レンタル倉庫とは？種類やメリット・デメリットと選び方も徹底調査

増えてしまった資料や一時的に移動したい荷物の保管場所が必要なら、レンタル倉庫の利用を検討することをおすすめします。

この記事では、レンタル倉庫の利用を検討している方に向けて、選び方やメリット・デメリットを詳しく説明します。

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レンタル倉庫の基本を理解する

まずは、レンタル倉庫がどのようなサービスなのかを理解しましょう。「レンタル倉庫はトランクルームと同じ」と考える方もいるかもしれません。ここでは、レンタル倉庫の定義とともに、トランクルームとの違いも解説します。

レンタル倉庫とは

レンタル倉庫は、倉庫の貸し出しサービスです。イメージとしては、アパートの部屋や月極駐車場を借りるような感覚です。倉庫のスペースを契約し、一定期間にわたって自身の荷物や物品を保管することができます。ただし、保管できない物や法律で制限される物もありますので、契約前に確認が必要です。

レンタル倉庫の契約期間中の収納レイアウトは借り主が自由に決めることができます。自身の荷物を整理し、効率的にスペースを活用することができます。ただし、保管した荷物に対する責任は借り主が負わなくてはなりません。

レンタル倉庫は、運営会社やサービスによってさまざまな名称で呼ばれることがあります。一般的な呼び方としては、「レンタルコンテナ」「レンタル収納」「トランクルーム」「貸倉庫」などです。これらは基本的に同じサービスを指していますが、運営会社によって呼び方が異なることがあります。

トランクルームとは

トランクルームとは、倉庫業法に基づいて国土交通省へ登録を済ませた倉庫会社が運営する保管スペースを指します。国土交通省への登録は、倉庫業法の要件を満たしていることを証明するものです。一般的に、賃貸会社が提供する場合は「レンタル倉庫」と呼ばれることが多いです。

倉庫業法は、利用者の不利益を防ぐために制定された法律であり、適切な管理や保護が求められます。登録を済ませた倉庫会社では、荷物に関するトラブルや損害が発生した場合、事業者が責任を負うことになります。

レンタル倉庫とトランクルームの違いは？

レンタル倉庫とトランクルームの主な違いは、契約形態です。レンタル倉庫は賃貸会社が運営しているため、賃貸借契約を結びますが、倉庫会社が運営するトランクルームは、寄託契約をします。以下はレンタル倉庫とトランクルームの比較表です。

レンタル倉庫にはどのようなタイプがある？

レンタル倉庫には、主に屋内型・屋外型・宅配型の3種類が存在し、それぞれ異なる特徴や利用方法があります。レンタル倉庫の利用を検討しているのであれば、違いを知っておきましょう。ここでは、屋内型・屋外型・宅配型のメリットやデメリットを交えて特徴を紹介します。

屋内型

屋内型のレンタル倉庫は、建物の一部もしくは全体を利用するものです。空調設備が整っており、精密機器をはじめとした温度・湿度の影響を受けやすいデリケートな荷物も預けられます。

セキュリティー体制がしっかりと整っている施設が多いのもメリットです。施錠だけでなく、出入りする際にセキュリティーカードが必要な倉庫もあり、貴重な資料を保管するときも安心です。

屋外型

屋外型のレンタル倉庫は、貨物列車やトレーラーで利用した大型コンテナを使用するタイプです。一般的に、土地代が安い郊外地域に設置される傾向があります。

空調設備が整っていないことが多いですが、設備の維持費や電気代が抑えられる分、料金も比較的安く設定されています。コンテナの近くまで車両を寄せられる場合が多く、荷物の出し入れがスムーズな点もメリットです。

夏は暑くなりやすいなど、外部環境の影響を受けやすいことから、気温や湿度の変化に強い荷物を保管する際におすすめです。

宅配型

宅配型のレンタル倉庫は、保管したい荷物を段ボールに詰めて、宅配業者が運搬するタイプの倉庫です。倉庫から荷物を取り出す際も、依頼後に宅配業者が運びます。自宅で利用できる点は魅力ですが、必要なタイミングですぐに取り出せない場合や配送料金がかかるケースがあることも覚えておきましょう。

また、段ボールよりも大きな荷物は預けられず、段ボール費用が1箱単位でかかることにも注意が必要です。自分の好きなタイミングで荷物を取り出したい方や荷物が多い方は、屋内型や屋外型を選びましょう。

