在庫管理表を作る手段やポイントは？システムを導入するメリットも解説

在庫管理は、企業が利益を最大化するための重要な要素です。Excelで在庫管理表を作成し、活用している企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、在庫管理表を作成する手段、Excelによる作成ポイントやデメリット、在庫管理システムを導入・活用するメリットを解説します。企業の実態に応じた最適な在庫管理方法について理解できるでしょう。

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在庫管理表を作成して在庫管理をする理由とは？

在庫管理表は、企業が保有する在庫の量や品質を適切に管理するためのツールです。商品在庫は、多過ぎても少な過ぎても企業の利益を圧迫します。また、商品の品質を維持するには、製造年月日などの特性を把握しなければなりません。

最適な在庫管理は利益の最大化につながるため、在庫管理表の活用が重要です。ここでは、在庫管理表を利用する理由と役割を解説します。

企業利益を最大化するため

在庫管理表が重要な理由は、資産の量が把握できるためです。在庫は企業にとって利益を生み出す資産ですが、まだ現金化していないという側面も持ち併せています。

在庫の適切なコントロールは利益を最大化すると同時に、不良在庫や保管スペースの圧迫抑制につながります。

在庫管理表の役割

在庫管理表の役割は、在庫の量や品質の適切なコントロールです。しかし、それだけでは実際の現場にどれだけの利益をもたらすかが分かりにくいため、より具体的な言葉で見てみましょう。在庫管理表の役割には下記が挙げられます。

・在庫数を可視化する
・在庫データを一括管理する
・データを共有する
・在庫管理や発注、棚卸しといった業務の負担を軽減する

在庫管理の手段

在庫を管理する手段は、管理表を使用する以外にもいくつか存在します。取り扱う商品の種類や規模、品質管理で必要な情報が企業によって異なるため、最適な手段を取ることが重要です。

在庫管理の手段は、手作業で行う小規模な方法からシステムを利用した大規模なものまで種類はさまざまです。ここでは、代表的な在庫管理の手段を5つ紹介します。

用紙へ在庫管理表を手書きし管理する

小規模な在庫管理では、紙のテンプレートを用意するだけで簡単に在庫を管理できます。新たに人的リソースを配置したり、高額なシステムを構築したりする必要はありません。

在庫の数や管理に必要な情報量が少ないため、テンプレートの項目に沿って在庫を確認し、結果を紙に記入するだけで完了します。

主な管理項目は、日付、入庫した数、出庫した数、実在庫数などです。入庫や出庫のたびに記録する必要があることから、記入漏れがないよう管理表を保管棚に設置することもあります。

バーコードの読み取りで管理する

在庫の種類や数量が増え、高頻度で入出庫を繰り返すなど、在庫の変動が激しくなると管理作業も煩雑になります。手作業では在庫のカウントミスや記入漏れのようなエラーが発生するリスクが高くなり、正確な管理は困難です。

作業を単純化し、短時間で正確に在庫を管理する手段として、バーコードを利用する方法があります。個々のパッケージに付いているバーコードをリーダーで読み取るだけです。Excelにデータを送信してリスト化するタイプもあり、ミスを抑えながら効率的に処理できます。

Excel表を作成し管理する

使い慣れたExcelによる表作成は、効率的な在庫管理に有効です。利用可能なExcelの機能には、主に以下の3つがあります。

・テンプレート
・マクロ
・関数

インターネット上には在庫管理用のテンプレートが多数あり、適したものをダウンロードしてすぐに利用できます。

単純作業を効率化するには、VBAを利用してマクロを組む方法もあります。データの入力など、膨大な定型操作を自動化でき効率的です。

Excelを用いた在庫管理では、複数の表を作成することがあります。関数を使って表をまたいだ計算ができれば、複雑な操作は必要ありません。

システムで管理する

在庫管理の規模が大きくなると、手作業や表計算ソフトウエアだけでは対応が難しくなります。在庫管理を効率化するには、より多様な機能を持ったシステム導入が有効です。

在庫管理システムの基本機能には「入出庫管理」「在庫一覧」「検品」「棚卸し」「在庫分析」などがあります。

在庫情報を電子化してシステム上で管理できるため、在庫の数量や種類が多く、複雑な管理が必要な現場では特に効果を発揮するでしょう。バーコードリーダーのような端末との連携も可能で、データの送受信も容易です。

