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交代制勤務で動いている職場や店舗では、人員を効率的に回せるようなシフト作成が欠かせません。しかし、適正なシフトを作成するには一定のスキルが必要です。「自分では難しい」と感じている方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、シフト作成のコツと基本的な作成方法を紹介します。よくある課題や解決策も紹介するため、併せて参考にしてみてください。基本的なコツを一通りマスターすることで、職場の状況に応じて適切なシフトを編成できるようになるでしょう。
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シフト作成時に抱えがちな悩みとは？
スタッフにも色々な人がいて、それぞれにスケジュールがあるため、いざシフトを組もうとするとなかなか難しいものです。実際にシフトを作成するときには、さまざまな問題に直面します。
シフト作成でよくある問題には、具体的にどのような内容が挙げられるのでしょうか。ここでは、シフト管理者がシフトを組むときにありがちな問題について紹介します。
1.期日までに希望のシフトを提出してもらえない
シフト表の共有を行うには、スタッフからシフト希望を集めてスケジュールを立てる必要があります。しかし中には、提出忘れや、ギリギリまで提出しないスタッフもいるでしょう。
また、そのようなタイプのスタッフにうまく催促するも難しいところです。「あなたのシフトだけがまだなんだけど」などと催促すると、スタッフとの関係が悪くなることもあるでしょう。
しかし、スタッフそれぞれの希望シフトが集まらなければ、シフト作成をしてスケジュールを立てることはできません。 期日までに提出してもらうためにも、目につく場所に張り紙をしたり早めに催促したりして、提出を促す工夫が大切です。
2.シフトの希望に偏りができてしまう
とくに連休前後は、スタッフの希望が偏ってしまいがちです。シフト希望が重なると、調整も大変になるでしょう。
スタッフに、シフト希望以外の日に出勤してもらうときには、改めて勤務日の相談が必要です。しかし、どうしてもスタッフの都合が合わず、人手が足りない日ができてしまう場合は、ヘルプを要請するなど別の対策が必要になるでしょう。
3.特定の従業員に負担がかかる
スタッフの経験やスキルを考慮しない、もしくは特定のスタッフの都合ばかり聞いてしまう、人員配置をまず優先するなど、全体を考慮せずにシフトを組むこともありがちです。
しかし、そのような状態に陥ると特定のスタッフの負担が増えます。シフトの公平性を維持しつつ業務を滞りなく円滑に進めるには、各スタッフのスキル、経験を踏まえた上でシフトを組むことが大切です。
4.シフト作成時にヒューマンエラーが出る
手書きやExcelでシフト表を作成している場合、記入・入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しがちです。ヒューマンエラーに気付いてすぐに修正できればよいですが、完成まで気付かないこともあり得ます。結果、作成し直さなければなりません。
勘違いや入力ミスなどのヒューマンエラーは、ダブルチェックすることである程度の予防は可能です。しかし、業務が忙しいとダブルチェックがおろそかになってしまうこともあるでしょう。
根本的に解決するには、ヒューマンエラーを可能な限り減らす仕組みを構築することです。
5.シフト確定後の変更・調整が頻繁に発生する
シフトが完成した後にスタッフの状況が変化したり、急な欠員が発生したりして変更・調整が必要になることもありがちです。シフトの調整やヘルプの呼びかけなどが発生し、通常業務を圧迫します。
シフトを調整したら、新しいシフトを再度共有する必要がある点も悩ましいところです。連絡が不十分だったり、調整内容に問題があったりすると、トラブルを招きます。
シフト作成を担当しているスタッフであれば、可能な限り変更や調整を少なくしたいと思うのではないでしょうか。
シフトを作成するときの基本的な流れ
