DXは業務効率化に繋がる！DXの重要性や事例をご紹介

DXとは「Digital Transformation」の略で、デジタル技術を活用して我々の生活を便利にしていく取り組みを指します。現在、国全体でDXを推進していることもあり、多くの企業がDX化に向けて動いているでしょう。しかし「DXはなぜ業務効率化につながるのか」「DXを成功させるためにはどう進めるといいのか」と疑問を持つ方もいると思います。そこで今回は、DX推進が業務効率化につながる理由を解説し、合わせて重要性や事例もご紹介します。

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企業にDX推進が求められる理由

そもそも、なぜ国全体が積極的にDX推進に向けて動いているのでしょうか。DX推進を求められる理由は、主に以下の2つがあげられます。

2025年の崖への対策をするため

2025年の崖とは、経済産業省が発表した『DXレポート』に記載されていた問題点の一つで、古くから使われているレガシーシステムによる国際競争への遅れや、我が国の経済の停滞などを指す言葉です。2025年以降で、最大12兆円もの経済損失と言われています。DX推進をすることで、レガシーシステムの撤廃につながるため、2025年の崖への対策になるのです。

市場環境の変化が激しいため

日々新たなサービスが登場しており、それに伴って市場環境が激しく変化しています。企業では市場環境の変化に適応するためにも、DX推進が求められるのです。市場環境の変化は、それだけ競合他社が存在している状況を表しているため、生き残っていくためにも他企業との差別化が重要です。そのためにも、DX化によって優位性を保ち、最新の技術やツールを活用した商品やサービス開発が必要になるでしょう。

DX推進が業務効率化になるのはなぜ？

DX推進は、以下4つの理由から業務効率化につながります。

新システムの導入で業務スピードが上がる

DX推進では、古くから使っているレガシーシステムを新しいシステムに置き換えるため、最新のデジタル技術によって業務スピード向上につながります。古くから使われているレガシーシステムは、昔の技術を使って開発されているため、現在の技術と比べて機能的に劣る可能性が高いです。同じ処理を実施したとしても、現在の技術を使えばすぐに実装できるものも数多くあります。また、今まで手作業で行っていた業務を最新の技術で自動化することにより、業務効率が上がって他の業務に着手できる時間が増加するのです。

正確かつ迅速な分析が行える

DXによってデータ基盤の構築が完了すれば、正確で迅速なデータ分析が可能になるため、業務効率化につながります。スマートフォンの普及によってユーザーはすぐに情報を取得できる時代となりました。その影響で、企業側はユーザーから選ばれる時代となったのです。ユーザーから選ばれるためにも、企業はニーズを正しく理解した商品やサービスを提供しなければなりません。正しいニーズを理解するためには、ユーザーの行動データの分析が求められます。DXはデータ収集から分析に至るまで、AIを活用した運用を得意としているため、業務効率化をスムーズに進めていけるでしょう。

データの一元管理ができる

DXはデータの一元管理ができる基盤を構築するため、社内全体が同じデータを閲覧できる状況になり、業務効率化につながります。社内全体が同じデータを参照することで、議論時に同じものを見て会話をする・横断するデータを活用する・社内全体の統合データを算出するなどが可能になるのです。

従来は部門ごとに特定のデータを保有しており、部門間の情報共有が上手くできていない状況でした。その結果、本来活用できる情報も他部署へ展開できず、機会損失につながっていた可能性もあります。また、手作業でのデータ入力はミスが発生しやすいですが、DXによって転記入力作業が不要となるため、作業時のミスも防止できるでしょう。

組織構造や業務の見直しができる

DX推進をすると、デジタル技術の導入に伴って組織構造や業務の見直しが必要となるため、現在抱えている課題や問題点を解消できます。DXを成功させるためには、決定権のある経営層のコミットメントが必要不可欠であり、経営戦略や企業としてのDXに取り組む目的を明らかにしていかなければなりません。

組織構造や業務の見直しが必要であれば、企業全体で取り組むためにも率先して目的を共有していく必要があります。普段の業務を繰り返している中では、現在の仕組みを見直す方向になりにくいですが、DX推進をきっかけに組織や業務の改革を実施していけるでしょう。

DXを推進する際の注意点

DXを推進するときには、主に以下3つの注意点があります。

人材不足の問題

DX推進にあたって、最新のデジタル技術を始めとしたIT全般の知識を有したDX人材が不足しています。DX推進を成功させるためには、先頭に立って進めていけるDX人材が必要不可欠です。DX人材にはIT全般の知識だけではなく、全体を引っ張りながら進めていくリーダーシップなどのスキルも求められます。しかし、IT人材が不足している現代では、DXに特化した人材も不足しています。DXを上手く推進させるためには、人材不足の問題を解決する必要があるでしょう。

