業務効率化に役立つツールとは？導入するメリットや選び方のポイントを解説

2019年に働き方改革関連法案が施行され、長時間労働の是正や有給休暇取得の義務化が実施されたことで業務の効率化が注目されるようになりました。

加えて2020年からは新型コロナウイルスの流行によってテレワークが一般的になり、業務効率化ツールの需要が高まっています。しかし、業務効率化ツールの選び方や導入の手順が分からないという方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、業務効率化ツールの導入方法やツールを選ぶときのポイントを紹介します。これから業務効率化に取り組む方はぜひ参考にしてください。

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なぜ業務効率化が必要なのか？

いくら業務の効率化が重要と聞いても、必要性を実感できなければ腰が上がらないという方もいるのではないでしょうか。業務効率化が求められる理由は複数あり、社会的にも業務効率化の要請は高まっています。まずは、業務効率化が必要な理由を確認しましょう。

労働人口が減少しているため

業務効率化が求められる社会的な要因として、労働人口が減少していることが挙げられます。日本の労働人口は人口減少にともない減少の一途をたどっており、36年後には20%以上減少すると言われています。業務量が変わらないにも関わらず労働人口減少している現状では、いかに少ない人員で効率よく業務をこなすかが重要となります。

『日本の将来推計人口(平成29年推計)』

DX化が推進されているため

新型コロナウイルスの流行によってテレワークが一気に浸透したことで、リモートでも生産性を維持するためにDXを推進する必要性が出てきました。

遠隔地にいる同僚とコミュニケーションや情報共有を密にするには、業務効率向上に用いられるオンラインツールの導入が不可欠です。また、長時間労働などの環境を改善するためにも、効率的な働き方が求められています。

業務の属人化を防ぐため

人手不足の現状では必要な技能を持つ人材の確保が難しくなっています。特に、業務が俗人化していた場合、仕事を任せていた人材が流出すると同水準の生産性を継続できなくなるリスクも考えられます。このような業務の属人化を防止するためにも、誰でも扱えるツールを導入し、一定の生産性を保つといった業務効率化の方向性は避けられない状況となりました。

業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化とは、業務内の無駄を見つけ、可能な限り減らすことで効率改善を行っていくことです。業務効率化ツールを導入することによるメリットは大きく、コスト削減や生産性の向上に貢献できます。それぞれの詳細を見ていきましょう。

コストを削減できる

業務時間を減らすことで時間的・金銭的なコストを削減する効果があり、企業の負担を軽減できます。例えば、オンライン会議ツールを活用すればオフィスに集まる必要がなくなり、移動時間や交通費が削減できます。長時間労働を抑制する効果もあるため、働きやすい環境を構築することで社員の意欲を高揚させる効果も期待できるでしょう。

生産性が向上する

人間でなくてもできる作業をツールで代行すれば、プライオリティが高い業務に人員を回せるようになり、コア業務に集中できるようになります。また、手作業では膨大な時間がかかる業務でもツールを使えばすぐに終わるケースもあるため、適切な役割分担とも言えるでしょう。

また機械はヒューマンエラーを起こさないため、ミスの防止にも役立ちます。

業務効率化ツールの種類は主に5種類

業務効率化ツールはうまく利用すれば多大なメリットがありますが、ツールの種類によってできることとできないことがあります。ツールの種類ごとに機能や用途が異なることも把握しておきましょう。ここでは、業務効率化ツールを5種類に分けて、それぞれの特徴を紹介します。

1.コミュニケーションツール

意志伝達のサポートや連絡をスムーズにするために使われるツールは、コミュニケーションツールに分類されます。WEB会議ツールや業務用チャットツールなどが該当し、従業員同士の社内外でのやり取りや取引先との密接なコミュニケーションを取る際に活躍するツールです。

コストが掛からないものが多いのもメリットで、導入ハードルの低さから多くの企業で活用されています。

2.RPA

RPAは「Robotic Process Automation」の略です。事業プロセスを自動化する技術の一種で、事務作業などの単純なルーチンワークを自動化してくれるツールを指します。

Excelと連携したデータ入力や伝票作成に活用でき、人力よりもはるかに高効率での作業が可能です。単純作業やルーチンワークが得意な機械の特性を生かした利用法と言えるでしょう。

3.名刺管理

アナログな名刺の情報をデジタルデータ化し、一元管理された情報として活用するツールです。見込み顧客の獲得や育成、営業活動の効率化に役立ちます。個々の人脈が明確になり、ほかの部署でも活用できるようになるのもメリットと言えるでしょう。機能はツールごとに多様性があるため、用途に合ったツールを選ぶことが大切です。

4.ペーパーレス化ツール

従来は紙で行われていた契約書や稟議に関する煩雑な手続きを、クラウド上で処理できるツールです。書類を両者間で往復させる必要がなく、オンライン上で合意から捺印まで完了できます。書類の送付や面会の手間を省いて、時間を効率的に使えるようになるでしょう。

5.タスクおよびプロジェクト管理ツール

従業員の各自のタスクをチーム単位で共有して、進捗の可視化やチェックができるツールです。現在「誰が」「どのタスクを」「いつまでを期限に」進行しているのかすぐに確認できるため、プロジェクト全体の進捗を管理するのに役立ちます。うまく活用すれば、タスク進捗の報告の時間や手間を削減してスムーズな管理が可能です。

