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COLUMN コラム

在庫管理

在庫管理をマニュアル化しない危険性とは?失敗しないための注意点を解説

在庫管理は、在庫を抱える企業にとってはとても大事な業務プロセスです。しかしながら、独自ルールも多く、ルールが言語化されていないケースも多くあります。そのために今回は、在庫管理をマニュアル化しないとなぜ問題なのか、その危険性についてまとめていきます。

▼更に在庫管理について詳しく知るには?
【保存版】在庫管理とは?取り組むメリットや具体的な方法を分かりやすく解説

在庫管理をマニュアル化しないと起こる8つの問題

適切な在庫管理には、会社全体で決めたルールが必要です。在庫管理を属人的に行っていては、過剰在庫問題も解決できないことに加え、在庫不足に即座に気づくこともできません。ここでは、在庫管理をマニュアル化しないと起こる8つの問題について書いていきます。

1.ヒューマンエラーが起こる

在庫管理をマニュアル化しないと起こる問題の1つに、ヒューマンエラーがあります。これは、入荷した在庫のカウントミスや二重記帳など、適切なルール作りをしていないとミスが発生する可能性があるということです。

特に、人の手が加われば加わるほど、このヒューマンエラーは起こります。人はどんなに気をつけていても、ロボットではないので100%の精度で仕事をすることはできません。

2.限られた従業員しか在庫管理ができない

 
在庫管理をマニュアル化しないと、限られた従業員しか貴社の在庫管理ができなくなってしまいます。在庫管理に専任の人を配置すること自体は問題ありませんが、ずっと専任で任せるのもまた問題です。もし、その社員の方が辞めた場合、貴社の在庫管理を担当する方がいなくなってしまいます。

そのため在庫管理のマニュアル化は、いつでも誰でも、在庫管理ができるような体制を構築する上で重要です。在庫管理のマニュアルがあれば、現場の負荷も減らせるようになります。

3.生産性が低下する

在庫管理のマニュアル化がされていない場合、生産性が低下する可能性も出てきます。「どこにどの在庫があるのか分からない」、「在庫の所在を分かる人はAさんしかいないけど、今日Aさんお休みだ!」となった場合、積み上がった在庫の山から手探りで探すしかなくなり、時間や労力、そのために他の作業を中断する恐れもあります。

4.管理費用が負担になる

また在庫管理マニュアルがないと、管理費用が膨大になる点もまた問題です。例えば棚卸しの時、常にルールに基づき適正な在庫管理ができていれば、短い時間で終わらせることができます。

しかし、もし在庫に余剰があれば、その分、面倒で大変な棚卸しに時間を割くことになります。また日常的なピッキング作業にも影響を及ぼすことにもなります。このように時間、労力が在庫管理に流れるほど、管理費用を逼迫させる原因にもなるのです。

5.余剰在庫が増加する

在庫管理のマニュアルがないことは余剰在庫の増加にもつながります。それだけに留まらず、適切な在庫管理ができないことにより在庫の過剰発注に陥るケースもあります。

在庫を収納できるスペースは有限です。もし、需要の高い在庫を納品したくても、回転率の悪い在庫を大量に抱えていた場合、ビジネスチャンスを失う可能性にもつながっていきます。

6.キャッシュフローが悪化する

過剰在庫の抱え込みは、営業キャッシュフローの逼迫にもつながります。在庫は売ってこその資産です。もし、同じ在庫が1年も2年も長期間倉庫に眠っていた場合はどうでしょうか。

現金は手元には入ってこず、ただ「負債」となった在庫だけが残ります。生物でなくても、物には流行り廃りがあります。これは貴社の今後の成長の妨げにもなりますし、経営悪化にもつながりかねない問題にも直結するのです。

7.残業時間が増加する

在庫管理をマニュアル化しなかった場合、残業時間増加にもつながります。在庫を「探す」時間が増えれば増えるほど、従業員の労働時間はふくれあがります。探索期間によっては、従業員は本来やるべき仕事をできずにいるかもしれません。

残業代は小さなものかもしれませんが、ちりも積もれば山となるように、これは貴社の経営を圧迫する要因にもなりかねません。無駄なことに時間を取られないためにも、在庫管理のマニュアル化は大事なことが分かります。

8.在庫の品質が悪化する

在庫管理は、適切な場所に適切な個数あるだけでは完璧ではありません。在庫の回転率を早めることができて、ようやく適切な在庫管理と言えるのです。というのも、実態を持っている在庫は、食品でなくても寿命があります。

