派遣労働におけるシフト管理の重要性とは？悩みや不満を解消する秘訣

派遣労働は柔軟な働き方である一方、シフトの調整・管理は複雑で、シフト作成者や派遣社員が悩みを抱えることも少なくありません。法令を遵守しつつも、派遣社員に満足してもらえるシフト管理をするためには、シフト作成者は何をすればよいのでしょうか。

この記事では、派遣労働におけるシフト管理の重要性と、派遣労働者がより満足できるシフト管理の秘訣について紹介します。

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派遣労働におけるシフト管理の重要性

派遣社員のシフト管理は、派遣社員と企業の双方にとって重要な要素となります。適切にシフト管理ができれば、生産性の向上やコンプライアンスの確保、派遣社員の満足度向上など、多くのメリットを享受できるでしょう。ここでは、シフト管理の重要性について詳しく解説します。

労働トラブルの防止

派遣社員のシフト管理が適切に行われないと、派遣社員や派遣元企業とのトラブルに発展する恐れがあります。シフト管理で労働時間や休憩時間を適切に調整して法定労働時間を遵守し、過重労働を防止する必要があります。

過度な労働は労働者の健康を損なうだけでなく、法的なトラブルの原因となりかねません。特に交代制や夜勤のある複雑なシフトパターンの場合、気をつけていても法定労働時間を超えてしまったり、過度な連勤が続いてしまったりする恐れがあります。

生産性と効率性の向上

シフト管理が適切であることは、業務ニーズを考慮した適切な人員配置が実現できていることを意味します。適材適所の人員配置は生産性を向上するために不可欠であり、派遣労働者のスキルや経験を最大限に生かすためにも重要なことです。

特に新人の派遣社員が多いと業務が回らなくなってしまうため、「新人とベテランはセットにする」といった経験やスキルレベルに応じた配置が求められます。

派遣社員のモチベーションの維持

適切なシフトは社員のモチベーション維持・向上に寄与します。業務ニーズに応じた人員配置ができていれば、「忙し過ぎる」「暇過ぎる」といった事態を防げます。

仕事が忙し過ぎれば社員の身体的・精神的な負荷が多くかかります。かといって仕事が暇過ぎれば、「やることがない」「掃除ばかりで退屈」といった不満につながるケースも少なくありません。

また適切なシフト管理は公平性を保つ上でも重要です。「私ばかり夜勤が多い」「土日ばかり出勤だ」といった不公平なシフトは社員のモチベーション低下につながります。

派遣労働の特性によるシフト管理の難しさ

派遣労働は派遣社員と派遣元企業、派遣先企業の3つの主要な関係性が存在し、シフト管理は独特の難しさがあります。派遣社員のシフト管理を適切かつスムーズに行うためには、派遣労働の特性を考慮することが大切です。ここでは、派遣社員のシフト管理がなぜ難しいのか解説します。

派遣元企業によって契約内容が異なる場合がある

複数の派遣元企業から派遣社員を受け入れている場合は注意しましょう。就業時間や公休日数といった派遣契約の内容は派遣元企業によって異なる場合があるためです。派遣契約の内容を無視したシフトの作成は派遣元企業とのトラブルにつながるため気をつけましょう。

また派遣社員も複数の派遣先企業で働いている場合があります。派遣先企業ごとにシフトのルールが異なる場合もあるため、そういった面も考慮してシフトを作成してみてください。

派遣元企業との連携

派遣社員のシフトは派遣元企業と派遣先企業の間で共有・連携することが重要です。派遣先企業は現場の需要に応じてシフトを組む必要がありますが、その際に派遣元企業との連携が不十分だと、派遣社員のシフト調整や変更が滞ることがあります。

また派遣社員への給与の支払いは派遣元企業が行うため、シフトに相違があればトラブルに発展するでしょう。

シフトの共有方法は「派遣社員がシフトを派遣元にFAXで送る」「独自の勤怠管理システムを用いる」などが挙げられます。シフト作成者はシフトの共有方法についても再確認しておきましょう。