担当者がシフトを作成するときに意識したい基本の業務フローを紹介します。一定の手順に従ってシフトを作成することで、より効率的に適正なシフトを作成できるでしょう。
初めてシフト担当になった場合など、どのように進めればよいか分からない方はここでまとめて確認しておくことをおすすめします。
1.必要な人数とスキルを可視化する
どのようなビジネスにおいても、必要な人員を充足させる運用を考慮しなければなりません。そのため、シフトを作成する前に必要な人数を可視化しましょう。
交代制勤務の場合を例示すると、日付・シフトパターンごとに必要な人数を計算します。「1日の早番は10人必要」「2日の中番は15人必要」などのように、どの時間帯に何人必要かを明確にしましょう。
最初の段階で必要人員を可視化すれば、作成中に過剰人員に陥ることを防げます。
2.従業員から希望を提出してもらう
希望シフト制度を導入している場合は、期日までに全スタッフから希望シフトを提出してもらいましょう。「所定の用紙で提出する」「オンラインフォームで提出する」など、企業によって運用はさまざまです。
どのような方法で集めるにせよ、余裕を持ってシフトを作成するためにも早めに提出してもらいましょう。締め切りを明示することをおすすめします。
なお、希望シフト制度を導入していない企業では、このプロセスは必要ありません。
3.必要人員を過不足なく配置する
シフトを作成するときは、あらかじめ計算した必要人員とスタッフの希望シフトを照合し、過不足なく人員を配置します。希望シフトに基づいて人員をアサインした結果、過不足なく必要人員を充足できれば問題ありません。
しかし、実際には特定の日付に出勤希望者・休暇希望者が集まることも多いでしょう。そのようなときは、スタッフと話し合って出勤日を変更してもらうなどの対策が必要です。
希望シフトを集める段階で、臨時で出勤可能な日を聞いておくとスムーズに作成できるでしょう。
4.完成したシフトを迅速に共有する
完成したシフト表は、速やかに共有することが大切です。共有がギリギリになると、万が一シフトの作成にミスがあった場合や緊急事態が発生した場合に対応できなくなります。
スタッフにとっても、共有が遅くなればスケジュールを調整するのが難しくなるでしょう。速やかにシフトを共有することは、管理者の負担を軽減するだけでなく、働きやすい職場環境を作ることにもつながります。
5.必要に応じて調整する
シフト共有後に緊急事態が発生したときや、病気などで欠員が出たときなどは、スタッフの合意を得た上でシフトを調整しましょう。追加出勤をお願いしたり、近くの店舗に応援を要請したりなど、素早い対応が必要です。
可能な限り完成後の調整を減らすには、作成段階でシフトに柔軟性を持たせるのがおすすめです。普段10人で運用している場合は、8人～9人出勤でも業務を回せるようにしておくとよいでしょう。業務に優先順位を付け、人数が少ない場合は重要でない業務を省略するなどの対策も有効です。
うまくいくシフト作成の6つのコツ
シフトを効率よく作成するには、どのようなポイントを意識すればよいのでしょうか。まずはシフトの流れを理解した上で、業務がうまくいく6つのコツを説明します。
下記で紹介する内容は、いずれも重要なポイントです。シフト作成を担当しているスタッフは、頭の片隅に置いておくとよいでしょう。
1.誰もが見やすいシフト表にする
見づらいシフト表は、給与計算の間違い、スタッフによるシフトの間違いなどミスを起こす原因にもなりかねません。このようなミスを防ぐためにも、誰もが見やすいシフト表を作成するよう意識しましょう。
シフト表が完成したら、視認性に問題がないか、誤認しやすい部分がないか見直して確認することをおすすめします。
2.シフトの希望を早めに申告してもらう
シフト作成のために、スタッフ1人1人の都合に合わせて出勤曜日、時間を固定するのは難しいでしょう。スムーズにシフトを作成するためには、希望シフトを早めに提出するよう声をかけることが大切です。
例えば、スタッフが学生の場合は、学校のイベント、テスト期間など事前に分かっているスケジュールについて早めに申告するようにお願いします。シフト表の作成には余裕を持ち、スケジュールが決まったら早めに発表しましょう。