アパレルの場合は流行があり、工業部品でも時間の経過により発生するサビの問題など経年劣化があります。在庫の品質悪化は顧客満足度低下にもつながるため、気をつけなければいけない問題です。

在庫管理をマニュアル化する際の注意点

「在庫管理をマニュアル化するといっても、何から手をつければいいのか分からない。」という方もいるかと思います。ここでは、在庫管理をマニュアル化する上での入庫管理の重要性や業務の簡素化、保管場所など5つの注意点について触れていきます。

1.入庫管理に力を入れる

在庫管理は入り口が大事です。在庫管理が始まる入り口、「入庫管理」では外部からのさまざまな情報が入ってきます。商品の破損や汚れ、欠品などの情報です。これらを全てデータに落とし込み、かつ全在庫をリアルタイムに把握できるようにICタグやバーコード、番号をふる作業をします。

どうしても人の手が必要となってしまいますが、ここをミスすると適切な在庫管理は実現しません。注意深く徹底し、シンプルなルールで運用しましょう。

2.業務を簡素化する

業務の簡素化も忘れてはいけません。ルールがたくさんあった場合、マニュアルの内容が長かった場合、そのルールを覚えれないどころか、毎回調べる必要があり、作業が停滞します。そもそも従業員はやる気を無くしてしまうかもしれません。

A4の紙1枚で収まるようなルールであれば、倉庫内に掲示もできますし、従業員の目にもいつでも入るようになります。また業務の簡素化は作業スピードを早めることにもつながります。

3.保管場所の表示を分かりやすくする

倉庫内の保管方法も、簡素かつ明確にすることをおすすめします。これは入荷時、在庫を保管する作業でも従業員の負担を軽くすることにつながりますし、出荷時のピッキング作業の効率化にもつながります。

これはレイアウトも重要で、例えば棚番号を「1」「2」「3」「4」・・・とふったならば、棚の個別ボックスには「1−1」「1−2」、「2−1」「2−2」など順番に振れば、どこにどの棚、どのボックスがあるか一目で分かるようになります。

4.業務を行う環境を整える

労働環境の整備は、従業員のコストパフォーマンスにもつながります。ここで出てくるキーワードが「5S」です。

5Sとは、「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「しつけ、作法」のことです。この5Sを貴社内の倉庫で徹底することで、在庫の保管レベルを向上させるとともに、在庫が倉庫内で迷子になることもなくなります。環境の整理と在庫管理のルールを同時並行で従業員に徹底させることで、倉庫内を清潔に保てます。

5.注意するポイントを明確にする

また、従業員に対する注意ポイントも明確にしてください。文字や音、色など社内共通ルールを作ることで、従業員に対し分かりやすく伝わりやすい注意喚起方法を定めましょう。

なぜこのようなことが必要かというと、ミス防止のためです。例えば、出荷時に出荷先ごとに色を決め、台紙やテープ、掲示板の色を揃えれば、商品の入れ違えの予防につながります。従業員は同時にさまざまな顧客への出荷作業を行うため、入れ違いミスを防ぐためにも色は役立ちます。

在庫管理をマニュアル化するために取り入れたい方法

次に、在庫管理をマニュアル化するために取り入れたい方法について触れていきたいと思います。在庫管理のマニュアル化といってもさまざまな方法があります。エクセルからコードリーダーの導入、在庫管理システム(WMS)など、無料で構築できるものから、一定の金額を払うことでマニュアル化する方法まで多種多様です。

1.エクセル管理

一番手短な方法として、エクセルがあります。誰でも一度は使用したことのあるエクセル。しかし、この方法には2つのデメリットがあります。1つ目はデータを大量に溜め込むことが苦手という点です。例えば月次ごとにファイルを分けた場合、検索が難しくなります。

2つ目は1枚のエクセルに多くの情報を詰め込むことによって起きる、複雑化です。どこに何が書いてあるのかわからない、違う場所に情報を入力してしまったが故に、探せないなどの問題が発生します。

2.バーコード管理

バーコードは在庫管理において、私たちを手助けしてくれる貴重なアイテムです。入庫管理時、バーコードの有無により、作業効率や正確性に大きな差が生じます。

そもそも、人の手でのカウント・入力は、必ずといっていいほど、ヒューマンエラーが起こります。これを防ぐためにも、バーコードは必須です。また、このバーコードの情報入力と、次に紹介する在庫管理システムを連携させると、在庫管理の質が格段に向上します。

3.システム管理

在庫管理システム(WMS)は、在庫管理の質を格段に向上させます。中にはECに特化したものや、バーコードのハンディーと合わせ売りしているもの、受発注システムと連携しているものなど、システムごとにそれぞれ特色を持っています。

