シフト作成は「平等さ」が重要！従業員が不満を持つシフト10パターン

シフト作成は従業員の希望を汲みながらも平等性を確保することが大切です。偏りのあるシフトでは、従業員が不満を抱く恐れがあります。しかし、平等なシフトをどのようにして作成すればよいのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、平等かつ従業員が満足するシフト作成のポイントを紹介します。従業員がどのようなシフトに不満を持つのかも解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

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シフト作成の「平等さ」は従業員満足度につながる

シフト作成を平等にしたほうがよい理由は、従業員満足度に直結するためです。多くの従業員が土日休みを望むことが多いでしょう。しかしシフトの制約上、全てを叶えることは困難です。

とはいえ、要望が全く叶わないのもまた問題といえます。従業員の満足度を低下させないためにも平等にシフト希望をヒアリングし、明確なルールに乗っ取ってシフトを作成しましょう。

従業員が不満を持つシフト10パターン

一生懸命シフトを作ったにもかかわらず、従業員が不満を抱くことは往々にしてあり得ます。従業員への「ウケ」が悪いのはどのようなシフトかを知っておくことで、満足度の高いシフトが作成できるでしょう。ここでは、従業員が不満を持ちやすい10のシフトパターンを紹介します。

1.自分だけシフトが偏っている

「自分だけ早番が多い」「自分だけ出勤日数が少ない」など、不公平さを感じさせるシフトパターンはいけません。シフトが偏っている特定の従業員は、そうでない従業員と比べて負荷・疲労・ストレスなどを抱える恐れがあります。

また、「シフトの公平性が欠如している」と感じることで、モチベーションの低下につながります。従業員ひとりのモチベーションの低下は、職場の雰囲気やチームワークに悪影響を及ぼす引き金になりかねません。

2.希望したシフトが反映されていない

「土日休みの希望を出したのに出勤になっている」「遅番を希望したのに早番だった」など、従業員のシフト希望が反映されていないケースが続くのは黄色信号です。

個人の希望が無視され続けるため、不満や不快感が生じるのは当然といえます。ストレス・不満・そこからくるモチベーションの低下など、負の連鎖が生じるきっかけになり得ます。

3.遅番の次の日が早番で疲れが取れない

「遅番で帰りが遅いのにもかかわらず、次の日が早番だった」というケースも要注意です。遅番で帰りが遅いため、睡眠時間が不足し、疲労が残る可能性があります。結果、体調面や精神面で大きな負荷がかかるでしょう。

心身共に優れないと、従業員のパフォーマンスの低下につながることも懸念点です。集中力や判断力の欠如、ミスの増加など、誰も得をしない結果を招いてしまいます。

4.遅番→中番→早番と勤務時間が早くなる

「遅番の次の日が中番、その次の日は早番」など、始業時間が徐々に早くなるシフトパターンは、従業員の体調や精神面に負担がかかりやすいとされています。このシフトパターンを「逆循環勤務」と呼びます。

多くの職場では、「正循環勤務」と呼ばれる「早番→中番→遅番」といったような徐々に始業時間が遅くなるシフトを採用しています。とはいえ、職場の状況によっては「逆循環勤務」にならざるを得ないこともあるでしょう。

5.月替わりで連勤が生じる

「前月と今月を跨いで7連勤だった」というように、月替わりで過酷な連勤が生じるシフトパターンに注意しましょう。例えば前月末に4連勤、今月の月初めに3連勤すれば、7連勤になってしまいます。

「連勤は5日まで」といった規則があっても、月替わりのタイミングで気づかないままシフトを作成してしまうミスは、ベテランのシフト作成担当者でも起こり得るでしょう。

6.休日の前日に遅番ばかり

休日の前日が遅番だと帰りが遅くなり、「思い切り遊べない」「十分に休めない」と感じるケースがあります。

例えば「休みの前日は飲みに行きたいのに、仕事が終わるのが遅いせいで少しの時間しか参加できない」「明日は休みで遠出をするため早く寝たいのに、仕事が遅くて寝る時間が少ない」などです。

このようなシフトは損をした気分になる従業員が多くいます。

7.休日の翌日に早番ばかり

「休日の前日に遅番」と同様に、休日の翌日に早番のシフトも不満を感じやすい傾向にあります。例えば、「せっかくの休みなのに満足に遊べない」「早く寝て明日の仕事に備えないといけない」といった不満を感じる従業員が多いようです。反対に休日の翌日が遅番だと、「休日を有意義に過ごせる」と得をしている気分になるでしょう。

8.特定の人といつもシフトが同じ

「いつも苦手な○○さんと一緒だ」といったように、特定の人といつも出勤が同じになるシフトパターンも落とし穴です。特定の従業員同士の相性が良ければ問題ありませんが、そりが合わない場合の攻撃対象はシフト作成者に向かう可能性があります。

