手書きで在庫管理表作成はもう古い？効率的な作成方法は？

ほとんどの企業では、商品や部品の状態を在庫管理しています。そうすることで、企業でどれくらいの在庫を抱えているのかが分かるため、今後の発注や現在の資産状況を把握することに役立ちします。しかし、管理表を手書きで運用しているケースが多く見られます。実際、それにより様々な問題が発生しており、適切な在庫管理ができていない場合があるのです。そこで今回は、在庫管理表を手書きで行う問題点や効率的に運用する方法を解説します。

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手書きで在庫管理表を作成する際の問題点は？

企業では、様々なシステムを導入して業務の効率化を図っているものの、在庫管理表を手書きで作成しているケースが多く見られます。在庫管理表を手書きで作成すると、以下の問題点が考えられます。

• 記入ミスが起こりやすい
• 管理がしにくい
• 紛失する可能性がある
• リアルタイムで数字を確認できない
• 時間や手間、コストがかかる

記入ミスが起こりやすい

在庫管理表を手書きで作成すると、書き間違えや計算間違いといった記入ミスが起こりやすいです。手書きの場合、人間によって作業が進むため、どれだけ注意を払っていてもミスをしてしまいます。記入ミスが発生することで、現在の在庫数を間違えて認識してしまい、企業の売上に影響が出る可能性も考えられます。

管理がしにくい

手書きで在庫管理表を作成する場合、管理がしにくいという欠点があります。在庫管理では、定期的に在庫管理表の値が合っているかどうかを棚卸によって確認をします。棚卸は、現物を実際に数えて在庫を算出するもの。在庫管理表を理論在庫と呼び、現物の在庫を実在庫と呼びます。こうした棚卸業務をする時に同じ商品を別々の場所で管理していると、在庫管理表でそれぞれ分けて管理しなければならないため、手間がかかってしまうのです。

紛失する可能性がある

手書きの在庫管理表は紙へ記入するか、ノートにまとめるか、ファイルにまとめる方法が考えられますが、全ての方法において紛失リスクがあります。手書きの場合、記入した物はインターネット上にあるわけではなく、現実世界にあるものです。持ち運びの際に紛失してしまうケースは十分考えられます。それによって、今まで手をかけて在庫管理をしていた苦労が無駄になり、現在の在庫数を把握できなくなってしまうでしょう。

リアルタイムで数字を確認できない

手書きの場合、記入をしない限り在庫管理の情報が更新されないため、リアルタイムで数字を確認できません。リアルタイムの数字を確認できないことで、今すぐに在庫数を把握して発注業務を行う場合に時間がかかってしまいます。

時間や手間、コストがかかる

手書きの在庫管理は作成までの時間、管理する手間、管理をする人員確保等のコストが発生します。そのため、本来おこないたい業務に集中できず、結果的に生産性が下がる可能性があります。他にも、手書きの在庫管理表を作り込むほど属人化が進むため、メンテナンスのコストが大きくなってしまいます。

Excelで在庫管理表を作成する際の問題点は？

ここまで、手書きで在庫管理表を作成した際の問題点を解説しました。在庫管理表は、手書き以外にもExcelで実施しているケースも多く見られます。Excelの場合、関数やマクロを活用することで、手書きよりも効率よく在庫管理表の作成や管理を実施できます。しかし、手書き同様に、以下の問題点が起きる可能性があります。さらに、作業効率の向上を目的に関数を埋め込んでいる場合、誤って関数を消去する可能性や、データの破損リスクがあります。また、マクロを作りこんでいる場合には、利便性を求めて複雑にしすぎてしまうと、メンテナンスが難しくなり、作成者が不在の場合に業務が回らない状況が出来上がるので注意が必要です。

• 記入ミス
• 管理しにくい
• リアルタイムで数字を確認できない
• 時間や手間、コストがかかる

在庫管理表を作成・管理する際のポイント

在庫管理表の作成や管理する場合には、以下のポイントを意識しましょう。

• 必要な項目をすべて含める
• 誰が見ても見やすい在庫管理表にする
• 情報の更新を怠らない

誰が見ても見やすい在庫管理表にする

在庫管理表は特定の人物だけではなく、誰が見ても分かりやすい状態にすることがポイントです。在庫管理表は、様々な部署で共有されることも考えられます。したがって、分かりにくいルールがあると、管理しづらくなるでしょう。社内で在庫に関するルールが定められている場合には、それにしたがって在庫管理表の作成に取り組む必要があります。

