BIツールの種類と機能とは｜導入するメリットや選び方も解説！

データの集積や分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートするBIツール。その費用対効果の点から、注目を集めるビジネスツールの一つです。今回はBIツールの種類と機能に着目し、導入するメリットや選び方について解説します。

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BIツールの概要

まず前提としてBIツールとは何かを整理します。一般的な意味合いとしては、社内に蓄積されたさまざまなデータを集積し分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートするツールです。IT化によるビッグデータ活用を目論む動きが進むなかで、導入事例が増加しています。

BIツールの種類

用途により大きく4種類に分類されます。レポーティングツール、OLAP分析ツール、データマイニングツール、プランニングツールです。

レポーティングツール

レポーティングツールは、企業のあらゆる活動データからパフォーマンスを計測することで、問題が発生する兆候をいち早く発見するツールです。異常が起きた際は、素早く問題の状況を整理し分析した上で意思決定を行うことが重要ですが、レポーティングツールはそのような場面で欠かせない情報共有をサポートします。

OLAP分析ツール

OLAPとは「Online Analytical Processing（オンライン分析処理）」の略。データをあらゆる角度から解析して、問題点や解決策を発見するツールです。例えば、とある店舗の◯月✕日の売上高が著しく低かったときに、その要因を探るようなケースで活用されます。

データマイニングツール

データマイニングツールは、まだ明らかになっていなかった傾向や関連性を探して分析するツールです。レポーティングツールやOLAPツールは、あらかじめ定められた数値や目標に対してずれが生じた際の分析に活用されることが多いツールですが、データマイニングツールは、経営活動で発生する問題の解決策を模索する際に活用できそうなヒントを得ることを目的としています。

プランニングツール

プランニングツールは、計画を作成する際に活用出来るツールです。計画を作成する際には中長期的な予測が必要となりますが、プランニングツールを活用することで、過去のデータの分析を踏まえたシミュレーションを行うことができます。より根拠のある予測ができるようになるため、具体的で確実性の高い計画を作成することが可能となります。

BIツールのサービス形態

BIツールは既にさまざまなサービスが提供されています。サービス形態としてはオンプレミス型とクラウド型の二つです。ここではそれぞれのサービス形態について解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社が保有するサーバ内にBIツールを構築し利用する形態です。利点としては、ツールを自社の使用用途や社内のセキュリティレベルに合わせて柔軟にカスタマイズできる点が挙げられます。

一方、ツールを自社で運営管理するためのコストが必要となることが欠点です。オンプレミス型を導入する際は、ツール導入段階と導入後にそれぞれコストが発生することを見越しておかなければなりません。

クラウド型

クラウド型は、自社のコンピュータからアクセスできるWeb上で利用可能です。オンプレミス型と比較して柔軟なカスタマイズは難しいことが欠点として挙げられます。

しかし、導入時や活用段階でツール運用に関わるコストが発生しないため、気軽に利用することができるクラウド型では可能です。導入コストを抑えたい場合や気軽にデータ活用をしたい際に適切なため、比較的多くの企業で導入が進んでいます。

BIツールの主な機能

BIツールで利用できる主な機能としては、データ分析、レポート出力機能、ダッシュボード機能です。BIツールがどんなものかを簡単にイメージできるように、それぞれの機能を解説します。

データ分析

BIツールで軸となる機能がデータ分析です。基幹データベースから集積された分析用データベースのデータを用いて、誰でも最適な分析結果を得られる機能です。適切にデータベースに接続されていれば、BIツール自体の操作には高度な専門的スキルは求められません。

レポート出力機能

BIツールには、データを分析した上で分析結果に基づいたレポートを出力する機能が導入されていることが多いです。定型レポート、非定型レポート出力機能、OLAPレポート機能があります。PDF、Excel、Word、PowerPoint、CSVなどのファイルに変換することにも対応できるため、現場に適したレポート出力が可能なツールもあります。

ダッシュボード機能

データの分析結果はそのままだと人が認識するのに適していないケースがありますが、BIツールでは分析結果を視覚的にわかりやすく表示してくれる機能があります。それがダッシュボード機能です。分析結果をグラフや重要指標の一覧から確認することができるため、企業活動の改善をより円滑に行うことができるでしょう。

BIツールとExcelを比較

既に企業活動で活用されているExcelも、データから表やグラフを作成して役立てるという意味では共通しているように感じる人もいるでしょう。しかし、実際のところBIツールとExcelでは、適している業務が大きく異なります。よりBIツールの特徴を把握していただくために、BIツールとExcelを比較し解説します。

