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業務の効率化は生産性向上につながるだけでなく、従業員にもメリットがあります。しかし、効率化の方法や意味があいまいな方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務における効率化の意味や方法、注意したいポイントを解説します。最後まで読んでいただければ、効率化による成果を得られやすくなるでしょう。
業務における効率化の意味
働き方改革や少子高齢化に伴う労働人口の減少といった理由から、業務効率化は企業が取り組まなければならない課題のひとつです。業務を効率化するとはどのようなことなのかを解説するので、基礎知識をしっかりと理解した上で、効率化に取り組みましょう。
言葉の意味
効率とは、時間・労力に対するアウトプット量、はかどり具合を指します。「そのような状態に変える」を意味する「化」を付けた効率化とは、同じ時間・労力でアウトプット量を増やす、はかどり具合を良くするという意味です。
同じ時間・労力でアウトプット量を増やせることから、生産性向上につながります。
業務での効率化は非効率な業務を改善すること
業務上の無駄・むら・無理を減らすことが、業務効率化につながります。以下は無駄・むら・無理の事例です。
・無駄：人材や時間を必要以上費やしている
・むら：担当者ごとにアウトプットの品質が異なる
・無理：従業員の能力を超える量の受注、負担が大きくかかる環境での作業
無駄・むら・無理は、頭文字を取って「3ム」とも呼びます。
無駄と無理は、作業者以外も気付けることから対策が立てやすい一方、むらは放置すると見えづらいのが特徴です。そのため、生産性低下に影響を与えます。
業務効率化に取り組む際は、難易度の低い無駄・むら・無理の順に対策します。取り組む順番は、最後の文字を取って「ダラリ」と覚えましょう。
効率化を実現することの意味
業務効率化は従業員・企業どちらにもメリットのある取り組みです。具体的には、以下の3つのメリットが得られます。
1.コスト削減につながる
非効率な業務によって長い残業時間がある場合、効率化によって残業時間・費用を削減できます。残業の負担が減ることは、従業員にとってもメリットです。
2.事業拡大に生かせる
業務効率化で削減したコストは、新規事業への投資だけでなく、現状の業務に注力して生産性向上を図るために使えます。
3.従業員のモチベーションアップにつながる
業務効率化によって働きやすい環境が整うと、従業員の満足度やモチベーションがアップし、離職率低下も期待できます。
業務を効率化するにはどうすればよい？効率化の方法
業務効率化にはさまざまな方法がありますが、手当たり次第に取り組むだけでは思うような効果を得られません。ここでは、業務効率化の具体的な方法を6つ紹介します。業務や現状に合わせて、自社にとって適切な方法を試しましょう。
無駄な業務をやめる
日常業務全体をしっかりと精査すると、中には不要な作業もあります。不要な作業や顧客から見て価値を感じない作業は無駄なため、減らさなくてはなりません。
効率良く無駄を削減する方法には、トヨタ生産方式であるジャストインタイムや「自働化」を実現するために用いられる手法「7つの無駄」があります。
日常業務に潜む「加工の無駄」「造り過ぎの無駄」「在庫の無駄」「手持ちの無駄」「不良・手直しの無駄」「運搬の無駄」「動作の無駄」をなくすことが効率化につながります。
業務をマニュアル化する
マニュアルの作成や業務フローの整備によって、誰が作業しても同等の成果が得られます。特に、定型業務や発生頻度の多い業務の効率化に効果的です。
定型業務は、作業プロセスによって生産性に影響が出る傾向があります。特に流れ作業の中には不要なプロセスが隠れていることがあるため、不要なものをなくし、最適なプロセスを立てましょう。
マニュアルを作成すれば、業務遂行中に迷うリスクを減らせます。引き継ぎや教育にかける時間も削減可能です。
業務の分業化や統合をする
特定の従業員が担当する業務を複数の担当者に分ける、もしくは、複数の部署や担当者が携わる業務をひとつにまとめる方法もあります。
業務を分けることで、一人一人の負担を減らせます。担当者を早く育てたい場合や工程ごとに独立性がある場合は、業務を分けましょう。
一方、業務をまとめると情報の一元化が可能です。綿密な情報共有をしなければ業務の進捗に影響が出る場合やひとつの工程で変更が生じて全体に影響が出る場合は、業務をまとめます。似たような業務や会議の回数をまとめることも、業務効率化に効果的な方法です。
ツールを導入する
データ入力や勤怠集計、チェックのような単純な定型業務は、ツールによって効率化できます。従業員の手作業よりスピーディーかつ正確にできるのが特徴です。
業務効率化に有効なツールには、Web会議ツールやチャットツールがあります。Web会議ツールを導入すれば、会社以外の場所から会議に出席できるため、移動時間の削減が可能です。チャットツールは、メールよりも情報共有がスムーズで連携が取りやすくなります。
Excelのマクロ機能を使ったデータ集計・自動入力も、業務効率化のひとつです。
アウトソーシングを利用する
自社のリソースでは業務効率化する余裕がない場合、アウトソーシングを利用しましょう。アウトソーシングとは、自社の業務を外部企業へ委託することです。
アウトソーシングを利用するメリットとして、「人件費を削減できること」「余ったリソースをコア業務に充てられること」が挙げられます。一方、デメリットは「コストが余計にかかること」「アウトソーシングした分野の知識を自社に蓄積できないこと」です。
経理や人事、メール配信などの業務は、アウトソーシングすることが多い傾向があります。
