在庫管理の効率化に役立つ手法は？在庫管理に使えるツールも紹介

製造や小売業界において、在庫管理の適正化は重要だといわれています。しかし、適正な在庫管理には多くのデータが必要であるほか、そのデータを活用する技術も必要です。どうにかしたいと考えてはいても、具体的にどのようにすべきかを導き出せないケースも多いでしょう。

そこで、今回は在庫管理を適正化するための手法を具体的に解説します。また、在庫管理の効率を高める便利ツールもまとめましたので、在庫管理の適正化を考えている方は、ぜひご参考ください。

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在庫管理とは？

在庫管理における「在庫」が指すのは、主に以下の3つです。

・製品在庫、商品在庫
・原料在庫
・仕掛（しかかり）在庫

一般的な小売業や流通業では、主に「商品在庫」を取り扱います。製造業では、完成した状態の「製品在庫」のほか、製造の工程で利用する「原料在庫」や、製造工程にある「仕掛在庫」など複数を取り扱います。

これらの在庫管理を適正化することで、以下のメリットを得られるでしょう。

・キャッシュフローの改善
・作業効率化による生産性の向上
・品質の安定化
・顧客満足度の向上

在庫管理が適正化されれば、仕入れから販売までの期間が全体的に短縮されます。これによりキャッシュフローの改善や、長期保管による商品や素材の劣化を防げるでしょう。また、必要量が常に在庫として蓄えられているため、生産性が向上するほか、顧客の需要にもスムーズに応えられます。

これらは顧客満足度の向上や自社の信頼性を高めることにもつながるでしょう。その結果、収益の向上のみならず、安定化も可能です。

在庫管理の発注方式は6種類

在庫管理に深く関係する発注方式には、いくつかの方式があります。「定期発注方式」「定量発注方式」「不定期負定量発注方式」「同期化発注方式」「簡易発注方式」「分納発注方式」の6つです。

在庫管理を適正化するうえでは、自社の事業内容に合致した発注方式を上記の中から選ぶ必要があります。こちらでそれぞれの特徴やメリットを確認していきましょう。

1.定期発注方式

定期発注方式とは、1週間なら1週間置き、1か月なら1か月置きというように、定められた一定期間ごとに発注を行う方式です。発注個数をその都度変更することで需要に合わせた在庫管理が可能になるため、日焼け止めや制汗剤などシーズンによって需要が異なる商品や、さまざまなジャンルの商品を扱う場合に適しているでしょう。

2.定量発注方式

定量発注方式とは、在庫数が一定量を下回った場合に発注を行う方式です。発注個数もあらかじめ決められているため、発注の手間がかかりません。製造するうえで必ず必要となるネジやナットなどの原料をはじめ、オールシーズン安定して需要のある商品など、在庫として一定量を必ず持っておきたい商品を扱う場合に適しているでしょう。

3.不定期不定量発注方式

不定期不定量発注方式とは、期間も量もこれとは定めずに発注する方式です。どのタイミングでどのくらいの数の発注をするかは、すべて発注者に委ねられます。市場データやそれを扱う発注者の知識や責任感が求められます。

多くの在庫を必要としない高額商品や、クリスマス商品など一定期間以外の売上が望めない商品を扱う場合に適しているでしょう。

4.同期化発注方式

同期化発注方式とは、毎月決まった数量の発注契約を結ぶ方式です。契約内容によって月1回や週1回など、回数の融通が利きます。事前に発注先と契約を結ぶことで半自動的に納品されるため、発注の手間がかかりません。

