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日本では、少子高齢化によって労働力が減少しています。このような中、事業を維持するために生産性向上に取り組む企業があります。では、どうすれば生産性向上を図れるのでしょうか。
本記事では、生産性の基本から生産性向上のための施策、事例などを紹介します。最後までお読みいただくことで、生産性向上のポイントを理解できるでしょう。
生産性向上の施策に重要な基礎知識
生産性向上を図るために、生産性の定義と意味を明確にしましょう。生産性向上と業務効率化は似ていますが、同じ意味ではありません。ここでは、生産性と生産性向上の基本とともに、生産性向上が必要な背景を解説します。
生産性向上とは
生産性は、投入した資源（インプット）に対して、どれだけの成果や付加価値（アウトプット）を得られたかを示す指標です。
生産性=アウトプット÷インプット
生産性向上とは、今と同じインプットでアウトプットを増やす、または、今より少ないインプットで同等以上のアウトプットを得ることを意味します。
業務効率化との相違点
生産性向上と似た言葉に、業務効率化があります。業務効率化は、業務プロセスに存在する無駄や負荷の偏りを排除することで、コストの削減や時間短縮といった効率化を図る取り組みです。
業務の効率が上がると、1人当たりが生み出すアウトプットも増えるため、企業全体の生産性向上につながります。
生産性向上は、インプットに対するアウトプットの比率を上げることに主眼を置くため、業務改善より範囲の広い取り組みです。既存の業務を改善するだけでなく、新規事業開発も手段に含みます。
なぜ必要なのか
少子高齢化社会の日本では、今後企業活動を支える労働人口は減少します。2020年の総務省国勢調査によると、人口は1億2,614万6,000人でした。国立社会保障・人口問題研究所が公表した日本の将来推計人口（2023年推計）では、2040年に1億1,283万7,000人まで減少する見込みです。
総務省の2022年労働力調査では、就業者と完全失業者を合わせた労働力人口は、2019年に6,912万人に達しました。その後は減少を続けて、2023年は10万人減の6,902万人です。
今後、人口減少と少子高齢化によって労働力の減少は深刻化し、企業は人材の確保に苦労するでしょう。企業が事業を維持するには、生産性向上が不可欠です。
生産性向上の種類と算出方法
労働力に注目して生産性を測る指標が労働生産性です。労働生産性には「物的労働生産性」「付加価値労働生産性」の2種類があります。
また、生産に投入した全要素を考慮した指標が「全要素生産性」です。ここでは、それぞれの定義と算出方法を解説します。
物的労働生産性
物的労働生産性は、アウトプットとして数・大きさ・重さなどの生産量を用いる指標です。労働者1人当たりの生産量を算出するため、主に製造業で利用します。計算式は以下の通りです。
物的労働生産性=生産量÷労働者数
労働者1人の1時間当たりの生産性を求める式は、分母に労働時間をかけます。
物的労働生産性=生産量÷（労働者数×労働時間）
付加価値労働生産性
付加価値労働生産性は、企業が生み出した付加価値をアウトプットとした指標です。付加価値は、売上高から原材料費や外注加工費などを差し引いた金額です。
労働者1人当たりが生み出す付加価値額を意味し、計算式は以下の通りです。
付加価値労働生産性=付加価値÷労働者数
物的労働生産性同様に、労働者1人の1時間当たりの生産性は労働時間を考慮します。
付加価値労働生産性=付加価値÷（労働者数×労働時間）
全要素生産性
全要素生産性は、生産に投入した全要素（資本・原材料・労働力など）に対して、どれだけ効果的に付加価値を生み出したかを示す指標です。
全要素生産性を評価するには、上昇率（伸び率）を見ます。ブランド戦略や技術革新などの要素を用いて、質的な要因を評価できます。計算式は以下の通りです。
全要素生産性=付加価値÷（資本+原材料+労働力など）
生産性が低くなる原因は？
生産性を落とす主な要因は、以下の3つです。
・業務手順が非効率的
無駄な作業やプロセスによって余計な手間が生じ、人件費が増加している恐れがあります。
・従業員の長時間労働
慢性的な長時間労働によって疲労がたまり、頭の働きが鈍ることからミスの増加にもつながります。
・仕事に対するモチベーションの低下
