【決定版】クラウド型の在庫管理システムを選ぶ際に注意したい5つのポイント！

クラウド型在庫管理システムは、どのようなものがあるのでしょうか。「在庫管理　クラウド」と検索すると、たくさんの在庫管理システムがヒットします。機能を見比べても、どれも同じに見えてしまいます。そこで今回は、さまざまなクラウド型在庫管理システムの中で、どのようなシステムを選択すれば貴社にとって最適な選択となるのか、そのポイント、そしてクラウド型を導入すべきポイントについてまとめていきます。

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クラウド型の在庫管理システムとは

在庫管理システムにはさまざまな導入形態があります。主にクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の3つに分かれます。それぞれの特徴として、クラウド型はインストール不要で利用金額はサブスクリプション型、機能は日々更新され、新しい機能を利用することができます。パッケージ型は売り切りです。金額は安価になるケースが多いですが、機能更新は基本的に対応していません。最後にオンプレミス型は、大企業向けに導入されることが多く、自由度の高いカスタマイズ性が特徴です。ただとても高価で、なかなか手が届かないイメージがあります。その中でも今回は汎用性が高く、比較的安価なクラウド型について見ていきます。

クラウド型の在庫管理システムの種類

クラウド型の在庫管理システムといっても、ここの中にもさまざまな種類があります。在庫管理の多くのツールが在庫管理の機能だけではなく、ECや倉庫管理といったその他の機能と抱き合わせで販売されていることがほとんどです。今回は在庫管理システムをEC管理、倉庫管理、販売管理の3つに分けて見ていきます。

1.EC管理システム

1つ目はEC管理に特化した在庫管理ツールです。昨今増加するEC。今ではいろんな会社がこのEC販売を行っています。ここに当てはまる代表的なツールには、「アシスト店長」や「助ネコ」といった、小売業をイメージさせる名前がついている点が特徴です。在庫管理以外の主な機能には、顧客管理や分析機能などtoCビジネスに根ざした機能が目立ちます。それぞれ少しずつ機能は異なりますが、小規模事業者でも手が出しやすい価格帯になっていることがほとんどです。

2.倉庫管理システム

倉庫管理システムは、在庫管理の一連のプロセスである「入荷→出庫」の中でも、倉庫内の管理に特化したシステムを指します。実際に倉庫内にある在庫「実在庫」に焦点を当てたシステムとも考えられます。この倉庫管理システムは、リアルタイムに実在庫を把握できるため、ロット別での在庫管理や在庫の保管場所、受注への対応などに対応が可能です。そのため、誤出荷や記載ミスなどを防ぐことができます。たくさんの在庫量を毎日仕分ける企業にとっておすすめのシステムです。

3.販売管理システム

在庫管理の基本的なシステム、入庫管理や出庫管理だけでなく、受注や売り上げ、請求などといった販売に関わる機能を含めたツールのことを、販売管理システムといいます。販売管理システムの代表格には「アラジンオフィス」があります。基本的に販売管理システムは、自社内の倉庫に入る前段階からのシステムになっているので、受発注業務と在庫管理をシームレスに連動させたい企業にとっておすすめです。

クラウド型の在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムにはクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の3つの導入形態があります。しかし、パッケージ型やオンプレミス型は前述の通り、売り切りのため機能の更新がなかったり、高価だったりと課題が多いです。もちろん、クラウド型に課題がないわけではないですが、先出の2つよりも機能が豊富で価格が安いといったメリットがあります。

1.在庫状況がリアルタイムで反映される

クラウド型のメリットの1つ目はなんといっても、クラウド上でデータをやり取りするため、リアルタイムで情報が更新できる点です。これはクラウド型システム全てに言える特徴でもあります。膨大なデータ量を自社内のサーバーで保管することなくやり取りができるため、大企業でなくてもシステム導入が容易にできるようになりました。ここから、従来の在庫管理の問題点の1つでもあった検品から管理表へのデータ記入のタイムラグが発生しにくくなり、リアルタイムで「今どこに何個在庫があるのか」把握できるようになります。

2.導入コストを抑えられる

またクラウド型はランニングコストが低い点も挙げられます。というのも、オンプレミス型のように会社にあったシステムの開発やインフラ調達をする必要がなく、サーバーを社内で運用する必要もないからです。価格はものによりますが、月額無料から数万円で導入が可能です。対してオンプレミス型は数十万〜数百万必要とも言われています。専用端末も一部、バーコードリーダーやタブレットといったものは必要ですが、ものすごく高価なものではないため、初期費用もかなり抑えられる点も特徴です。

