仕事を効率化させる方法10選！実践のポイントや注意点も解説

仕事の効率化は、多くの企業が取り組んでいる課題です。試行錯誤を繰り返し、最適な手順や業務環境を導き出そうと日々努力しています。しかし、全てがうまくいくとは限りません。「どうも効率が良いとは思えない」「無駄な業務をしているのでは」などと悩んでいる管理者・責任者の方は多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、仕事を効率化させる方法10選を紹介します。効率化における重要なポイントを押さえて、職場環境の改善やコスト削減などを実現させましょう。

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効率化の定義と取り組むメリット

効率化を目標として掲げる企業は多くありますが、「効率化」とはどのように定義されているかご存じでしょうか。言葉の意味を知らなければ、具体的な目標や施策の立案ができないばかりか、実行しても思うような効果が得られません。

ここでは、業務の効率化とは何か、効率化がもたらすメリットを解説します。

業務効率化とは

業務効率化とは、仕事をこなしていく中で発生する「無理・無駄・ムラ」を抽出して、除去や改善をする取り組みのことです。

人員や時間に対して許容量を超えた業務を課しているのが「無理」、必要以上にコストがかかってしまっているのを「無駄」、人によって作業の質に偏りがあるのを「ムラ」といえます。

これらのマイナスな部分は、ツールの導入や自動化・外注などで削減可能です。また、従来の作業を見直し、改善することも効率化につながります。

業務効率化が叫ばれるようになったのは、人員や労働力の不足が主な原因です。少子高齢化で人材が減少し、一人一人の負担が大きくなってしまっています。業務を効率化できれば、現状の人数でも生産性を上げられるでしょう。

効率化がもたらすメリット

効率化の推進は、企業に以下のようなメリットをもたらします。

・コストの削減
業務を効率化することで、コスト削減が可能です。作業の短縮、時間の有効活用ができるため社員の労働が減り、人件費の削減になります。

・モチベーションの向上
労働の負担が減るだけでなく、テレワークへの移行で通勤の必要がなくなるなど、労働環境の改善で社員のモチベーションが向上します。

・利益の増大
生産性の向上で従来よりも品質の良い商品やサービスの提供が可能となり、利益の増大が期待できます。また余った時間・人員を活用することで、新規事業の展開も見込めるでしょう。

仕事の効率化に役立つ10の方法

効率化に役立つ施策はいくつかありますが、全てに取り組む必要はありません。それぞれで表れる効果やメリットが異なるため、解決したい課題に合った方法を選ぶことが大切です。

コスト削減や労働環境の改善などを実現するためにも、ぜひ自社の業務に取り入れてみてください。

1.無駄な業務の廃止

全ての業務を見直したとき、無駄な作業や工程がある場合は排除していきましょう。例えば、昔からの名残で行っている形骸化した作業です。

引き継いだ業務を何も考えず言われた通りに実施していると、無駄なことがあっても気付けません。どういう目的・どういう理由で行っているのか、よく考えることが重要です。

2.自動化の導入

作業を自動化することで工数が削減され、業務の効率化につながります。人が行っている業務の中でも、単純作業の繰り返しや膨大なデータの管理などは非効率です。

最先端のAIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入すれば、効率の悪い作業を自動化できる可能性があります。また、余った人員や労力は重要度の高い業務に振り分けられるため、商品やサービスの質を高めてユーザーへ提供できるのも魅力です。

3.業務配分の見直し

業務配分を見直し、改善することで、効率良く業務を回せるようになります。複雑な作業を分けたり、細かく分けすぎている業務をまとめたりなど、工夫の仕方はさまざまです。

例えば、製造において原料準備〜梱包までを担当するのではなく、原料準備する人・製造をする人・梱包する人の3つに分ければ、各々がひとつの作業に注力できます。作業スピードが上がる他、こつやスキルも磨かれるため、製品の質・作業の質が高まります。

4.ツール・システムの導入

ツールやシステムの導入は、業務の効率化を進める効果的な手段です。多種多様なものが開発されており、目的に合わせて導入できます。リモートワークが普及している現在だと、ウェブ会議やチャットツールが代表例です。

