データ分析ツールを導入するメリットや注意点！Excelとは何が違う？

近年、社内DXの推進やビッグデータの活用により、データ分析の重要性が高まっています。データを収集する基盤づくりや分析手法の検討を進めている企業が多く、「データ活用には何かツールを入れたほうが良いの？」「分析ツールのメリットや注意点はあるの？」と悩む担当者様もいると思います。そこで今回は、データ分析ツールを導入するメリットや注意点を解説します。

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データ分析ツールとは？

データ分析ツールとは、大量に用意されたデータをユーザーの目的によって分かりやすく表示させるためのものです。データ分析ツールはBIツール（Business Intelligence tools）とも呼ばれており、データ分析ツールの結果をビジネスへも活用できます。データ分析ツールは直感的に扱えるような操作感であり、ツールに関する知識が不要で扱えるのが特徴です。

データ分析ツールを導入するメリット

データ分析ツールを導入するメリットは、大きく以下の4つがあげられます。

• 分析工程が簡単に行える
• 複数データを異なる角度から分析できる
• 膨大なデータ処理に適している
• データの即時共有ができる

分析工程が簡単に行える

1つ目のメリットは、誰にでも簡単に分析工程が行えることです。データ分析ツールは、分析に関する専門的な知識を持っていなくても、GUI上で簡単に実現できます。分析ツールを通すことで、直接データを触らずに操作が実行できるため、計算や操作ミスを防ぐのも可能です。

複数データを異なる角度から分析できる

2つ目のメリットは、さまざまなデータをあらゆる視点から分析できることです。データ分析ツールでは全てのデータを同一に扱えるため、データ形式が異なるものでも組み合わせた分析が可能となります。もし分析ツールを利用しない場合は、データのフォーマットや形式が違うと手作業でどちらかのフォーマットにそろえるなどの作業が発生してしまうでしょう。また、複数のデータ形式のものを組み合わせて出力できるため、新たな視点でデータ分析が可能です。

膨大なデータ処理に適している

3つ目のメリットは、分析ツールによって大量のデータ処理が可能になることです。分析ツールを利用しない場合、データ量や関数等が膨大になることでファイル容量の肥大化やメンテナンスコストが発生してしまいます。しかし、データ分析ツールはデータ容量分だけを確保できればいいため、利用者がファイル容量を意識する必要がありません。

データの即時共有ができる

4つ目のメリットは、分析結果がすぐに共有できることです。データ分析ツールの多くはWeb上で利用できるため、インターネットにつなげる環境さえ整っていれば誰でもアクセスできます。したがって、時間や場所を選ばずにデータ分析が可能となるのです。

データ分析ツールとExcelの違いを解説

データ分析はツールだけではなく、Excelの活用によっても実現できます。それぞれどのように違うのでしょうか？データ分析ツールは、さまざまなデータ形式を組み合わせた分析が可能で、大量のデータでもWebを通じた共有が可能となっています。対してExcelは、手軽に利用できるのが特徴で、関数やピボットテーブルを活用することによって運用できます。したがって、大量のデータを継続的に分析していきたいのであれば「データ分析ツール」、少量のデータを手軽に分析したいときは「Excel」の利用がおすすめです。

データ分析ツールを導入する際の注意点

データ分析ツールを導入するときには、5つの注意点があります。

• ツール導入の目的は明確か
• ツール利用者のスキルはどのくらいなのか
• ツールの機能が自社に合っているか
• 既存のデータやツールと連携可能か
• 使い続けられるコストか

ツール導入の目的は明確か

1つ目の注意点は、データ分析ツールを導入する目的が明確であるかです。ツール導入時にはデータ分析ツールに関わらず、導入によって達成したいことや利用する人物を明らかにする必要があります。明確にすることで、ツールに求める機能が洗い出されるため、導入後の目的達成もしやすくなるでしょう。

ツール利用者のスキルはどのくらいなのか

2つ目の注意点は、ツール利用者のスキル把握をすることです。ツールによっては、データの加工や組み合わせに専門的な知識が必要となる場合があるため、利用者のスキルに合ったツール選定が重要です。もし利用者のITスキルがない場合には、直感的に操作できるものを検討するのが良いでしょう。

ツールの機能が自社に合っているか

3つ目の注意点は、ツールの機能が自社にマッチしているかどうかです。分析ツールは、さまざまな企業の製品が登場しているため、持っている機能や特徴が異なっています。その中から選択するときには、自社の目的を達成できる機能があるかどうかを重要視しなければなりません。多機能を理由に導入してしまうと、全ての機能を使いこなせずにコストばかりかかってしまいます。自社の目的に合ったツールを選定し、コストを最小限に抑えましょう。

既存のデータやツールと連携可能か

4つ目の注意点は、自社内の既存データやツールとの連携が可能であるかです。データ分析ツールで最も重要であるのは、何といってもデータを収集することです。データは、社内にさまざま散らばっているでしょう。システムごとにデータベースへ格納されていたり、PDFとして持っていたり、担当者が個人的にExcelで管理していたりなど色々な形式があります。データ分析を効果的に行うためにも、データとツールの連携が重要です。

使い続けられるコストか

5つ目の注意点は、継続的に利用できるコストであるかです。ツールの導入時には、初期費用とランニングコストがかかります。ツールによっては、初期費用が無料だけどランニングコストが高い、逆に初期費用が高いけどランニングコストが安いケースがあります。したがって、自社の予算と照らし合わせながら継続的に利用できそうかを判断していきましょう。

フリーのデータ分析ツールはビジネス活用できる？

データ分析ツールによっては、無料で利用できるものがあります。しかし、無料ツールには機能制限があるため、結果的に有料版へ切り替える必要性が出てくるでしょう。また、ツールを利用するためのサーバー準備やインストール作業等の環境構築も自社で行わなければなりません。したがって、無料のデータ分析ツールを利用するときには、本格的に運用していくというよりも、データ分析の感覚を掴む目的での利用が良いでしょう。

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まとめ

今回は、データ分析ツールを導入するメリットや注意点を解説しました。データ分析ツールは、大量のデータをさまざまな角度から分析することに長けているため、ビジネスにも活用できるものです。しかし、さまざまなデータ分析ツールが登場しているため、どのツールを選んでいいのか分からないと悩む方も多いでしょう。これからデータ分析に取り組んでいきたい方は、TRYETINGのUMWELTを導入し、手軽にAIを活用したデータ分析を実施していきましょう。