業務自動化で企業が得る効果とは？業務別の自動化や手順を解説

少子高齢化に伴う生産労働人口の減少や多様化するニーズに対応するため、企業はさまざまな課題を解決する必要があります。業務の自動化は、解決手段のひとつです。しかし、自動化によりどのような効果が得られるのか分からない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、業務効率化によって得られる効果とメリット、業務別の自動化手順を解説します。最後まで読むことで、自社の自動化を効率的に進められるでしょう。

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業務を自動化することで企業が得る効果とは？

業務の自動化は、企業運営の最適化や企業利益の拡大、企業価値の向上につながる重要な手段です。自動化により、業務効率の向上や属人化防止といったさまざまなメリットが得られます。ここでは、業務の自動化で得られる効果・メリットを紹介します。

業務効率が向上し、コストを削減できる

単純作業や定型作業を自動化すると、作業時間が短縮し、業務効率が上がります。残業時間が短くなり、人件費の削減が可能です。従業員を増員するときの採用費も削減できるでしょう。

また、重要性の高いコア業務に従業員を配置することで、生産性も向上します。少ない人数で作業できるため、人手不足の解消にもつながるでしょう。

業務の属人化が防止できる

業務が属人化していると、担当者の不在時や退職時に業務が回らなくなるリスクがあります。属人化した業務を自動化すれば、業務の停滞や品質の低下を防止できるでしょう。

マニュアルの作成・整備でも属人化は解消できますが、定型業務や単純作業には自動化ツールの導入がより効果的です。自動化すると、特定の担当者に依存することなく迅速に業務を遂行できるため、従業員の負担軽減や人手不足の解消にもつながります。

ヒューマンエラーを減らせる

手作業の業務は、集中力の欠如や誤認識によるミスのリスクがあります。ミスが起こると、修正する時間が必要です。また、ミスを防ぐための二重チェックにも時間と手間がかかります。

業務を機械に任せて自動化すれば、手作業よりも作業の正確性が高まるため、ヒューマンエラーを減らせます。品質を保持できるだけでなく、企業に対する信頼度も向上するでしょう。

従業員の負担を軽減できる

事務作業や単純作業といったノンコア業務は、欠かせない業務ではあるものの、利益に直接関係しません。ノンコア業務を自動化すれば、従業員の負担だけでなく残業時間の削減も可能です。

自動化によって空いた時間は、本来のコア業務に集中できます。コア業務への集中で従業員の意欲が高まり、生産性が向上すれば、利益拡大や企業価値の向上につながるでしょう。

業務を自動化するためのツールの種類

自動化ができるITツールやソフトウエアには、以下のようなものがあります。

・Excelマクロ（VBA）
マクロは、Excel作業を自動化する機能です。プログラム言語「VBA」を使って操作手順を設定し、データの集計や計算を実行します。

・AI
機械学習で膨大なデータを収集・分析・判断するプログラムです。データとルールに基づいた予測や認識、分類に役立ちます。

・OCR
OCRは、紙媒体のテキストを文字データに変換するツールです。AI-OCRを使えば、手書き文字もデータ化できます。

・チャットボット
チャットボットは、テキストや音声を利用した自動会話プログラムです。シナリオ型とAI型があり、カスタマーサポートやヘルプデスクで使われます。

・RPA
RPAは、定型業務を自動化するソフトウエアロボットです。データ入力やファイル・タスク管理など、パソコン上にあるシステムやアプリケーションを幅広い範囲で操作します。

自動化ツールで効率アップできる業務

自動化は、定型作業や単純作業のような業務に適しています。同じ動作を何度も繰り返すため、手作業よりも効率が良く、時間短縮も可能です。ここでは、経理・人事・営業・マーケティング・CS（カスタマーサポート）の部署別に、自動化に適した業務を紹介します。

経理業務

金銭を取り扱う経理は繰り返し作業が多く、正確な計算が求められます。多くの経理業務は、RPAツールで自動化が可能です。

・売掛金と入金の確認
・買掛金の確認と支払い
・経費（交通費や通信費など）の精算
・資産管理
・請求書・領収書データの作成・処理

処理したデータは、売上予測や需要予測に活用できます。過去データを保管できるシステムやAIと連携できるツールを選びましょう。

人事業務

人事業務には、個人情報の取り扱いや手続きに必要な書類の作成があります。従業員へのメール送信や労働管理、入退社時に必要な書類や給与明細の作成など、多くの業務がRPAツールで自動化できます。

・労働時間管理
・人事考課管理
・求人応募者の管理
・入退社手続き
・給与明細の作成

個人情報の漏えいを防ぐためにも、セキュリティー対策やサポートが充実したRPAツールを選びましょう。

営業業務

企業利益に大きく関わる営業には、迅速な処理と高い正確性を持ち合わせたRPAツールがおすすめです。例えば、以下の業務がRPA機能で処理できます。

・見積書作成
・受注・発注業務
・市場調査
・名刺情報のシステム連携
・ダイレクトメールの送信

取引先の名刺をデータ化する際は、OCRまたはAI-OCRを使いましょう。商品の受発注業務には、需要予測や在庫管理ができるAIツールが役立ちます。

マーケティング業務

営業と同じく企業の利益に関わるマーケティング業務は、大量のデータ収集や分析、集計が必要です。情報収集するRPAツールやデータを分析・予測するAIツールが役立ちます。

・ウェブサイトからの情報収集
・SNSの口コミ調査
・アンケートデータの入力と集計

アンケートデータの集計には、Excelマクロが利用できます。Excelはすでに多くの企業が導入しているアプリケーションで、導入コストを抑えられることがメリットです。

