シフト作成をより簡単に！おすすめの方法と難しい課題の解決策

適切なシフト作成は従業員の満足度や生産性の向上に良い影響をもたらします。しかし、シフト作成には多くの課題があり、最適なシフトを作成するのは簡単ではありません。

そこでこの記事では、シフト作成を簡単にするためのおすすめの方法と、シフト作成で起こる課題の解決策を紹介します。

▼更にシフト作成について詳しく知るには？
シフト表作成に役立つツールとは？メリットやおすすめは？

▼面倒なシフト作成をAIで自動化
シフト自動作成AIクラウドHRBEST紹介ページ

シフト作成の手順を簡単にすればメリットだらけ！

シフトは従業員のスキルや経験、希望、業務ニーズなど、あらゆる要素を考慮しながら作成します。そのため従業員の人数が多い場合や勤務形態が特殊な場合は、複雑なパズルを組み立てるようにシフトを作成することとなり、時間と労力を要するでしょう。

しかし、シフト作成の手順を簡素化することで、作成者の負担を大幅に軽減できます。シフト作成業務にかけていた時間や手間を省き、別の業務に専念できるため生産性もアップするでしょう。

加えて、シフト作成業務を簡素化することで、ヒューマンエラーが起こりにくくなる点もメリットです。シフト作成は正確さが求められる作業であり、煩雑で分かりにくいシフト作成手順だと、従業員の配置ミスやシフトの重複が生じる可能性があります。

しかし、シフト作成がシンプルになれば、シフトの詰め込み過ぎや漏れも防げるでしょう。

シフトの簡単作成ならExcelのテンプレートが優秀

Excelの操作に慣れている方であれば、Excelで自社のニーズにマッチした独自のシフト表を作るのがおすすめです。Excelに慣れていない方の場合は、Excelのシフト表のテンプレートをダウンロードして活用するとよいでしょう。ここでは、Excelの主なシフト表の種類について解説します。

タイムシフト

タイムシフト表は、一日の営業に必要な従業員の数や勤務時間、役割などが書かれているシフトのことです。簡単な例として以下が挙げられます。

・Aさん：8時出社~18時退勤（仕込み・厨房）
・Bさん：9時出社~18時退勤（ホール）

上記のように個々の役割や勤務時間が明確に分かるのがタイムシフトの特徴です。タイムシフトは1日の間で勤務する人数や時間、役割などが異なる会社に有効なシフトです。しかし、毎日シフト表を交換する手間がかかる点には注意しましょう。

週間シフト

週間シフトは従業員の1週間のスケジュールを記載しているシフトを指します。「誰が」「何曜日の何時から出勤するか」を記載しており、管理者と従業員の双方にとってシフトを確認しやすい点が魅力です。

また曜日ごとの人員数が確認しやすく、欠員が出ても調整しやすい点もメリットとして挙げられます。1週間や曜日ごとに業務が変わる仕事の場合は、「週ごと」のシフトがおすすめです。

月間シフト

月間シフトは1か月を単位として従業員の勤務日程や休暇日程を記載したシフトのことです。月間シフトは従業員の勤務スケジュールを一括して把握できるため、勤務バランスの調整に適します。

勤務日と休暇日が分かりやすい一方で、個々の勤務時間が細かく分かれている仕事の場合にはあまり向いていないシフトといえます。従業員全員が決まった時間に出社する会社や、早番・遅番・夜勤と明確に時間が決まっている会社には向いているでしょう。

休暇管理シフト

休暇管理シフトは、従業員の休日に関する情報を一元管理するためのシフト表です。従業員の有給休暇・特別休暇・代休などの休暇日程や休暇取得状況を記載し、管理することで労務管理やスケジュールの調整に役立ちます。

多くの企業が従業員の働き方改革を推進する中で、休暇の適切な取得や労働環境の改善が重要視されています。休暇管理シフトによって未取得の休暇や残りの有給休暇日数などを把握でき、労務管理や労働条件に関するトラブルを予防できます。

簡単ではなくなる？シフト作成をExcel任せにする注意点

Excelを使えば「追加料金なく自社のニーズに合ったシフトが作成できる」といったメリットがある一方、注意したい点もいくつかあります。ここで紹介するExcelを使ったシフト作成の注意点を押さえ、シフト作成方法を検討してみてください。

