週休2日を確保するシフトの組み方とは？定義や作成・運用のコツ

週休2日は多くの職場が採用している一般的な働き方です。しかし、24時間稼働している職場でシフト制を採用している場合などでは、「週休2日を確保するのが難しい」と感じている管理者の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、週休2日を確保するシフトの組み方を定義と併せて紹介します。シフトの作成・管理が難しいと感じているなら、本記事で紹介するコツを確認しておきましょう。

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シフトの組み方を学ぶ前に復習！週休2日の種類とは

一般的に週休2日と呼ばれている休日の付与方法には、「週休2日」と「完全週休2日」の2つがあります。ここでは、週休2日と完全週休2日の定義を見ていきましょう。

自分の職場がどちらに該当するか正しく理解し、定められた条件を満たすシフトを組むことが大切です。

週休2日制の定義

週2日の休日が1か月に1回以上あるパターンを週休2日制と呼びます。週休2日の具体例は以下の通りです。

・第1週・第3週・第5週のみ土日休みでそれ以外は日曜のみ休み
・毎月第1週のみ土日休み
・通常は土日休み、土曜日が1か月に5回ある場合は5回目のみ出勤
・シフト制を採用していて休みが1日のみの週が発生する

上記はいずれのパターンでも、毎週2日の休みが確保できているわけではありません。2日休日がある週の数もそれぞれ異なりますが、全て週休2日制に分類されます。

完全週休2日制の定義

毎週確実に2日の休日が確保できているパターンが、完全週休2日制です。祝日を含む週など、状況によっては1週間に3日以上休みになることもあります。具体的なパターンの例は以下の通りです。

・毎週土日休み
・毎週日曜休みで、チームごとに交代しながら月曜~土曜の間で1日休み
・毎週2日の休みを確保した上でシフトを組む

職場によって休日になる日は異なるものの、完全週休2日制を採用している職場では、休日が1日しかない週はありません。もし、シフトパターンの都合で休日が1日しかない週が1回でもあれば、それは完全週休2日制ではなく週休2日制です。

週休2日のシフトを組むときにありがちなトラブル

週休2日を実現しようと思っても、シフトを組む段階で何らかのトラブルが発生して2日の休日を確保できないことがあります。ここでは、シフトを組む段階で起こりがちな5つのトラブルを紹介します。

希望シフトの提出が遅い

働きやすい環境を作るために希望シフト制を採用している職場では、スタッフがなかなかシフトを提出してくれないために作業に遅れが出るケースがあります。

提出期限を定めるのが一般的ですが、思うように希望シフトが集まらないと後続作業に支障が出るでしょう。

希望シフト制は全員のシフトを集めてから作成に取りかかるのが基本です。そのため、少数のスタッフが提出しないだけで全体の作業がストップすることもあります。

チームごとのシフトに偏りが出て不公平になる

職場全体で人員が不足していたり交代制勤務でシフトが複雑化していたりすると、チームごとの勤務日数・時間が偏って不公平になることがあります。「特定チームの連休が多い」「極端に夜勤が多いチームがある」など、不公平を訴える声が出るかもしれません。

実際のシフトは、チームごとの業務負荷が均等になるように組まなければなりません。全てのチームに十分な休みを与え、負担が大きい時間帯ばかりを担当するチーム・スタッフが出ないようにしましょう。

ベテラン・新人が固まって業務に支障が出る

シフトを作成する段階できちんと考えていないと、特定の日付・時間帯を担当するスタッフが「ベテランだけ」、あるいは「新人だけ」になるケースもあります。特に新人だけが業務に当たる時間帯は、十分なクオリティーを確保するのが難しいでしょう。

業務クオリティーの低下によるトラブルリスクが高まるだけではなく、何らかのイレギュラーが発生したときに対応できないかもしれません。

また、ベテランがいなければ新人は十分な教育を受けられず、スキルアップが難しくなるのもデメリットです。

過剰配置・人員不足が発生する

人員の過剰・不足はどのような職場でも起こりがちです。スタッフの総数には過不足がなくても、特定の日付・時間帯に出勤希望や休暇希望が重なると人員の過剰・不足につながります。

特に希望シフトを採用している職場は、上記のトラブルが起こりやすい傾向です。それ以外の職場でも、時間帯ごとの業務量を誤って見積もったり、特定時期に有給休暇の申請が重なったりすると人員配置に影響が出ます。

シフト確定後の変更・修正が頻繁に発生する

確定シフトを発表した後に、何らかの理由によって変更しなければならないケースもあります。予期しない事態が発生したときに変更が発生するのはやむを得ないものの、頻繁に変更・修正すると管理者の負担が増えて重要な業務が滞りかねません。

また確定後の変更・修正は、希望シフトを見落としや入力ミスなど、新たなヒューマンエラーを誘発することもあります。最初から不備がない適切なシフトを作成することが必要です。

完全週休2日を実現したシフトの組み方例

ここでは、具体的な例を挙げつつ、完全週休2日を実現するシフトの組み方を紹介します。休日を固定しているパターンとシフト表に沿って変動するパターンの2種類を見ていきましょう。

