保育園のシフト作成が難しい5つの理由！手間を減らすシフト作成の方法とは？

「保育園のシフト作成が難しい」「シフト作成の手間をなくしたい」このような悩みを持つシフト管理者は多いのではないでしょうか。保育園のシフト作成は、多くのことに注意して作成しなければならないため、大きな手間がかかります。しかし、事前に気をつけるべき点を把握しておくことで、効率的なシフト作成が可能です。この記事では、保育園のシフト作成が難しい理由を解説した後に、手間を減らすシフト作成の方法をご紹介します。

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保育園のシフト作成が難しい理由

保育園のシフト作成は難しいと言われています。ここでは、保育園のシフト作成が難しい理由を5つ解説しましょう。

複数の勤務形態がある

1つ目は、複数の勤務形態があるからです。保育園では、出勤の時間帯が早い順から早番・中番・遅番としているところが多いです。出勤時間によって業務内容が異なるため、従業員一人ひとりを把握しながら勤務形態を定めるのは手間がかかるでしょう。また、保育園では正社員とパートが混在しているため、契約形態の違いによって勤務時間も変わってしまうのです。

配置基準が決められている

2つ目は、国が保育士の配置基準を定めているからです。国では、子どもの年齢と人数によって配置すべき保育士の数を明確にしています。0歳児の場合は、3名につき保育士を1人以上配置しなければなりません。3歳児は保育士1人で20人まで、4歳児以上は30人につき保育士1人以上の配置が必要です。保育園のシフト作成者は、配置基準を順守しながらシフト作成をおこなわなければならないため、大幅に時間がかかってしまいます。

労働基準法にも注意が必要

3つ目は、労働基準法に注意しなければならないからです。労働基準法では、勤務時間を1日8時間で週40時間までと定めているため、イベントが多い保育園で管理していくのが難しいとされています。例えば、本来休日と定められている土日祝日に遠足や発表会などのイベントが開催されると保育士は参加しなければいけません。その場合は、平日に休みを取るなどの対応が必要となるため、シフト管理が複雑化してしまうでしょう。

残業時間がわからない

4つ目は、残業時間を明確に把握するのが難しいからです。保育士は、シフトが決まっていたとしても、子どもの状態によって突発的な対応が必要になるケースがあります。したがって、シフトでは休憩時間となっていても勤務していることが多いので、残業時間を明確にするのが難しいです。

子どもとの相性も重要

5つ目は、保育士と子どもの相性が重要であるからです。保育園にはさまざまな子どもがおり、担当の保育士が変わることでなつかないことも考えられます。したがって、シフト作成や業務の引き継ぎについては、子どもとの相性も考慮して作成をしていかなければならないのです。

保育園のシフト作成のコツ

保育園のシフト作成は、多くの注意点があるとわかりました。では、どうすればシフト作成を効率良くできるのでしょうか。ここでは、3つのコツをご紹介しましょう。

従業員の希望をくみ取る

1つ目は、従業員の希望を汲み取ることです。シフト作成時には、従業員の希望を元に作成を進めていきます。全従業員の希望を叶えるのは難しいですが、長期間希望を叶えない状況が続いてしまうと、従業員のモチベーション低下につながってしまいます。従業員ごとに、どれくらい希望通りに作成していないかなども考慮してシフト作成に取り組んでいきましょう。

従業員の特徴やキャリアを把握する

2つ目は、従業員の特徴やキャリアの把握をすることです。保育士は、一人ひとり特徴や描いているキャリアが異なります。したがって、本人の特徴やキャリアを叶えられるような業務内容を与えるのが良いでしょう。また、突発的な子どもの対応ができるように、ベテランの保育士は担当を付けずにフリーにしておくのがおすすめです。

シフト作成のルールを決める

3つ目は、シフト作成時のルールを明確に定めることです。例えば、休憩時間の取り方やシフト提出後の休み変更を手順化することです。シフトに関するルールを明確にしない場合、従業員ごとに対応が異なってしまうため、不満が溜まる原因となってしまうでしょう。