経営が安定していて、必要量が分かっている場合におすすめの手法です。必ず必要になるネジやナットなどの原料、売れ行きが安定している商品などに適しているでしょう。

5.簡易発注方式

簡易発注方式とは、簡単なルールに基づき、発注する方式です。「ダブルビン方式」と「ミニ・マックス方式」の2つに大きく分かれます。

・ダブルビン方式：2箱分の商品在庫のうち1箱分がなくなった時点で新たに1箱を発注するといった方式

・ミニ・マックス方式：あらかじめ在庫上限と最低在庫数を決めておき、最低在庫数を下回った時点で「在庫上限－現在個数」分が自動的に発注される方式。

どちらも大量の在庫を持つ必要がなく、なおかつ一気にはけることのない材料や商品に適しています。

6.分納発注方式

分納発注方式とは、あらかじめ定めたスケジュールどおりに複数回に分けて納品してもらえるように依頼する方式です。一括納品よりも一度の納品数を減らせるため、1回の入荷時にかかる手間や時間を減らせます。倉庫のスペースに余裕を持たせたい場合にもおすすめです。計画的な発注となるため、経営が安定している企業かつ消費者需要が高い訳ではない材料や商品に適しています。

在庫管理を適正化する4つの手法

在庫管理を適正化するためのポイントとなる4つの手法をここではご紹介します。先入れ先出しの実現方法や、在庫管理の優先順位の決め方などをはじめ、どれも具体的な方法をまとめました。自社の在庫管理において、まだ取り入れていない手法がないかを照らし合わせてご確認ください。

1.先入れ先出しを徹底する

仕入れた順番に出荷・販売するという「先入れ先出し」は、在庫管理の基本とされる手法です。先入れ先出しが徹底されていないということは、仕入れ順が把握できていないということにほかなりません。それでは、気づけば出荷期限の過ぎた商品が見つかり、大量の在庫処分、在庫不足で慌てて発注といったことにもなり得るでしょう。

このようなことにならないためにも、在庫を保管する倉庫ではルールの完備と、作業員への教育を徹底する必要があります。また、誰が見ても分かりやすく、整理がしやすい環境を整えることも大切です。

特に長年使用している倉庫では、古くなって使いづらくなった設備や、汚れが目立つこともあります。作業員が整理・整頓・清掃をしやすい環境づくりへの投資も検討しましょう。

2.在庫管理に優先順位を決める

在庫を保存する倉庫は、無限ではありません。商品ごとに優先順位を決める必要があるでしょう。優先順位を決めるうえで大切なのは「4象限分析」と呼ばれる手法です。在庫管理における4象限分析とは優先順位を決めるため、4つの項目（ABCD）に商品を振り分けることを指します。

はじめに在庫管理の対象をすべてリストアップし、一定期間の売上高と売上数を分析しましょう。つづいて分析結果をもとに4つの項目に商品を振り分けます。

Aに分類された商品は高級な商品です。売上が高くても多くが売れる商品ではないため、在庫過多にならないよう気を配る必要があります。

Bに分類された商品は売上も数量も多く、主力となる商品です。在庫不足になることは避けたい反面、季節商品もこちらに含まれやすいため注意が必要です。こまめな市場や売上チェックを心掛けましょう。

Cに分類された商品は、安定販売は見込めるものの、薄利多売になる傾向にある商品です。Bよりも優先度は落ちるため、在庫過多にならないように注意します。市場や売上のチェック時に廃棄や廃盤の検討をしてもよいでしょう。

Dに分類された商品はあまり収益に貢献していませんが、だからといって必ず廃棄・廃盤する必要があるとは限りません。Dの商品があることでAやBの商品が売れるしくみになってはいないかなど、販売戦略として必要かを見極めましょう。

3.適切な発注方式を採用する

発注方式は主に6つに分けられますが、在庫によって適した発注方式を選ぶことは、在庫管理の適正化につながります。たとえば、4象限分析でAに分類されたものであれば、現在個数や需要によって発注する不定量不定期発注方式や簡易方式が適切でしょう。

逆にCに分類された商品は売上が少ないことも含め、なるべく発注コストや手間を減らしたいところです。定量発注方式や定期発注方式が適切でしょう。

4.在庫状況を適正に把握する

在庫管理を適正化するには、在庫状況の把握が必要不可欠です。正確な把握のためにはさまざまな手法が考えられますが、現代において効率的なのは、データ上での管理でしょう。

