エクセルで生産管理をする方法は？作り方やメリット・デメリットを解説

生産管理とは、計画通りに製品が出荷できるよう、工程や人材などを管理する活動です。本記事では、生産管理においてエクセルを活用するメリットやデメリット、作成の方法を解説していきます。また、エクセルの代表的な関数や作成のコツも紹介しているため、生産管理の現場でぜひ参考にしてください。

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エクセルを使って生産管理をするメリット

生産管理のツールは企業によってさまざまですが、なかでもエクセルソフトが代表的です。ここでは、エクセルを使って生産管理をするメリットについてみていきます。

コストが抑えられる

エクセルはご存知の通り、Microsoft社が提供するOfficeアプリの一種です。Officeアプリは多くの企業が導入済みであるため、追加費用がかからずにエクセルを使えるメリットがあります。また、未導入の場合でも1ユーザーひと月当たり1,360円という低価格で、エクセルを使用可能です。

導入ハードルが低い

生産管理ツールは、導入時に従業員への教育が必須となります。しかし、エクセルであれば既に使い方を知っている人が多いため、実践的な教育からスタートできます。教育内容が少なく済むことは、従業員の業務上の負担軽減や企業の教育コスト削減につながります。

他のツールとの連携ができる

エクセルは大手ソフトであるため、他のツールと連携がしやすい点がメリットです。例えば、他のツールのデータをエクセルに入力して処理したり、反対にエクセルデータを出力したりといった活用が可能になります。

エクセルを使って生産管理をするデメリット

生産管理にエクセルを使用するメリットは多くありますが、同時にデメリットも存在します。

同時編集やリアルタイム更新ができない

エクセルをローカル環境に保存する場合、同時に複数の人がエクセルを編集できません。またこの場合、「誰が」エクセルを変更したのかという履歴を確認できません。

データが増えると処理速度が落ちる

デメリットには、生産管理データの増加につれて、PCの処理速度が低下する点が挙げられます。エクセルの操作性はPCのスペックに依存するため、多くのデータが蓄積されるとファイルを開くのに長い時間がかかるおそれがあります。

ファイルが突然使えなくなる可能性がある

バージョン管理のしづらさや属人化によって、エクセルが使用不可となる点もデメリットです。ユーザーごとに違う名前でファイルを保存したり、更新を反映しなかったりすると、最新かつ正しいファイルを探すのに手間取ってしまうのです。また、マクロを使用して作成したエクセルは、作成者がいなければデータの修正やアップデートが困難になることもあります。

エクセルでの生産管理表の作り方

エクセルは、生産管理ソフトのなかでも比較的シンプルに作業を進められるツールです。エクセルで生産管理表を作成する方法は2通り存在します。ここからは、実際にエクセルで生産管理を行う際の方法を解説します。

ガントチャートを作成する

ガントチャートは、作業の進行状況を可視化した表です。縦軸には、業務の工程を細分化したものが記入されて、横軸には期間が表示されます。これらの軸を組み合わせて、作業の進捗状況を一目で確認できるようにします。エクセルの描画機能の活用によって、データをガントチャートに起こすことが可能です。

関数を使って作成する

エクセルには、作業を効率化するための関数が存在します。例えば、数値を合計したり、必要なデータを抽出したりといった関数が挙げられます。こうした関数を活用すれば、生産管理表の作成がより効率的に行えるはずです。

エクセルの生産管理表作成に使う代表的な関数

エクセルの関数は全部で500種類ほど存在しますが、実際に業務で使う関数は20種類程度といわれています。ここでは、特に生産管理において頻繁に使われる関数について、7種類ほど紹介します。

SUM関数

SUM関数は、指定範囲内の数値を合計する関数です。「合計する」という意味の英単語「SUM（サム）」が由来となっています。生産管理の現場では、週別・月別に生産数などを合計したい場合によく使われます。

AVERAGE関数

AVERAGE関数は、指定範囲内の平均値を算出する関数です。この関数は、週ごと・月ごとの生産数の平均値などを出したい場合に便利です。

WORKDAY関数

WORKDAY関数では、土日や祝祭日、指定休日を除いた稼働日のみ指定できます。この関数を使用すると、納品書の支払日や発送日、作業日数などを計算する際に、休日を自動的に除外できるようになります。

SUMIF関数

SUMIF関数は、指定範囲内の数値を合計する点がSUM関数と類似していますが、「5より大きい数値のみ合計対象とする」など条件を設定できる点が異なります。製品や顧客など詳細な条件ごとの合計値を算出したい場合に、SUMIF関数が便利です。

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、指定した条件に合致するセルの数をカウントする関数です。この関数を活用すると、例えば製品番号や納期など条件ごとの該当数を算出できます。

VLOOKUP関数

VLOOKUPは、セル範囲の最初の列を検索して、該当したセルと同じ行の値を返す関数です。例えば、A列に製品番号、B列に製品名が記入されている場合、製品番号「100」を持つ製品名を検索できます。

IF関数

IF関数は、セルの値が指定した条件に合致するかどうかを判定して、回答を返す関数です。例えば、「生産個数が10を超えるか」を条件としたとき、10を超える場合に○、超えない場合に×と表示させる活用法があります。

エクセルで生産管理表を作成するコツ

エクセルでの生産管理を効率的に行うためには、いくつかのコツがあります。ここではエクセルで生産管理表を作成するコツを解説します。

各工程の区分をする

生産管理表は工程が詳細であればあるほど、実用性が高くなります。そのため、各工程の区分においては、中間作業もひとつの作業として定義するなど、細かく行ってください。エクセルで生産管理表を作成する際には、工程のセルを多く用意するようにして、工程区分が正確かつ詳細になるよう工夫します。

関係者が見やすいようにする

誰が見ても意味がわかるように、生産管理表での専門用語や難解な表現の使用は避けてください。生産管理表は作成自体が目的ではなく、現場の関係者に内容が伝わることこそが重要です。一度、作成した生産管理表を現場の従業員に見てもらって、意味が伝わるかを確認するのがおすすめです。

情報共有を徹底する

生産管理表を作成した後は、関係者が確認しやすい場所に掲載して情報共有を行います。事業場に紙媒体で掲載するのもひとつの手ですが、オンラインでの共有がおすすめです。社内サーバーなどオンラインで共有すれば、ファイルの更新もしやすく、アクセスできる環境とPCさえあればどこでも確認可能です。

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まとめ

製造業で必ず発生する生産管理は、適切に行うことで売上アップにつながります。しかし、生産管理の業務は煩雑で、従業員の負担が大きくなりやすいものです。AIを活用した生産管理であれば、従業員の負担が軽減するうえに、効率的な事業運営も実現できます。生産管理の効率化や利益拡大のため、AIによる生産管理を検討してみてはいかがでしょうか。