議事録はAIで自動作成しよう！AIによる音声認識や文書作成のポイント

定例議会はもちろん、部・課ごとの会議、プロジェクトミーティングなど議事録作成が必要な場面は多岐にわたります。業務頻度の多い議事録作成を効率化するために、AIの音声認識を活用したAI議事録作成に注目が集まっています。当記事では、AIによる音声認識や文章作成のポイントについて解説します。

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議事録に苦労する企業は多い

議事録とは、会議で話し合った内容などを文字起こしした記録のことです。詳細な議事録があることで、会議の中身がより意味のあるものとなり、また会議不参加者への情報共有にも役立ちます。しかし、議事録の作成には担当者に多大な負担をかけていることも否定できません。議事録作成にはどのような負担が発生しているのかを、まずは把握しておきましょう。

準備や議事中の作業が大変

議事録作成者は会議の議題や進行、出席者などを事前に把握しておかなければ、発言を追い切れなくなってしまうおそれがあります。そのため、他の参加者よりも事前準備に費やす時間が多い傾向にあります。

また、議事録作成では、参加者の発言と資料の食い違いなどを訂正する作業も求められるため、重要な発言と発言者、誰がいつどのような発言をしたかを、メモに残さなければなりません。常に会話に耳を傾けていなくてはならないことも、担当者の負担を大きくさせてしまう要因のひとつです。

チェックや修正にも一苦労

議事録作成は一見すると、会話内容を文字に書き起こすだけの単純な作業のように見えます。しかし、実際には、個人のスキルや実力が如実に表れる業務です。また、議事録の内容に間違いがないかを確認する作業には、神経も時間もかかります。このような理由から、議事録に苦労している企業は決して少なくないのです。

議事録はAIで自動作成できる

これまで議事録作成は、録音した音源から担当社員が書き起こしたり、専門事業者に委託したりして作成するのが一般的でした。しかし、そこには多くの労力や時間が必要となるため、近年はAI文字起こしの導入を検討する企業が徐々に増加しています。ここでは、議事録作成業務をAIに代替するメリットについて説明します。

効率的に作成できる

AI文字起こしでは、会話スピードと同速度で文字が生成されます。そのため、人間が手作業で入力するよりも、はるかに効率的に議事録を作成できます。

簡単に管理と共有を行える

AI議事録作成ツールのなかには、複数人で議事録の管理と共有を行えるツールも存在します。重要会議であっても、素早く記録が作成・共有されるため、迅速な企業戦略決定を実現します。

日本語以外の言語にも対応できる

AIには、言語処理の仕組みも備わっているため、日本語以外の言語にも対応することは可能です。これにより、多言語で行われる会議の場合でも、リアルタイムで翻訳された議事録の作成を行えます。

AIツールによる議事録作成のポイント

議事録を作成するにあたっては、入念な事前準備が欠かせません。ここでは、AIツールによる議事録作成のポイントについて解説します。

マイクの音質に注意する

どれだけAIの性能が高くても、マイクや室内音響が不適切であると、きれいに声を拾うことはできません。マイクの音質や取り扱いには十分な注意を払いましょう。

完璧な精度を目指さない

年々精度が向上しているAI技術ですが、ある程度の認識間違いや変換ミスは想定されます。人の手を一切加えずに、完璧な出来栄えを実現することは不可能であるため、許容範囲をあらかじめ決め、不足分は人手で補うことがAI議事録作成を成功に導く肝要となります。

バックアップを忘れない

書き起こし自体はAIが担うとしても、それまでの準備は人間の手作業によるものです。そのため、「録音ボタンを押し忘れた」「デバイスの充電を失念しており、途中で音声が終了した」といった人為的ミスが発生する確率は、決してゼロとは言い切れません。また何らかのエラーが発生し、データが消滅してしまうこともあるでしょう。

このような不足の事態に対応するためにも、スマートフォンなどのデバイスでも良いので、予備の録音機の用意をおすすめします。

音声情報をAIで文字化する強み

AIによる音声認識が進化したことで、会議の議事録を効率良く作成することが可能になりました。ここからは、音声情報をAIで文字化する強みについて見ていきましょう。

精度が上昇している

音声認識技術は、昔に比べて格段に高精度化し、実用に耐えられるようになりました。Microsoftは2017年に、音声認識システムがプロの速記者に匹敵するとされる、5.1％の単語誤り率に達したことを発表しました。これにより、音声認識の精度は約95％と高い水準を誇ることが実証されたのです。また、改良が進められた音声認識技術では、複数人が同時に話していたり、ノイズがあったりしても正しく分析することができます。今後も予約の電話をすべてAIが受け付けるようになるなど、更なる技術発展を遂げることが期待されています。

継続利用で自動学習する

AIの強みは、使い続けることで自動学習し、性能が向上していくことにあります。ティープラーニングの技術を用いた音声認識では、「音響モデル」から「言語モデル」までのプロセスがひとつのニューラルネットワークモデルで実装されています。

たとえば、言語モデルに「私は病院へ」と入力すると、次に出現する可能性が高い「行く」「行かない」などの単語を自動で予測します。音声認識は、継続的に利用することで、会議で頻発するワードや、自社のビジネス用語などを自動学習し、適切な入力を行います。

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まとめ

AI議事録作成は文字起こしの手間をなくし、業務効率を高めるだけではなく、「タスク実行力の強化」「会議の多言語化・可視化」など、会議をより意味のあるものに導きます。特に、コロナ禍の影響でWeb会議が頻繁に行われるようになった昨今においては、従来のレコーダーやメモ書きでの議事録作成では作業が追いつかず、多くの企業で導入が進められています。音声認識をはじめとしたAIシステムの導入は、手間と時間、経験が必要だと思われがちですが、ノーコードで導入できるサービスも存在します。ノーコードAIシステム導入を検討されている方はぜひTRYETINGへお問い合わせください。

参照文献

Microsoft’s new record: Speech recognition AI now transcribes as well as a human｜ZDNet（2017）
https://www.zdnet.com/article/microsofts-new-record-speech-recognition-ai-now-transcribes-as-well-as-a-human/