在庫管理にExcelを使う際の課題とは？システム化のメリットも解説

在庫管理は、企業の成長に欠かせない取り組みのひとつです。効率的な在庫管理の実現に向けて、Excelの活用や新たなシステムの導入など、自社に最適な方法を模索している企業様もいるのではないでしょうか。

この記事では、Excelと在庫管理システムの特徴やメリット、問題点を解説します。Excelやシステムを用いた在庫管理の中から、自社に最適な方法を見つけられるでしょう。

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Excelは在庫管理でよく使われる

導入のしやすさやコストの安さから、多くの企業で在庫管理にExcelを活用しています。ここでは、在庫管理の目的と併せて、Excelを利用した在庫管理の特徴について見てみましょう。

在庫管理の目的は「物品管理の適正化」

在庫とは、企業が倉庫などに保管している「事業に必要な物品」を指します。在庫の状況を正確に把握し、必要なときに最適な状態で利用できるように管理するのが在庫管理の目的です。

必要なときに在庫が不足すると、「工場で製造が始められない」「需要の高い商品を店頭に出荷できない」といった事態となり、事業の損失につながります。

反対に、在庫が多過ぎると「広い保管スペースが必要」「長期保管により中身が劣化する」など、コスト増加や品質の悪化を招くでしょう。事業の成功に、正確な在庫管理は欠かせません。

Excelは在庫管理に向いている？

事業にExcelを利用する企業は多く、従業員も操作に慣れています。新たに専用ソフトウエアを導入する必要がないため、入出庫の記録や保管期限といった在庫情報の管理にExcelを使うケースも多く見られます。

ただし、事業の規模が大きい場合、取り扱うデータ量も膨大です。Excelは扱えるデータ量に限りがあり、大きくなるほど動作が重くなります。商品の種類が多い企業や倉庫を複数運用している企業では、Excelを使った在庫管理は非効率となるでしょう。

在庫管理にExcelを使うメリット

在庫管理には、Excelを用いる方法と専用のシステムを導入する方法があります。それぞれに特徴があり、事業の状況によって使い分けることが重要です。ここでは、Excelで在庫管理を行う3つのメリットを紹介します。

導入が簡単

思い立ったらすぐに始められるのが、Excelを使うメリットのひとつです。多くの従業員が使い慣れていて、普段使用している業務用のパソコンで管理表を作成できます。

株式会社GO TO MARKETが運営するネットメディア「Utilly」が2022年に実施した調査では、20歳以上の就業者300人のうち85％が表計算ソフトを利用しており、このうち8割以上が主に利用しているのがExcelです。Excelは在庫管理に取り入れやすいツールといえます。

コストがかからない

Excelを活用すれば、新たに在庫管理プロセスを導入してもコストは発生しません。Microsoft Officeは、現在のビジネスでは欠かせないソフトウエアです。業務用パソコンにインストール済みの場合、導入のための追加費用はかかりません。

一方、専用システムは初期費用の他、メンテナンスやカスタマイズなど運用にも一定の費用がかかります。在庫管理専門の新たな人材を配置し、従業員に操作方法のトレーニングを実施する必要があるため、Excelに比べて投資額は大きくなるでしょう。

ある程度の自動化が可能

Excelは、関数やマクロ、ピボットテーブル、VBAを適切に組み合わせることで、在庫管理をある程度自動化できます。

条件に合う数値だけを加算するSUMIF関数や特定のデータに対応した値を取り出すVLOOKUP関数をうまく活用することで、在庫数を自動的に算出できます。

在庫管理で使用するExcelの表タイプ

Excelを用いて在庫管理をするときは、「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2種類を使用します。それぞれ特徴が異なり、メリットとデメリットが存在するため、現場の状況に合わせて適したものを用意しましょう。ここでは、2種類の特徴を紹介します。

単票タイプ

単票タイプは、1品目の在庫を記録するための在庫管理表です。特定の品番・品名に対して、入庫数や出庫数、在庫数の確認結果や担当者を定期的に記録します。

単票タイプの主なメリットは、以下の3点です。

・現在の在庫数や過去の変動が一目で分かる
・入庫と出庫の動きを可視化できる
・管理表の構成がシンプルで、分かりやすく使いやすい

一方、以下のデメリットもあります。

・在庫品目が増えるほど管理が大変になる
・品目の数だけ管理表が必要で、取り扱う品目が多いほど管理が煩雑になる
・倉庫全体の状況を把握するのが難しい

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、複数の在庫品目を一覧で確認できる管理表です。縦軸に品番や品名、横軸に日付を設定します。

