企業が業務効率化を推進するには？具体的な方法を解説

リモートワークの浸透をきっかけに、多くの企業が業務効率化に取り組んでいます。そこで当記事では、業務効率化が企業にもたらすメリットや、業務効率化を実現するための具体的な方法について解説します。業務効率化を推進したい企業担当者様はぜひ参考にしてください。

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業務効率化が企業にもたらすメリット

業務効率化に取り組むことで、企業はどのようなメリットを享受できるのでしょうか。まずは業務効率化の3つのメリットを見ていきましょう。

時間的工数を削減できる

業務効率化を進めて作業時間を短縮することで、残業時間の削減につながり、結果として人件費を抑制できます。

社員のモチベーションが向上する

作業時間を短縮し、働きやすい環境が構築できれば、社員のモチベーションを高く保つことができます。

新事業への投資が可能になる

業務効率化によって、利益と時間的リソースを生み出すことができれば、結果的に、新規事業など、新たなイノベーションへの投資が可能となります。

企業が業務効率化を実現するには？

推進することで上記のような恩恵をもたらす業務効率化ですが、実現するためにはどのような方法を用いれば良いのでしょうか。ここでは、企業が業務効率化を実現する具体的な方法について説明します。

業務の無駄をなくす

まずは、業務の洗い出しを行うことで、無駄な作業や工程、やりとりをなくすことが重要です。会議において、「本当に行わなければならない会議なのか」「意味のない資料を作っていないか」「リモートでの実施は可能か」「回数を減らせないか」などと改めて考えることで、無駄を洗い出すことができます。意味のない業務に時間を費やすことのないよう、「この業務にどんな意味があるのか」と日頃から考える習慣を付けましょう。

業務を分ける

業務効率化には、社員が担当している業務を分担することも有効です。具体的には、特定の部署や担当者しかできなかった業務を、複数の部署や担当者に分業化することで、社員は自分の役割に徹することができるようになります。

業務をまとめる

一方、複数の担当者や部署で行っていたタスクを、担当者や部署ごとにまとめることで、業務効率が上がる場合もあります。担当者が分かれることにより、情報共有が遅れるなどのデメリットを解消できるためです。

企業が業務効率化するためのステップ

ここまで、業務効率化の目的やメリットについて紹介しました。しかし、実際には、業務効率化を推進したくてもどのように進めれば良いかわからない企業担当者様も少なくないでしょう。ここでは、企業が業務効率化するための3つのステップについて解説します。業務効率化を実施する際の参考にしてください。

目的を決める

まずは、業務効率化を行う目的を定めます。実際の現場で、利益率の向上などの大きな目標を追いかけるようなイメージでは、抽象的になり、何から手をつけていいのかわからなくなります。そのため、具体的に、「残業時間を削減して残業代の支出を減らすとともに、従業員のワークライフバランスを実現する」「空いた時間を新規事業案の立案に割り当てる」「人材育成や、若手社員の定着率向上を目指す」など、業務効率化のわかりやすい目的と動機づけを行いましょう。

基準を決める

やみくもにコストや時間を削減しようとすると、必要な作業まで削減してしまうおそれがあります。そうならないように、無駄な作業の基準も明確にしておくことが重要です。また、基準を定める際には「何のため、誰のために必要な作業なのか」を調べなければなりません。ただノルマをこなすだけの作業から、「本来の目的」に基づいた作業へと転換していきましょう。

スピード重視にとらわれない

業務効率化を進めるにあたって、過度にスピードを意識してしまい、お客様や取引先に提供するサービスの質が低下してしまうケースは決して珍しくありません。さらに、無駄を削除するために、業務の作業時間を短縮する会社も多くなっています。スピード重視にとらわれると、本来の業務効率化の目的を達成することはできなくなってしまいます。また、社員への負担が大きくなると、退職者が増える要因にもなります。十分な作業時間の確保、かつ品質を落とさない状態を維持することが大切です。

社内全体で共有する

業務効率化の準備が整っていない状態で、業務効率化ツールの導入をしてしまうと、業務効率化が失敗してしまいます。例えば、業務効率化を進めるにあたって、残業を撤廃しても作業量自体は変わっていないため、従業員は自宅やカフェなど、社外で業務を遂行しなければなりません。このような状況を未然に防止するためにも、業務効率化手法が合っているかを社内全体に確認・共有することが、業務効率化を成功に導くうえで重要です。

アウトソーシングも検討する

アウトソーシングとは、単純な業務やマニュアル化しやすい業務を外部の人材や企業に委託する手法です。アウトソーシングを活用することで、従業員はより専門的な業務に専念でき、コストダウンも期待できます。

企業の業務効率化にはITツール導入がおすすめ

企業の業務効率化には、ITツールの導入がおすすめです。ここからは、ITツールがおすすめな理由について見ていきましょう。

コミュニケーション向上

現在、社内のコミュニケーションを活性化することを目的にさまざまなツールが用意されており、代表的なものには、社内SNSやビジネスチャット、Web会議ツールなどがあります。コミュニケーションツールは、業務連絡だけではなく、気軽なやりとりにも使えることから、組織の雰囲気緩和や社内交流、人材定着などの効果にも期待ができます。

定型作業の自動化

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、一連のデータ収集や集計、バックオフィス業務などを自動化できるソフトウェアを指します。判断を伴わない単純な作業を正確に一瞬で完了させるため、膨大なデータを管理する業務に対して大幅に作業時間を軽減できます。

タスク管理の強化

タスク管理ツールとは、チーム単位でタスクを可視化・共有するツールです。タスク管理を、チーム単位で行うことで、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにいち早く気づき、円滑にプロジェクトを回すことができます。

ペーパーレス化を促進

ペーパーレス化とは、その名の通り、紙をなくすことを意味しており、ビジネスにおけるあらゆる文書を紙に印刷することなく、電子化して活用することを指します。ペーパーレス化を実施することで、コスト削減はもちろん、文書作成の効率化や回覧・承認作業の効率化にもつながります。

TRYETINGのAIツールが業務効率化をサポートします

業務効率化を進めたい場合には、TRYETINGが提供する2つのAIツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。ここでは、それぞれのツールの概要や特徴を紹介します。

ノーコードAIクラウド「UMWELT」

「UMWELT」は短期間かつ低コストで、誰でも簡単にAIが導入できるノーコードAIクラウドです。業務効率化に役立つAIアルゴリズムが搭載されており、需要予測や在庫生産管理など、業務効率化に役立つ機能がそろっています。また、導入時は専任のコンサルタントが徹底的にサポートします。

シフト自動作成クラウド「HRBEST」

AIを活用したシフト自動作成クラウド「HRBEST」は、機械学習によって最適なシフトを自動で作り出すことが可能です。従業員がスマートフォンのアプリ内からシフトの希望日時を提出し、シフト作成者は提出された情報をカレンダー上に表示させ、自動で配置することで、簡単に使うことができます。これまで手動で行われていたシフト作成業務を大幅に効率化できるAIツールとなっています。

まとめ

これからの時代、社内の業務効率化やそれに伴うシステム開発は、ビジネス上の課題を解決する上でますます重要となります。業務効率化を実現したいとお考えの企業担当者様はぜひ「UMWELT」や「HRBEST」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。