また、特定の人と常に同じシフトになることで、他の従業員とのコミュニケーションや情報共有の機会が制限されるマイナス面もあります。

9.シフト作成者に都合の良いシフトになっている

「シフト作成者だけ土日休みが多い」「シフト作成者だけ夜勤が少ない」といったように、シフト作成者にとって都合の良いシフトになっているケースはトラブルの原因になります。度合いによっては全従業員の反感を買う恐れすらあります。

従業員間の信頼関係や、チームの協力性が損なわれる可能性もあるため、今すぐ是正することをおすすめします。

10.シフト表が出るのが遅い

「シフト表の共有日を過ぎている」「そもそもシフトがいつ共有されるのか分からず、いつもギリギリ」といったケースです。シフト表が出るのが遅いと、従業員は勤務スケジュールを把握できず、日常生活や他の予定の計画が立てにくくなります。

業態や勤務形態にもよりますが、「従業員のプライベートの大切さ」を理解しないと、不満やストレスが増すばかりでしょう。

シフト作成で平等にするべき4つの項目

各従業員にとって平等なシフトを作るべき理由とは何でしょうか。ここでは、なぜ平等なシフト作成をしなければいけないのか、Aさん（既婚、子育て中）とBさん（独身、アイドルファン）をモデルケースに、4つのポイントについて紹介していきます。

1.勤務日数

1つ目は勤務日数です。例えば従業員AさんとBさんを契約時、同じ待遇にしたとします。しかし両者の実働を比べてみれば、Aさんは平日の昼間や土日でも忙しくないシフトが多く、Bさんは平日の夜や土日の忙しい時ばかりシフトに入っています。

Aさん、Bさん共に給料面では同じ待遇、同じ時間ですが、労働の強度自体は不平等です。このようなシフトを組み続けていると、必然的にBさんから不満が出てしまうでしょう。

2.勤務時間

2つ目は勤務時間です。Aさんはいつも日中の勤務なのに対し、Bさんばかりが夜勤や早番ばかりでは不公平が生じてしまいます。たとえAさんが日中希望で、夜勤は難しいと主張したとしても、Bさんばかりに夜勤を押し付けては、それは公平なシフトではありません。

従業員の希望通りのシフト作成はもちろん理想的です。しかし、Aさんだけの要望を聞いていては、Bさんはシフト作成者に不満を募らせるでしょう。

3.休暇日数

3つ目は休暇日数です。Aさんは「子供がいるので、土日祝日は休みたい」と主張しています。Bさんは独身で、休みは平日でも土日でもこだわりはありません。しかしある日、Bさんは好きなアイドルのツアーに行きたいため、土日を含めた5連休を希望したとします。

Bさんは、普段は忙しい土日に率先して仕事に出てもらっています。しかし同日、Aさんは休みを希望したとしましょう。ただ土日は、AさんかBさん、どちらかに出勤してもらわなければいけません。Aさんがすでに規定以上休んでいる場合、シフト作成者はAさんに出社をお願いすることは難しくなります。

4.シフト希望提出日

4つ目はシフト希望提出日です。シフト提出日を明確にすることは重要です。例えば「毎月一番にシフト提出してくれるBさん」、一方「子供の習い事の送り迎えで毎月シフト提出が間に合わないAさん」という状況だったとします。

しかし、平等なシフトを迅速に出すためには、従業員に対してシフト提出の期限を守ってもらう必要があります。シフト提出期限のルールを定め、誰にでも平等に守ってもらうようにしましょう。

平等かつ従業員が満足するシフト作成のポイント

平等なシフト作成は、従業員の満足度の向上に欠かせません。公正な条件下での働きやすさは従業員のモチベーションやパフォーマンスに直結し、結果として業務の効率性やチームの健全性にも影響を与えます。ここで紹介する、5つのシフト作成のポイントを押さえておきましょう。

公平性を保ちつつもできる限り従業員の希望を叶える

「週に3日は出勤したい」「夜勤は少なめにしてほしい」といった従業員のシフト希望があれば、公平性を保ちつつも可能な範囲で叶えることが大事です。

従業員の希望や要望をできる限り考慮することは、モチベーションや満足度の向上につながります。従業員の中には、「シフトの希望や意見を言いにくい」と感じているケースもあるため、必要に応じてヒアリングするとよいでしょう。

急な予定変更にも対応できる

余裕を持った人員配置を行い、急な予定変更にも対応できるシフト作成が重要です。例えばA店舗のシフトに欠陥が発生した場合、B店舗から従業員をヘルプしてもらうことになるでしょう。しかし、柔軟なシフト管理ができていないと、ヘルプをうまく呼べない場合もあります。

仕方なく管理者が穴埋めする事態に陥らないためにも、急なシフトの空白にも対応できる管理の方法を心がけましょう。

労働基準法や就業規則に違反していない

コンプライアンスが守られているかどうかは絶対条件です。日々の業務の中では、従業員の休み希望が重なってしまったり、欠勤による穴埋めの結果、連勤や残業が起きてしまったりする場合があります。