レンタル倉庫を利用するメリットは？

レンタル倉庫のタイプや特徴を理解したら、利用するメリットを覚えておくとよいでしょう。レンタル倉庫のメリットを知れば、利用価値が分かり上手な使い方ができます。レンタル倉庫を利用するメリットは、以下の3つです。

空いたスペースを有効活用できる

レンタル倉庫に保管した荷物のスペースが空くと、「別の物を置く」「ワークスペースを拡大する」といった有効活用ができます。

必要な物と不要な物が混在し乱雑に置かれていると、物を探すのに苦労し、業務の効率化を妨げる原因になりかねません。また、取引先との打ち合わせや就職活動の面接で訪れた相手に、悪い印象を与えてしまう恐れもあるでしょう。

「いつか使うかもしれない」「季節用品は必要になるまでしまっておきたい」といった理由で保管している物をレンタル倉庫に移動すれば、社内は必要な物だけになり、訪れた人に良い印象を与えられます。

短い期間でも利用できる

レンタル倉庫は長期契約が必要なイメージがあるかもしれませんが、運営会社によっては最短1か月の短期契約も可能です。例えば、事業所の移転やリフォーム、不用品回収を待つ間など、一時的に荷物を保管する場所が必要なケースに役立ちます。

長期契約では保管スペースに物がなくても一定の使用料がかかりますが、短期契約では必要な期間の料金だけで済みます。移転やリフォーム以外にも、必要な期間だけレンタル倉庫を利用したい場合に便利です。

好きな時間に出し入れできる

トランクルームとは異なり、レンタル倉庫では荷物の出し入れに申請や立ち会いが必要ありません。特定の日や時間に制限されず、自由度が高いのが魅力です。突然必要になった場合でも、迅速に対応することができます。

例えば、特定の日にだけ使用するイベント用品をレンタル倉庫に保管すると、早朝に出して夜遅くに戻すなど、荷物の出し入れが柔軟に行えます。イベントのセットアップや撤収がスムーズに行えるため、効率的なイベント運営が可能です。

災害時の備蓄品を保管する場所としても役立ちます。万が一の災害が発生した場合、備蓄品をすぐに取り出せるため、安心して備えることができます。

レンタル倉庫の賢い選び方

レンタル倉庫の運営会社はさまざまなタイプがあり、それぞれ立地環境や価格、使い勝手が異なります。手当たり次第に探しても、何がどのように違うのか迷ってしまうかもしれません。ここで紹介する4つのポイントに着目して比較すれば、条件に合うレンタル倉庫が見つかるでしょう。

距離やアクセス

レンタル倉庫までの距離やアクセスのしやすさなど、利便性に関わるポイントをチェックしましょう。

・徒歩圏内にあるか（利用頻度が多い場合）
・幹線道路が近いか

もし頻繁にレンタル倉庫を利用する予定がある場合は、徒歩圏内にあるかどうかを確認しましょう。近くにあると荷物の取り出しや追加の手続きが簡単で、急な必要性にも素早く対応できます。

車を使用する場合は、レンタル倉庫が主要道路に近いかどうかも重要です。アクセスしやすい位置にあると、荷物の運搬や搬入搬出がスムーズに行えます。

トータルの料金

レンタル倉庫を利用する際には、さまざまな費用がかかります。以下のポイントをチェックしましょう。

・自社に合うプランがあるか
・余分なコストが含まれていないか

レンタル倉庫には、複数のタイプや利用料金が異なるプランがあります。自社のニーズや要件に合ったプランを選ぶことが重要です。契約する前には、費用項目の確認も行いましょう。運営会社によっては、更新料や契約期間の制約がある場合があります。予期せぬ追加費用やトラブルを避けるために、契約内容や料金に関する明確な情報を入手しましょう。

保管する環境

レンタル倉庫の場所や運営会社によって荷物を保管する環境が異なります。以下のポイントをチェックしましょう。

・セキュリティー対策は万全か
・荷物に適した温度と湿度か
・清潔な状態が保たれているか（定期的な清掃が行われているか）

倉庫のセキュリティー対策には、監視カメラの設置や警備スタッフの巡回などが含まれる場合があります。運営会社ごとにセキュリティーレベルは異なるので、自社の荷物を安心して預けられるセキュリティー対策が整っているか確認しましょう。

