働き方改革を実現するには？コスト削減方法を詳しく解説

働き方改革は、働きやすい労働環境を構築するための取り組みです。多くの企業では、従業員が働きやすい環境作りを行い、人件費や採用費などのコスト削減に励んでいます。しかし、働き方改革を実現するためには、どのような取り組みをすべきか分からないと悩む方も多いでしょう。そこで今回は、働き方改革を実現するための方法や各種コストの削減方法について解説します。

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働き方改革でコスト削減が注目されている

働き方改革の実現は、企業で発生するコスト削減につながります。しかし、働き方改革とコスト削減がどのように関連しているのか分からない方もいるでしょう。ここでは、働き方改革とコスト削減について解説します。

働き方改革とは

働き方改革とは、労働者が個人の状況に応じた働き方を選べる社会の実現に向けた関連法案の総称です。働き方改革により、長時間労働の是正や有給休暇取得の義務化など、労働者が働きやすい環境作りにつながっています。現在、日本では少子高齢化の促進によって、多くの企業が人手不足の状況におちいっています。こうした問題を解決するためにも、労働者が働きやすい社会を実現し、少しでも労働力を確保して、生産性を向上していくのが重要です。

働き方改革の重要性

働き方改革は、企業側と社員側のそれぞれにメリットがあります。企業側では、多様な働き方ができる企業であるとアピールできるため、採用面でのイメージ向上につながります。その結果、優秀な人材の確保にもつながりやすくなるのです。社員側は、業務をする時間が減少するため、プライベートの時間を確保しやすくなります。プライベートが充実することで、気分のリフレッシュにつながり、業務へのモチベーション向上につながるケースも多いです。

働き方改革とコスト削減の関係性

企業におけるコストとは、利益獲得に向けた活動で発生する全ての費用を指します。多くの企業ではコスト削減に向けた取り組みを行っていますが、思ったよりもコストを削減できていないのが現状です。そこで重要になるのが、働き方改革の推進です。働き方改革は、業務効率化の向上によって、多くのコスト削減につながるため、積極的に導入を進める必要があります。

企業が抱える主なコスト

企業が抱える主なコストとしては、主に以下の4つがあげられます。

• 人件費コスト
• 採用コスト
• オフィスコスト
• IT関連コスト

人件費コスト

人件費は、従業員への給与や交通費など、企業の中でも大きな割合を占めるコストです。企業は、人材がいなければ売上に向けた活動を実施できないため、必須となるコストの1つです。企業の人材は生産性に大きな影響を与えるため、むやみやたらに人件費を削減してはなりません。したがって、業務効率化の促進により生産性向上をさせて人件費を削減したり、リモートワークの促進で通勤費を削減したりするなどの対策が大切です。

採用コスト

採用コストは、新卒採用・中途採用などをするにあたって発生するコストのことで、人件費に次いで大きな割合を占めています。現在は業界問わず人材不足が続いているため、積極的に人材確保を進めていかなければなりません。新卒採用では、学生のインターンシップや合同説明への参加、企業説明会の開催などのイベントにもコストが発生します。他にも、リクナビやマイナビといった求人サイトへの掲載や広告費もかかります。

オフィスコスト

オフィスコストとは、継続的にかかる家賃や業務で利用するコピー代や事務用品代等です。オフィスコストは、従業員数が多いほどかかってくるコストも増大するため、積極的に削減していきたいところです。オフィスコストを削減するためには、リモートワークの推進で光熱費や事務用品代を抑えたり、場所を移動して家賃を安くしたりするなどが考えられます。

IT関連コスト

IT関連コストとはITに関わってくる費用で、パソコンやスマートフォンなどにかかるものです。最近はデジタル技術を活用した業務が一般化されており、パソコンやタブレットなどの電子デバイスがなければ業務が回らない時代となっています。そのため、IT関連コストは削減するだけではなく、必要な業務で必要な人材に与えるのが大切です。また、企業内で運用する重要なシステムについては、すぐに復旧できるような体制を整えておく必要があります。

働き方改革でコスト削減を進めるには？

働き方改革でコスト削減をするためには、以下の対策が効果的です。

• アウトソーシングを活用する
• ペーパーレス化を推進する
• ITツールを導入する

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、自社で行っている業務の一部を外部へ委託することです。アウトソーシングの活用は、自社で一から業務を行うよりもコスト削減につながる可能性があります。たとえば、自社内のマーケティング活動や電話対応といった業務をアウトソーシングしたとします。これらの業務は必要となるコストが多いため、専門的に実施している業者に依頼したほうが金銭面や時間的なコストを削減できる可能性があるのです。また、自社に適任者がいない場合には、作業の質も向上しやすいです。

