生産性向上は事務職にも必要！具体策と企業の取り組み事例をチェック

少子高齢化が加速する日本では、生産性の向上が急務です。職種によって取り組み方が違いますが、事務職の生産性向上にはどのような方法があるのでしょうか。

この記事では、事務職にも必要な生産性の基本と生産性を向上するための具体策、取り組み事例を詳しく解説します。最後まで読むことで、生産性向上の重要なポイントを把握できるでしょう。

事務職にも必要な生産性向上の基礎知識

企業はさまざまな職種で成り立っており、事務職でも生産性向上が必要です。事務職の生産性向上に向け、生産性向上とはどのようなことかを理解しましょう。

ここでは、生産性の定義と生産性向上の意味、DX推進が必要な理由を説明します。

生産性向上とは

生産性は、事業に投入した資源（インプット）に対し、どれだけ効率的に成果（アウトプット）を生み出したかを示す指標です。

生産性=アウトプット（生産量や付加価値）÷インプット（投入する人数や設備、時間）

生産性には「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の2種類があります。いずれも労働者1人が1時間当たりに生み出した成果を表した数値です。物的労働生産性は生産量（または販売金額）、付加価値労働生産性は付加価値をアウトプットとし、インプットである労働量で割ります。

算出した数値が大きいほど、労働生産性は高いといえます。

DX推進が必須

事務職の生産性向上を達成するには、DXの推進が不可欠です。事務職には、データ入力やミスのチェックなどアナログで行う定型的な作業が多くあります。

生産性を向上するには、定型的な作業に費やす労働力を減らし、付加価値の高い仕事に注力することが必要です。ITシステムによる業務自動化など、DXは生産性向上に役立ちます。

事務職で生産性向上が求められている原因と背景

日本の労働力不足は深刻で、1人当たりの労働生産性も低い状況です。この状況が続けば、企業が国際的な競争力を維持し、継続的に利益を伸ばすのは難しいでしょう。ここでは生産性向上が求められる原因と背景を詳しく説明します。

少子高齢化による労働人口の減少

少子高齢化によって、企業が事業に投入できる労働力が減少します。対策を取らなければ、生み出せる付加価値も減り、企業は事業を維持できません。

総務省が公開した「令和4年版情報通信白書」によると、15歳〜64歳の生産年齢人口は、1995年の8,716万人をピークに減少に転じています。2021年には7,450万人に減少し、2050年には5,275万人まで減る見込みです。

海外企業との競争力向上

公益財団法人日本生産性本部による「労働生産性の国際比較2022」では、日本の生産性低下を指摘しています。

2021年の統計を基に生産性を比較した結果、日本はOECD加盟38カ国のうち、29位でした。日本の就業者1人当たりの労働生産性は、4位に位置する米国の53％しかありません。

生産性向上と業務改善は関わりが深い

生産性向上と業務改善は混同しやすい言葉ですが、意味は異なります。しかし、深い関係にあるため、それぞれの意味と関係を理解することが大切です。また、業務改善を行っても生産性が向上しないときの注意点も把握しましょう。

業務改善とは

業務改善は、生産性向上に向けた取り組みのひとつです。既存のプロセスや作業手順を見直し、「無駄な作業」「無理な作業」「特定の人に負荷が偏っているプロセス」を特定します。無駄を排除して負荷を均一化するといった対策で、業務効率が向上し、生産性の向上につながります。

効率化や最適化の落とし穴

業務改善が生産性向上につながらないこともあります。例えば、リモートワークの導入です。出社しないことで従業員の通勤頻度が下がり、仕事と私生活のバランスが取りやすくなります。仕事へのモチベーションが高くなることで生産性も向上するでしょう。

一方、製造部門の従業員は、工場やオフィスで作業するほうが効率的です。局所的な業務効率の改善が、全体の生産性向上にはつながらない点に注意しましょう。

事務職で生産性向上を実現するための対策

ここからは、事務職の具体的な生産性向上策を7つ紹介します。マニュアル作成などすぐに実行できるものもあれば、新しいツールの導入のような予算や日程の計画が必要なものもあります。企業によって期待できる効果は異なるため、自社に合ったものを取り入れましょう。

マニュアルの作成

業務マニュアルを作成すると、業務の作業工程を可視化でき、不要な作業を洗い出せます。また、人によってルールや手順が異なり、スピードにばらつきがある場合には均一化も図れます。

新しい担当者が作業内容を問い合わせる必要もなくなるため、指導にかかる時間と手間も削減できるでしょう。

社内コミュニケーションの見直し

社内コミュニケーションの円滑化も、生産性向上に有効です。代表的な社内連絡ツールといえばメールですが、近年はチャットツールの導入も進んでいます。

メールは、やりとりが増えるほど内容と時系列の把握に時間がかかります。チャットは「トピックごとにグループを分けて管理する」「重要なメッセージをピン留めする」など、情報共有に重点を置いたコミュニケーションが可能です。

ペーパーレス化の推進

紙で情報を管理すると、印刷する、手渡しする、必要な書類を探す、保管場所まで取りに行くなどの手間が必要です。

ペーパーレス化によって、外出先からいつでも書類を確認できます。瞬時に必要なファイルを検索できるため、探す時間も省けます。

ツールの導入

定型作業の多い事務職では、ツールの利用が効果的です。メール配信などを自動化できるRPAツールを導入すれば、手作業の業務に時間を割く必要がなくなります。

他にも、タスクやプロジェクトを効率的に管理するツールを活用して業務を効率化できれば、人件費などのコスト削減に役立つでしょう。

パソコンの見直し

処理速度の速いパソコンへの切り替えも効率化につながります。処理速度が遅いパソコンは起動に時間がかかり、処理中にフリーズする恐れがあります。仮に操作できない時間が数分でも、長期的に見れば大きなロスです。

