仕事の効率化を図るために最適な方法とは？メリットや注意点も解説

仕事の効率化を図る取り組みには、業種に関わらずあらゆる企業が取り組んでいます。しかし、思ったような効果が実感できないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、仕事の効率化を図るおすすめの手法やポイントを解説します。最後まで読んでいただければ、自社に合った最適な方法が見つかるでしょう。

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仕事の効率化を図る意味とは

まずは、仕事の効率化とはどのようなことを意味するのか、概要を把握しましょう。仕事の効率化とは、効率の良い仕事を妨げる要素を排除し、改善することです。「生産性向上」と同義に捉える場合もあります。ここでは、仕事の効率化を図る意味とともに生産性向上との違いも解説します。

働き方改革を促進できる

仕事を効率化すると非効率な作業が減り、付加価値の高い仕事を短時間でできるようになります。労働時間が短縮した分、社員はプライベート時間を確保し、好みのライフスタイルに合った生活を送れるのがメリットです。

一方、会社はコスト削減により社員の給与をアップしやすくなります。柔軟な働き方と給与アップが実現できれば、働き方改革促進の役割を果たせるでしょう。

生産性向上とは違う？

仕事の効率化と類似した言葉として「生産性向上」が挙げられますが、それぞれ意味が異なります。仕事の効率化は、業務上の無駄・無理・むらを顕在化して排除し、労働時間やコストを削減するのが目的です。

一方、生産性向上は無駄・無理・むらを排除した先で得られる成果に関わります。できる限り少ないリソースで最大限の成果を得ることが、生産性向上の目的です。生産性向上のために必要なのが仕事の効率化と考えるとよいでしょう。

仕事の効率化を図ることが必要とされる理由

仕事の効率化を図るのは、会社と社員のどちらにもメリットがあるためです。コストを削減できれば、会社の利益はアップします。場合によっては、社員に還元できるかもしれません。ここでは、仕事の効率化を図る必要性を3つ紹介します。

コストの削減

仕事の効率化により社員が会社で過ごす時間を削減できます。無駄な残業や休日出勤を減らせば、社内の光熱費や人件費が削減可能です。

他にも、紙媒体で管理していた資料を電子データに変換してペーパーレス化を進めることで、保管場所が要らなくなるだけでなく消耗品の費用や管理労力を減らせます。

労働環境の改善

仕事の効率化が進むと無駄な時間が減り、労働時間の短縮につながるのがメリットです。残業が多く、休日出勤が常態化している場合、効率化次第では定時で仕事が終わる日が増えます。労働時間が短縮すれば、社員のモチベーションもアップするでしょう。

また、各業務に割く時間が最適化した分、より重要な仕事に注力できます。結果として、業績アップのような大きな効果が見込めることから労働環境の改善は大切です。

人材の確保

業界によっては人材不足が深刻な企業が存在しています。社員の離職を防ぎ、優れた人材を確保することは、会社の未来を大きく左右するでしょう。

業務の効率化が進むと、社員は働きやすさを感じ、会社との信頼関係を築くことができます。また、低い離職率は労働環境の良さをアピールする材料となり、新たな人材を確保する際に有利に働きます。

効率が良い人の特徴は？

社員の中には他の人より効率良く仕事を進め、高い成果につなげている人がいるかもしれません。効率良く仕事を進める人には、「こだわり過ぎない」「明確な目標と目的を持っている」「仕事の全体像が見えている」といった特徴があります。

一方、効率が悪い人は価値の低いタスクに大量のエネルギーを使い、満足するまでこだわるのが特徴です。このような仕事のスタイルは時間を浪費し、納期に間に合わない恐れがあります。

効率が良い人は手抜きではなく、会社が求める基準に達成しているかどうかを判断しながら仕事を進めます。仕事の全体像が見えていれば、優先順位を決め、計画的に仕事を完了できるでしょう。明確な目的があると、目の前の仕事をできる限り早く片付けようとする分、無駄がありません。