従業員が作業の目的を分からないと、目標や成果が見えずモチベーションの低下を招きます。
生産性向上を実現する施策5選
ここからは、生産性向上を実現する5つの施策を紹介します。抱える問題や目標を踏まえ、効果的な施策から始めましょう。
例えば、ITツールは高い効果が期待できる一方で、適切なツールを選ぶ知識が必要です。自社にとって効果のある施策は何か、十分に検討してから導入しましょう。
業務プロセスの可視化
業務プロセスの可視化は、生産性向上に効果的です。ひとつひとつの作業を可視化し、業務全体のフローができれば、無駄な作業やボトルネックになっている作業の洗い出しにつながります。
また、一部の従業員しか作業できないといった属人化により、品質や作業時間のばらつきが生じます。可視化して全体の作業を統一することで、均一化・効率化が達成できるでしょう。
優先順位の明確化
業務の優先順位を明確化すると、緊急性の低い業務や不必要な業務が分かります。無駄な作業を削減し、優先度の高い業務に資源を投入できるでしょう。
優先度が高い作業を判断する際は、従業員が個別に判断するのではなく、組織全体で決定・共有するのがポイントです。
ITツールの導入
ITツールの導入は、高い効果が期待できます。業務を自動化することで省力化でき、人件費や長時間労働を削減できます。また、属人化した作業を均一化でき、品質の安定化と作業の効率化が図れるでしょう。
リモートワークを導入することで、通勤時間を減らし、ワークライフバランスの最適化も図れます。従業員のやる気も高まり、企業全体の生産性も向上するでしょう。
従業員の能力向上
従業員がスキルアップすることで作業時間が短縮し、他の業務も担当できるようになれば、企業の生産性は向上します。
例えば、データ入力業務では、ミスのない作業とタイピングスピードの向上が生産性向上に直結します。コミュニケーションが苦手な場合、要点を簡潔に話すスキルを身に付けると意思疎通が円滑になり、生産性が向上するでしょう。
アウトソーシングの活用
重要性が低く外部に委託できる業務は、アウトソーシングしてもよいでしょう。請求書の発行や給与計算、カスタマーサポートなど事業の成長に直接影響しない業務をアウトソーシングすると、従業員は作業量が減ることで重要な仕事に集中でき、業務の質や生産性が向上します。
自社で行う業務とアウトソーシングできる業務を分類し、費用対効果の高い業務から優先的に委託しましょう。
生産性向上に使える具体的な方法
生産性を向上する代表的な方法とツールを2つ紹介します。
・テレワーク（リモートワーク）
・SFA（Sales Force Automation）
テレワークはオフィスへの通勤を不要にし、従業員の負担軽減に役立ちます。通勤時間をプライベートに充てることで、モチベーションのアップも期待できるでしょう。しかし、仕事の種類によってはオフィスワークのほうが効率的なケースもあります。
SFAは、営業活動の一部を自動化するツールです。顧客情報を社内で共有し、営業活動の効率化を支援します。日報作成のような管理業務に費やす時間を削減し、顧客フォローなど本来の活動に注力できます。
生産性向上の施策を進めるポイント
生産性向上の取り組みを始める前に、3つのポイントを把握しましょう。
結果が出るまでに時間がかかることを理解するだけでも、取り組み方が変わります。また、助成金について事前に知っておくと、取り組みの幅が広がるでしょう。
情報を共有する
企業内の情報共有は、生産性の向上に欠かせません。業務を短時間で終えるノウハウを共有すれば、全員が同じ工程で作業できます。
また、関係者が生産性向上の目的を理解し、共通の認識を持つことも重要です。当事者意識を継続して維持するために、定期的に進捗状況を評価するといった取り組みも効果的でしょう。
結果が出るまでには時間がかかる
生産性向上の取り組みには、長期的な視点が必要です。例えば、業務をマニュアル化しても、浸透するには時間がかかるでしょう。ひとつひとつの取り組みは小さな効果ですが、継続することで大きな効果につながります。
ITシステムの導入には費用がかかるため、他に予算を回そうと考えるかもしれませんが、アナログな仕事の進め方を変えて新たな方法を取り入れる姿勢が重要です。
助成金を活用する
企業の生産性向上は日本全体の課題であるため、国がさまざまな助成金を用意しています。代表的な例は以下の2つです。
