えられる環境が整います。そして、それが「安定した供給ができる会社」として自社の信頼へとつながり、企業価値の向上という形で反映されます。

7.人件費を削減できる

企業活動において最大の問題の1つは人件費です。企業はできる限り少ない人件費で最大限の利益をあげられるように常にそのシステムを手入れしなければなりません。そして在庫管理システムは、その解決策になり得ます。例えば、バーコードによる在庫の管理は非常に便利なものですが、ハンディの操作やメンテナンスには時間がかかります。一方、在庫管理システムにはスマートフォンで写真を撮るだけで完結するものもあります。

在庫管理システムを導入したいのであればTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

在庫管理システムの選択肢として紹介できるのはTRYETINGの「UMWELT（ウムヴェルト）」です。UMWELTには自動機械学習や自動組合せ最適化など、さまざまな機能を備えるシステム構築基盤があり、機能を組み合わせることで、会社オリジナルの在庫管理システムを構築できます。また在庫管理以外にもシフト管理や、製造プロセス条件の自動最適化など、さまざまなことが実現可能です。システム間の連携を重視し、在庫管理システムから企業全体の業務の流れを効率化したいと考えている方は、UMWELTの導入を検討してみてはいかがでしょうか

まとめ

在庫管理表を作る上で大切なことは、常に必要な項目を抑えながら、表が複雑になりすぎないように手綱を引くことです。しかし、それでも管理表以上の成果を求めるのであれば、在庫管理システムの導入は理にかなった選択といえるでしょう。

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