古くから使われているのはExcelソフトでの管理です。棚番号や在庫情報を表に入力し、まとめることで管理します。近年では、より利便性を追求した在庫管理専用のシステムも生み出されています。

在庫管理に使えるツール

在庫管理を正確かつ効率化するには、ツールの活用がおすすめです。ここでは、在庫管理に使える代表的なツール2つをチェックしていきましょう。各ツールの特徴や、在庫管理に使えるどのようなシステムがあるのかも解説します。

Excel

Microsoft社が提供するExcelは、在庫管理にも使えるツールです。エクセル表に在庫数や出荷数を表記することで、商品の流れが可視化できます。エクセル関数やマクロを利用すれば、いくつかの作業を自動化できるでしょう。

また、在庫の分析も基本的なことであればExcelで可能です。たとえば在庫の入れ替わりを示す「在庫回転率」や需要の推移と傾向を示す「Zチャート」、生産能力を示す「流動数曲線」などはExcelで簡単に作れます。ただし、ある程度のExcelに関する知識は必要です。

在庫管理システム

近年では、在庫管理を専門としたシステムがリリースされています。機能はシステムによって異なりますが、以下の機能が搭載されたシステムはよく見られるでしょう。

・入荷・出庫の管理（在庫数管理）
・ロケーション管理
・データ抽出・分析
・棚卸

このように在庫管理における必要な機能がくまなく搭載されているため、在庫管理システムがひとつあれば、手間を大幅に減らせます。直感的に扱えるシステムも多く出ているため、誰でも扱いやすいのが特徴です。

Excelで在庫管理するメリット・デメリット

Excelは、在庫管理にも使えるツールとして長く多くの企業で使われてきました。馴染みやすさや導入しやすさから、ほかと比較することなくExcelを利用しているという企業も少なくはないでしょう。しかし、あえてExcelを使っているというのでなければ、今一度メリットとデメリットを見直す必要があるかもしれません。

Excelのメリット

Excelを在庫管理ツールとして使うメリットは、主に以下2つです。

・導入コストが少ない、かからない
・馴染み深く、導入に対する抵抗が少ない

Excelは、導入コストの少なさが大きなメリットです。企業用のPCであれば、Excel搭載で購入しているケースがほとんどでしょう。そうであれば追加コストもかからなければ、導入の手間もありません。また、Excelに慣れている人も多いため、導入に抵抗を感じにくいのもメリットだといえます。

Excelのデメリット

Excelを在庫管理ツールとして使うデメリットは、主に以下3つです。

・リアルタイム更新ができない
・複数拠点での大規模管理には向かない
・データ量が増えると顕著に重くなる

Excelはあくまで表計算ソフトです。そのため、在庫状況をリアルタイムに反映したり、複数のPCで共有したりといった使い方には向いていません。また、データ量によっては処理スピードが遅くなります。

以上のことから、Excelはあくまで小規模の在庫管理向けだといえるでしょう。入出荷ペースが早いもしくは多い企業や、複数拠点を構える企業では使いづらいと言わざるを得ません。

在庫管理システムを導入するメリット・デメリット

Excelと異なり、在庫管理を専門としたシステムを導入する場合は、比較検討の手間が必要です。また、導入費用がExcelよりもかかるかもしれません。しかし、それ以上のメリットはあります。ここで在庫管理システム導入のメリットとデメリットを確認し、自社にはExcelとどちらが合っているのかを検討しましょう。

在庫管理システムのメリット

在庫管理システムを使うメリットは、主に以下4つです。

・リアルタイムの在庫管理
・人的コストの削減
・欠品や余剰在庫リスクの低減
・生産性の向上

入出荷を在庫管理システムが自動的に把握し、データベースに反映してくれるため、リアルタイムで在庫数を確認できます。

また、在庫管理システムによっては発注システムとの連携ができ、在庫数に応じて自動発注をかけることも可能です。さまざまな手間が自動化されることで、人的コストの削減や欠品などのリスクも低減でき、生産性や収益の向上にもつながるでしょう。