CS（カスタマーサポート）業務

CS業務は、顧客満足度や企業の信頼度に関わる業務です。自動化することで、24時間体制の迅速な対応が可能となり、人手不足の解消につながります。ただし、受付時の応答までは自動化できますが、クレーム対応やリモート操作はできません。

・受付処理の自動応答
・商品やサービスの問い合わせ

活用できる自動化ツールは、チャットボットやRPA、音声認識などです。

業務を自動化するツールの選び方は？導入までのフロー

業務を自動化するツールは、自社業務の課題解決や目標達成に役立つものを選びましょう。ツールの導入までには、課題の可視化や目標の設定など、さまざまな準備が必要です。ここでは、業務を自動化するツールの選び方と導入フローを紹介します。

自動化の準備と仕組み作りをする

業務を自動化するには、「どの業務が自動化できるか」「業務の何を自動化したいか」を洗い出す必要があります。自動化する業務を決めたら、ペーパーレス化を進めましょう。紙媒体から電子データへの変換は、スキャナーを使う、OCRを活用する、PDF保存をするといった方法があります。

全て電子化したら、必要なデータを集めてデータベースを構築しましょう。社内で共有することで、データ検索にかかる手間を削減できます。データベースを蓄積すれば、将来的に需要予測や売上予測のようなデータ分析に役立つでしょう。

マニュアルの作成・整備で業務の標準化を図り、トラブルに備えるだけでなく、セキュリティー強化も必要です。

自動化ツールを選ぶ

業務を自動化するRPAツールには、サーバー型・クラウド型・クライアント型の3つがあります。業務形態やコスト面を考慮し、自社業務に合うツールを導入しましょう。

サーバー型RPAは、サーバー内でソフトウエアロボットを管理するツールです。組織内のさまざまな部署でデータを管理できます。

クラウド型RPAは、クラウド上にあるRPAツールの利用環境を用いて、業務を自動化します。ウェブ上で作業するため、インフラの構築や保守運用が不要です。

クライアント型RPAは、1台のパソコンにアプリケーションをインストールして使うツールです。個人の事務作業に向いていて、手軽に自動化を始めたい方におすすめします。

業務自動化テストの実施

自社業務に合う自動化ツールを導入したら、実務レベルのテスト運用をしましょう。テスト運用の効果を測定・検証することで、実際に得られる効果を把握できます。テスト運用でエラーやミスが発生しなければ、本番の環境で運用を始めて構いません。

テスト運用がうまくいかなかった場合、「自動化できる業務の見極めができていない」「ツールが適切ではない」「効果を数値化していない」といった原因が考えられるため、導入フローを再考しましょう。

業務に自動化ツールを導入するときの中小企業の壁

中小企業は、労働人口の減少や生産性の横ばいが続くという課題を抱えています。問題解決には自動化ツールの導入が有用ですが、導入率は高くありません。ここでは、中小企業が自動化ツールを導入できない理由と自動化ツールの導入に必要なものを紹介します。

導入や維持に費用が必要

業務自動化ツールは、さまざまなメリットを得られますが、導入には費用がかかります。導入後のメンテナンスや運用にもコストが必要なため、費用対効果を考慮し、自社業務に合うツールを導入しましょう。

費用対効果は、「1件当たりにかかる作業時間×年間で対応した作業件数×作業担当者の時給」で「年間で削減した人件費」を求めて、「RPAツールの導入・運用にかかるコスト」と比較すれば測定できます。

専門知識を持った人材が必要

自動化ツールの導入には、システムやツールを使いこなせる専門知識を持った人材が必要です。RPAはプログラミング不要ですが、「設定方法が分からない」「どの業務の自動化が最適か分からない」といった問題が生じるかもしれません。

また、エラーが発生した際に対処できる人材がいないと、運用を継続できなくなる恐れがあります。導入前に従業員のスキルアップを図る、運用できる人材を採用するといった対応が必要です。

社内組織にDXリテラシーが必要

業務の部分的な自動化で終わるのではなく、将来的には自動化の範囲を広げ、DXを進めましょう。社内組織の変革と成長のためには、DXリテラシーが欠かせません。

DXリテラシーとは、DXの必要性や知識を理解し、実行できる能力です。従業員のDXリテラシーが高まると、業務自動化を効果的に取り入れやすくなり、生産性向上やコスト削減が実現します。組織全体でDXリテラシーを上げることで、企業ビジネスの革新や変革活動の成功につながるでしょう。

ノーコードAI「UMWELT」で社内業務の自動化を実現！

業務効率化に向け自動化ツールを導入するなら、TRYETINGの『UMWELT』をおすすめします。UMWELTは、さまざまなアルゴリズムと機能を搭載したノーコード予測AIプラットフォームです。

データの自動処理はもちろん、AIの機械学習を活用した需要予測や在庫管理もできます。また、API連携によりExcelなどのCSVデータへの解析結果の結合・変換も可能です。

ノーコードAIのため、専門的な知識は必要ありません。導入時には、UMWELTの使い方講座やAI基礎講座の他、簡易的なコンセプト実証の実行支援も行っています。

まとめ

業務を自動化すれば、業務効率や生産性の向上、コストの削減などさまざまな効果が得られます。自社業務に合う自動化ツールを選ぶことで、企業運営の最適化や利益拡大につながるでしょう。

UMWELTは、さまざまな機能を組み合わせて業務効率化とDXを実現します。無料相談も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。