在庫管理で起こる課題と対処方法｜課題をクリアするための手段も解説！

製造業や販売業において、在庫管理の精度や効率に頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。顧客のニーズに応じて商品を納品するには、常に十分な在庫を抱えておく必要がありますが、多ければ多いほど良いというわけではありません。

適切かつ効率的に在庫管理を行うためには、自社が抱えている課題を洗い出し、対策を講じることが重要です。この記事では、在庫管理がうまくいかない理由や課題、解決法、おすすめの在庫管理システムについてご紹介します。

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在庫管理がうまくいかない4つの理由

顧客のニーズや仕入れ状況に応じて在庫の調整を行う在庫管理ですが、管理方法や使用するツールは企業によって異なります。使用するツールの具体的な例は、紙媒体や表計算ソフト、在庫管理システムなどです。適切なツールによる在庫管理は、コスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。ここでは、在庫管理がうまくいかない理由を4つご紹介します。

1.需要予測が不正確

在庫管理を徹底するためには、正確な需要予測が不可欠です。通常、膨大なデータを基に市場動向を予測しますが、データを正しく活用できなければ正確な需要予測は立てられません。

不正確な需要予測によって在庫管理に大きく影響を及ぼし、余剰在庫を抱えたり在庫不足が生じたりします。余剰在庫は在庫の保管コストがかかり、在庫不足は販売機会の損失を引き起こすでしょう。

2.業務が属人化している

在庫の管理業務が特定の担当者に依存するなど、業務が属人化しているケースもあります。そのような状況に陥ると、非効率な在庫予測につながってしまうでしょう。業務が属人化していると担当者によって管理方法が異なるため、その担当者がいなければ業務を遂行できなくなります。

また、担当者ならではの管理方法が定着していて、より効率的な方法があっても助言や提案できる人がいないこともあるでしょう。不適切な管理方法が継続されていれば、余剰在庫や在庫不足はいつまでも改善できません。

3.人為的なミスが発生しやすい

在庫を手作業で管理する企業では、入力ミスや確認ミスなどの人為的ミスのリスクがあります。手作業での管理によって、在庫予測の精度の低下や業務の非効率化を助長することになるでしょう。

特に紙媒体の場合、最新の情報を共有しづらく認識不足による誤発注も起こり得ます。数量が多かった場合や金額が多額だった場合の誤発注などは、大きな損失につながりかねません。人為的なミスは日常的な小さな損失だけでなく、大きな損失を引き起こす可能性があることを念頭に置きましょう。

4.業務を標準化していない

業務の標準化とは、各従業員が最適な手順で作業に取り組めるように流れを決め、設定したルールに沿った業務を実施することです。誰が作業しても同じように進められるように作業方法を統一しておくことと言えるでしょう。

業務の標準化ができていないと従業員によって手順や管理方法が異なり、データが活用しづらくなります。作業手順やルールを明確化・共有していない場合は、まずはその点を改善する必要があるでしょう。

在庫管理で起こる6つの課題

適切な在庫管理が行えていないと、業務効率の低下、コスト増加などの課題に直面することも多くなるでしょう。棚卸や入出庫管理などを実施している企業でも、作業手順や設定ルール、データの活用方法によっては非効率な作業状況に陥っている可能性もあります。ここでは在庫管理で起こり得る課題を6つご紹介します。

1.適切な在庫量を把握できない

在庫不足や過剰在庫が発生する要因として、適正在庫の正しい把握・設定ができていないことが挙げられます。一般的に、各部門の担当者が個別に仕入れを行う場合、欠品を防ぐために適正在庫より多く仕入れを行います。しかし、適切な在庫量を把握できていない場合、過剰な量を仕入れている可能性もあるでしょう。

日立ソリューションズ東日本とジェムコ日本経営が2016年に発表した「製造業における在庫にまつわる課題の動向調査」では、在庫に関するオペレーション面の課題として「在庫過多」と回答した人が多数を占めました。その要因として、販売計画の精度の低さや、需要の変動が挙げられています。この調査結果からも、適切な在庫量を把握できていない現状がうかがえるでしょう。

2.在庫管理に多くの時間とコストがかかる

管理方法が非効率の場合、在庫管理に多くの時間とコストがかかり、コア業務に充てられる時間やコストが限られてしまいます。製品の開発や製造などの業務に時間やコストを充てられないということは、生産性の低下につながるでしょう。

在庫管理は不可欠な業務であるものの、製造業の場合、この業務自体が利益を生み出すわけではありません。利益を生み出せるコア業務に注力するためにも、管理方法の早急な見直し・効率化が求められます。

3.担当者がいないと業務が停滞する

担当者によって管理方法が異なる場合やノウハウが属人化している場合、担当者の不在時に業務が滞る状況に陥るでしょう。特に、事業拠点ごとに在庫情報を個々で管理している場合、他拠点の在庫の把握が困難となります。