在庫移動表の主なメリットは、以下の2点です。

・任意のグループ単位の在庫移動状況を瞬時に把握できる
・入力や在庫状況の確認にかかる手間が少ない

ただし、以下の2点がデメリットです。

・1つの品目に対する情報量が減るため、詳細を把握しづらい
・補足情報を記載するスペースがない

在庫管理表の作成に使用する基本的なExcel関数と用途

表計算ソフトウエアのExcelは、複雑なセル間の計算を容易にする関数を備えています。在庫管理表で活用できる便利な関数は以下の3つです。いずれも計算対象のセルを指定して、必要な条件を設定するだけで使えます。

・VLOOKUP関数：検索条件に一致するセルの値を表の中から取得する
・IF関数：指定した論理式に対して、セルの値の真偽を判定する
・SUMIF、SUMIFS関数：指定条件に一致するセルの合計を算出する

在庫管理をExcelで行う場合の問題点

Excelによる在庫管理は、システム導入に比べてコストがかからず、簡単に始められるのがメリットです。ただし、デメリットを考慮せずに導入すると、かえって効率を下げるかもしれません。

ここでは、Excelで在庫管理を行う場合の問題点を解説します。

共同編集

在庫管理に用いるファイルは、企業内の関係者が共同で編集できると効率的です。しかし、Excelはファイルを複数人で共有できますが、同時編集はできません。1人が編集作業を終えないと、他の人は編集できないため、多数の関係者が同時にアクセスして編集したい場合は不向きです。

在庫データのずれ

パソコンでExcelファイルに在庫情報を入力する管理方法は、実在庫数と管理表の間に差が生まれる瞬間があります。

倉庫ではデータ入力端末であるパソコンを常時携帯しません。担当者は倉庫で複数の品目の在庫数を確認したら、メモを取ってまとめて記録し、端末のある場所まで戻って入力するのが一般的です。この間に在庫量が変動すると、管理表と実在庫にずれが生じます。

ヒューマンエラー

毎日多くの入力作業を繰り返していると、タイプミスや操作ミスによる意図しない削除や上書きが起きます。ミスに気付かないまま作業を継続すると、在庫数量が実態と異なり、必要な部品が欠品するといった問題が生じるでしょう。

ファイルを複数人で共有する場合、変更履歴を記録できます。しかし、上書きや削除といったミスを元の状態に戻すのは困難です。操作ミスにより在庫状況の正確性が失われると、回復までに多大な労力と時間を要するでしょう。

Excelの在庫管理で課題を解決するには？

Excelで在庫管理を行う場合、取り扱う品目が多いほど入力量も増加するため、担当者の負担が増えます。管理表の構成や作業プロセスが複雑だとミスが生じやすく、入力に費やす時間も長くなるため、担当者が簡単に入力できるシンプルさが重要です。

また、履歴が残らなければ、ミスがあるたびに在庫を数え直さなくてはなりません。ファイルは変更履歴が残るように設定しましょう。

Excelによる在庫管理のデメリットが大きい場合、システム導入も選択肢のひとつです。

在庫管理をシステム化するメリット

在庫管理システムの導入は、初期投資や運用コストは高額ですが、管理を効率化できるというメリットがあります。特に在庫数量が多い現場では、高い効果が期待できるでしょう。ここでは、在庫管理のシステム化のメリットを解説します。

在庫管理業務の効率が大幅にUPする

在庫管理システムの導入により、在庫を数えて管理表に入力する作業が不要になります。管理に必要な人材を削減し、作業時間を短縮できるのは大きなメリットです。エラーや後戻りも減らせるでしょう。

また、在庫管理のデータが蓄積すると、実績に基づく需要予測の精度が向上します。需要に合わせて在庫量を最適化すれば、過剰な在庫を抑制でき、省人化や管理スペース・光熱費の削減が可能です。

ヒューマンエラーを予防できる

人が在庫を数えて、端末に数量を入力する作業は、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。体調不良や疲労により集中力が欠如して効率が悪化するケースもあり、ミスの根絶は困難です。また、担当者によって作業の進め方に差が生じ、属人化する恐れもあります。

在庫管理システムは、在庫管理に関わる大部分のプロセスを自動で処理します。数量の確認、管理表への入力、共有ファイルの操作においてエラーは発生せず、属人化の心配もありません。

