業務の効率化に努めるとは？会社と従業員のメリットやポイントを解説！

企業経営の安定と成長のためには、業務の効率化に努める必要があります。では、どのような方法で業務の効率化に努めるとよいのでしょうか。

この記事では、業務効率化の意味、企業・従業員それぞれのメリット、無駄を省く方法、注意点を紹介します。記事を読んで理解すれば、効率的で働きやすい業務環境を実現できるでしょう。

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業務の効率化に努めるとは？

効率化に努める前に、業務効率化の意味をしっかりと理解する必要があります。このとき重要となるのが「生産性向上」です。効率化と生産性向上は深い関係にあるため、それぞれの意味と併せて関係も明確にしましょう。

無駄を省くこと

業務効率化とは、業務の「無理・無駄・ムラ」をなくすことです。既存のプロセスを改善し、効率的に業務を遂行できる環境を整えます。無理・無駄・ムラとは、主に以下の内容を指します。

・無理：負担の大きいスケジュールや作業
・無駄：必要以上のコストや時間、人材
・ムラ：従業員のスキルや知識の差

業務効率化は、少子高齢化による人手不足やワークライフバランスを重視した働き方といった課題に対応するために必要な取り組みです。

効率化と生産性向上の関係

生産性とは、投入資源に対する生産物の割合です。「生産性=生産物/投入資源」で算出でき、より少ない資源で大きな生産物を生み出している状態を「生産性が高い」といいます。

業務の効率化と生産性向上は、イコールではありません。業務効率化は、労働力や資本といった投入資源を削減することで、生産性向上を実現するための手段です。

業務の効率化に努める企業のメリット

業務の効率化に努めるには手間がかかりますが、実現することで企業は利益増大やコスト削減といったメリットが得られます。ここでは、業務効率化による企業のメリットを詳しく見てみましょう。

利益が増える

業務効率化により不要なプロセスをなくすことで、それまでにかかっていた人件費や稼働費の分だけ利益が増えます。削減したコストと人員を別の業務に回せば、新たな利益を生み出せるでしょう。人手不足を理由に取り組めなかった新規事業も始められるかもしれません。

また、RPAツールで自動化すれば、夜間・休日のような従業員がいない時間でも業務遂行が可能です。

コストを抑えられる

業務効率化により、さまざまなコストを抑えられます。例えば、業務を定時で終わらせることで、残業代や休日出勤手当などの人件費や光熱費の削減が可能です。ペーパーレス化を実現すれば、用紙代・インク代も削減できます。

業務効率化のためにツールを導入すると一時的にコストはかかりますが、費用対効果を考慮した上で導入すれば、削減できるコストが上回るでしょう。

業務の効率化に努める従業員のメリット

企業経営は、従業員の働きによって成り立ちます。従業員が抱える負担や不満は、生産性の低下につながる要因です。業務の効率化に努めることで、従業員にもメリットをもたらします。ここでは、主な2つのメリットを紹介します。

労働時間が短くなる

業務の無駄をなくすことで、労働時間の短縮が可能です。残業や休日出勤が減ることで、従業員のワークライフバランスが整います。

また、業務の無理がなくなることで余裕が生まれ、業務パフォーマンスも向上するでしょう。精神的・肉体的な負担が減り、従業員の健康維持にも貢献します。

業務意欲が上がる

業務の効率化により休暇が取りやすくなると、プライベートの時間が増えるため、従業員の満足度が向上します。

ワークライフバランスの観点では、仕事のやりがいも重要なポイントです。成長したいと考える従業員は、休日をスキルアップに活用できます。習得したスキルを生かそうと、意欲的に業務に取り組んでくれるでしょう。浮いた時間を育成に使うなど、企業によるサポートも有効です。

効率化に努めるための無駄を省く方法

ここでは、業務を効率化するための具体的な方法を5つ紹介します。アナログからデジタルまで、方法はさまざまです。複数の手法を実践することで効果が高まりますが、まずは自社が取り組みやすい方法を見つけましょう。