3.人員配置の数は売上を基準に決める
繁忙期にスタッフが足りないと、業務が円滑に進まないこともあります。一方で、閑散期にスタッフを多く配置すると、コストが必要以上に増大する原因にもなりかねません。
限られた資金を有効に活用するためにも、人員配置の数を時期や売上に合わせて決めることが大切です。繁忙期・閑散期はいつか、それぞれどの程度の人員が必要かを分析してスタッフの適正人数を計算しましょう。
4.従業員の特性や能力を把握しておく
スタッフのスキルや特徴が偏りすぎていると、業務が円滑に進まなくなり売上低下につながる可能性もある点に注意しましょう。
シフト管理者は、スタッフそれぞれの性別、年齢、役割、経験値、能力、性格などといった特徴を理解しておきましょう。「新人はベテランと組んでもらう」「リーダーとしての役割を果たせるスタッフを最低1人は配置する」といった対策が効果的です。
5.従業員同士の関係性を把握してシフトを組む
スタッフ同士が仲良く、和気あいあいとした職場であれば問題ありませんが、人間関係においては必ずしも全員がうまくいくとは限らないものです。
関係が良くないスタッフ同士が同じ業務を担当すると、コミュニケーションがうまくいかずに業務が円滑に進まなくなることもあります。業務をスムーズに行えるような職場にするためにも、シフト作成時にはスタッフ同士の人間関係にも配慮しましょう。
6.将来的なことを考えながら対策しておく
スキルがあり経験も豊富なスタッフは、キャリアアップするために転職することも考えられます。優秀なスタッフが辞めても困らないためにも、スキルや経験豊富な人と新人スタッフをなるべく同じシフトに入れるようにしましょう。
シフトを作成する際の注意点
シフト作成する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここではシフト作成をする上で注意すべきポイントを2つ紹介します。
シフトの確定が遅くならないようにする
シフトが公開されないと、スタッフは出勤日が確定しないためスケジュールを組めません。そのため、可能な限り早くシフトを確定させることが必要です。
しかし、シフト希望が集まらないために作業が遅れることもあります。確定が遅れないためにも、希望シフトの提出期限を明確に定めて確実に提出してもらいましょう。最低でも期間3日前には提出をお願いするよう声をかけておきましょう。
私情を挟まないようにする
シフトを作成する際には、「仲の良いあの人と一緒がいい」「人が多く来店する時間の勤務は大変だから避けたい」など、スタッフ1人の私情を挟まないように意識します。
自分や他の誰かの都合で有利なシフトを作ってしまうと、職場の雰囲気の悪化、または他の従業員から反感を買ってしまう結果につながりかねません。たとえ仲の良いスタッフがいたとしても、シフト作りは公平に行いましょう。
シフト作成に使える代表的な方法
シフトを作成するために使える方法には、さまざまなものがあります。ここでは、多くの企業で使われている代表的な方法を3つ見ていきましょう。
事業所の規模や働いているスタッフの人数、シフトの複雑さによってもどの方法が適しているか異なります。それぞれの特徴を理解した上で、自社に合ったものを選択することが大切です。
Excel
シフト表は、Excelでも作成可能です。Excelで作れるシフト表の中でもおすすめなのが、積み上げ横棒グラフを使用したガントチャートを作成する方法です。ガントチャートは視覚的効果が高いため、時間帯を一目で確認できます。
ガントチャートの作成は、まずExcelで表を作成するところから始めます。次に、必要項目として氏名、希望始業時間、希望終業時間、就業時間を入力します。そして、氏名、始業時間、就業時間の範囲を選択し、Ctrlキーを押しながら選択します。次に、挿入タブから縦棒/横棒グラフの挿入ボタンを選択しクリック。メニューから積み上げ横棒を選ぶと、積み上げ横棒グラフの完成です。
ただし、Excelなどの表計算ソフトによる作成は、結局のところ人の手によるため入力ミスのリスクがあります。作成が終わったら、間違いがないか何度も見直してチェックしてから公開しましょう。
Googleフォーム+スプレッドシート
