シフト作成のやり方は？調整の流れやポイントまとめ

シフトの作成は、売上・サービスの品質・従業員の満足度に影響するため非常に重要です。今回はシフト作成の基本的な流れや、スムーズにシフト作成を行うためのポイントを解説します。

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シフト作成の前に│見づらいシフトの特徴と問題点

シフトは作成するだけではなく、完成したシフト表を従業員が確認し正確に情報伝達が行われなければなりません。まずはシフト作成のやり方の解説の前に、見づらいシフトの特徴と問題点について解説します。

見づらいシフト表の特徴とは？

見づらいシフト表の代表的なものは、手書きのシフト表です。シフト作成者が丁寧に記入していても、人間が作業している以上、見る人によって見辛く感じたり書き間違いなどのミスが生じることもあります。また、エクセルなどパソコンで作成したシフト表においても見づらいものになってしまうことがあります。その特徴としては、文字に大小のメリハリが無いものや、色分けをしていないものです。初めてシフト表を見た人には理解しづらい記号などが用いられているなど、シフト表を確認する従業員への配慮が欠けたシフト表を作成すると、業務に支障が出てしまうことがあります。

シフト表が見づらいとミスや不満を生む

従業員がシフトを確認し、正確に情報が伝達できることがシフト表作成において重要です。シフト表にミスがあると、誤った情報伝達が行われてしまったり、シフト表の修正をするための時間がさらに必要になります。人が見やすく理解しやすいシフト表を作成することは、現場のミスを減らすことや従業員に満足して働いてもらうためにも重要なことです。

シフト作成の基本的なやり方

実際にシフトを作成していくにあたっての基本的な流れについてご紹介します。ここでは6つの工程に分けて詳細に解説します。

1.必要な人員を把握する

シフトを組む上で、まずはどれだけの人数が必要なのかを把握するのが重要です。単純に必要な人数を考えるだけではなく、従業員の能力や新人従業員にかかる教育コスト、急な欠員が出た場合なども考慮した上で必要な人数を計算する必要があります。

2.シフトの希望を提出してもらう

次に、従業員からシフトの希望を提出してもらいます。シフト希望の収集を行う際に注意すべきなのは、シフト作成に支障がでないように時間的余裕を持ってシフト希望を集めることです。シフト希望の期日を毎月固定で設けることで、シフト希望提出を習慣化させることも1つの手でしょう。提出期日を設けるだけでなく、定期的に声掛けも行うようにしましょう。

3.希望に基づいたシフト調整をする

適正人数や人材の目安と、希望シフトをもとに実際にシフトを組んでいきます。シフト作成をしていく中で生じてしまうシフトの偏りなどは、従業員の不満に繋がらないように交渉するなどの擦り合わせをする必要があります。

4.出勤交渉やヘルプをお願いする

シフトを作成していく中で、どうしても人が足りなくなってしまう場合もあるでしょう。その際には他店にヘルプをお願いしたり、スポットで人員を確保する必要があります。ヘルプやスポットでの人員確保は急な対応が難しいため、早い段階での判断が鍵となります。また、ヘルプ相談相手の店舗独自ルールがないかや、スポット人員が対応できる業務かどうかなどの確認もしておきましょう。

5.シフト表を共有する

シフト表が完成したら従業員にシフト表の共有を行います。シフト共有の手段はいくつかありますが、店舗への張り出しや、メール、LINEなどでの共有が一般的でしょう。従業員に情報が確実に伝達するための工夫が必要です。

6.シフトの再調整をする

シフトを従業員に共有した後シフトに不備があることが発覚したり、従業員の急な予定変更が発生することが多々あります。従業員にもあらかじめ修正や再調整をする可能性があることを伝えておきましょう。

スムーズにシフト作成をするポイント

実際にシフト表を作成するにあたって、スムーズに進めるために必要なポイントがいくつかあります。スムーズなシフト作成を行うためのポイントを5つご紹介します。

余裕を持ったシフト表作成をする

シフトの確定時期が遅いと、従業員がプライベートの予定を立てることが難しくなるため、余裕を持ったシフト表作成が必要です。シフト表の発表に余裕を持つためには、従業員からのシフト希望を早めに出してもらうことがポイントになります。　

人員を配置する条件を明確にする

サービスを提供するのに必要な人数だけではなく、勤務回数や社内で設けられているルール・法令のルールに従う必要があります。スムーズなシフト作成の為に、人員を配置する条件を明確にした上で調整すると良いでしょう。

新人の育成に配慮したシフト作成をする

新人の従業員の育成には時間がかかることも見積もる必要があります。サービスの品質を維持する為にも、ゆとりを持って新人の育成ができるよう配慮したシフト作成を心がけましょう。

従業員に不満が生まれないようにする

特定の従業員のみに過度な負担がかかったり、優遇されたりすると他の従業員が不満に感じ、離職に繋がる可能性があります。不満が生まれることのないよう、客観的に見て公平だと思えるようなシフト表を作成する必要があります。

人間関係を考慮して調整する

相性の悪い従業員なども多少の配慮が必要です。一切配慮しないと、従業員間でのトラブルが発生し職場の雰囲気が悪くなり、全体のパフォーマンスが落ちる可能性があるかもしれません。

エクセルを使ってシフト表を作成する方法

シフト作成を行うにあたってエクセルを活用するのは有効な方法の一つでしょう。もしエクセルでシフト表を作成する場合、積み上げ横棒グラフを利用したガントチャート式が視覚的にも分かりやすいのでおすすめです。
作成方法としては、まずエクセルで表を作成します。最低限必要な項目は、従業員名と始業時間、終業時間です。氏名、始業時間の範囲を選択します。Ctrlキーを押しながら選択してください。挿入タブから縦棒/横棒グラフの挿入ボタンをクリックし、メニューから積み上げ横棒を選択すると、積み上げ横棒グラフが作成されます。グラフの作成ができたら、縦に並んだ氏名を表の並びに揃えたり、色の変更を行うなどし見やすいガントチャートに近づけましょう。

シフト作成が難しいなら自動作成できるHRBESTで決まり！

人手で行っているシフト作成を自動化したい方や、既存のシフト作成サービスに満足できていない方におすすめなのがTRYETINGのHRBESTです。シフト作成サービスはたくさんの種類がありますが、既存のシフト作成ツールでは解決できない問題も多くあります。HRBESTではあらゆる状況の変化に柔軟に対応することや業界特有の事情などもシフト作成に汲み取った上で自動シフト作成を行うことができます。

まとめ

シフト作成の方法にはさまざまな方法がありますが、あらゆる場面で柔軟に対応しつつ自動でシフトの作成を行いたい場合はHRBESTを検討してはいかがでしょうか。