中には無料でトライアルできるものもあり、導入を検討する際は、さまざまなツールを試して自社にあったものを選択するのも1つの手です。

在庫管理をマニュアル化するために専用システムを導入するメリット

上記ではエクセル、バーコード、システム管理と3つの在庫管理方法を紹介しましたが、やはりおすすめの方法は、バーコードとシステム両方の導入です。在庫管理をマニュアル化する上で、やはりエクセルでは心許ないと言わざるを得ません。ここでは、在庫管理システム(WMS)を導入するメリットを6つ紹介します。

1.ヒューマンエラーを防止できる

最大のメリットはなんといっても、ヒューマンエラーの防止です。エクセルを活用した在庫管理では、人の手がどうしても多くかかり、ミスが発生しやすくなります。ルールも担当者が独自で組み上げたものが多く、社内で共有も難しくなっている場合がほとんどです。

ヒューマンエラーをなくし、在庫管理を誰でもできるようにするためにも、在庫管理システムは有効だと考えられます。

2.在庫状況がリアルタイムで分かる

在庫管理システム(WMS)は、在庫のリアル情報を可視化することが可能です。「いつ」「どこに」「在庫が何個あるか」を全て把握し、利用者に伝えます。

これは過剰在庫や在庫不足を防ぐとともに、営業が担当者に在庫の個数を確認する手間も省けます。WMSの導入は、在庫回転率をよくすると共に、従業員の働き方改革にも貢献するのです。

3.幅広い従業員が在庫管理を行える

また、在庫管理システム(WMS)の導入は、在庫管理のための専任人材が必要ありません。在庫管理をシステム上でマニュアル化することで、「誰でも」「いつでも」在庫管理が可能となります。

また営業も、在庫管理のルールを把握していれば、客先からの急な要望にも迅速に応えることができるようになります。突然の休日出勤や、在庫確認のためだけに会社へ行くことはもうやめましょう。

4.手間や時間を削減できる

また在庫管理システム(WMS)は、従来在庫管理に費やしていた時間を大幅に削減することができます。例えば在庫整理にかける時間です。過剰な在庫は倉庫のスペースを圧迫し、入庫管理だけでも膨大な時間を要します。棚卸し時にも、過剰在庫により時間がかかります。

また、過剰在庫も解消します。必要な分をWMSで把握することができるため、余分に在庫を持つ必要がなくなります。このように「ムダな時間」「過剰在庫」を、WMSは削減することができます。

5.顧客満足度が向上する

在庫管理システム(WMS)は、社内だけでなく顧客の満足度も向上させます。WMSは社内の在庫を可視化することができ、「いつでも」「どこでも」在庫を見ることができます。そのため、顧客にミスなく在庫を販売することができ、顧客からの急な要望にも瞬時に応えることができます。ここから顧客からのより強い信頼を勝ち得ることができ、貴社への成長にもつながるでしょう。

6.人件費を削減できる

ムダな時間削減は人件費削減にもつながるように、在庫管理システム(WMS)の導入による従業員の働き方改善は、人件費削減に深くつながります。まず、今までかけていた在庫探索の時間が大幅に削減できます。

他にも、特定の人が在庫管理をする必要がなくなるため、専任のシステムを敷く必要がありません。また、ムダな時間を削減することで従業員の労働の質の向上も期待できます。

在庫管理システムを導入したいのであればTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

在庫管理システム(WMS)の導入は、貴社にとって適切なものである必要があります。WMSと一括りにしても、EC特化型や、受注管理など他の機能を付随させたWMSもあります。正直、どれを選べば正解なのか一見して分かりません。そこで、今回お勧めしたいのはTRYETINGのUMWELT(ウムヴェルト)です。

UMWELTとは、貴社の状況に合わせた適切なWMSを組み立てることができます。操作は簡単で、すでに候補にある機能を好きなように組み合わせるだけで、作ることができます。またUMWELTは、在庫管理以外も業務効率化が期待できます。

例えばシフト管理。従業員の相性に合わせて組み上げることが可能です。他にも、製造業にとって役立つ製造プロセス条件の自動最適化もできます。もし、WMS導入に悩んでいるなら、一度TRYETINGのUMWELTを検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は在庫管理をマニュアル化すべきという文脈で話を進めてきました。在庫管理は簡単そうに見えて、どの会社でも悩む、とても難しい問題です。今回の内容で、在庫管理の基礎知識を知っていただき、ぜひ適切な在庫管理を検討していきましょう。その中で、もしどんな在庫管理システムを導入しようか悩んでいるのならば、TRYETNGのUMWELTにトライしてみてください。

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