派遣社員が抱えるシフトの悩み

派遣社員の満足度や働きやすさを向上するためには、派遣社員が抱えるシフトの悩みを知っておくことが大事です。シフト作成者は派遣社員の悩みに寄り添って、少しでも喜ばれるシフトを作成しましょう。ここでは、派遣社員が抱えるシフトの悩みを解説します。

不規則なシフト

派遣社員は派遣先企業の業務ニーズに応じて働くため、シフトが不規則になるケースもあるでしょう。特に週ごとや日ごとにシフトが変わる場合は、派遣社員はプライベートの予定を立てるのが難しくなります。

これにより生活リズムやワークライフバランスが悪化し、ストレスや疲労が増加する恐れがあります。業務上の都合も考慮しつつ、ある程度規則性を持たせたシフトの作成を心がけるとよいでしょう。

シフトの変更やキャンセル

派遣社員は派遣先企業の業務ニーズや状況によって、シフトが変更されたりキャンセルされたりするケースが珍しくありません。シフトの変更やキャンセルがあれば、派遣社員の収入が不安定になる可能性があります。収入が減ってしまえば生活にも影響を及ぼすでしょう。

また突然のシフトの変更やキャンセルは、他の予定に影響を及ぼすものです。家族や友人との予定が重なったり、他のアルバイトや仕事のスケジュールとの調整が難しくなったりするでしょう。

希望休の取得が困難

派遣社員は基本的に派遣先企業の休日や連休の制度に従います。例えば派遣先企業の繁忙期が土日の場合、土日に希望休は取得しにくいと感じるでしょう。

また派遣先企業では複数の派遣社員が同じシフト制で働いている場合があります。そのため、希望休の取得には他の派遣社員との調整が必要となることが多いでしょう。「1日の希望休は3人まで」といったように、希望した日に休みを取得するのが難しくなることがあります。

タイムシートの作成が手間

タイムシートは派遣社員が実際に働いた勤務時間や休憩時間を記録する重要な書類です。派遣労働では派遣社員自らがタイムシートを作成し、管理することが多くありますが、それを手間と感じるケースは少なくありません。

特にタイムシートが手書きの場合、毎日の勤務時間や休憩時間を記入する作業が面倒と感じる人もいるでしょう。派遣先企業ごとに異なるフォーマットやルールがある場合、記入の煩雑さが増すことがあります。加えて、記入漏れやミスも発生する恐れがあります。

情報共有が大変

派遣社員の勤怠情報は派遣先企業だけでなく、派遣元企業にも共有が必要です。例えば、派遣先企業が月ごとのシフト制の場合は、毎月シフトを派遣元企業に共有する必要があるでしょう。

他にも残業や有給申請、突然の休み、早退に関しても原則的に派遣元企業へ連絡する必要があります。情報共有の仕方が煩雑だと、それを大変と感じる人もいるでしょう。

派遣社員のシフト管理を成功させるために

派遣社員のシフト管理は複雑なケースが多く、気をつけたほうがよいポイントがいくつかあります。ここでは派遣社員のシフト管理を成功させるために、シフト作成者が心がけたいことを紹介します。シフト管理を成功させて社員の満足度を高めましょう。

派遣契約の内容を再確認する

法律を遵守したシフトを作成するためにも、派遣契約の内容を再確認することが大切です。派遣契約は派遣社員と派遣元企業との間で取り交わされる重要な取り決めであり、シフトに関するルールや条件が含まれています。

派遣社員によって始業・終業時間、公休日数などの規定が異なる場合もあるため注意が必要です。一人一人確認するのは大変ですが、健全な企業運営のためにも派遣契約はきちんと再確認しましょう。

透明性と公平性を確保する

シフト作成者はシフト作成のルールを明確化することと、偏りのないシフトを作成することを意識しましょう。透明性と公平性を確保したシフトによって、派遣社員が納得感を持って仕事に従事できます。