在庫管理システムのデメリット

在庫管理システムを使うデメリットは、主に以下2つです。

・導入に対する抵抗感がある
・Excelよりもコストが発生しやすい

これまでExcelを利用して在庫管理をしていた場合には、新しいシステムに刷新されることに抵抗を覚える方もいるでしょう。誰でも使いやすいシステムを比較検討するほか、マニュアルの完備が求められます。

また、導入コストもかかります。自社の生産性向上に必要な投資であるかは、よく考える必要があるでしょう。なお、システムの購入費用だけでなく、運用環境を整えるための費用が発生することもあります。すべてを含めた見積もりを立てましょう。

在庫管理はシステム化するのが理想的！

往来の人の手による在庫管理では、どうしても多くの時間がかかるうえ、人的ミスにより正確な在庫の把握が困難でした。これに対し、在庫管理がほぼ全自動化できる在庫管理システムであれば、人的ミスやコストの削減が可能です。導入すれば、業務を大幅に効率化できるでしょう。欠品や余剰在庫リスクが減ることで、目に見える収益性の向上も望めます。

また、在庫管理システムの導入をきっかけにDX化を進める企業も増えています。ひいては製造・小売・流通、どの業界においても、在庫管理システムの導入が全社的な業務効率化につながるでしょう。

在庫管理システムで「UMWELT」が選ばれる3つの理由

在庫管理システムの導入を検討しているのであれば、トライエッティングの「UMWELT（ウムベルト）」をおすすめします。

トライエッティングが提供するUMWELTは、さまざまな業務にAIを活用できる環境を提供することを目的としており、簡単・安価に使えるプラットフォームです。

1.専門知識不要で在庫管理にAIを導入できる

UMWELTはどなたでも直感的に使いやすいツールです。複雑なプログラミングは一切必要なく、専門知識がなくても画面の表示に従って必要な要素を選ぶだけで独自のAIを構築できます。導入は簡単でありながらカスタマイズ性が高く、事業内容に合致したツールとしてお使いいただけるでしょう。

また、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェイス）の提供も行っております。こちらをご利用いただくことで、すでにお使いのシステムがある場合でも、API経由で簡単に連携できます。

2.在庫管理以外のシステムも構築可能

UMWELTのシステムは在庫管理に留まりません。多種多用のアルゴリズムを搭載しているため、さまざまなビジネスシーンでお役立ていただけます。以下は対応可能なシステムの一例です。

・生産計画立案の自動化や効率化
・適正在庫量を検証、最適化
・発注の自動化
・期間や品目別の販売数予測
・従業員のシフト自動作成

在庫管理の適正化に必要なシステムを複数構築できます。そのほか販売戦略を練るための分析から、ちょっとした事務作業までUMWELTにお任せください。

3.インフラとして末永く利用しやすい

UMWELTにも搭載しているAIは、瞬時に多くのデータを分析し、客観的な予測を立てることに優れています。近年では多くの企業がAIによる分析結果を販売戦略に盛り込んでいることからも、その重要性はお分かりいただけるでしょう。

しかし、AIはデータを取り込むことでより精度が高くなるため、長期運用が必要とされます。その点、UMWELTは低価格のため、末永くご利用いただきやすいでしょう。

また、3つのプランを用意しており、PROプランやENTERPRISEプランでは、すでに効果が実証済みの高度AIを搭載しています。ご都合に合わせてプランをお選びください。

まとめ

在庫管理は単純作業ながら、多くの手間やコストがかかる業務です。しかしながら、このような単純作業は自動化することで効率を高めやすく、生産性を著しく上げるためのポイントであるともいわれます。事業拡大を進め、在庫管理にかかるコストが増えてきたのなら、在庫管理システムの導入を検討する時期です。

なるべくコストをかけず、スピーディーに在庫管理システムを導入したいのなら、UMWELTをぜひご検討ください。