効率化を高めるプロセスとは？生産性との関係や具体的な取り組みを解説

企業経営において、業務の効率化を高めることには大きなメリットがあります。ただし、既存の業務を変えることで逆効果になる場合もあるため、注意が必要です。どのような方法で効率化を進めればよいのか、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、効率化を高めるプロセスや具体的な取り組みを紹介します。効率化を高めるメリットや生産性との関係が分かれば、今後の自社の発展につなげられるでしょう。

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「効率化を高める」の意味

業務の効率化を高めるために、まずは効率化と生産性との関係を理解しましょう。生産性とは、企業の投資に対する成果の割合です。ここでは、業務効率化と生産性との関係、効率化を高めるメリット、コツを紹介します。

生産性との関係

業務の効率化とは、既存業務の「無理」「無駄」「むら」を省くことです。生産性のうち、労働者1人当たりの成果を測る指標を労働生産性といいます。

生産性は、少ない投資で大きな成果を出すことで向上します。業務の効率化を高めることは、企業の労働生産性を向上する手段のひとつです。業務効率化だけが生産性向上の手段ではありませんが、不可欠な要素といえるでしょう。

効率化を高めるメリット

効率化を高めると、企業も従業員もメリットを享受できます。主なメリットは以下の3つです。

・経済的コストの削減
・時間的コストの削減
・従業員のモチベーション向上

業務の「無理」「無駄」「むら」を省くことで、それまでかかっていた時間的・経済的なコストの削減が可能です。削減したコストを別の業務に活用すれば、少ない人員で成果を出せます。

少子高齢化が進み、労働人口が不足している日本において、効率化は企業が生き残るために重要な取り組みのひとつです。

業務効率化は、労働時間の短縮と働きやすい環境作りにもつながります。従業員のモチベーションが向上するため、人材確保にも効果的です。社会全体で推進している働き方改革の実現のためにも、効率化を高める必要があります。

効率化を高めるコツ

効率化を高めるには、既存の無駄なプロセスやボトルネックを見つけ、修正する必要があります。現状把握から問題点の洗い出し、具体的な取り組みの決定・実行まで着実に進めましょう。

業務効率化は、企業全体の施策です。一部の部署だけでなく全社的に取り組むため、各部署が情報を共有・連携できる体制を必要とします。共有や連携が困難であれば、一元管理システムを導入するなど情報共有が可能な体制を整えましょう。

業務の効率化を高めるためのプロセス

業務の効率化を高めるには、現状の評価、問題点の洗い出し、実行の順番決め、効果検証の手順で進めます。手順をしっかり踏むことで、効果を最大限に発揮できるでしょう。ここでは、それぞれの手順の概要とポイントを紹介します。

現状の評価をする

目に止まった一部のプロセスを改善するだけでは、業務全体の効率化につながりません。現状の業務フロー全体を可視化し、評価することが大切です。以下の項目を調査し、データに残しましょう。

・業務の内容
・業務の担当者や担当部署
・業務にかかるコスト、時間
・業務にかかる工数と発生頻度
・業務に必要なスキルや人員

問題点の洗い出しをする

業務全体を可視化すると、問題点が見えてきます。過剰に時間がかかっているプロセスや重複するプロセス、不要なプロセス、属人化しているプロセスを洗い出しましょう。

問題点が分からないまま効率化に取りかかると、既存のやり方にとらわれる恐れがあります。例えば、不要なプロセスを簡略化しても最適な改善といえません。問題点から具体的な取り組みを決めましょう。

実行する順番を検討する

問題点を洗い出して取り組み内容を決めたら、実行する順番を検討します。重複するプロセスの削除や業務フローの順番変更など、コストをかけずに効率化を高める手法は優先的に取り組むとよいでしょう。

他にも、改善することで他の業務も効率化する業務を優先しましょう。取り組む順番が決まったら、いつから始めるのか、具体的なスケジュールを決めます。

効果検証をする

決めた手法を実行し、どれだけの効果が出たか検証しましょう。思っていたほど効果が出ない場合もあれば、効果が出ても元のやり方に戻ってしまう場合もあります。

効率化の取り組みは、改善したら終わりではなく、PDCAサイクルの徹底が重要です。PDCAサイクルを回すことで、常に効率化を考える意識が現場に浸透します。

業務の効率化を高める5つのフレームワーク

業務効率化の可視化には、フレームワークの活用がおすすめです。フレームワークとは、ビジネスにおける考え方や業務プロセスの基本構造を指します。PDCAサイクルも、フレームワークのひとつです。

ここでは、効率化を高める5つのフレームワークを紹介します。

BPMN

BPMN（Business Process Model and Notation）とは、矢印・記号を用いて、業務フローを図式化する手法です。業務の流れ、担当者、各プロセスの関連性などを可視化し、無駄なプロセスや連携が不足している点を明確にするために活用します。

無駄を排除して正しいBPMN図を作成すれば、業務の簡略化が可能です。誰でも同じように業務内容を理解できるため、引き継ぎや外部との共有を容易にし、属人化を防げます。

5W2H

5W2Hは、Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）といった5つのWと、How（どのように）、How much（いくらで）という2つのHで成り立つ言葉です。

物事を論理的かつシンプルに表現することで業務効率化を高めるフレームワークで、主に業務計画の作成や報連相、従業員のタスク管理などで使われます。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、Plan、Do、Check、Actionを繰り返し、業務をルーティン化するフレームワークです。