Excelとの違い

まず、BIツールとExcelではできることの幅が違います。BIツールでは、大量のデータの分析や異なるデータソースを手軽に取り込んだ上での分析が得意です。また、分析情報をリアルタイムで更新・共有することが可能な点も特徴です。

Excelが適している業務

BIツールと比較してExcelが適している業務は、単一データをもとにした表やグラフの作成です。例えば、個人的な業務をする際に活用するデータを整理する場合や、今後更新しないデータや繰り返し活用する場面のないデータを作成する場合では、Excelのほうが扱いやすいといえるでしょう。

BIツールが求められる業務

社内外で情報共有が必要になったときや、社内にあるデータを効率的に分析したいときは、ExcelよりもBIツールが活躍する場面です。また、データ数が膨大な場合も、BIツールが役立ちます。

BIツールを導入するメリット

ここまで、BIツールの特徴を解説しましたが、実際に導入することでどんなメリットが得られるかはイメージし難いかもしれません。ここでは具体的な場面での活用例を含め、BIツールを導入することのメリットを解説します。

データが統合されて管理が容易になる

Excelファイルは部署別で管理しており、複数のデータを複雑に管理していることも少なくありません。BIツールでは、基幹システムから分析用データを統合し管理することができるため、社内全体のデータ活用が容易となります。

レポート作成の手間が省ける

BIツールでは、会議などで使用するレポートや定型帳票をBIツールで作成・共有できます。Excelのファイルからレポートを作る際には多くの手間がかかりますが、BIツールにより大幅に効率化することが可能となるでしょう。

情報へのアクセス性が高まる

緊急の問題が発生した際など迅速な意思決定が必要な場面では、いち早く必要な情報を把握する必要があります。BIツールは外出先でも、モバイルデバイスから必要な情報に安全にアクセスすることができます。

現状把握が安易になる

Excelでも情報にアクセスすることは可能ですが、データに基づいた状況を把握する上ではBIツールの方が優れています。BIツールでは情報へ安全で容易にアクセスできることに加え、抽出・分析したデータをグラフで分かりやすく確認できます。営業の進捗状況など、リアルタイムで現状を明確に把握することに特化したBIツールもあります。

BIツール導入の失敗パターン

BIツールのメリットについて解説しましたが、闇雲にBIツールを導入するだけではうまくいきません。BIツールを導入することで現場や経営陣が導入による効果を実感できなければなりません。ここではBIツールの力をより発揮できるよう、BIツール導入の失敗パターンを解説します。

担当者が知識不足で活用できなかった

BIツールではデータの分析に強みがありますが、データベースのデータの加工や分析手法を理解するためには統計学的な知識が必要となります。BIツールを現場で使う際に担当者次第ではうまく活用できないケースがあります。また、知見のある人が人事異動でいなくなり、対応できなくなる場合もあります。

特定の部署の負担が増大した

上記のケースのように、BIツールを使う現場に活用できる担当者がいない場合、結果として知識を持つ情報関連の部署の負担が増大するケースがあります。部署を挟んだやりとりが増加することで、依頼を受ける側はもちろん、依頼する側も説明コストが発生するため社内全体としてツールが負担となることが想定されます。

BIツール導入を成功させるポイント

BIツール導入の失敗パターンを避ける上で、より導入の成功確度を向上させるポイントがあります。BIツールを導入するだけでなく、より効果を発揮するためのポイントを解説します。

導入目的を明確にする

BIツールが魅力的な機能を備えていることは間違いないです。しかし、BIツールを導入する目的を明確にしなければ、ツールを使用する現場の混乱を招く可能性が高いです。社内におけるどのような課題を解決するためか、あるいは、どの場面を効率化するためにBIツールを導入するかを明確にイメージした上で導入しましょう。

分析に必要となるデータを確認

目的を明確にした上で、その目的を達成するのに必要なデータについて確認しましょう。そもそも分析に必要なデータが揃っていなければ分析はできません。また、データ同士の連携を取れるのかを事前に確認する必要があります。

搭載機能を確認

一口にBIツールと言えど、その種類はさまざまです。導入目的や解決したい課題をクリアする機能が搭載されたBIツールを選定しましょう。

スモールスタート

組織規模が大きくなるほど、BIツールを全社導入する難易度は上がります。はじめは一部署の一つの課題を解決する場面で導入し、スモールスタートすることが重要です。最初の活用事例を踏まえた上で、少しづつ活用場面を増やしていきましょう。

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まとめ

BIツールの種類や機能、導入を成功させるポイントを解説しました。UMWELTは、BIツール導入のいいとこどりを実現できるノーコードAIクラウドです。資料ダウンロードや無料相談から可能ですので、BIツール導入を検討している方はぜひ一度お問い合わせください。