在庫情報を表計算ソフトやデータベース上で管理していたとしても、担当者独自のルールで管理していればスムーズな引継ぎはできません。担当者が管理するまで在庫管理をできない場合、必要な在庫を発注できず在庫不足に陥り製造ラインに影響を及ぼす可能性もあります。

4.集めたデータをうまく活用できない

在庫管理の流れとして、まずは、現在「何が」「どこに」「どのくらい」あるかを把握し、在庫管理レベルを品目ごとに決定します。続いて「いつ」「誰が」「どこから・どこへ」入出庫したかをデータに残します。この過程で行うのは原価管理と滞留管理です。最後に、入出庫予定の管理を行い、「欠品予測」をします。

このように、在庫管理を行う過程で品目ごとの管理レベルや出庫金額などのさまざまなデータを収集可能です。しかし、これらのデータを効果的に生かすことができず、業務改善には至らないというケースもあるでしょう。

5.システム化するのが難しい

業務内容は企業によって様々なため、在庫管理システムを導入しようとしても独自業務に対応できないケースもあります。企業向けの在庫管理システムは、小売業や製造業といった業種単位で対応していることが多いためです。

もっとも避けたいのは導入後に自社の業務に対応できない、あるいは使いこなせないと分かることでしょう。在庫管理システムを導入する際は自動化したい作業を明確化し、対応できる機能を搭載しているか確認することが大切です。

6.人為的ミスを減らせない

入力作業や管理作業が人間に依存している場合、人為的ミスの軽減は難しいでしょう。特に、業務が標準化されていない場合や取り扱う品目が多い場合は、人為的ミスが起こりやすくなります。ミスが多発すると、修正対応に人員や時間、コストなどを集中させなければならなくなるでしょう。

在庫不足や取り扱う在庫によっては取引先とのトラブルに繋がるリスクもあります。在庫管理は適切に行えばコストを削減できて取引先からの信頼も維持できるため、ミスは可能な限り避けたい業務のひとつなのです。

在庫管理の課題を解決する方法

在庫管理におけるコストや需要予測などが課題となっている場合、作業手順や在庫情報の共有、分析が適切ではない可能性もあります。とはいえ、課題は洗い出せているものの人手不足で具体的な対策を講じられない、という企業もあるのではないでしょうか。ここでは、在庫管理における課題を解決する効果的な方法を4つご紹介します。

業務をマニュアル化する

管理におけるルールが不明瞭だったり、業務が属人化したりするなどして在庫管理が適正化できない場合はマニュアル化して業務体制を整えることが重要です。

企業内で在庫管理における手順を統一化し、紙媒体やテキストファイルなどで業務マニュアルを作成して従業員間で共有します。従業員が随時確認できる場所にも張り出しておき、実務に生かせるようにしましょう。マニュアルは作成したら完了ではなく、浸透させる必要があります。

在庫管理システムやERPを導入する

人為的なミスを低減するためには、在庫管理システムやERPを導入してシステム化することが効果的です。システム化によって、人為的ミスを防げるだけでなく、時間短縮やコスト削減にもつながります。

在庫管理システムとは在庫管理に特化しており、現在庫数や入出庫情報などを入力するだけで正確な在庫管理ができるシステムです。

ERP（Enterprise Resources Planning）は、企業経営の基本となる資源要素を適切に分配し有効活用する計画を意味します。この計画における資源要素は、ヒトやモノ、カネ、情報などを指します。現在では、企業の情報戦略に用いる「基本系情報システム」を指すことが多いようです。

集めたデータを分析する

在庫管理で集めたデータは分析して経営や生産調整、発注点の変更などに生かすことが大切です。在庫分析方法にはABC分析や在庫回転率、在庫回転期間分析などがあります。その他、交差比分析やデッド在庫・緩動在庫も有効な方法です。これらの方法を用いてデータを分析する際も、システムを活用した方が良いでしょう。

システムであれば、正確な数値を効率的に算出できるためです。こまめに分析を行うことで自社の在庫の流れを詳細に把握でき、適正な管理ができるようになります。

需要予測の精度を上げる

需要予測の精度が低い場合、適正在庫や発注点が曖昧になります。より適切に管理するためには、精度を上げることが重要です。精度向上に効果的な手段として、AI（人工知能）を活用した在庫管理システムの導入が挙げられます。

AIはビッグデータと呼ばれる膨大なデータベースを基に、コンピュータから能動的に分析・判断をして最適な答えを導き出すシステムです。データを蓄積するほど学習し、需要予測や業務効率化の提案など人間の「頭脳」として活用できます。予測精度は人間と比較してはるかに正確でスピーディな点も特長のひとつです。