業務のマニュアル作成

業務の進め方や手順を示したマニュアルは、効率化に役立ちます。マニュアルのメリットは、属人化の防止です。担当者の不在時や繁忙期でも他の従業員が代行できます。

マニュアルを導入する時期は、新入社員の入社や新しいツールを導入するタイミングがおすすめです。必要なタイミングで活用できるよう、早めに準備しましょう。

理想は、誰が見ても分かるマニュアルです。図や表を使って情報を見える化し、読みやすさと見やすさを重視しましょう。

社内情報の共有

業務の属人化を防ぎ、コミュニケーションを円滑にするには、社内情報の共有が重要です。一般的な手段として会議や日報がありますが、会議は資料作成や会場の準備が必要で、日報作成にも時間がかかります。

情報共有を効率化するには、ツールを使った情報のオンライン化・電子化がおすすめです。社内情報をリアルタイムに共有し、時間を有効に活用できます。ペーパーレス化により、書類コストの削減も可能です。

社内の蓄積データを活用

事業活動を通じて蓄積したデータの活用により、業務効率化が可能です。例えば、面談記録やアンケート結果などの顧客データを活用することで、新規顧客に効率的なアプローチができます。

在庫管理には、入出荷・販売・仕入れデータが有効です。過去の実績や傾向から商品の需要が分かるため、必要な分の在庫を確保できます。過剰発注による無駄なコストだけでなく、在庫不足による機会損失も削減が可能です。

ツールで自動化

ツールを使った自動化は、業務の省人化・省力化に有効です。例えば、RPAツールは発注書・請求書の作成、経費・給与の計算、データ入力といった定型業務を自動化できます。

多くの企業で使用しているExcelのマクロ機能でも、一部作業の自動化が可能です。数回の操作をワンクリックで実行できます。

AIツールであれば、人の判断や感性で行う非定型業務の自動化も可能です。多くのAIツールは専門的な知識・スキルが必要ですが、実現できれば業務を大幅に効率化します。

業務の一部をスリム化

近年、注目を集めるビジネス手法に、アウトソーシングがあります。アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託することです。

事務作業・財務・法務・システム管理のような業務をアウトソーシングすることで、人材や作業スペースに余裕が生まれます。自社の従業員を専門業務に配置できるため、全社的に生産性が向上するでしょう。人手不足や働き方改革といった課題への対策としても有効です。

業務の効率化に努めるときに気を付けたい3つのポイント

効率化の方法を実践しても、思ったような効果が出ない場合があります。これは、実践する手順が間違っている、または従業員が業務の変化に対応できていないことが主な理由です。ここでは、業務の効率化に努めるときに気を付けたい3つのポイントを紹介します。

ECRSの4原則を理解する

ECRSは「Eliminate」「Combine」「Rearrange」「Simplify」の頭文字を取った言葉です。ECRSの4原則は、それぞれ以下の内容を意味します。

ECRSは、一般的に改善効果が大きい順番です。業務を改善するときは、順番も意識しましょう。

適度なコミュニケーションを心がける

業務を改善しても連携が取れなければ、進捗状況を共有できず、ミスの発見と対応に遅れが生じます。適度なコミュニケーションを心がけ、良好な人間環境を構築しましょう。

相手に対する信頼があれば、上司と部下の垣根を超えて意見や価値観を伝えやすくなります。対人ストレスによる離職の防止に有効です。新しい事業や商品が生まれる可能性も上がり、主体的な行動が成果に表れれば、従業員満足度が向上します。

企業理念と方針を共有できる点もポイントです。社内の全員が同じ目標に向かって尽力することで、企業の成長につながるでしょう。

自社に合ったツールを選択する

業務を自動化する主なツールは以下の3種類です。運用の難しさや導入コストが異なるため、自社に合ったツールを選択しましょう。

ツールを導入するときは、セキュリティー対策も重要です。研修を行い、従業員のITリテラシーを高めるとよいでしょう。導入後のトラブルに備えるなら、サポート体制の充実したツールがおすすめです。

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まとめ

業務の効率化に努めるとは、既存業務の「無理・無駄・ムラ」をなくすための取り組みを意味します。コスト削減や労働時間短縮など、メリットは豊富です。ECRSの4原則や社内コミュニケーションを意識し、適切に取り組みましょう。

効率化の手段はいくつかありますが、幅広い領域を自動化できるAIツールの導入が効果的です。TRYETINGのUMWELTは、自社に専門的な人材がいない企業様も簡単に運用できます。お気軽にTRYETINGまでご相談ください。