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COLUMN コラム

生産管理

エクセルで生産計画を立てるメリットやデメリットは?作成・管理のコツ

製造業では、生産計画を元に現場での製造作業や売上の予測を立てていきます。そもそも生産計画とは、製品をいつまでにどれくらい作るのかを製品別にまとめたものです。多くの製造業では、エクセルを使って生産計画を運用しています。企業の基盤ともなる生産計画は、エクセル運用でも可能なのでしょうか?そこで今回は、エクセルで生産計画を立てるメリットやデメリットを解説し、具体的な作成方法もお伝えします。

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製造業に欠かせない「生産計画」の意味と重要性


生産計画とは、日本工業規格(JIS)によって以下のように定義されています。

  • 生産すべき製品の種類・数量・時期
  • 製品の生産に要する原材料・部品
  • 製造から出荷に至るまでの日程

つまり、製品の生産に必要となる部品の発注から出荷に至るまでの各工程でのスケジュールを表しています。そもそも生産計画の目的は、需要の3要素である「QCD(Quality Cost Delivery)」を適切に管理していき、現場業務の作業効率を最大化することです。

作業効率を最大化するためには、いつまでにどのくらいの生産をすべきであるのかが明確になっている必要があります。計画を立てていれば、製造現場では迷うことなく作業に集中できます。したがって、生産計画は製造現場において欠かせない重要なものです。

エクセルで生産計画を立てるメリット


エクセルで生産計画を立てるメリットは、主に以下の点があげられます。

  • 費用が抑えられる
  • 学習の負担がかからない
  • マクロで自動化ができる
  • 他ツールでもデータ活用しやすい

費用が抑えられる

1つ目のメリットは、費用が抑えられることです。生産計画といえば、専用のアプリケーションやツールで運用するケースも見受けられます。しかし、エクセルは既に多くの企業が導入しているため、追加費用がかからずに利用できるのです。更に、一度作成した生産計画の一部を変更したいとなったときに、柔軟な対応もできるのがエクセルの魅力でもあります。

学習の負担がかからない

2つ目のメリットは、エクセルを扱うための学習コストがかからないことです。エクセルは多くの企業で導入されているため、ほとんどの方が使用した経験があります。そのため、基本操作等を学ぶ必要がなく、生産計画を実現できるのです。ツールやアプリケーションを導入する場合、特有の操作や使い方を学ぶ必要があるため、使い慣れているからこその安心感がエクセルの売りでしょう。

マクロで自動化ができる

3つ目のメリットは、マクロの自動化ができることです。エクセルの魅力といえば、VBAマクロによる処理の自動化です。マクロ活用の例としては、他のエクセルシートからデータを取得し、出力を一気におこなうなどの操作がボタン一つでおこなえます。また、マクロを実装できるVBAは、環境構築が不要であるため初心者でも学びやすいというメリットがあります。

他ツールでもデータ活用しやすい

4つ目のメリットは、他ツールとの連携がしやすいことです。エクセルは、多くのツールでインターフェイスの役割を果たしています。例えば、あるツールからデータの出力をおこなうときにエクセルで出力され、加工した後に再度エクセル形式で取り込むなどです。したがって、エクセルで運用すると他ツールへ連携させるのも可能になります。

エクセルで生産計画を立てるデメリット


生産計画をエクセルで運用する場合には、以下のデメリットも考えられます。

  • 複数人での作業がしにくい
  • 処理が重くなる
  • 履歴の管理がしにくい

複数人での作業がしにくい

1つ目のデメリットは、1つのエクセルファイルを複数人で扱うのが難しいことです。社内のファイルサーバーや自分のデスクトップ上に保存しているエクセルファイルは、同時に開けません。なぜなら、1人が開いてしまうとファイルをロックしてしまうためです。

したがって、複数人で生産管理をおこなっていると、1人が開いた状態にすることで全体の生産管理が止まってしまうデメリットがあります。ただし、Office365ではクラウド上で利用されるため同時編集が可能です。

処理が重くなる

2つ目のデメリットは、処理が重くなることです。生産管理をエクセルでおこなうと、過去のデータが蓄積されるため、徐々にファイルが重くなっていきます。更に、マクロ等でデータを溜め込む仕組みを構築した場合には、ファイルが肥大化していき開くのにかなりの時間がかかってしまうのです。低スペックのパソコンであれば、ファイルを開くのに数十分というケースもありえるでしょう。

履歴の管理がしにくい

3つ目のデメリットは、履歴管理がしにくいことです。エクセルは同時に編集しにくいというデメリットが存在しているため、担当者ごとにコピーしたファイルを運用するケースがあります。そのときに、最新のファイルがどれなのかがわかりにくいため、正しい情報を得られない可能性があるのです。

生産計画を作成するための手順


生産計画を作成するためには、以下の手順が必要です。

  • 需要の予測を立てる
  • 部品調達や製造の計画を立てる

1.需要の予測を立てる

まずは、需要の予測を立てることから始まります。需要の予測を立てる場合、過去のデータを元に算出する方法と標準工程のデータを元にする方法の2つがあります。過去のデータを利用する場合は、ある程度の目安を元に予測が立てられるでしょう。しかし、過去の実績と近いことはあっても同じになることはないので、多少のブレが生じる可能性があります。