【保育園のシフト作成】3つの方法

保育園のシフト作成には、いくつかの方法があります。ここでは、3つの作成方法を解説しましょう。

手書きで作成

1つ目は手書きの作成方法です。作成の手順としては以下の通りです。

①シフト表を記入する枠の作成

→行は従業員の人数分、列は当月の日数分と備考欄を記載すると良いでしょう。

②表内に必要な項目を記入

→①で作成したシフト表に対して、従業員名と日にちを記入していきます。

③従業員の希望シフトを記入

→シフトごとに色分けをして、従業員の希望シフトを埋めていきましょう。

④シフトの調整

→希望シフトを見て、必要な人材配置ができているのかを確認し、シフトの移動がある場合は従業員と調整します。

⑤シフト表の配布

→作成したシフト表は、従業員へと配りましょう。

エクセルで作成

2つ目はエクセルで作成する方法です。エクセルについても、手書きと同様の手順です。エクセルの場合、枠を作るなどがパソコンでおこなえるため見た目を整えて作成できます。また、シフトの変更があった場合もすぐに修正ができるのが特徴です。

シフト作成ツールで作成

3つ目はシフト作成ツールで作成する方法です。シフト作成ツールでは、以下の手順で作成されます。

①希望シフトの提出

→スタッフは、各自のスマホから希望シフトを提出できます。提出後、すぐにシフト表へ反映されるため、確認がしやすいです。

②集計・最適化

→事前の設定情報に基づいて、最適な人材配置をクリック一つでおこないます。病欠などの急な欠勤についても、再計算をしてくれるのです。

③共有・確認

→シフト表は、時間や場所に問わずスマホから確認できます。

保育園にはシフト作成ツールがおすすめ

保育園でのシフト作成には、大きな時間を要します。そこでおすすめしたいのが、シフト作成ツールの利用です。ここでは、シフト作成ツールのメリットをご紹介します。

シフト作成ツールのメリット

シフト作成ツールを導入するメリットは、大きく3つあります。1つ目は、必要人数や割り当てるスタッフを設定できることです。シフト作成ツールは、業務や曜日ごとに何人配置するのかを設定できます。また、業務に割り当てるスタッフも設定できるのです。2つ目は、シフト作成にかかる時間を削減できることです。手作業でシフト作成をする場合、従業員の出勤可能日を調整したり、従業員のスキルレベルに応じた体制を考慮したり、曜日ごとの忙しさによって出勤人数を調整したりする必要があります。シフト作成ツールでは、自動でシフト作成をしてくれるため、作業負担を大きく減らせます。3つ目は、スタッフの満足度が向上することです。出勤日に偏りが出ないように調整してくれるため、スタッフの不満も募りにくいでしょう。

クラウド化でより快適に

シフト作成ツールの中でも、クラウド型のものを選ぶのがおすすめです。クラウド型のシフト作成ツールは、導入が簡単でアカウントの登録さえしてしまえばすぐに利用できます。また、スタッフが提出したシフト表をすぐに確認できるのに加えて、確定後のシフト表も時間や場所に問わず閲覧可能です。

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クラウド型シフト作成ツールの中で、特におすすめしたいのが「HRBEST」です。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。シフト作成ツールの中には無料で利用可能なものもありますが、無料の場合は機能面で制限がされていたり、利用人数が決められていることが多いです。よってHRBESTのように、有料でも高機能なシフト作成ツールを利用した方が良いと言えます。

まとめ

今回は、保育園のシフト作成が難しい理由と、手間を減らすシフト作成方法について解説しました。保育園のシフト作成は、従業員の希望を取り入れなければならないため、多くの時間と手間がかかります。そこで、効率的にシフト作成や管理を実施したい場合には、シフト作成ツールの導入を検討すると良いでしょう。もし、どのシステムを導入するべきかわからない方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を搭載したシフトの自動作成ができます。AIによる複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。