預ける荷物によっては温度制御や湿度制御も必要です。セキュリティー対策や環境管理に関する情報を事前に確認し、自社の荷物に適したレンタル倉庫を選びましょう。

利用方法

レンタル倉庫の利用方法に関しては、以下のポイントに注意しましょう。

・2階を利用する場合は自分で荷物を運べるか
・申し込みから利用開始まで何日かかるか
・インターネットで簡単に契約や解約手続きができるか
・荷物を任意のタイミングで出し入れできるか

2階にあるレンタル倉庫を利用する場合、自分で荷物を運ぶことができるか確認しましょう。移動式の階段を使っての運搬が必要になるため、大きな荷物を保管する場合は、一緒に運搬する人を探すなどの対策を考えておくと安心です。

多くのレンタル倉庫は24時間出し入れ可能ですが、運営会社によっては出し入れ可能な時間帯が制限されている場合もあります。自社のスケジュールや利用ニーズに合わせて、出し入れができる時間帯を確認しましょう。

利用開始までの所要日数、オンライン手続きの有無なども、スムーズに利用するため事前に確認することをおすすめします。

レンタル倉庫にはデメリットもある

レンタル倉庫はメリットが多い一方、いくつかのデメリットも存在します。レンタル倉庫を利用する前にデメリットも理解しておけば、より有効に活用できるでしょう。ここでは、レンタル倉庫の3つのデメリットを紹介します。

荷物への保障がない

多くのレンタル倉庫は、保管している荷物に対する保障義務がないため、荷物は自己責任で管理する必要があります。

例えば、屋外型で空調設備がない場合、温度・湿度が管理できないことからカビの発生や荷物に対するダメージといったリスクが考えられるでしょう。したがって、絵画や精密機器、衣類のようなデリケートな荷物の保管には注意が必要です。

コストがかかる

自社の敷地に荷物を保管していれば追加の費用はかかりませんが、レンタル倉庫を利用する場合は初期費用や月額料金が発生します。これまで保管にコストをかけていなかった場合、定期的な費用が発生することに抵抗を感じるかもしれません。

契約形態によっては、荷物の出し入れごとに費用がかかったり、更新料が必要だったりするケースもあります。コストを抑えたい場合は、契約内容を事前に確認し、自社のニーズに合ったレンタル倉庫を選ぶことが重要です。

選び方を間違えると不便になってしまう

多くの荷物を収納できる便利なレンタル倉庫も、選び方次第で不便を感じることがあります。

例えば、自社から離れた位置にあれば必要なタイミングで取り出せません。欲しいときに取り出せない不便さを繰り返し感じているうちに、利用する頻度が減ることも考えられます。荷物の積み下ろしができる駐車スペースの有無も利便性を左右するポイントといえるでしょう。

ペーパーレス推進でレンタル倉庫に頼らない！

レンタル倉庫を利用すれば、長期間保管したい帳簿などの書類を保管できます。しかし、荷物の劣化やコストといったデメリットを考慮すると、ペーパーレス化もおすすめです。

ペーパーレス化には印刷費用や郵送料金の削減など、多くのメリットがあります。書類の保管にレンタル倉庫を使用する場合は保管費用が発生するため、ペーパーレス化によって経費全体を抑えることもできます。

また、ペーパーレス化によって劣化のリスクからも解放されます。紙は保管環境によって大きく劣化する可能性がありますが、デジタル形式での保管なら劣化のリスクを軽減できます。ペーパーレス化を進めることで、安心して重要な文書を保管することができるでしょう。

保管資料の削減にはUMWELTが役に立つ

社内で取り扱う資料のペーパーレス化に取り組むのであれば、TRYETINGの『UMWELT』をおすすめします。UMWELTは、データを基に需要予測や在庫計算といった業務効率化を図るAIツールです。

決まった担当者が経験と勘を頼りに予測していたことも、ExcelにCSVデータとしてまとめれば、AIによる解析・予測が可能です。データ化する分、ペーパーレス化も進むでしょう。

UMWELTで需要予測を行い、予測結果を自動発注システムに反映させれば、在庫管理全体の効率化が図れます。

まとめ

レンタル倉庫には、オフシーズンで使わない機材や長期保管する必要がある契約資料を収納できます。便利なサービスですが、環境次第で荷物が劣化するリスクも考えなくてはなりません。

紙の資料の保管を検討しているのであれば、レンタル倉庫を利用するよりもペーパーレスに取り組むのがおすすめです。ペーパーレスを進める際には、TRYETINGのUMWELTをご利用ください。