カスタマイズが必要になる

インターネット上にはタイムシフト表や月間シフト表以外にも、「飲食店向け」「看護師向け」といったシフトのテンプレートが存在します。しかし、いざExcelのシフトテンプレートをダウンロードしてみても、それが自社のニーズに完璧にマッチしているとは限りません。

これにより、Excelの操作に詳しい人がテンプレートを修正したり、カスタマイズを行ったりする作業が生じます。Excelに詳しい人が社内にいれば問題ありませんが、いない場合はExcelの操作を学ぶか、外部に委託して修正してもらうなどの対応が必要となるでしょう。

複数の担当者での共同管理には向いていない

Excelはオフラインで活用するアプリケーションであるため、複数の担当者（パソコン）での共同管理には不向きです。Googleドライブにアップロードすれば他の担当者でもシフトを調整できますが、Googleドライブで共有できるメンバーには制限があります。

またExcelは手動での管理となるため、担当者が増えるほどヒューマンエラーが生じやすくなる点にも注意が必要です。

管理・セキュリティ対策も必要

Excelのシフト作成ファイルは基本的にひとつのファイルを適宜更新する形で運用することとなりますが、ファイルには重要な機密情報が含まれているため、アクセス権限を適切に管理する必要があります。

編集権限を持たない従業員や外部の関係者がファイルを改ざんすることを防ぐために、適切なセキュリティ対策を講じなければなりません。

また、Excelファイルは誤って変更してしまうことがあるため、定期的にバックアップと履歴管理も行いましょう。作成したシフトの履歴を保存しておくことで、過去のシフトを参照できるようになり、トラブル対応や過去のシフト分析に役立ちます。

Excel以外の簡単なシフト作成の方法

Excelはシフト作成において便利なツールですが、Excel以外にもシフトを作成する方法があります。Excelの操作に慣れていない方や、手動でのヒューマンエラーをなくしたい方、シフト作成を効率化したい方は以下で紹介する方法も検討してみてください。

勤怠管理システムのシフト作成機能

勤怠管理システムに備わっているシフト作成機能を使ってシフトを作成する方法があります。シフト作成機能は、従業員のスキルや経験、就業規則などを元に自動でシフトを作成してくれるのが魅力です。シフト作成者の負担を大幅に軽減できます。

また勤怠管理ツールはシフト作成機能だけでなく、従業員の出勤・退勤の打刻や休暇申請、勤務時間の集計など、さまざまな勤怠管理機能を備えています。これにより勤怠管理全体を一元的に行える点もメリットです。しかし、勤怠管理システムの導入にはコストがかかります。

シフト作成アプリ・ツール

シフト作成に特化したアプリ・ツールも各社が販売しています。シフト作成アプリ・ツールは勤怠管理システムのシフト作成機能と同様に、さまざまな条件を考慮して自動でシフトを作成してくれる点が魅力です。

シフト作成機能に特化しているため使いやすく、操作が覚えやすい点もメリットといえます。アプリであれば若い人にもなじみやすいでしょう。

ただし、勤怠管理システムほどではないものの一定のコストがかかります。勤怠管理機能は要らず、シフト作成のみを効率化したい場合にはシフト作成アプリ・ツールがおすすめです。

簡単にはいかないシフト作成時の課題と解決策

シフト作成にはさまざまな課題や問題が立ちはだかります。それは公平性を保つのが難しいことや労働基準法を考慮することなどです。シフト作成時に直面しやすい課題と解決策について解説します。

スケジュール調整が難しい

従業員のスキルや経験、業務量の変動、繁忙期と閑散期のバランスなど、さまざまな要素を考慮したスケジュール調整は簡単ではありません。従業員の希望や制約が多岐にわたることもありますし、お店側の事情もあるでしょう。

こういったスケジュール調整の課題をクリアする方法はいくつかあります。ひとつは、従業員に「忙しい日はいつなのか」「人手が欲しい日はいつなのか」を共有することです。そうすれば従業員が忙しい日に出勤してくれる可能性があります。

また早めにシフト希望を集めるのも効果的です。早めにシフト作成業務に取りかかることで、スケジュール調整に時間を費やせます。

他に、日頃から従業員とコミュニケーションを取ることも大事です。従業員と信頼関係を構築することで、スケジュール調整にも協力的になってもらえるでしょう。

公平性を保つのが難しい

シフト作成時には従業員間の均等な仕事配分や、休暇の取得などを考慮する必要があります。公平性を保っていないと「私だけ出勤が少ない」「Aさんだけ土日休みが多い」といった不満につながります。