ペーパーレス化を推進する

ペーパーレス化の推進は、業務効率化やコスト削減につながります。ペーパーレス化は、今まで紙で運用していた部分を電子データに置き換えていくことです。たとえば、取引先へ発注書を提出するとしましょう。紙の場合は、発注書を印刷して担当部署から承認をもらい、取引先へと郵送するため、紙代や郵送代が発生します。一方で、電子データの場合は、全てオンライン上でやり取りが完結するため、通信費以外の費用が発生しません。また、紙媒体の保存はオフィスのスペース圧迫につながるため、電子データによるスペースの有効活用ができます。

ITツールを導入する

ITツールは導入費用がかかるものの、長期的に見ると業務効率化や無駄なコストの削減につながります。たとえば、営業担当者が顧客情報を管理できるCRMツールを導入するとしましょう。ツールを導入する前は、担当者ごとに顧客情報をExcelや紙媒体で管理をしているため、共有や管理が煩雑になっていました。しかし、ITツールを導入することで顧客情報の一元管理が可能となり、全員が同じツール上で顧客情報を閲覧できるようになったのです。このように、ITツールの導入は業務効率化につながります。

コスト削減はITツールで実現できる！

ITツールの導入は、以下のメリットを得られます。

• 業務を自動化できる
• コミュニケーションが充実する
• データ分析を行える

業務を自動化できる

ITツールの中でも、RPAを活用することで業務の自動化を実現し、コスト削減につながります。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間が実施する操作をシステムが自動で行う仕組みです。たとえば、毎日決まった時間にシステムを実行し、システムから吐き出されたCSVをExcelに転記する作業をしていたとします。この作業では、トリガー処理によって決まった時間にシステムを起動し、CSVからExcelへの転記作業をRPAで自動化できるのです。RPAにより、ルーチンワークを効率的に実施できます。

コミュニケーションが充実する

グループウェアの導入により、コミュニケーションが充実し、コスト削減を図れます。グループウェアとは、導入によってメール・チャット・カレンダーの共有が可能となり、企業内のコミュニケーションを円滑に進められます。たとえば、グループウェアに含められるチャットやWeb会議を活用することで、自宅にいながらリアルタイムのコミュニケーションが可能となるのです。

データ分析を行える

ITツールでは、収集したデータを分析できるものがあります。データ分析のツールとしてはBIツールが有名です。BIツールとは「BI（Business Intelligence：ビジネスインテリジェンス）」の略で、企業内で蓄積した大量のデータを、グラフやレポートなどのわかりやすい形に表示させるツールです。データ分析を実施することで、業務効率化や物事を判断する際の物差しになります。最近ではAIを搭載したツールも人気で、データの利活用によって業務効率化が促進されています。

働き方改革を推進するならTRYETINGにご相談ください

働き方改革を推進するのであれば、業務効率化の実現に向けてツールの導入がおすすめです。特に、AIを活用したツールにすることで蓄積したデータを効率的に利用できます。しかし、どのAIツールを選択すべきか悩む方も多いでしょう。そこでおすすめしたいのが、TRYETINGの開発する2つのクラウド型業務効率化ツールです。

ノーコードAIツール「UMWELT」で事業課題を解決

UMWELTはプログラミング不要で、AIを利用することができるツールです。社内でAIを利用するための特別な環境を準備する必要なく、費用や工数などの準備コストを最小限に抑えた上でAI活用ができます。業務効率化に役立つAIアルゴリズムが多数搭載されており、これらを自由に組み合わせることで誰でもかんたんにAIシステムを構築することが可能です。業務効率化を進めコスト削減を行うことで、残業の減少や人員の再配置を行うことができ、働き方改革に繋がります。

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HRBESTは、「組み合わせ最適化」の技術により、複雑なシフト作成を自動化するツールです。労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化しがちな管理職のシフト作成作業を簡単に自動化できます。

まとめ

働き方改革の推進は、企業が抱えているさまざまなコスト削減につながります。コストは、単に削減していけばいいのではなく、業務効率化も合わせて推進していかなければなりません。そこで、AIの技術は、企業活動における業務効率化・省人化で高いパフォーマンスを発揮します。手軽にAIを用いて業務効率化を図りたいとお考えの方は、TRYETINGまでぜひお気軽にお問い合わせください。

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