仕事の効率化を図るための手法

仕事の効率化を図るために、具体的に何をすればよいか悩んでいる方もいるでしょう。ここでは、効率化を図るために最適な手法を8つ紹介します。実際に仕事の効率化に取り組む社員の意見も大切です。社員の声を聞きながら、どの手法が自社に最適か検討しましょう。

不必要な業務を洗い出す

不要な業務を減らすことは、効率化に直結します。どの業務がどれほど不要なのかを知るために、普段の業務にかけている時間を書き出しましょう。

例えば、資料作成の場合、きれいな資料を作成するために見た目にこだわり残業している社員がいるかもしれません。効率化を重視するのであれば、必要な情報を簡潔な文章でまとめるのがおすすめです。

業務の流れを見直す

業務の流れを見直すと、無駄な時間や余計な手間をかけている工程が見つかることがあります。数分でも積み重なれば多くの時間をかけていることになり、場合によってはビジネスの機会損失を招くでしょう。

例えば、見積書は作成から承認までスピーディーに進めないと、他の企業に契約を奪われかねません。見積書のひな型を用意しておくなど、スムーズに作成できる仕組みを作っておきましょう。

自動化・システム化を取り入れる

日々の業務の中には、単純な手作業や定型作業が隠れています。これらの業務を人の手から離して自動化することで、社員の負担が減り効率化につながるでしょう。中でも、ヒューマンエラーを起こしやすい作業は、カバーのために多くの時間を費やしているかもしれません。このような作業は、自動化による効率化が期待できます。

自動化を取り入れる際は、会社全体で取り組むものよりも、スモールステップで始めるのがおすすめです。

業務のフローを可視化する

業務の一連の流れを指す「業務のフロー」を可視化すると、業務全体を俯瞰（ふかん）できます。複雑な業務でも問題点が見えて、改善策を練りやすくなるでしょう。

例えば、承認作業を紙媒体で行っている場合、自動化するワークフローシステムを取り入れることで書類を持ち運ぶ手間を減らせます。複数の社員が承認作業に携わっているのであれば、最終権限のある社員だけが承認するといった改善で効率化が図れます。

アウトソーシングを検討する

業務を外部の業者へ依頼するアウトソーシングも、効率化を図る手法のひとつです。全ての業務を自社で賄おうとすると、リソースが足りずに社員の負担が増します。その結果、効率が悪化することもあるでしょう。

業務の一部をアウトソーシングすれば、手が空いた社員はコアな業務に取り組めます。アウトソーシングの費用は業務内容や業者によって異なるため、総合的にコスト削減につながるか判断してから導入しましょう。

ツールを活用する

業務を効率化するツールにはさまざまなものがあります。自社で役立ちそうなツールがあれば、積極的に導入を検討しましょう。

例えば、ビジネスチャットやWeb会議システムのようなコミュニケーションツールです。リアルタイムでやりとりできるため、従来よりもスムーズにコミュニケーションが取れます。インターネット環境が整っていれば、場所を問わず利用できる点も魅力です。

他にも、スクリーンショットで保存した内容をすぐに共有できるツールの導入も効率化につながります。

マニュアル化する

業務のマニュアル化は、繰り返し教育している内容や社員ごとに手順が統一されていない業務を改善する方法です。マニュアルを共有することで、誰が取り組んでも同じアウトプットができます。

マニュアル化する際は、業務内容に応じて紙媒体や電子データにまとめましょう。マニュアルを活用すれば、社員のミスが減り、トラブル対応にかかる時間も取られません。

リモートワーク・テレワークを導入する

さまざまな企業で導入が進んでいるリモートワークやテレワークのような多様な働き方を取り入れるのもおすすめです。

オフィス以外で働くリモートワークを導入することで、社員は通勤の手間と時間が省けます。通勤の負担が減った分、業務効率のアップが期待できるでしょう。ICTを利用したテレワークを導入すれば、会議のためだけに出社する必要はありません。いずれもオフィスで過ごす時間が減ることから、家賃や光熱費も節約できます。