Googleが提供しているスプレッドシートを利用した場合も、Excelと同じように運用できます。スプレッドシートも表計算ソフトで、さまざまな関数を使用して計算を自動化できるのが魅力です。
さらに、オンラインで作成・編集・共有できるため、シフトの共有がExcelよりスムーズになります。
Googleのサービスにはオンラインフォームもあり、これを利用すればスタッフがオンラインで希望シフトを収集できるようになるのもメリットです。スプレッドシートと連携して入力データを自動で反映させられるのも便利です。
シフト作成の専用ツール
さらなる効率化を検討しているなら、シフト作成業務に特化したICTシステムを導入するのがおすすめです。シフト作成用のシステムを導入すると、以下のことを自動化できます。
・希望シフトの提出・収集
・シフトの作成
・完成したシフトの共有
・必要に応じた調整および調整したシフトの共有
シフト作成で必要になるほぼ全ての業務を自動化できることが分かるでしょう。シフト担当者の業務を大幅に削減できる便利なシステムです。
ExcelやGoogleのサービスより高機能で利便性が高く、多くの悩みをまとめて解決することにもつながるため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
専用ツールを使ったシフト作成がおすすめ！
シフトを手書きやExcelなどで作成しようとすると、作成者に大変な労力がかかります。そこでおすすめなのが、ツールを使ったシフト作成です。シフト作成に便利なツールを導入することで、従業員の不満を減らし、売上や生産性の向上にもつながります。
では、シフト作成用のツールでは、具体的にどのような作業ができるのでしょうか。ここからは、シフト作成ツールでできることが何かについて説明します。
1.シフトの希望を一括管理できる
スタッフのシフト希望はシステムを通して自動的に収集するため、担当者が取りまとめる必要はありません。また、ツールによって集められたシフト希望は、自動でシフト表に反映されます。
人の手が必要な部分を大幅に削減でき、手間とヒューマンエラーのリスクを大きく減らせるのがメリットです。
2.効率的なシフト作成と人員配置ができる
ツールによってシフト作成を行うことで、スタッフが担当するのは確認・調整に限られます。シフト表を効率良く完成させられるのはうれしいポイントです。
シフト作成を簡略化することで、空いた時間を人員の配置、スタッフ教育などに充てられるでしょう。
HRBESTならシフト作成の効率化ができる！
TRYETINGの「HRBEST（ハーベスト）」は、シフトを簡単に作成できる自動作成AIクラウドです。シフト希望は各自のスマホから提出するため、より迅速なスケジュール調整ができます。法令で定められた所定労働時間だけではなく、連勤や公休、各種休暇、社内ルールも考慮したシフトの自動生成が可能です。
HRBESTはクラウドという特性上、データは常に最新版で、労働基準法の改正にも随時対応しています。また、スタッフが6連勤を超えるような連勤を含まないようにする、トラブル対応可能な人員が常に勤務できるようにシフトを作成することも可能です。
ソフトウェアの更新作業や買い替えも一切必要なく低コストで導入できるのも強みです。
HRBESTは「効率良くシフト作成を行いたい」「シフト作成業務によるミスを減らしたい」と考えている企業にとって最適なシステムといえるでしょう。
まとめ
交代制勤務が欠かせない職場でのシフト作成は重要な業務ですが、担当者にとっては負担が大きい業務といえます。基本的な流れを押さえつつ、現場に合ったシフトを作成することが業務をスムーズに回すコツです。
しかし、何らかの理由でシフト作成が難しいと感じているなら、この機会にシフト作成システムを導入して自動化することを検討してみてはいかがでしょうか。
TRYETINGでは、AIを活用して最適なシフトを自動で作成するシステム・HRBESTを提供しています。希望シフトの収集から完成したシフトの共有までを自動化できるため、ぜひこの機会にご検討ください。
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