・業務改善助成金（厚生労働省）
中小企業と小規模事業者の生産性向上を支援する制度です。生産性向上を目的に設備投資などを行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げると、費用の一部が助成されます。
・IT導入補助金（経済産業省）
中小企業と小規模事業者がITツールを導入する際、ソフトウエア購入費・クラウド利用料など費用の一部を助成する制度です。
（参考： 『業務改善助成金｜厚生労働省』）
（参考： 『IT導入補助金 2023』）
生産性向上を実現できた施策の事例
生産性向上に成功した企業の事例を3つ紹介します。ITツールを導入した事例と社内制度を変更した事例です。どのような課題に対する取り組みか、自社の課題を踏まえながら今後の取り組み方をイメージしてみましょう。
株式会社日立マネジメントパートナー
株式会社日立マネジメントパートナーは、財務や人事関連業務に関するシェアードサービスを提供しています。事業の成長に伴い、人的リソースの不足が課題となりました。対策として、自動化ツール導入による生産性向上に取り組みます。
頻繁に繰り返す業務や処理量が膨大な定型業務など、RPAの適用が可能な業務を洗い出しました。候補に挙がった500件を自動化した結果、合計9,000時間の業務時間削減を見込んでいます。
日本航空株式会社
日本航空株式会社では、以下のような取り組みを行いました。
・フリーアドレスの導入
・残業を許可制にする
フリーアドレスの導入により、オフィス内のコミュニケーションが活発になりました。また、自由な場所と時間で作業ができるため、従業員の生産性向上に役立っています。
残業を許可制にし、管理職が残業状況を把握できるようにしました。1日当たりの勤務時間を2時間削減し、月当たりの残業時間を5時間に抑えています。
株式会社ベネフィット・ワン
法人向け福利厚生代行サービスやヘルスケアサービスを展開する株式会社ベネフィット・ワンでは、営業活動の効率化を目標にSFAを導入しました。
システムでは、トップ営業が受注に至るまでの成功例だけでなく、失注となった失敗例などの情報を若手の営業部員にタイムリーに共有しています。
SFAによる情報共有は、OJTでも成果を出しています。導入により、組織全体で前年比360％の受注件数増加を達成しました。
UMWELTは生産性向上に最適！
ツール導入による生産性向上には、TRYETINGの『UMWELT』がおすすめです。ノーコードAI予測ツールのUMWELTを導入すれば、豊富な機能を活用し、幅広い業務で生産性向上を図れるでしょう。ここでは、UMWELTの特徴と導入事例を紹介します。
生産性向上に役立つ機能
UMWELTは、以下のような機能を搭載しています。
・需要予測
・在庫管理
・自動シフト作成
POSなど過去の販売実績データがあれば、商品ごとの販売数量や来店客数の予測、売上予測が可能です。コストに直結する商品の安全在庫計算も簡単操作で実行でき、需要予測と連動することでさらに有効活用できます。
複雑な条件下でのシフト作成には時間を要しますが、UMWELTは最適なシフトを短時間で自動作成します。
UMWELTの導入事例
春日井製菓様の課題は、経験のある限られた担当者しか需要予測を作成できないことです。脱属人化を図るため、UMWELTを導入しました。
AIを扱えるか不安はあったものの、カスタマーサクセスによる予測に必要なデータや出力データの見方などのサポートを受け、UMWELTを業務に落とし込める見込みが立ちました。
今後は、在庫管理や出荷の最適化を行い、全社でAIの予測結果を活用する予定です。
（参考： 『【春日井製菓様】UMWELT活用事例｜ノーコードで予測業務を簡単にし、属人化を撤廃｜TRYETING』）
まとめ
生産性向上への取り組みは、企業の成長に欠かせません。長期的に取り組むために、環境の構築が重要です。目的や情報を共有することで当事者意識を確立すること、定期的に業務を見直すこと、新たなツールを導入することなどが基本的な取り組みとして挙げられるでしょう。
UMWELTは、自動化による生産性向上をサポートします。操作に専門的な知識は不要で、導入も容易です。ぜひTRYETINGにご相談ください。
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