効率化と合理化の違いは？重要視する理由やメリット・注意点を紹介

効率化と合理化は、ビジネスでよく使われる言葉です。どちらも似た意味を持ちますが、まったく同じではありません。しかし、意味が似ていることから正しく使い分けられていない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、効率化と合理化の違いやメリット、導入事例を紹介します。最後まで読むことで、自社で取り組む際の参考になるでしょう。

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効率化と合理化の意味

効率化と合理化どちらも「無駄を省く」という意味があります。しかし、わずかなニュアンスの違いがあるため、使い方には注意が必要です。ビジネスシーンで使う場合、正しい使い分けが求められます。

ここでは、効率化と合理化、それぞれの意味と違いを紹介します。正しい意味を理解し、業務に生かしましょう。

効率化とは

業務における無駄を省き、生産性の向上を目的とするのが効率化です。効率化は、業務におけるさまざまなプロセスの改善に欠かせません。

企業の効率化の手段として挙げられるのは、ITツールの導入や人員配置の最適化です。個人の効率化には、パソコンのショートカットキーの使用やデスク周りの整理整頓といった手段があります。効率化は、業務にかかる時間やコストをカットするために大切な要素です。

合理化とは

合理化は効率化の手段のひとつで、誰もが納得する道理に従って無駄を省くという意味です。業務における合理化は、上層部や従業員が納得した上で生産性を高める方法といえるでしょう。

生産性を高める点は、効率化の目的と変わりません。合理化は、その過程において行動と理由の合致に重点を置いているのが特徴です。

効率化と合理化の違い

効率化と合理化はどちらも生産性向上を目的としますが、両者の大きな違いは、誰もが納得する方法であるかどうかです。

効率という言葉には「使った労力に対し得られた結果」という意味があります。一方、合理の意味は「道理にかなう、正当である」です。つまり、効率化と合理化は、重視する点が異なります。

生産性向上との相違点

生産性向上は、企業が抱える課題のひとつです。生産性は企業の投資（人や設備、時間など）に対する成果で数値化できます。

生産性向上と効率化は混合しやすい言葉ですが、合理化や効率化は生産性向上の手段です。効率化や合理化を目的にし、生産性が低下する事態にならないように注意しましょう。

効率化や合理化を重要視する理由

企業にとって生産性の維持・向上は重要な課題です。生産性を向上する方法には、効率化や合理化があります。ITツールの導入や人員の再配置、業務手順・管理方法の見直しによって生産性を高めます。

人手不足の企業では、業務の自動化やアウトソーシングを活用することで、職場環境を改善できます。この改善により、従業員のモチベーションが向上し、働きやすい職場環境が築かれるでしょう。

また、効率化と合理化は、企業価値や競争力の向上につながる点も重要です。

効率化や合理化のメリット

人手不足は生産性低下につながるため、企業にとって改善したい課題のひとつです。慢性的に起こり得ることから、効率化や合理化を通して業務を改善する必要があります。ここからは、生産性の向上につながる効率化・合理化のメリットを見てみましょう。

利益の増大

業務改善による生産性向上で、利益増大が期待できます。効率化・合理化により従業員の業務改善が可能です。業務の効率化が進むことで、人手不足を理由に対応できずにいた業務に時間を充てられます。企業に余裕が生まれ、新しい取り組みにも挑戦できるでしょう。

また、効率化や合理化を進めることで工数が減り、コストの削減が可能です。浮いた費用は採用活動や事業開発に活用することで、他社との差別化や競争力向上も期待できます。

従業員のモチベーションが向上

効率化・合理化によって業務効率がアップし、工数を削減すると、従業員の労働環境改善が可能です。

労働時間短縮で生まれた時間を従業員のスキルアップや再教育に充てられます。さらに、働きやすい環境になることで、従業員のモチベーションも向上するでしょう。従業員の離職率低下にもつながります。

コストの削減

業務を見直して無駄を省くことで、作業時間の短縮が可能です。長い作業時間は、従業員の疲労蓄積にもつながります。作業時間や残業時間が減り、定時で退社できる日が増えれば、従業員の負担も減るでしょう。

また、疲労による人為的ミスの削減も可能です。結果として、製品の品質向上にもつながるため、従業員・企業どちらにもメリットがあります。

効率化や合理化を実践する際の注意点

効率化や合理化は、企業にさまざまなメリットをもたらします。ただし、取り組み方を間違えば、企業だけでなく従業員にも悪影響を及ぼすため注意が必要です。ここでは、効率化と合理化に取り組む上での注意点を4つ紹介します。

業務や人員の削減方法

無駄なコストという判断だけで人件費を機械的に削減すると、短期的にはコストカットになりますが、長期的に見ると人手不足になり企業の成長を止めることにつながるでしょう。

また、生産性を維持しながら人件費のカットを無理に進めると、従業員一人一人の業務負担が増えます。離職につながる恐れもあるため、慎重な対応が必要です。

自動化のステップ

生産性を高める方法として、ITツールによる自動化があります。自動化によって人為的ミスを減らし、効率の良い業務の遂行が可能です。

しかし、やみくもに導入するのではなく、段階的に進める必要があります。従業員の急激な負担増加や想定外のミスを防ぐためです。手作業による業務をいくつかのステップに分けて、徐々に比率を少なくするとイメージすればよいでしょう。