仕事の効率化を図ることで利益も向上する

仕事の効率化に取り組むと、ひとつの業務にかかる時間が短縮でき、生まれた時間で別の業務に注力できます。

例えば、新規事業開拓への取り組みや既存事業の改善です。効率化を図る以前は日々の業務に追われて取り組めなかった新規事業開拓に着手すれば、企業の利益向上が期待できます。既存事業でも、マーケティングリサーチをやり直す時間ができることで新規顧客を獲得できるでしょう。

仕事の効率化を図るために注意するポイント

仕事の効率化を図る手法はいくつもあります。ただし、導入するだけでは成果に結びつかず、かえって効率が悪化することも考えられるため注意が必要です。ここでは、効率化に取り組む上で知っておきたいポイントを4つ紹介します。

優先順位を決める

思いついた順に取り組む方法や全てを一度に実行する方法では、成果を十分に実感できないこともあります。そのため、取り組む前に優先順位を決めましょう。

優先順位を決めるポイントは、「納期が間近に迫っている業務から始めること」「手の空いた5分～10分の短時間で取り組む業務を決めること」の2つです。業務スケジュールと照らし合わせながら、優先順位を決めましょう。

業務をまとめる

ひとつにまとめられる業務がないか探しましょう。似たような業務に携わる社員が部署ごとに複数いる場合、担当者を絞ります。手が空いた社員は別の業務に取り組めるため、効率化が進むでしょう。

会議もまとめられる可能性が高い業務のひとつです。複数の会議を1回にまとめることで、必要な機材の準備や移動時間が削減できます。

社員への気配り・フォローする

仕事の効率化を成功させるには、社員の意識を変えることも大切です。言われるがまま取り組んでいるだけでは、新たなツールを導入しても効率化の効果を実感しづらいでしょう。

そのために必要なのが社員へのフォローです。実際に業務効率化に取り組んだ結果、「改善されたか」「効率が悪くなったか」といった点を聞き取ります。現場の声を聞くことで、より効果的でスムーズな業務効率化ができるでしょう。

フィードバックを活用する

効率化はすぐに結果が出るとは限りません。停滞することで社員のモチベーションが低下することも考えられます。業務効率化に取り組む際は、定期的に社員へフィードバックしましょう。

どのくらい成果が出ているか、具体的な結果をフィードバックすることで、実際に業務に携わる社員が気付かなかったことも理解してもらえます。

仕事の効率化を図るならUMWELTが効果的！

「何を導入しようか悩んでいる」「効果的な方法から取り組みたい」といった企業には、TRYETINGの『UMWELT』をおすすめします。UMWELTは、専門知識がなくとも業務効率化を図れるAIツールです。ここでは、UMWELTの特徴と効率化に成功した事例を紹介します。

専門的な知識がなくても導入できる

UMWELTは、ExcelにまとめたCSVデータのような普段使っている情報とアルゴリズムを組み合わせるだけで、需要予測や安全在庫計算、自動発注、画像文字抽出などができます。

アルゴリズムを組み合わせる操作はドラッグ&ドロップで可能で、簡単に操作できる点も魅力です。UMWELTはノーコードAIのため、専門知識がなくてもすぐに導入できます。

成功事例を紹介

くさび式足場をはじめとした仮設機材のレンタル事業を展開している株式会社ASNOVA様は、在庫管理の属人化と適正化の課題を抱えていました。

以前は過去のデータを基に担当者が算出していましたが、UMWELT導入後9か月で適正在庫量の予測を立て、失注を最小限に抑えることでコスト削減に成功しています。

（参考： 『【ASNOVA様】UMWELT活用事例｜需要予測を自動化して、無駄な在庫を減らして管理コストを削減｜TRYETING』）

まとめ

仕事の効率化を図ると、コストの削減や労働時間の短縮につながります。効率化で生まれた時間を有効活用し、新たな事業展開や業務に取り組めるため、収益アップも期待できるでしょう。仕事の効率化は、優先順位をあらかじめ決めてから取り組むのがおすすめです。

効率化を図るツールなら、ぜひUMWELTをご利用ください。UMWELTは効率化に成功した企業の事例もあるAIツールです。お気軽にお問い合わせください。