シフトの透明性と公平性を確保するためには、シフトをどういった基準で作成しているのか、シフト作成のプロセスやシフト作成者の考えなどを伝えることが重要です。

派遣社員の希望や要件を考慮する

派遣社員がシフトに対して希望や要件があった場合、シフト作成者はできる限りそれをかなえてあげるようにしましょう。自分の希望や要件がかなうことでシフトに対する満足感が高まり、ロイヤルティの向上につながります。

ただし、派遣先企業の業務ニーズや他の派遣社員のシフトとの調整を考慮しつつも、公平な対応を心がけることが大切です。また職場環境を良くするために、派遣社員がシフトに関する要望や悩みを自由に伝えられる環境を作り出すことも意識してみてください。

日頃から派遣スタッフと良好な関係を築く

派遣社員と良好な関係性を築くことで、シフトで困った際に協力してもらいやすくなります。例えば、急な欠員が出た際に代わりに出勤してもらえたり、他派遣社員とのシフト変更にも応じてもらえたりするでしょう。

良好な関係を築くためには、定期的な面談やフィードバックの場を設け、派遣社員の声を聞く機会を提供してみてください。また派遣社員が困っているときや問題が発生した際には迅速に対応しましょう。

シフト管理ツールやアプリを使ってみよう！

「シフト管理に手間や時間がかかる」「公平性を保ったシフト管理が難しい」といった場合は、シフト管理ツールやアプリの活用がおすすめです。シフト管理ツールやアプリは、スケジュールの自動調整機能を持っています。

派遣社員の希望や要件を考慮しつつ、最適なシフトを自動的に組み立てられます。また一部のシフト管理ツールでは、希望休の提出やシフト変更のリクエストを専用のポータルで行える場合があります。これによってスムーズなシフトの共有や提出が実現できるでしょう。

派遣社員のシフト管理は「HRBEST」がおすすめ！

シフト管理を効率化するにはツールやアプリの活用が有効ですが、各社からさまざまな製品が出ているため何を使用したらよいか悩む方も多いのではないでしょうか。

自動でシフトが作成でき、かつ料金もリーズナブルなシフト管理ツールを探している方は、シフト自動作成AI「HRBEST」がおすすめです。ここでは、HRBESTの魅力を紹介します。

派遣労働の規則も考慮したシフトの作成が可能

派遣社員の雇用契約には、勤務時間や休憩時間、労働日数などの規則が定められています。HRBESTはこれらの派遣労働契約の規則をデータとして取り込み、それに基づいたシフトの作成が可能です。

派遣社員の契約内容に合わせたシフトを自動生成するため、労働基準法に違反することなく、適切なシフトを提供できます。また各業界特有のルールや就業規則なども反映できるため、特殊な業種や複雑なシフトパターンでも安心して利用可能です。

自動化による担当者の負担軽減

シフトを作成する際には派遣社員のスキルや経験、希望、労働規約などを考慮する必要があり、手作業だと時間や手間がかかります。しかし、HRBESTは派遣社員の希望やスキル、制約条件などのデータを元に、最適なシフトを自動的に作成できます。

これにより、担当者はシフトを一から作成する手間を省けます。シフト作成業務の負担が減ることで、担当者は別の業務に専念できるでしょう。

シフトの共有もスムーズ

HRBESTは社員が希望シフトをオンライン上で提出できる機能を備えています。派遣社員はスマートフォンを利用して、希望休や特定の勤務条件などを記入し、希望シフトを簡単に提出できます。

またシフトの確認も専用のポータルから確認できるため、派遣社員はリアルタイムにシフトの情報を得られます。HRBESTの導入は派遣社員にとってもメリットがあります。

まとめ

派遣社員は派遣元企業によって契約内容が異なる場合があり、シフト管理は複雑です。また交代制や夜勤などがある複雑なシフトパターンの場合は、労働基準法にも一層注意してシフトを作成する必要があるでしょう。

派遣社員の希望を考慮し、労働基準法も遵守したシフトを作成したい場合は、シフト自動作成AI「HRBEST」がおすすめです。クラウド版であるためすぐに導入でき、低コストから始められます。ぜひ試してみてください。