Planは実現可能な計画・目標の設定、Doは目標に沿った施策の実行、Checkは評価項目に基づく正確な評価、Actionは新たな課題への論理的分析と改善を指します。

主に、マーケティングや製造現場で活用する手法です。何度も繰り返すことで、継続的に業務の効率化を高めます。

ECRS

ECRSは、Eliminate、Combine、Rearrange、Simplifyの頭文字を取った言葉です。Eliminateは無駄な作業の排除、Combineは重複する作業の結合、Rearrangeは非効率な作業の交換、Simplifyは複雑な作業の簡素化を意味します。

順番に実施することで無駄な作業とコストを洗い出し、効率化を高めるフレームワークです。製造現場で生まれた考え方ですが、特に営業やサービス職が積極的に活用しています。

ロジックツリー

ロジックツリーは、樹形図により問題の原因を細分化するフレームワークです。作成する際は、幹となる部分に課題を書き、枝木のように原因を書き出します。ロジックツリーが完成した際に、最先端にあるものが根本的な原因です。

根本的な原因は、業務効率化を高める有効な解決策につながります。課題の解決策を導き出すだけでなく、物事の因果関係や解決策に至った経緯を知るためにも便利です。

業務の効率化を高める具体的な取り組み

フレームワークは汎用的に活用できますが、適切な取り組みは企業によって異なります。ここでは、業務の効率化を高める取り組みを6つ紹介します。それぞれのメリットを理解し、自社の業態や目的と照らし合わせた上で、導入するか検討しましょう。

テレワークの導入

テレワークは、会社以外の場所で仕事をする働き方です。通勤にかかるコストと時間を削減し、業務の効率化を高めます。通勤の負担が減り、プライベート時間が増えるため、従業員の満足度向上にも効果的です。

2021年に総務省がテレワーク実施者を対象に調査した「ウィズコロナにおけるデジタル活用の実態と利用者意識の変化に関する調査研究」でも、通勤時間が削減される（81.9％）、好きな場所で作業ができる（53.8％）、自分や家族のための時間を取りやすくなった（45.1％）、作業に集中できる（37.1％）などがテレワークの利点として挙がっています。

チャットツールやタスク管理ツールなど、テレワークに活用できるツールを導入すると、より効率化が高まるでしょう。

担当人事を見直す

人それぞれスキルや得意分野が異なることから、担当人事の見直しも業務の効率化を高めるために必要です。

例えば、簡単なルーティン業務は仕事に不慣れな新人に任せて、専門的な業務をベテランの従業員が担当すれば、全体的な効率が上がります。得意分野に集中することで、仕事に対するモチベーション向上も期待できるでしょう。

また、重複する作業は、担当を統合すると効率化につながります。

アウトソーシングの導入

アウトソーシングを導入すれば、簡単なルーティン業務を他社へ委託できます。人手不足に悩む企業にとって、大きく効率化を高める手段です。自社の従業員は専門的な業務に集中し、新人教育に力を注げます。

不得意な分野のアウトソーシングも効果的です。自社で業務を完結するより、正確性やスピードが向上します。人件費や設備の固定費を削減できる点もメリットです。

マニュアルの作成

効率化を高めるには、業務の進め方やルールのマニュアル化も重要です。正確でスピーディーな作業が可能になり、指導する時間も減らせます。作業の品質を均一化できるため、属人化の防止にも効果的です。

マニュアルは、誰が見ても理解できることが大切です。各プロセスの目的や手順を分かりやすく記載しましょう。マニュアル作成は、業務の無駄を発見するきっかけにもなります。

社内情報のデータベース化

データベース化とは、さまざまな書類を電子データ化して管理することです。メールやUSBでデータを確認できるため、場所を問わず必要なときに適切な形で情報を取り出し、共有できます。

データの更新も簡単で、バックアップを取れば紛失や誤入力によるリスクもありません。他にも、紙代やインク代の削減、セキュリティー強化による安全性の向上など、メリットは豊富です。

自動ツールやシステムの活用

単調作業や定型作業は、RPAツールによる自動化がおすすめです。一度設定すれば、ロボットが正確かつスピーディーに作業をこなしてくれます。

作業時間の短縮、人的コストの削減、ヒューマンエラーの排除、属人化の解消により、業務効率化を大きく高めます。

「チャットツール」「勤怠管理ツール」「タスク管理ツール」は、オンラインでのやりとりや進捗状況の共有をスムーズにするツールです。テレワークを実施する際に重宝するでしょう。

効率化成功のために知っておきたい注意点

一度に複数の課題に取り組むと、従業員に大きな負担がかかり、計画の破綻や離職につながる恐れがあります。優先順位の高い課題から着実に解決しましょう。

ツールやシステムの導入にも注意が必要です。難易度が高いと、従業員に負担がかかります。また、企業の業態によって向き不向きがあり、導入したせいで効率が悪化することも考えられます。下調べをして、現場が使いやすいツールとシステムを選択しましょう。

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まとめ

業務の効率化は、生産性向上に不可欠な要素です。コストの削減や従業員のモチベーションアップなど、さまざまなメリットがあります。

効率化を高めるには、現状の評価、問題点の洗い出し、取り組みの順番決め、効果検証と着実にプロセスを踏んだ上で、PDCAサイクルを回しましょう。

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