ツールのコスト・セキュリティー

サイバー攻撃を受けて機密情報が漏えいすると、企業の信用は低下します。そのため、ツールは慎重に選びましょう。セキュリティー対策を取ったツールを選んでも、独自のセキュリティー対策も講じる必要があります。

また、ツールによって導入・運用コストは異なるため、十分な費用対効果が得られるツール選びが大切です。

周知までの時間

効率化や合理化への取り組みは、企業全体で進めなくてはなりません。従業員一人一人が取り組みを理解し、意識が変わるまでにはある程度の時間が必要です。

従業員の数が多かったり、会社の滞在時間の短い従業員がいたりする場合、周知方法を工夫しましょう。例えば、周知徹底するための書面の発行や事務所での教育があります。

効率化と合理化の導入事例

業務効率化により、企業の利益増加が期待できます。さらに、効率化や合理化は、従業員の働き方改革や教育期間の短縮にも役立つでしょう。

効率化や合理化に取り組む場合、自社が抱える問題を把握した上で、目的を明確にすることが大切です。ここからは、実際に効率化と合理化を導入した事例を4つ紹介します。

効率化の事例1.東日本電信電話株式会社

東日本電信電話株式会社は、生産性の高いワークスタイルの確立と「ワーク・ライフ・バランス」を目指しました。柔軟な働き方を推進するため、在宅勤務の活用やウェブ会議の推進の他、時間外労働を夜型から朝型へシフトしています。

また、従業員が自由に設定できるアニバーサリー休暇や5日間以上のリフレッシュ休暇など、福利厚生にも力を入れました。従業員からは「仕事とプライベートを両立しやすくなった」という声が上がっています。

効率化の事例2.株式会社ブリヂストン

株式会社ブリヂストンは、仕事の質を上げて企業の競争力を高める取り組みを行いました。取り組みの基盤は、人事制度の改訂や就業環境の整備、デジタル活用です。

スタッフ部門の所定労働時間短縮やフレックスタイムの導入、テレワーク体制の充実といった働き方改革により、2016年のテレワーク利用者83人が、2018年には1,276人に増加しています。年休平均取得日数は、12. 3日（2013年）から15. 0日（2018年）に増やすことに成功しました。

合理化の事例1.ダイニチ工業株式会社

ダイニチ工業株式会社は、各営業所でアフターサービスの問い合わせに対応しており、従業員が少ない営業所では「顧客対応に追われて十分な休暇が取れない」「残業が増加する」といった問題を抱えていました。

この問題を解決するために、顧客からの問い合わせ先を本社に集約し、各営業所に業務を振り分ける仕組みに変更しています。各営業所の業務負担が軽減したことで、残業時間の短縮や休暇取得しやすい環境が実現し、生産性を維持したまま合理化に成功しました。

合理化の事例2.株式会社ザカモア

靴のEC事業を展開する株式会社ザカモアでは、新人教育に1年近く費やしており、新人・先輩従業員どちらにも負担をかけていました。

業務のチェックリストや業務内容のマニュアルを作成し、全従業員に配布しているタブレット型端末で確認できるように環境を整備した結果、最短1週間での教育終了に成功しています。

UMWELTは効率化や合理化に最適のツール！

効率化・合理化は、従業員の負担軽減や企業の競争力強化に必要です。企業によって課題は異なるため、自社に合った取り組みを検討しましょう。効率化・合理化のツールなら、TRYETINGの『UMWELT』がおすすめです。ここからは、UMWELTの魅力と導入事例を紹介します。

自動化をスピーディーに実現できる

UMWELTは、日常のさまざまな業務を自動化できます。RPA機能を備えており、機械学習に用いるデータも自動取得できるため、業務負担の軽減が可能です。また、需要予測と在庫管理を組み合わせることで自動発注（仕入れ先へのファックス・PDF自動送信）もできます。

UMWELTでは自動シフト作成も可能です。AIツールの導入で効率化を図れば、生産性の向上が期待できるでしょう。

導入事例

東急不動産ホールディングス様は、都市開発・戦略投資・管理運営・不動産流通の事業を展開しています。DX推進の取り組みとして、グループ内の知的資産を有効活用する方向性を模索していました。

UMWELTを導入したのは、グループ会社の東急リゾーツ＆ステイ株式会社様です。制約の多い施設でのシフト作成時のチューニングとして、UMWELTを活用しています。

施設の稼働状況と連動して人員配置がスムーズにできるように、精度向上に取り組んでいます。今後はシフト作成以外にも、データ活用可能な領域を探る方針です。

（参考： 『【東急不動産ホールディングス様】業務提携事例｜グループ全体のDXと新規事業開発を推進｜TRYETING』）

まとめ

効率化と合理化はいずれも生産性向上を目的とし、ITツールの導入や人員配置の見直しによって業務を改善する取り組みです。合理化は従業員の納得を得ることを重視する点が、効率化と異なります。

効率化・合理化に取り組む際は、費用対効果が高いツールを選ぶことが大切です。専門知識を持つ人材の採用や育成が難しい企業様には、TRYETINGのUMWELTをおすすめします。資料ダウンロードの他、無料相談も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。