コストの問題

DXでは既存業務のデジタル化を進めていくため、システムの開発や導入に伴う人的コストや金銭的コストが発生します。システムの導入にあたり、外部へ開発を依頼するのであれば開発費用が発生し、パッケージの導入にもライセンス費用が必要となります。金銭的コストだけではなく、導入に伴う人的リソースの確保なども求められるため、その面でもコストが必要となるでしょう。

既存システムの複雑化

古くから使われているレガシーシステムは、複雑化していることでDX推進の妨げになる場合があります。レガシーシステムは古ければ古いほど独自のロジックが混入してしまい、開発者しかわからないような仕様になっているケースがあるためです。その結果、DX推進に伴って新たなシステム構築を進めようと思っても、既存システムの仕様を把握しきれずに再構築できない場合があります。

業務効率化に繋げられるデジタル技術の種類

DX化では、業務効率化を実現するためにデジタル技術の導入が求められます。デジタル技術としては、以下の4つがあげられます。

顧客分析や業務を行える「AI」

AIとは「Artificial Intelligence」の略で、人工知能とも呼ばれています。AIはデータを元に学習を繰り返すことで、コンピュータ自身で判断が可能になる技術です。AIが繰り返し学習することで、相手のアクションに応じた適切な行動を取れるようになります。

AIを利用したシステムとしては「チャットボット」があげられます。チャットボットは、問い合わせ対応で多く利用されており、LINE上から質問を投げかけることで、質問に対応した正しい回答を返してくれたりするのです。

他にも、紙に記載した文字をデータ化するOCR技術と組み合わせることで、文字の特徴を学習していき、さまざまな文字をデータ化できるようになります。AIは、今後もさまざまな分野への活用が期待できるデジタル技術なのです。

定型業務を自動化できる「RPA」

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間が実施する操作をシステムが自動で行う仕組みです。RPAの導入により、日頃実施している定型業務を自動化して業務効率化を図れます。

例えば、毎日決まった時間にシステムを実行し、システムから吐き出されたCSVをExcelに転記する作業をしていたとします。この作業では、トリガー処理によって決まった時間にシステムを起動し、CSVからExcelへの転記作業をRPAで自動化できるのです。RPAにはAIを組み合わせることもできるため、学習能力の高い自動化が可能となります。

幅広い用途でアプローチができる「クラウド」

クラウドとは、インターネット上にあるリソースを指しており、クラウドを利用したシステムやファイルサーバーシステムが主流です。クラウドシステムとしては、「SaaS（Software as a Service）」がよく利用されています。SaaSの例は、Googleが提供している「Gmail」、会議用ツール「Zoom」、SNSツール「Twitter」などさまざまです。

最近のサービスはSaaSで提供しているものが多く、サーバーの構築が不要で簡単に導入できるという特徴があります。リモートワークが増えている昨今、インターネットに接続していれば利用できるSaaSの重要性が上がっています。DX化においても、デジタル技術の活用が求められているため、クラウドを利用したシステムやファイルシステムの活用が必要不可欠です。

ペーパーレスで契約業務を完結できる「電子契約」

電子契約とは、企業間や個人とのやり取りで交わされる契約書や業務委託契約書などの契約業務を、オンラインで完結できる仕組みです。今までは、必要な書類を作成した後に原本を印刷し、印刷後に相手先から押印をもらっていました。しかし、書類のやり取りが発生するため、契約締結までに多くの時間を要してしまうという課題があります。

一方で電子契約は、ペーパーレスでオンライン完結するという特徴を持つ仕組みであるため、DXでも活用していきたいシステムです。

DXを進めるための手順

効率的にDXを進めるためには、以下の手順を意識すると良いでしょう。それぞれ手順ごとに解説します。

1. 目的を定める
2. ビジョンを作成する
3. DX推進の体制を整える
4. IT資産の分析や評価を行う
5. DX推進の範囲を定めたうえで実行する
6. ビジネスの高度化を図る

1.目的を定める

まずは、DXで達成したい目的を明確にすることが重要です。DXで達成したい目標が明確になることで、目的を見失わずに推進することができます。

DXを進めていると、途中からDX化をすること自体が目的になりがちです。しかし本来は、DX化によって業務効率化を実現したり、企業のビジネスモデルを変革したり、新たなサービスモデルを創出したりなどの目標があるはずです。したがって、初めに目的を定めることで、正しい意識を持ちながらDX推進に取り組んでいけます。

2.ビジョンを作成する

DXを円滑に進めるためには、企業が目指すべき姿に向けてビジョンを明確に定める必要があります。具体的には「こういうサービスを打ち出したい」「サービス実現に必要なものは何か」などを考えると良いでしょう。こうしたビジョンは企業全体の指針になるため、全体に共有して理解を得て進めなければなりません。

また、ビジョンは経営層からの理解を得る必要があります。経営層は社内に対する決定権を持っているため、DXに対する意思決定を正しく行うためにも理解を得ることが大切です。したがって、DX組織だけではなく、経営層や社内の人間を巻き込んだ活動が求められます。