特に夜勤や昼勤、早番や遅番など、さまざまな勤務時間のパターンがある職場では、個別で従業員のシフト管理をするのは簡単ではありません。時間外労働や休日不足などの問題を見逃してしまうこともあるでしょう。そのためにも、個別に従業員のシフトを管理する必要があります。

できる限り早めにシフトを共有する

シフトを早めに共有することで、従業員は自身のスケジュールを立てやすくなります。家庭の用事や友人との遊びの予定も早めに立てられ、ワークライフバランスの確保がしやすくなるでしょう。

シフトを早めに共有するためには従業員の希望も前倒しで集める必要がありますが、あまりに早すぎるのも考えものです。社内でよく話し合い、ルールを定めましょう。

日々の情報共有と信頼関係の構築

従業員の希望を叶えつつ、職場の事情や公平性を考慮したシフト作成は簡単ではありません。時には従業員の希望に添えないこともあるでしょう。しかし、従業員との信頼関係を構築できていれば、理解・納得してもらえる可能性があります。

従業員の信頼関係を構築するには、日頃から積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。また従業員とシフト作成者の双方で、シフトに関する要望や情報共有を行いましょう。

平等なシフト作成にはクラウド化がおすすめ！

従業員の不満を蓄積させず、コンプライアンス違反をせず、かつ急な予定変更にも対応するのは簡単ではありません。そこでおすすめしたいのが、シフト作成のクラウド化です。以下ではなぜクラウド化が良いのか、メリットを紹介します。

クラウドを使ったシフト管理システムとは？

昨今、ビジネスの現場においてクラウド化が広まっています。シフト管理もまた、クラウドにより効率化を図れる業務のひとつといえます。クラウドを使ったシフト管理システムは、シフト作成における問題点である「時間」「ヒューマンエラー」「公平性」を解決することが可能です。

クラウド化のメリット1.スマホでシフト提出ができる

メリットの1つ目は従業員がスマホでシフトを提出できる点です。規定の紙を用意して書く必要はなく、特定のサイトにアクセスして希望日時を入力するだけで、シフトの自動収集が可能です。従業員からもらった紙をエクセルに落とし込む必要もありません。またスマホで申請できるため、従業員からの希望日の提示が早くなるとともに、伝えにくかった希望も入力しやすくなります。

クラウド化のメリット2.いつでもどこでもシフト確認が可能

メリットの2つ目は、いつでもどこでもシフト確認が可能となる点です。これは管理者と従業員双方にとっての大きなメリットです。従業員は各自の手持ちデバイスから直接シフトを確認できるため、管理者に確認する必要がなくなります。管理者もシフトの確認漏れを防げるでしょう。

クラウド化のメリット3.導入が簡単

メリットの3つ目は導入の簡単さです。TRYETINGの「HRBEST」の場合、アカウント登録をするだけで利用を開始できます。入力項目は「会社名」「メールアドレス」「担当者名」のみで、ほんの数分で登録が可能です。

クラウドを使ったシフト管理システムなら「HRBEST」

近年ではシフト管理のクラウドシステムは多く、「シフト管理　クラウド」と検索するだけで、何百件もの検索がヒットします。その中で、なぜTRYETINGの「HRBEST」がおすすめなのでしょうか。ここからはHRBESTを導入するメリットを3点紹介します。

クリック1つでシフト作成

1点目はワンクリックでシフトが作成できる点です。HRBESTのシフト作成フローは「従業員が希望シフトを提出」→「シフトを集計・最適化」→「作成したシフトを共有」です。すなわち、たった3ステップでシフトを集計、作成、そして共有までできます。

シフト提出は各従業員のスマホで可能です。シフト作成においても、法的諸条件や従業員の能力まで把握して作成できます。作成したシフトの共有も、時と場所を選びません。

複雑なシフトルールにも対応

2点目は複雑なシフトルールにも対応できる点です。HRBESTは人員の配置に偏りがないように、ペアの組み合わせやリーダー業務ができるかどうかなどを考慮した最適なシフトが作成できます。

その他にも、その日の必要人数を満たすように計算する「キャパ制約」や6連勤を超える連勤を組まない「6連勤ルール」、所定労働時間を過不足なく満たしたシフト作成ができる「所定時間ルール」などを守り、シフトを自動で作成することが可能です。

導入コストも最小限

3点目は導入コストです。HRBESTは低コストで利用ができます。その他初期費用や諸費用はかかりません。

まとめ

平等なシフト作成は、従業員のモチベーションと満足度の向上につながります。従業員の満足度が高まることで、自社売上アップにもなるでしょう。しかし、従業員の希望や職場の規則、労働基準法などを考慮したシフトの作成は簡単ではありません。

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