ERPシステムの導入につなげられる

ERPは「Enterprise Resources Planning」の略で、あらゆる基幹業務システムを1つで補う統合基幹業務システムを指します。

ERPは企業の持つさまざまな情報を集約し、一元管理が可能です。さらに、各管理システムと連携することにより情報の受け渡しをスムーズに行い、業務の無駄を削減します。

最近では、個別に在庫管理システムを導入するのではなく、ERPの機能のひとつとして在庫管理をするケースも増えています。

在庫管理システムを選ぶときのチェックポイント

在庫管理システムの導入を検討する際、どのような要素を考慮すればよいか分からない人もいるでしょう。自社に合わないシステムを選ぶと、効率が悪化するだけでなく高額な投資も無駄となり、企業にとって大きな損失です。

ここでは、在庫管理システムの選定に重要なポイントを4つ紹介します。

自社に必要な機能で選ぶ

業界や企業規模の違いによって効率的な在庫管理方法は異なるため、在庫管理システムは多様な機能を搭載しています。在庫管理の最適化や業務効率の向上に向けて、自社の管理に必要な機能を搭載したシステムを選びましょう。

標準搭載の機能に加えて、自社の在庫管理に合うように機能をカスタマイズできるかどうかも重要です。将来の計画を見据えて柔軟に機能が追加できるか確認し、使いやすさもチェックしましょう。

クラウド型orパッケージ型で選ぶ

在庫管理システムには、インターネット上に環境を構築する「クラウド型」とパソコンにソフトウエアをインストールする「パッケージ型」があります。

クラウド型は高額な初期投資が不要で、インターネットに接続すればどこでも利用できます。自社でサーバーを用意する必要がなく、管理する人材も要りません。

パッケージ型はインターネットに接続しなくても利用でき、セキュリティーリスクの低さが特徴です。

既存Excelデータとの連携で選ぶ

自社の既存システムとの連携も重要な要素です。例えば、在庫管理システムと受発注システムが連動すれば、自動化できる範囲はさらに広がります。

過去にExcelで在庫管理をしていた場合、蓄積したデータを活用できると需要予測や在庫の最適化に効果的です。システム単体で評価するのではなく、他のシステムとの連携を考慮しながら進めましょう。

サポートの有無で選ぶ

在庫管理システムが不具合でダウンすれば、事業に大きな影響を及ぼします。影響を最小限に抑えるには、迅速な復旧が欠かせません。問題発生時のサポートの有無は、重要な要素のひとつです。

また、新規でシステムを導入すると、現場の従業員が操作に慣れるまでに時間を要します。運用が本格化する前に、トレーニングが必要なケースもあるでしょう。さまざまなことに対処するためにも、システムベンダーのサポートが必要です。

在庫管理のシステム化におすすめTRYETING『UMWELT』の特徴

在庫管理のシステム化は、ヒューマンエラーの削減や在庫適切化に必要不可欠です。しかし、在庫管理ツールの種類は多く、中には費用対効果の合わないツールも存在します。

そこでおすすめなのが、TRYETINGが提供する『UMWELT』です。UMWELTは、低価格でAIをビジネスに活用できます。ここでは、UMWELTの特徴と魅力を紹介します。

需要予測に基づいた在庫管理が可能

UMWELTは、企業ごとの蓄積データや形式に合わせて在庫管理ができるように、システムを構築します。膨大なデータでも的確な需要予測をし、それに基づいた在庫管理が可能です。さらに、在庫管理だけでなく、データ分析結果に基づく発注自動化も実装できます。

ERP構築に役立つ

UMWELTに搭載されたアルゴリズムは多種多様です。それらを自由に組み合わせることで、自社に合った生産管理システムを構築できます。さらに、データハンドリングからAIモデリングまでの一連を実現するRPAを搭載しているため、Excelファイルからデータを抽出して一元化も可能です。

企業経営に欠かせない基幹業務システムを1つで管理・運用でき、AIを活用したERP構築にも役立ちます。ドラッグ＆ドロップのみで操作できるため、AIやプログラム言語の難しい専門知識は必要ありません。

低コストでスタートできる

末永く使えるように、UMWELTのコストは業界最低水準の低価格です。APIを介して接続するため、既存システムに手を加えずにシステム化でき、煩わしいコスト調整を最小限に抑えられます。

まとめ

在庫管理は、企業の収益向上に直結する重要なプロセスです。しかし、どの方法が最適か見極めるのは簡単ではありません。Excelによる在庫管理も在庫管理システムの活用も、導入・運用にはそれぞれ課題があります。

UMWELTは、高度なノウハウを必要とせず、簡単な操作で運用が可能です。AIを利用した需要予測や在庫管理の自動化により、業務効率改善を実現します。在庫管理システムの導入を検討している方やExcelからの移行を検討中の方は、ぜひTRYETINGにご相談ください。