一方で標準工程を利用する場合は、各工程にかかる標準的な作業時間を割り出し、平均化したものを使います。過去の実績と比べて、あらかじめ標準化したものを利用するためブレが生じにくいです。その後、算出された需要予測から生産数を決めていきます。

2.部品調達や製造の計画を立てる

製品の生産数が決まった後は、製品に使われる部品の調達や各工程ごとの生産計画を立てていきます。部品の調達時には、発注から納品までのリードタイムや在庫数を考慮したうえで計画を立てなければなりません。また、各工程ごとの生産計画においても、部材が投入されてからのリードタイムを踏まえたうえでの計画が必要です。

エクセルで生産計画を作成する際のコツ


エクセルで生産計画を作成するコツには、主に以下の3つがあげられます。

  • シートを分けて見やすくする
  • ガントチャートで状況を可視化する
  • 関数を使って入力作業を自動化する

シートを分けて見やすくする

生産計画には「製品の生産計画数・部品別の必要数量・部品の調達計画」など、さまざまな要素が盛り込まれます。したがって、項目別にシートを分けるのがおすすめです。もし、シートを分けずに運用してしまった場合、本当に知りたい情報以外を読み取ってしまう可能性があります。その結果、現場の生産に遅れが生じる原因にもなってしまうため、シート別にすることで見やすくなりミスを減らせるでしょう。

ガントチャートで状況を可視化する

ガントチャートとは、横軸を期間、縦軸を工程で表現されるチャートで進捗管理などでよく利用されます。工程ごとの進捗が一目でわかるため、全体の進捗を把握できるのが特徴です。製造業では、一つの製品を作るために多くの製造工程を通っていきます。そのときに、全体を俯瞰できるガントチャートは、生産に遅れが出ていないのかを把握するために重要です。

関数を使って入力作業を自動化する

エクセルでは、さまざまな関数を利用できます。関数を活用することで、入力作業を自動化して生産計画の運用が楽になります。例えば、SUM関数によって特定のセルまでの数値を自動で足したり、AVERAGE関数によって平均値を自動で出力したりできるのです。

スムーズに生産計画を管理するには?


生産計画の作成後は、スムーズな管理が求められます。スムーズな管理をするためには、以下のポイントに注意しましょう。

  • コミュニケーションツールの見直しをする
  • 進捗などの情報共有を行う
  • 生産管理ツールを利用する

コミュニケーションツールの見直しをする

コミュニケーションツールは、社内の情報共有をスムーズにおこなうためにも、効果的に活用していきたいものです。情報伝達がスムーズにいかない場合、現場での作業遅れや部品調達のミスなどで影響範囲が大きくなってしまいます。また、とりあえず電話をかける運用にしていると、手が止まってしまう場合も多いので、チャットツールを活用した社内コミュニケーションも求められるでしょう。

進捗などの情報共有を行う

工場内のサイネージを活用し、1日の生産目標や進捗情報の共有をおこなうのもおすすめです。サイネージとは電子看板のようなもので、ディスプレイにうつしておくことでリアルタイムな情報を共有できます。全員が同じ情報を共有できるため、認識のずれも生じにくいでしょう。

生産管理ツールを利用する

生産管理ツールは、生産計画や生産管理を効率的におこなえます。ツールは、社内の情報を一つに集約できるため、全員が同じ情報を元に会話できます。その結果、認識の齟齬が起きにくいため、無駄な作業等も発生しにくくなるのです。また、クラウドのツールを活用すれば社内のリソースを使うことなく運用できるため、エクセルで生じるデメリットも防げます。

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アルゴリズムを活用した分析は、ドラッグ&ドロップの操作でブロックを組み合わせるだけで構築できるため、プログラミングの知識が不要で実現できるのが特徴です。UMWELTはAPI連携ができるため、システムへ組み込まずにAI化が実現できます。特別な環境を用意する必要はなく、導入後すぐに業務の自動化が可能です。

また、UMWELTは部署ごとに分けられたアルゴリズムを社内で共有できます。社内で連携することで、部署をまたぐデータの取り扱いも可能です。生産計画をツールで実践したい方は、直感的な操作でAIを実現できるUMWELTを検討してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

生産計画は、製造業においてなくてはならないものです。生産計画を正しく管理することで、生産効率の最大化につながります。企業では、エクセルを用いて生産計画の運用をしているケースもあるでしょう。しかし、生産計画をエクセルで実現すると処理が重くなったり、履歴管理がしにくかったり、複数人での作業がしにくかったりするのです。

そこでおすすめしたいのが、ツールの導入です。ツールの導入によって、生産計画を立てるところから実際の運用までを効率的に実施できます。もし、どのツールにすべきか悩んでいる方は「UMWELT」がおすすめです。少しでも興味を持った方は、下記ページからお問い合わせください。

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