在庫管理の課題はAI化でクリアできる

在庫管理の課題は専門のシステムを導入してAI化するのがおすすめです。AI化と聞くとハードルが高く感じる方もいるでしょう。しかし、在庫管理システムを活用すれば、単純操作で簡単にAI化が可能です。システムには、需要予測の精度向上やバーコード認識による入力作業のシステム化、在庫のロケーション管理など様々な機能が備わっています。

前述したように、AI化をすれば入出庫履歴や製品情報などのデータを自動化して、高精度な在庫管理ができます。システムを選ぶ際は、自社が抱えている課題をAI化できるか否か、操作のしやすさ、コスト面などを比較検討すると良いでしょう。まずは、自社が抱えている課題を把握し、どの過程をAI化すれば良いかを明確化しておくことが大切です。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫情報の記録、分析などをAI化できるツールとして、在庫管理システムは幅広い業種で活用されています。取り扱う品目が多く管理しきれていない、在庫管理が標準化されていない、などあらゆる課題を解決できるでしょう。自社に合うシステムを導入し、効果的に運用すれば、多くのメリットを得られます。ここでは、在庫管理システムを導入することで得られるメリットを3点ご紹介します。

手間やコストを削減できる

入力の自動化・簡素化やリアルタイム更新を実現できることから、業務効率が大幅に向上します。これまで在庫管理のために配置していた人員を減らして人件費削減にも役立てられるでしょう。人員やコストはコア業務に充てられるため、生産性の向上も図れます。

入力の自動化・簡素化によって誰もが在庫管理できるようになり、業務の標準化や属人化の防止など、さまざまなメリットを得られます。

正確な在庫を把握できる

在庫管理をシステム化し、バーコードを活用することで在庫量を正確に把握してデータと実際の数値のズレを防げます。読み取った製品情報をシステム上に取り込んで在庫情報を管理するため、入力ミスや数え間違いなどの人為的ミスを削減できるでしょう。

特に製造業や小売業などの業種では、棚卸や入出庫管理などの業務効率化を目的として、在庫管理システムとハンディターミナルを連携させる手法を用いる傾向です。

情報を可視化して分析しやすくなる

システムで情報を可視化すれば、詳細に分析して需要予測や調達計画の策定にも活用できます。複数の製品に対応した需要予測を行う場合、AIであれば過去の販売実績や市場状況なども考慮した需要予測が可能です。蓄積されたデータを基に適切な計画をAIが検証することで、高精度の予測となるでしょう。このように、多くのデータを保有している在庫管理の業務は、学習機能を持つAIの得意分野となります。

在庫管理システムを導入するならTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

「自社に合うシステムが分からない」「ITに詳しい人材がいない」とお悩みの方には、TRYETINGのノーコードAIツール「UMWELT」がおすすめです。UMWELTは、プログラミング不要で分析や自動化ができる在庫管理システムとなっています。ここでは、UMWELTの特徴を3点ご紹介します。

自社に合ったAIシステムを構築できる

UMWELTは、常時装備されている100種類のアルゴリズムを組み合わせることで自由にAIシステムを構築できる「クラウド型AIツール」です。需要予測や在庫管理、シフト管理など、目的に応じたアルゴリズムを組み合わせることで業務の自動化が実現します。

柔軟な組み合わせができることから、あらゆる業種・業務への対応が可能です。複雑な作業やプログラミングが不要のため、どなたでもAIやRPAを活用できます。

APIを活用して複数システムをシームレスに使える

UMWELTで構築したシステムには自動的にAPIが発行されるようになっているため、API連携を行えば既存システムとシームレスな連携が可能です。構築したシステムファイルを画面上でドラッグ&ドロップすることで、稼働中の社内システムにAIを外から付加できる仕組みとなっています。既存システムをカスタマイズするより低コストでAI化を行える点も当システムの強みです。

UMWELTを導入することで、部署間での連携を取ることができ社内全体での業務効率化が図れるでしょう。

導入・運用にかかるコスト面の負担が少ない

UMWELTを提供するTRYETINGでは、用途に応じて複数の価格プランをご用意しております。業界最低水準の価格で利用できるAI構築サービスとして、専用インターフェースによる開発環境、コンサルタントによる導入支援などを行っています。

また、「UMWELT」はIT導入補助金2021の対象ツールになっており、規定に沿って交付申請を行うことで導入費用の2分の1、最大450万円の補助金が交付されます。UMWELTであれば、低コストでDX化の推進が実現可能です。

まとめ

適切な在庫管理を行うには、業務の標準化や需要予測の精度向上が不可欠です。そのためには、在庫管理システムの導入をおすすめします。

「どのシステムを選べば良いか分からない」「どこまで自動化すべきか分からない」という方も、お気軽にTRYETINGにご相談ください。TRYETINGのUMWELTは、社内にAIやDXに強い人材がいなくても導入できるように使用方法に関する勉強会の実施やコンサルタントによる支援など充実したサポートをご用意しております。