しかし、課題や目標の抽出、解決のためには最適なツールやシステムの選択が必要です。やみくもに導入しても、無駄となる場合もあります。

ツール・システムの導入には多大なコストや時間を要するものもあるため、慎重に行うことが大切です。

5.アウトソーシングの活用

アウトソーシングを活用すれば、社員の負担が減るため業務の効率化につながります。アウトソーシングとは、自社の業務を外部の人材に依頼することです。

アウトソーシングにはコストがかかります。ただ外注するだけでなく、他の業務に人員を振り分けたり新規事業の構築を進めたりなど、外注にかけたコスト以上のものを得られるよう工夫しましょう。

アウトソーシングにかかるコストは、依頼先によって変わります。予算や業務の質などを考慮して、最適な依頼先を選びましょう。

6.ワークフローの見直し

ワークフローとは、業務における一連の流れをいいます。最先端のツールやシステムを導入していても、受け継がれてきたフローでは効率良く業務を進められないこともあるでしょう。

動線ひとつを取っても、見直すべき箇所が多数見つかります。例えば、必要な道具が周辺になく毎回違う場所へ取りに行っている、というのは無駄な動きです。

また、余計な動きやフローがミスにつながる可能性もあります。スムーズに業務を遂行するために、ワークフローは都度見直すことが大切です。

7.マニュアルの作成

業務の内容や手順をマニュアル化すると、効率良く作業できます。作業者間の「ムラ」をなくせるだけでなく、ミスの防止・削減も可能です。

しかし、作成したマニュアルは常に最適であるとは限りません。最先端の技術やツールを導入した場合、それに対応したマニュアルが必要になります。そのためにも、マニュアルは定期的に見直し、更新しましょう。

8.業務フローチャートの作成

業務のフローチャートを作成すると、業務内容が分かりやすくなります。フローチャートとは、業務の流れやプロセス・スケージュールなどを示す図などのことです。一目で業務フローが理解できるため、共有しやすい側面もあります。

業務フローチャートをあらかじめ作成しておけば、次に何をすればよいか、どの作業を優先すべきかなどを考える必要がありません。作業間の無駄な時間が削減でき、スムーズな流れで業務を遂行できます。

9.データベースの活用

データベースを業務に活用することで、スピード感のある対応ができます。データベースとは、今までに蓄積してきた情報のことです。例えば、顧客情報や販売履歴を利用した予測需要です。

しかし、データベースは整理されていないと活用できません。必要な情報を探すだけで時間がかかり、非効率になってしまいます。そのため、ビッグデータを活用するにはシステムやツールの導入が必要です。

10.データや情報の共有

データや情報の共有は、業務効率化において重要な要素です。作業の進捗状況をリアルタイムで確認できたり、社内データへアクセスして情報を確認できたりすれば、連絡を取り合う時間が削減されます。

またミスが発生した場合でも、原因や対策を共有すれば再発防止ができます。他部署でも同じようなミスが起こらないとは限りません。情報を共有することでミスが発生しづらくなるだけでなく、対策や対応に取られる時間が減り、結果的に業務の効率化につながります。

効率化を実践する際のポイント

生産性の向上や利益の拡大には、業務効率化が欠かせません。効率化にアプローチする方法は多くありますが、成果を得るにはポイントを押さえながらの実践が必要です。

ここでは、効率化を実践する際のポイントを4つ紹介します。

職場環境を整える

作業を効率良くするには、職場環境を整えるのが先決です。物や道具が乱雑に置かれている場所では、業務に集中できません。一度身の回りを整理整頓して、作業しやすい環境を作りましょう。

道具など常に使うものは一定の場所へ置くよう決め、使ったら元に戻すといったことを徹底しましょう。

多様な働き方に対応する

多様な働き方に対応できると、業務の効率が上がります。働き方改革やコロナ禍によって、さまざまな企業が在宅勤務を導入しました。

在宅勤務は通勤の時間を削減できます。在宅勤務が増加すればオフィスを賃料の安い場所へ移転できるため、コスト削減が可能です。また、通信費や電気代の節約にもつながります。

しかし、在宅勤務はコミュニケーションの取り方や、業務の進め方などに支障が出る場合があります。一気に働き方を変えるのではなく、一部で試行してから徐々に広げていくのが賢明でしょう。

全体像や目標を押さえる

業務効率化は、利益の拡大や生産性の向上といったメリットを生み出しますが、何を達成したいかによって施策は変わります。

目標が明確でないにもかかわらず、手当たりしだいに施策を講じても期待通りには進みません。自社の課題を洗い出し、解決するために必要な手段と計画を立てて、会社全体で活動を推進していきましょう。