情報の更新を怠らない

在庫管理表は、基本的に発注や在庫を把握するときに、データが正しいものとして扱われます。つまり、在庫管理表を常に最新の状態に保っておく必要があるのです。特に、在庫に関わる処理が発生した場合、在庫管理表に必ず記載するというルールを徹底することが重要です。もし、情報更新を怠った場合、在庫数を適切に把握できなくなり、業務に支障をきたすでしょう。

在庫管理システムを導入するメリット

ここまでで、在庫管理表を手書きやExcelで管理する問題点を解説しました。これらの問題点を解消するためには、在庫管理システムの導入がおすすめです。在庫管理システムとは、バーコードを発行してデータのやり取りをすることで、自動的にデータを登録するシステムです。在庫管理システムの導入は、以下のメリットが挙げられます。

• 作業が効率化する
• 過剰在庫を抑えられる
• 欠品を防げる
• 人為的なミスをなくせる
• リアルタイムに在庫状況を確認できる

作業が効率化する

在庫管理システムは在庫処理後に紙へ記入する手間を削減できるため、作業が大幅に効率化されるでしょう。また、ハンディターミナルの操作のみで登録が完了します。バーコードで運用することでどの場所にあるのか、という情報も付与されるため、在庫数だけではなく場所も把握できるのです。

過剰在庫を抑えられる

在庫管理システムの導入は、適切な在庫数を把握できるため、過剰在庫を抑えられるメリットがあります。また、バーコードシステムで情報を管理しているため、場所や在庫数を常に把握できます。よって、在庫数をもとに発注数を割り出せるため、無駄な発注を減らせるのです。

欠品を防げる

在庫管理システムによって在庫数が把握できるため、在庫数が足りなくなりそうなものに関しては、事前発注で欠品を防げるでしょう。欠品は売却できるチャンスの喪失でもあります。在庫管理をするのであれば、需要と供給に合わせてユーザーからの要望にすぐ答えられることが大切です。

人為的なミスをなくせる

在庫管理システムでは、バーコードの読み取りで情報更新が行われるため、手書きやExcel入力による単純な人為的入力ミスや計算ミスを防げます。手書きやExcel入力の場合、本人が注意を払っていたとしても、どこかでミスは発生します。しかし、バーコードで情報更新には人間が直接的な作業に介入しないため、人為的なミスが発生しません。また、システム上で在庫情報が管理されるため、手書きやExcelと違って紛失のリスクもありません。

リアルタイムに在庫状況を確認できる

在庫管理システムは在庫情報をシステム上で管理するため、リアルタイムに在庫状況を確認できます。在庫状況は、バーコード処理によって在庫が移動した瞬間に更新されるため、常に最新の在庫状況を参照できるのです。リアルタイムに在庫状況を把握することで、必要発注数や必要在庫を確保するためのスペースの把握が容易になるでしょう。

UMWELTで在庫管理を効率化しよう！

在庫管理システムには、手書きやExcelでの管理と比べて様々なメリットがあります。この記事を読んでいる方の中には、在庫管理システムの導入を検討したい方もいるでしょう。しかし、どの在庫管理システムを選ぶべきなのかが分からない方も多いと思います。そこでおすすめしたいのが、TRYETINGの「UMWELT（ウムヴェルト）」です。

UMWELTには自動機械学習や自動組合せ最適化など、さまざまな機能を備えるシステム構築基盤があり、機能を組み合わせることで、会社オリジナルの在庫管理システムを構築できます。また在庫管理以外にもシフト管理や、製造プロセス条件の自動最適化など、さまざまなことが実現可能です。システム間の連携を重視し、在庫管理システムから企業全体の業務の流れを効率化したいと考えている方は、UMWELTの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

在庫管理表は重要であるからこそ、手書きやExcelではなく、在庫管理システムを導入して効率的に運用していくのが望ましいでしょう。在庫管理システムの導入で悩んでいる方には、UMWELTをおすすめします。手軽に導入が実現するだけではなく、人工知能を活用した在庫管理システムを構築できます。よりレベルの高い在庫管理をしたい方は、UMWELTの導入を検討してみましょう。