情報を共有する
従業員同士で知識や成功体験を共有できる環境を整えれば、新入社員への教育も効率的に進められます。
新製品の情報など商品開発担当者のみが知っている情報も、営業部に共有することで商品への理解が深まります。また、見込み顧客の選定など先のステップにも着手できるでしょう。
情報共有には、ITツールを利用します。導入にあたって、「個人情報・機密情報は共有しない」といった情報共有に関するルールも決めましょう。
生産性向上のために業務を効率化する5つのポイント
業務が効率化すると生産性が上がるため、少しでも早く行動しようと考える方もいるでしょう。しかし、一定の成果を出すには効率化を進める際のポイントと注意点を押さえることが大切です。ここでは、業務を効率化する5つのポイントを紹介します。
業務の全体像と目標を押さえる
業務効率化の成功に大切なのは、目的を明確にすることです。「何となくやらなければならない気がする」といったあいまいな気持ちで進めても、思ったような成果は得られないでしょう。
業務効率化を図る目的は、企業ごとに異なります。自社の業務全体を見直し、達成したい目標を決めましょう。目標を達成するために何に取り組むのかを社内で共有すると、理解が得られやすく、業務効率化の成功に近づきます。
業務に優先順位をつける
限られた時間で業務をこなすために、業務に優先順位をつけて上位から取り組みましょう。優先順位は緊急度・重要度を基準に、以下の考え方で決めます。マトリクス図を使うと見やすいでしょう。
1.緊急度・重要度どちらも高い業務
2.緊急度が高く重要度が低い業務
3.緊急度が低く重要度が高い業務
4.緊急度・重要度どちらも低い業務
納期が迫っている案件、スケジュールにはないミーティング、不測の事態は、優先順位が最も高い「緊急度・重要度どちらも高い業務」に該当します。優先順位が低い仕事は後回しにして、業務に余裕が生まれてから対応しましょう。
PDCAを回す
PDCAは、一連のプロセスを英語表記した際の頭文字です。
・P（Plan：計画）
・D（Do：実行）
・C（Check：評価）
・A（Action：改善）
仮説を立てて実行しても、結果を評価しなければ改善できません。結果の良しあしにかかわらず、なぜその結果を得たのかを分析しましょう。必要に応じて改善に取り組み、再び計画・実行・評価を繰り返すことが大切です。
最適な手法・ツールを選ぶ
業務効率化を図るには、業務フローの変更やツールを使った自動化といった方法がありますが、自社の状況に合った手法・ツールを選ぶことが大切です。
そのために、ECRSと呼ばれる改善の4原則を利用します。ECRSは、Eliminate（不要な業務の排除）、Combine（業務の結合）、Rearrange（担当者の入れ替え）、Simplify（業務の簡略化）の頭文字です。
ECRSの順に検討すると、最適な策が見つかります。
効果を検証する
取り組みを始めたら、予想通りの効果を得ているか確認しながら進めましょう。予想していたほどの効果がない、反対に非効率化したという場合、できる限り早く改善に取り組まなければなりません。
効果を検証する際は、工数など目に見えるデータを確認するだけでなく、現場の従業員にヒアリングしましょう。従業員を中心に取り組み、必要に応じて対策を講じることが業務効率化の近道です。
業務の効率化に取り組む際の注意点
業務効率化は企業に多くのメリットをもたらします。しかし、企業にとってはメリットでも、従業員にはデメリットになることもあるため注意が必要です。ここからは、業務効率化を進める上でのデメリットや注意点を3つ解説します。
残業代が減る
業務効率化が進めば残業時間が減り、企業にとっては残業代や光熱費の削減というメリットがあります。従業員にもワークライフバランスが整うといったメリットはありますが、残業代も大切な収入の一部です。
残業時間の削減により収入が減った従業員は、モチベーションが低下し、転職することも考えられます。残業代の削減は従業員にさまざまな影響を及ぼすため、何らかの対策を講じる必要があるでしょう。
システム導入に費用がかかる
システム・AIの導入には多額の費用がかかります。機能が新しく、カスタマイズするほど費用は高くなる傾向です。
多額の費用をかけてシステムやAIを導入しても、業務効率化による削減コストが導入費用を上回るまでに長い年月がかかるケースもあるでしょう。システム・AI導入時には、費用対効果をしっかりと見積もることが大切です。同時に、費用をかけずに業務効率化を図る方法を探りましょう。
操作が難しいツールは避ける
「便利そう」「費用が安い」といった理由のみでツールやシステムを導入すると、従業員が使いこなせずに業務効率化につながりません。現場で使わないと、導入費用が無駄になるでしょう。
ツール・システムによって使い勝手は異なります。導入を検討する際は、従業員の意見をあらかじめ聞いて、専門知識がなくても使えるものを探すことが大切です。
業務の効率化には簡単に使えるUMWELTがおすすめ！
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日常業務で扱うExcelデータ（CSV）を使い、UMWELTに搭載しているアルゴリズムを組み合わせることで結果を得られます。導入後は、AIの基礎講座やUMWELTの使い方を学べる講習の受講が可能です。
まとめ
業務の効率化とは、無駄や無理、むらを減らすことです。効率化が進めば、コストの削減や労働環境の改善、従業員のモチベーションアップにつながるでしょう。効率化の方法には、マニュアル化やツールの導入などさまざまなものがあります。
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