PDCAサイクルを効果的に回す

効果的にPDCAサイクルを回すと、業務効率化がうまく進みます。PDCAサイクルとは、以下の4つの段階を循環させて、施策の質を上げる活動です。

・Plan（計画）：施策実行の計画
・Do（実行）：施策の実行
・Check（評価）：施策の実行で得られた結果を評価
・Action（対策・改善）：結果を基にさらなる施策を立案

施策を実行しても、最適な業務効率化は達成できません。「もっと効率化できないか」「他に効率化できる施策はないか」といった、改善や提案を重ねることが大切です。PDCAを循環させていくと、徐々に目標や課題の解決に近づきます。

効率化で陥りがちな注意点

業務効率化は、企業に多くのメリットをもたらす取り組みです。しかし効率化のために施策を講じたとしても、うまくいかずにデメリットとなる可能性があります。効率化を失敗させないためには、品質低下やコストの増加などへの注意が大切です。

ここでは、効率化で陥りがちな注意点を紹介します。

コストや作業工数の増加

効率化を狙った活動の推進で、コストや作業工数が増加してしまわないよう注意しましょう。企業のビジネスモデルや業務内容によっては、立案した施策が合わないこともあります。

例えば、在宅勤務は効率化に効果的な施策ですが、コミュニケーションにコストがかかるのが難点です。在宅勤務によって業務遂行に倍の時間を要するなら、多くの企業が導入していても取り入れる必要はありません。

ミスや品質低下の増加

業務効率化を意識しすぎると、ミスや品質低下につながる恐れがあります。業務効率化において無駄な作業を廃止することは、効果的な施策のひとつです。しかし、確認作業のような品質に影響を及ぼす工程は、削るべきではありません。

業務の効率化に取り組む際は、ミスや品質低下が発生しないよう施策内容を精査しましょう。

作業効率の低下

効率化を進める上で、商品やサービスの質は確保しなければなりません。しかし必要以上の質を求めると、作業の効率化を達成することが難しくなります。

また、質を追求しすぎると作業に時間がかかって余裕がなくなり、ミスの増加につながることもあるでしょう。設けられた基準以上の質には固執せず、効率化に目を向けたほうが生産性は向上します。

『UMWELT』を導入して効率化を実現しよう

業務を効率化する方法は多数あり、効果的な施策としてツールの導入が挙げられます。しかしさまざまな種類のツールがリリースされており、どれを選べばよいか迷っている方は多いのではないでしょうか。

業務効率化を実現したいなら、TRYETINGの『UMWELT』がおすすめです。ここではUMWELTの導入によるメリット、導入の成功事例を紹介します。

スピーディーな導入とコスト削減を両立できる

TRYETINGの『UMWELT』はスピーディーな導入とコスト削減を兼ね備えた、ノーコード予測AIです。導入期間は75%、費用は90%削減できます。

また、搭載している機能も多彩です。ビッグデータの収集・処理はもちろん、需要予測や在庫管理など効率化の実現に役立ちます。

ノーコードAIのUMWELTは、DXやAIに関する知識は必要ありません。使用方法に関しても講習会が実施されるため、どなたでも安心して使用できます。

成功事例を紹介

UMWELTの導入事例として、豊田合成様の事例を紹介します。

豊田合成様では、高分子材料の開発における方向性を絞り込むために、UMWELTを使用しています。導入した結果、蓄積したビッグデータの処理や要因解析が可能となりました。

豊田合成様にとって最適な形で前処理ができるため、AI解析への移行はスムーズだったそうです。

（参考：『【豊田合成様】UMWELT活用事例｜社内のデータ解析や先行開発にUMWELTを活用』）

まとめ

業務の効率化は、生産性の向上や利益の拡大などを実現するため、企業にとって重要な要素です。業務効率化に対する施策は多数ありますが、実行に移すだけでは期待した効果は得られません。自社が抱える課題に適した方法を考慮し、PDCAを回していくことが大切です。

TRYETINGの『UMWELT』は、業務効率化に役立つビッグデータの収集や処理、需要予測などの機能を搭載しています。ウェブサイトでは資料のダウンロードや無料相談ができますので、お気軽にお問い合わせください。