特にITツールを導入すれば、パソコンにかかる負荷も大きくなるため、スペックに余裕があるパソコンを用意しましょう。

テレワークの活用

テレワークの導入は、時間の有効活用によって生産性向上が期待できます。通勤時間の削減や余暇の充実につながり、出社が必要ない従業員には効果的です。

ただし、リモートでコミュニケーションを取るのが難しい場合、業務成果に影響が出る恐れもあります。会議システムやコミュニケーションツールなど、環境に応じたツールを導入することで解決できるでしょう。

アウトソーシングの利用

請求書の作成や給与計算といった作業量の多い業務は、外部に委託するのも一案です。

業務を外注した分、従業員は創造性の高い業務や能力開発に注力できます。例えば、キャリアアップのための研修を受講させれば、従業員のモチベーションがアップするでしょう。

事務職で生産性を向上する際のポイント

生産性向上の取り組みを始める際に、以下のポイントを押さえましょう。

・業務全体を可視化する
・関係者全員が目標を認識する
・短期的な成果を期待しない

局所的な改善に取り組んでも、全体の生産性が向上しない場合もあります。業務全体を可視化しましょう。

業務内に存在する無駄を把握するには、従業員一人一人が目標を意識しなくてはなりません。関係者全員で目標を共有するために、目標値と達成状況が分かる指標があるとよいでしょう。

生産性向上は長期的な取り組みです。すぐに結果が出なくても、小さな改善を継続するモチベーションの維持が大切です。

生産性向上を事務職で実現した事例

生産性向上に成功した事例を参考にすると、取り組み方をイメージしやすくなります。ここでは、ITシステムを導入した3つの事例を紹介します。ITシステムの導入を視野に入れている場合はもちろん、検討中という企業様もぜひ自社の計画に役立ててみてください。

事務処理の時間を削減

福岡県で自動車整備業を営む企業では、修理に必要な部品を入手する際に部品業者への資料請求や発注に時間がかかり、顧客対応に遅れが出るという課題がありました。

部品業者と効率的に取引するため、自動車整備ネットワークシステムを導入しています。システムの導入により業者との取引がスムーズになり、事務処理にかかる時間を40％短縮しました。また、顧客への見積もり提示も早くなり、顧客満足度向上につながっています。

社内システムで業務を見える化

福岡県福岡市に本社を置くエコー電子工業株式会社では、2018年から営業支援システム（SFA：Sales Force Automation）を導入しました。

業務日報などの情報を全従業員で入力し、業務状況を可視化しています。顧客の課題に全従業員が協力して対処できるため、問題の解決が迅速になり、顧客の信頼も向上しました。

また、代替要員の確保も容易になったことから、育児休暇取得率も上がっています。

IT化で労働時間を削減

京都府京都市にある京の宿綿善旅館では、ITシステムの導入により、従業員の労働時間削減を達成しています。

フロント係と客室係の業務連絡を効率化し、労働時間を2％（年間146時間）短縮しました。また、従業員が複数の業務をこなせるようにしたことで、繁忙時に迅速な応援態勢が取れます。その結果、全体の労働時間を14％（年間310時間）削減しています。

UMWELTは事務職の生産性向上に最適

生産性向上の取り組みは長期的な視点が必要な一方、大きな効果が期待できるシステムの導入には費用が必要です。また、導入後もシステムの利用に慣れるまでに時間がかかるなどの課題もあります。

新たなシステムの導入に不安をお持ちの企業様におすすめなのが、TRYETINGの『UMWELT』です。UMWELTはAIを搭載した自動化ツールで、専門的な知識がなくとも操作が可能です。

知識がなくてもすぐに導入できる

AIを利用したツールは、データの前処理やモデルの選定、評価などに専門知識が必要です。UMWELTは専門知識がなくても操作でき、短い期間で導入できます。不安や課題が生じても、サポートがあるため安心です。

製品の需要予測やシフトの作成、文章の要約など、これまでリソースを費やしていた業務を自動化できます。

UMWELTの導入事例

東急不動産ホールディングス様は、グループ企業でDXを推進するためUMWELTを導入しました。

グループ会社の東急リゾーツ＆ステイでは、全国に100施設以上のホテルやゴルフ場などを保有しており、従業員数は2,700名にも上ります。施設で働くスタッフのシフト作成にかかる時間は月10時間以上にもなり、大きな負担となっていました。

UMWELTを用いてシフト作成の調整を行い、施設の稼働状況と連動化した人員配置の自動化に取り組んでいます。

（参考： 『【東急不動産ホールディングス様】業務提携事例｜グループ全体のDXと新規事業開発を推進｜TRYETING』）

まとめ

日本企業が国際競争力を高め、成長を維持するには、生産性向上が不可欠です。生産性向上は長期的な取り組みのため、ツールの導入が効果的です。特に定型業務が多い事務職は、ツールを導入して生産性の向上を目指しましょう。

UMWELTは、業務を自動化し、事務職の生産性向上を実現できるツールです。AIやDXの知識がない方でも扱えます。DXに取り組む企業様はぜひTRYETINGにご相談ください。