アプリケーションで管理する

スマートフォンやタブレットにインストールし、すぐに利用可能な在庫管理アプリケーションも存在します。小型で持ち運びが容易で、在庫管理に役立つ機能を豊富に搭載しています。

例えば、デバイスに搭載しているカメラを利用すれば、バーコードや製品情報を瞬時に認識可能です。現場で読み取ったデータは、その場でクラウドに送信・保存し、リアルタイムで情報共有ができます。操作が簡単なため、慣れるまでに時間がかからないこともメリットです。

一方、デバイスが故障すると情報を引き継げずに欠損するリスクがある、iOSやAndroidといったOSや機種、バージョンに依存するというデメリットもあります。

在庫管理表をExcelで作成するときのポイント

ソフトウエアを活用して自社在庫をより正確に管理したいと考えたとき、候補に挙がるのがMicrosoft社のExcelです。Excelは規模を問わずさまざまな企業で使われ、中学校や高校で操作を学んだ世代も増えつつあります。

単純な表計算であれば、使う人を選ばない非常に便利なツールです。ここでは、Excelで在庫管理表を作成する際のポイントをいくつか紹介します。

1.日付を入力する

まず忘れてはならないのが、日付の入力欄を設けることです。これがなければ記録された情報がいつのものかが分からず、せっかくの数値も役に立ちません。

日付の入力欄を作った後は、正しい日付を自動入力できるように設定すると、従業員の手間とケアレスミスを予防できます。

2.在庫管理に必要な項目を入力する

表を作成するにあたって、必要な情報の入力は欠かせません。在庫管理表に最低限必要な項目は、以下の7つです。

・品番と品名
・単価
・在庫の数量
・次回発注の数量（単位）
・入庫および出庫の日付
・棚卸し日
・累計在庫金額

3.平均値を表示するように設定する

商品ごとの物量が分かりやすいように、平均を表示しましょう。特に、平均の数値が大切な項目は「入庫」「出庫」「調整」「在庫」の4つです。平均を簡単に求めるには「AVERAGE」関数が役に立ちます。

4.在庫計算を自動で計算できるようにする

最後に必要なのは自動化です。Excelの表計算機能を活用し、従業員が数値を入力するだけで自動的に計算されるように設定しましょう。

表計算機能を使用したことがない場合や詳しい人がいない場合、本やインターネットを活用して情報を集めます。Excelは広く普及していることから、情報を得られやすいことも利点のひとつです。

在庫管理表をExcelで作成するデメリット

Excelは在庫管理表として使えますが、必ずしもベストな方法であるとは限りません。Excelには、在庫管理表として使用するには不向きな側面もあるためです。ここでは、具体的な4つの理由を解説します。

二重登録や入力漏れが発生する

1つ目のデメリットは、入力漏れや二重登録が避けられないことです。Excelは、数値さえ入力すれば自動で計算できる便利さがあります。しかし、人間が数値を入力しない限りは何も起こりません。

Excelで在庫管理をする現場では、その場で数値を入力するのではなく一度事務所に戻ってから入力することが多いため、入力ミスが発生しやすくなります。

管理状況をリアルタイムで反映できない

ハンディーターミナルやバーコードを使って管理する方法と違って、Excelを利用した在庫管理は情報をリアルタイムで反映できません。

Excelはその場ではなく一度事務所に戻ってから入力することが多く、カウントから数値の反映までにタイムラグが発生します。また、タイムラグは業務時間にも組み込まれているため、人件費として企業の負担にもなります。

データ量に制限がある

1つのExcelファイルに入力可能なセルは「104万8,576行、1万6,384列」までです。管理する在庫数量や項目が増えると、ファイルサイズが大きくなり、制限を超える恐れがあります。

ファイルを複数に分ける方法もありますが、操作や計算が複雑化し、エラーも起こりやすくなるでしょう。計算に時間を要し、迅速な状況把握が難しくなります。商品や倉庫の数が多く、膨大なデータを扱う現場では、Excelは不向きです。

大量の在庫データを効率的に処理するには、データサイズや処理スピードに配慮した専用システムの導入を検討しましょう。

専門知識が必要

Excelを用いて効率的な在庫管理をするには、マクロを組む、関数を組み合わせるといった準備が必要です。ファイルの作成には専門的な知識を持つ人材が必要で、設定や計算に間違いがないことを確認できなければなりません。