3.DX推進の体制を整える

目的やビジョンが明確になったら、DX推進の体制を整えていきます。DX推進をスムーズに進めるには、DX人材を中心にシステム基盤構築や現状把握を行うためのチーム作りが重要です。

DX人材が不在の場合は、新たに外部から雇うか社内で育成する必要があります。ただし、DX人材の育成は難しく、幅広い知識が必要になることから教育に時間がかかるでしょう。

4.IT資産の分析や評価を行う

DXではIT資産の扱いが重要なため、企業内にあるシステムの分析や評価が必要です。評価としては、企業内にあるシステムを洗い出し「複雑に作り込まれていないのか」「部署やユーザーごとに固有の制御をしていないか」「ブラックボックス化したシステムはないか」などの観点で確認しましょう。さらに、それぞれのシステムを分析して現時点での課題や問題点を明らかにすることで、DX化で置き換えるべきシステム要件が見えてきます。

5.DX推進の範囲を定めたうえで実行する

分析や評価をした後は、その結果に基づいてDX推進で実施すべき範囲を定めます。このとき、優先度を決めて小さなものから取り組んでいくことをおすすめします。少しずつ進めることで、DX推進が上手くいっていると感じられるため、成功体験となって次の施策にも挑戦しやすくなります。

6.ビジネスの高度化を図る

ITシステムの導入が完了したら、システムの活用によってビジネスの高度化や拡張を図っていきます。先述した通りDXはあくまでも手段であるため、最終的にはビジネスの変革を目指さなければなりません。ここでは、最初に定めた目的が達成できるようにアプローチします。

さらに、一度導入したら終わりではなく、競合他社に負けないためにも企業のビジネスモデルは常に改善していくことが重要です。継続的に業務を改善するためにも、PDCAのサイクルを回しながら取り組み続けましょう。

DX推進の事例

DX推進の事例として、以下3つをご紹介します。

• 見積書や請求書のペーパーレス化
• 自動作業による従業員の業務負担の軽減
• 製品の品質の均一化

見積書や請求書のペーパーレス化

この事例では、普段紙で出力していた見積書や請求書のペーパーレス化に成功しました。ペーパーレス化を実現するためには、ワークフローシステムを導入してハンコの文化をなくす必要があります。ワークフローシステムによって全てがオンラインで完結し、紙を印刷したり、誰かにハンコをもらう手間が減るため、業務時間の短縮にもつながりました。

自動作業による従業員の業務負担の軽減

次は、RPAの導入によって従業員の業務負担を減らした事例です。RPAは、人間が手作業で行う作業を自動化するため、定期的に実施している業務を対象にすると良いでしょう。

例えば、毎日システムから吐き出させるデータを転記する作業があったとします。RPAを活用すれば、データの取得から実際の転記作業までを全て自動で行うことが可能です。作業時間が削減されることで、新たな業務にも着手できるでしょう。

製品の品質の均一化

最後は、業務のムラを無くすのに成功した事例です。製造業で実施される検査工程では、人間の目によって製品を判断するため、その日のコンディションによって作業にムラが発生してしまいます。

そこで、AI技術による自動判定を実装することで、一定の品質以下は全て異常だと検知するようになったため、人間が判断するよりもばらつきが起きにくくなりました。

DXを効率化するならTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

DX化を成功させるために気をつけるべきポイントがお分かりいただけたでしょうか。しかし、レガシーシステムからの脱却は業務へ与える影響が大きく、徐々に置きかえていくのも難しいものです。そこでおすすめしたいのが、TRYETING社が提供している「UMWELT」です。

UMWELTは特別な環境を用意することなく既存システムをAI化できる上、既存システムのAI化に伴うコストを大幅に削減できます。DX化を推進する上ではレガシーシステムの撤廃が大きな壁となるため、UMWELTを活用することでDX化を効率よく進めていけるのです。

まとめ

DXによってデジタル技術を活用することで、今までの業務を見直し業務効率化につながります。その他にも、データの一元管理や活用をすることで今までにはない新たなビジネスモデルやサービスが生まれる可能性もあるでしょう。

しかし、長年使われ続けているレガシーシステムの残存やDX人材の不足によって、なかなかDX化が進まないと悩んでいる企業も多く見られます。そこで、導入時のコストをできるだけ抑えながら最大限の効果が得られる「UMWELT」をおすすめします。

UMWELTは、導入時から運用後のサポートまで充実しており、ツールを導入したことがない方でも安心してご利用できます。また操作性も高く、ブロックを組み合わせる直感的な操作のみでAI分析の実行が可能です。これからDX化を推進していきたいと考えている方は、今回紹介した「UMWELT」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

参照文献

DXレポート｜経済産業省（2018）
https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/20180907_report.html

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