業務効率化ツールを選ぶ際に確認したい4つのポイント

業務効率化ツールは多数の種類が展開されているため、何を選べば良いのか分からないという方は多いでしょう。せっかくのツールも自社の環境とマッチしていなければポテンシャルを発揮できません。ここでは、業務効率化ツールを選ぶ際のポイントについて紹介していきます。

1.必要な機能があるか

ツールにまず求められるのは、自社の課題解決に役立つ機能があるかどうかです。どれだけ高性能なツールだったとしても、必要な機能がないのでは意味がありません。どのような問題も解決できる万能なツールは存在しないので、解決したい課題とツールに求める機能を詳細に設定して、用途に適したツールを探すことが大事です。

2.既存のシステムと連携可能か

現在社内で使用しているシステムと連携できるかどうかチェックしましょう。業務効率化ツールはスタンドアローンで機能するものも見られますが、さまざまなシステムと連携することでさらに便利に扱えるものも多くあります。ツールを使いこなすためにも、既存のシステム・ソフトウェアに対応しているか事前に確認しましょう。

3.扱いやすいか

担当者が扱えるかどうかも重要な焦点です。機能が豊富なツールは魅力的に思えますが、できることが多いゆえにインターフェースが分かりづらい場合や、操作性に難があるケースがあります。コストを掛けてマニュアルを用意し、使用するごとにマニュアルを確認しなければ使えないようなツールは、逆に効率を悪化させる可能性もあるでしょう。

4.サポート体制が整っているか

ツールの機能性以外の付加価値として、サポート体制の有無があります。扱いやすいツールを選らんだとしても、運用していれば不明点が出てくるのは自然なことです。そのようなときに疑問に答えてくれるサポート体制が整っていれば、安心して利用できます。

海外製のツールはサポートがあっても担当者が外国の方であったり反応が遅くなったりする場合もあるので、そのあたりも注意してチェックしましょう。

業務効率化ツールを導入するまでの一連の手順を紹介

業務効率化ツールの導入が決定すると、いよいよ新ツール導入のプロジェクトが開始されます。具体的にどのように導入プロジェクトを進めていくかご存知でしょうか。ここでは、ツールを導入する際の流れを解説します。

自社の改善点を把握する

まずはどの業務を効率化したいのかはっきりさせなければ用途に合ったツールは選べないので、業務の問題点を洗い出します。どのプロジェクトがうまくいっていないのか、ネックになっているポイントはどこなのかといった原因を整理し、自社に必要な機能は何なのかを明確にしましょう。

現在困っていることはないかなど、現場の従業員に聴取を行い情報収集し、スムーズに業務を処理するために必要なものを明らかにしていきます。

ツール導入の目的や経緯を再共有する

業務の改善点が明確になったら、何のためにツールを導入するのか、どうしてツールの導入を検討するに至ったのかといった経緯をあらためて従業員に通達しましょう。ツールは導入することが目的ではなく、効率化を達成するための手段にすぎません。

社内の意識をまとめることで導入プロジェクト全体がスムーズになり、目的に沿った行動がとれるようになるでしょう。

試用や比較検討を行う

自社に適したツールが見つかっても、実際に使ってみなくては本当に適しているか判断はできません。カタログスペックの機能は確認できても、操作性までは分からないので、正式に採用する前に試用期間を設け、いくつかのツールを比較検討してから判断するのがおすすめです。

試用期間中は全社に導入するのではなく、一部の支社や部署に限定して行いましょう。使用者に使い勝手を確認してもらい、最も評判がよいツールを正式採用するのが一般的です。

ツールが浸透するまでサポートする

正式採用するツールが決まって導入が完了しても、気を抜かずにサポートを行いましょう。ツールが普及するほど新たな課題や細かな不満点が出てくるので、導入からしばらくは実際に使用している方から一定期間ごとに聞き取りをして、運用方法を再検討するのが成功のポイントです。

ツールのベンダーのサポートが充実している場合は、そちらを積極的に利用することをおすすめします。

UMWELTなら自社にマッチしたツールを簡単に導入できる

TRYETINGの「UMWELT」は拡張性の高さが特徴のひとつとなっており、業務内容に合わせてさまざまなサービスをご利用いただけます。サーバーレスなので簡単に導入でき、自社の用途に合わせた最適なAIツールをローコストでお手軽に利用できるのがUMWELTの強みです。

専用のAIツールは開発期間の長さや成果が表れるまでの長さがネックとなるケースが多く見られますが、UMWELTは納期と即効性の高さからすぐに効果を実感できます。現在は、以下のようなさまざまな用途でご利用いただいています。

・適正在庫量を商品別・店舗別・日別に最適化
・販売スタッフのシフト自動作成
・配送ルートの最適化
・来客数予測 など

まとめ

業務効率化ツールはコスト削減や生産性向上といった導入効果から労働人口減少や人材確保難の解決策として期待されており、DX推進の一環としてさまざまな企業で採用されています。ツールの種類によって得意なことやできることが異なるので、自社の用途に適したツールを探して、課題解決に役立てましょう。

DX推進や業務効率化ツール導入でお困りの方は、ぜひTRYETINGのUMWELTをご検討ください。無料相談や資料ダウンロードも承っておりますので、お気軽にお申し付けください。