各職場でシフト作成を担当している方は、自分の職場に該当するほうの例を参考にしつつ適したシフトを考案することをおすすめします。

休日が固定されている場合

土日が休みの職場など、休日を固定している場合は比較的簡単にシフトを組めます。一例として、早番・遅番の2交代で稼働している職場のシフト例を以下に掲載しました。

上記は、土日休みで1週間ごとに早番と遅番が切り替わるシフトパターンです。シンプルで分かりやすいシフトといえるでしょう。

休日が変動する場合

一方、年中無休で稼働している職場では、決まった休日がないためシフトが複雑化します。2交代勤務でシフト表に応じて休日が変動する場合の一例は、以下の通りです。

上記の例では休みになる曜日は固定していません。しかし、毎週2日以上の休日を確保していることが分かるでしょう。

職場によっては1週目の休日が月曜日・火曜日、2週目の休日が金曜日・土曜日のようなシフトになるケースもあり、その場合は長期の連勤が発生します。

週休2日のシフトをスムーズに組むために

シフト制の職場で週休2日を確保したいと考えているなら、スムーズにシフトを組むためにもスタッフに協力を求めることが欠かせません。ここでは、シフト作成・管理をスピーディーにするコツを紹介します。

早めにシフトを提出してもらう

シフトの提出が遅くて困っているなら、早めに提出してもらうための施策を考えましょう。一例として、毎月20日までに提出してもらいたいと考えている場合は、ギリギリに提出するスタッフや遅れるスタッフがいることを考慮して「17日まで」のように期限を早めにすると効果的です。

提出期限日が休みになっているスタッフからの提出が遅くて困っているなら、メールやオンラインフォームを活用していつでも提出できる環境を整えるとよいでしょう。

シフトを作成・管理する側にとっても、早めに希望シフトを収集できればその分シフト作成に充てる時間を長めに確保できます。

売上・予算・業務量を考慮したシフトパターンを作成する

職場の状況に応じて適切なシフトを作成するには、あらかじめシフトパターンを作成しておくのが効果的です。まずは日ごと・時間帯ごとの業務量や負担できる人件費、売り上げを見積もり、どの程度の人数が必要かを計算しましょう。

「月曜日の早番は混雑が予想できるため15人が適正、責任者が2人必要で新人は3人まで」「今週の土曜日は閑散期だから早番・遅番共に8人でよく、責任者もそれぞれ1人でよい」などのように具体的に算出することが大切です。

過去の実績データが残っているなら、参考にすることで適正なシフトを考案しやすくなります。

必要人員を充足するようにスタッフをアサインする

各シフトの必要人員が決まったら、それを満たすようにスタッフをアサインしましょう。この段階では、各チームのスキルレベルの均一化を考慮します。そのため、まずはスタッフを以下のように分けましょう。

・リーダーとしての責務を果たせる人（責任者・マネージャークラス）
・自分の仕事を単独で果たせる人（一般スタッフクラス）
・仕事を果たすのにサポートが必要な人（新人クラス）

振り分けが完了したら、前もって作成したシフトパターンに基づいてバランス良く編成します。このとき、スタッフ同士の人間関係を考慮することも大切です。

アナログ？デジタル？週休2日のシフトを組むのに適した手段

シフトを管理する方法には、主に紙媒体・Excel・クラウド型シフト管理システムの3つがあります。それぞれのメリット・デメリットを以下にまとめました。

現行のシフト管理方法に無理があると感じていて、改善したいと考えているならクラウド型シフト管理システムの導入がおすすめです。システムを導入すれば手動でやらなければいけない業務が激減し、業務効率が大幅に高まります。

週休2日のシフトをスムーズに組むならHRBESTの導入がおすすめ

シフト管理をシステム化しようと考えているなら、ぜひTRYETINGが提供しているHRBESTをご検討ください。HRBESTはシフト作成・管理のほとんどを自動化でき、限られた時間を有効活用するために役立ちます。

以下でHRBESTの魅力を詳しく解説するため、システムの導入を検討中の方は参考にしてみてください。

希望シフトの提出・シフトの作成がスムーズ

HRBESTにはオンラインで希望シフトを提出する機能を搭載しており、全てのスタッフはインターネット環境があるところなら、どこからでもシフトを提出できます。提出期限日に休みが重なっていても無理なく提出でき、提出遅れによるシフト作成の遅延を防げます。

希望シフト制度の運用に伴うスタッフ側・管理者側双方の負担を大きく軽減でき、より効率的に業務を進められます。業務負担の大きさが原因で希望シフト制度の継続が難しいと感じている方にとって、切り札のひとつになるでしょう。

完成したシフトをスムーズに共有できる

シフト表が完成したら、オンラインでそのままスタッフに共有できるのもHRBESTの魅力です。紙媒体やExcelで作成している場合とは異なり、印刷して配布・掲示する必要はありません。

各スタッフは手持ちのPCやスマホでシステムにアクセスすれば、すぐにシフトを確認できます。シフトを発表する日に休みのスタッフを含め、スピーディーに共有できるのは業務効率化の面で大きなメリットといえるでしょう。

完全週休2日の確保が容易になる

HRBESTは最新の労働基準法に加えて、あらかじめ社内ルールを登録することでAIがそれらを考慮したシフトを自動で考案してくれます。完全週休2日制を確保することに加えて、以下のようなルールも設定可能です。

・夜勤明けでそのまま日勤を担当しないようにする
・6日以上の連続勤務を禁止する

指定したルールを満たすようなシフトを作成できるため、知らないうちにルールから逸脱するリスクを軽減できます。

まとめ

週休2日を確保できるシフトの組み方を考えるときは、必要な人員を充足することだけではなくスタッフのスキルレベルや人間関係なども考慮しなければなりません。人力でシフト作成・管理をしようとすると業務過多に陥りかねないため、より業務を効率化するためにもシフト管理システムを導入するのがおすすめです。

TRYETINGでは、AIが法令や社内ルールなどを考慮して最適なシフトを考案してくれる「HRBEST」を提供しています。リーズナブルな価格で利用でき、小規模な職場でも大規模な職場でも効果的に活用できるのがメリットです。

シフト管理業務を今より効率化したいと考えているなら、ぜひこの機会にHRBESTをご検討ください。

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