しかし、従業員の希望をかなえることが、チームバランス的に厳しい場合もあるでしょう。またベテランを配置して最小限の人件費で仕事を回したいと考える会社も少なくありません。

公平性を保つためには、シフトに対して一定のルールを設けることが大事です。例えば、日にちごとの人員配置数、休みの上限日数などが挙げられます。

他にもローテーションや予約制など、シフト作成者の主観が入らない方法もよいでしょう。特定の従業員に有利なシフトにならないよう、配慮してシフトを作成してみてください。

休暇や病気などのイレギュラーへの対応

休暇や病気など、ビジネスにおいて予期せぬ欠員が生じる可能性は十分にあります。人員がギリギリのシフトを組むと、欠員が生じた際に従業員の負担は大きくなるでしょう。

予期せぬ欠員に対応するためには、シフト作成の際に余裕を持たせることが重要です。必要な従業員数よりも少し多めに従業員を配置することで、人手不足に陥る心配はないでしょう。ただし、人員を多く配置し過ぎれば人件費がその分多くかかってしまう点には注意が必要です。

また、シフトの欠員が出た際に協力してもらうためにも、日頃から従業員と信頼関係を築いておきましょう。

法律を考慮したシフト作成

シフトは労働時間や休憩時間、残業などを正確に計算し、法律に基づいて適切に作成する必要があります。しかし、変形労働時間制や勤務パターンが複雑な場合などは、気をつけていても法定労働時間を超えてしまうケースが珍しくありません。また手動でシフトを作成すると、ヒューマンエラーのリスクもあります。

法律を遵守したシフトを作成するためにも、シフト作成時には労働基準法や就業規則を再確認することが大切です。シフト作成後も従業員の労働時間や休日が適切か何度も確認するとよいでしょう。特に月末と翌月の初めで連勤になる場合は注意してみてください。

従業員同士の相性

シフトでは従業員同士の相性も重要です。相性の悪い従業員をシフトに入れると、職場の雰囲気が悪化し、労働環境や生産性に影響を及ぼす可能性があります。まずは従業員同士の相性を見極めましょう。従業員の様子をこまめに観察したり、積極的にコミュニケーションを取ったりしてみてください。

できるだけ仲の悪い従業員同士を配置するのは止めましょう。とはいえ、長期的に仲が悪いと仕事に支障を来します。管理者や別の従業員が間に入り、仲の悪い従業員同士の関係を取り持つように努めることが大切です。

「HRBEST」ならシフト作成も簡単！

シフト作成は手書きやExcelでも可能ですが、時間や手間がかかる上にヒューマンエラーが発生するリスクがあります。そういったシフト作成の課題を解決するためにおすすめなのが、シフト自動作成AI「HRBEST」です。ここでは、HRBESTを使うメリットについて詳しく解説します。

AIによるシフト自動作成

HRBESTは従業員の希望やスキル、勤務時間規定などを学習し、最適なシフトをAIが自動的に作成します。これにより従業員の適切な配置と、シフト作成業務による負担を最小限に抑えられます。AIによる自動作成は正確性が高く、担当者が手動でやるよりも不備や混乱を防止できるのが強みです。

労働基準法に対応

HRBESTは労働基準法や会社の就業規則を踏まえたシフト作成が可能です。従業員の労働時間や法定休日、休み希望などを踏まえて適切なシフトを作成してくれます。法律違反のリスクを回避できる他、適正な労働時間や休息の確保により、従業員の健康や安全も守れるでしょう。

初期費用は0円！お得な料金プラン

HRBESTはクラウドサービスであるため、初期設定に費用や時間はかかりません。導入コストを気にせず、すぐにサービスの利用を開始できます。

まとめ

シフト作成方法には、手書きやExcel、勤怠管理システム、シフト作成アプリなどがあります。Excelでシフトを作成する場合は、テンプレートをダウンロードして活用するのがよいでしょう。コストをかけても問題なければ、勤怠管理システムやシフト作成アプリがおすすめです。

低コストでシフトを自動作成したい場合は、HRBESTをぜひご活用ください。HRBESTであれば従業員のスキルや経験、業界独自のルール、労働基準法などを考慮した適切なシフトを自動作成できます。導入コストや手間もかからないため、お気軽にお試しください。