また、VBAなどのプログラムの中身は作成者の経験やスキルレベルに依存します。スキルを持つ特定の人材にExcelファイルの管理を任せた場合、属人的になり他の人材が引き継ぎやエラーチェックができない問題も生じるでしょう。

在庫管理表を自社作成せずにシステムを活用する7つのメリット

取り扱う商品の数量や種類が増え、複数の倉庫の情報を一元管理したい場合、Excelによる在庫管理は効率的ではありません。自社で在庫管理表を作成せず、在庫管理システムを導入するのも手段のひとつです。

ここでは、在庫管理システムを導入する主なメリットを7つ紹介します。

1.ヒューマンエラーを防止できる

ヒューマンエラーの防止は、在庫管理システムを導入することで得られる最も大きなメリットです。

在庫管理システムの導入を検討している企業の多くは、数百から数千、あるいは数万の在庫を保管しています。それらをExcelで管理することは現実的ではなく、データの誤入力が責任者の頭を悩ませるでしょう。

2.在庫状況がリアルタイムで分かる

在庫がリアルタイムで把握できることは、作業効率の改善に役立ちます。特に、1日の入出庫が大きい企業ほどその効果を実感できるでしょう。

実在庫と帳簿在庫の同期がリアルタイムでない場合、顧客の要望や需要に応じた発注が難しくなります。また、入出庫の状況を常に把握することで、保管庫にどれだけ余裕があるのか、回転率の悪い在庫はどれかといったデータも得られます。

3.ITの知識がない従業員でも在庫管理ができる

Excelを使った在庫管理表は複雑化する傾向があり、属人性が高まるリスクがあります。在庫管理システムであれば、在庫管理に必要なシステムの開発や構築を自社で行う必要はありません。

IT知識のない従業員でも運用できるため、このような懸念を持たずに済むでしょう。

4.手間や時間を削減できる

過剰な在庫は自社の保管スペースを圧迫し、期末の棚卸し作業や毎日の入出庫で従業員に負担がのしかかるでしょう。

システムの導入により過剰な在庫を抱える心配がなくなり、追加注文する手間も減らせます。在庫の数を常に適正に管理し整理することで無駄な時間を削減すれば、従業員にとって働きやすい環境にもつながります。

5.IT導入補助金を受け取れる可能性がある

在庫管理の専用システムの導入は、IT導入補助金の対象となる場合があります。導入するITツールの種類にもよりますが、最大450万円まで補助金の受け取りが可能です。

対象となる事業は、介護業、卸・小売業、製造業、医療と幅広く、申請や手続きはIT導入支援事業者がサポートしてくれます。

6.需要の予測精度が上がる

システムを導入して在庫データを蓄積すると、需要に応じた在庫量の適正化が可能です。業界によっては需要が時期によって大きく変動します。過去の在庫変動を分析し、周期性や季節性のトレンドを見つけることで、需要の予測精度が向上するでしょう。

需要予測精度の向上による在庫数の適正化は、管理コストの削減や販売機会損失の低減、保管期間の短縮による商品劣化の防止につながります。中でも、品質の安定は顧客満足度の向上に直結する大切な要素です。

7.人件費を削減できる

企業活動において、問題のひとつとなるのが人件費です。企業は少ない人件費で最大限の利益を上げられるよう、常にシステムを手入れしなくてはなりません。在庫管理システムは、その解決策になり得ます。

例えば、バーコードによる在庫の管理は非常に便利ですが、デバイスの操作やメンテナンスには時間が必要です。一方、在庫管理システムにはスマートフォンで写真を撮るだけで完結するものもあります。

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新たにシステムを導入する際は、短期間で業務を効率化することが重要です。ノーコードで高度な機能を利用できるUMWELTは、専門知識のない従業員でもすぐに使えて業務に役立ちます。

高精度な需要予測や需要に応じた自動発注によって、在庫管理業務の効率化が実現できるでしょう。

まとめ

事業の成長と共に取り扱う商品の量も増加するため、在庫管理は煩雑になります。Excelで在庫管理表を作成して活用している企業もありますが、データ量の増大により在庫管理の効率が低下する恐れがあります。業務の効率化には、在庫管理システムの導入が効果的です。

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