3.拡張性が高い

クラウド型の最大の特徴はなんといっても、拡張性の高さです。事業規模によりプランを変更して、いつでも機能を拡張できるだけではなく、世の中の情勢に合わせた日々のアップデートは、本当に心強いです。多くのクラウド型在庫管理システムは3つの価格帯が用意されています。お試し版、スタンダード版、プロ版といった感じです。お試し版は機能が少ない分、価格が安価に設定されています。対してプロ版は月額費用は高めに設定してあるものの、オンプレミス型顔負けの機能があったりします。またこれらを、社内の状況で柔軟に選択できる点も1つの特徴と言えるでしょう。

4.使用できる端末が幅広い

パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどさまざまな端末で利用できる点も、クラウド型ならではの特徴と言えます。毎回毎回、専用のパソコンを起動させなくても、手元にある端末で在庫状況が確認できます。そのため、倉庫内を移動しながらでも在庫状況を把握することができ、従業員の働き方改革にも直結します。アクセスできる端末が多いと、営業にもメリットが出てきます。顧客から商品を受注した時、毎回毎回担当者に問い合わせる手間もなくなります。これは、社内全体の労働環境改善につながると言えるでしょう。

5.社外からも利用できる

クラウド型在庫管理システムは、タブレットやスマートフォンなどパソコン以外の端末でも利用できるため、社内にいない場合でも、例えば出先からでも在庫管理システムにアクセスできるようになります。そのため実在庫を把握する際、毎回担当者への問い合わせや自社内の倉庫に在庫を確認しに行く必要がなくなります。これは倉庫内で働く人にもメリットで、倉庫の在庫状況を逐一報告する必要がなくなり、その他の業務に集中することができるようになります。このように、クラウド型在庫管理システムは、貴社の従業員の働き方改善に一役買うシステムとなっているのです。

6.部署を問わずに使用できる

前述したように、クラウド型在庫管理システムは「いつでも」「どこでも」、そして「誰でも」使えるシステムです。そのため、今までは在庫管理担当者のみが握っていた貴社の在庫状況を「誰でも」把握することができるようになります。もちろんこれには、在庫管理のルールづくりも必要です。社内の共通認識として、在庫管理ツールの使い方が広まれば、複数の部署で在庫情報を「共有」することができ、部署をまたいだムダな問い合わせが激減します。在庫管理の担当者は他部署からの問い合わせに対応する時間が削減でき、他の業務に充てる時間が増えます。

7.災害対策ができる

意外かもしれませんが、クラウド型在庫管理システムの導入は災害対策、つまりBCP（事業継続計画）にもつながります。BCPとは、災害発生時に業務の被害を最小限に抑える、もしくは分散することで、業務を止めることなく顧客にサービスを提供し続けるための施策です。これは地震や台風などの自然災害だけでなく、大規模なテロや大規模な伝染病への対応も含まれます。クラウド型がなぜBCPになるのかというと、社内で自社サーバーを持つ必要がないからです。そのため、もし災害が発生した場合でも、データをクラウド上に保存しておけば、データの紛失が防げるのです。

8.サーバー管理が不要

また、クラウド型は自社内でサーバーを改めて持つ必要がありません。また他の場所で、サーバーを自社で管理する必要ももちろんありません。サーバーを管理するのは、クラウドサービスの提供者だからです。そのため、インターネットに接続できる環境さえあれば、どんな会社でもサービスを導入することができます。サーバー管理が不要なため、ランニングコストもかなり抑えることができます。システム管理専用の人材を新たに採用する必要もなく、少ない費用で業務効率化に貢献するシステムを導入することができるというわけです。

クラウド型の在庫管理システムを選ぶときに重視したいポイント

ここまで、クラウド型在庫管理システムを導入するメリットについて紹介してきました。次に、どのようなクラウド型の在庫管理システムを導入すべきか、そのポイントを5つ紹介していきます。どのような在庫管理システムが貴社にとって適切なシステムなのか、操作方法の確認やセキュリティ体制の確認などお試し期間で試せる点を中心に見ていきます。

1.操作方法を確認する

導入を検討するそのシステムには、どのような機能があり、どのような点が貴社の事業とマッチし、どの点が導入に対し問題になるのか、把握しておくことが大切です。しかしここで1点、操作方法の簡素性です。パッと見は導入しやすそうなシステムでも、機能が多く複雑だったり、操作が簡単ではない場合もあります。どんなに機能が充実していても、操作が難しければ、全社員に教育する手間がかかってしまいます。

2.セキュリティ体制を確認する

クラウド型システムで一番危惧する点といえば、このセキュリティ面でしょう。自社でサーバーを持たない以上、外部に情報を保管するため、情報漏洩のリスクはゼロではありません。なので、導入を検討する際は担当者にセキュリティ面に関して問い合わせを必ず行ってください。また、利用する際は定期的なバックアップを行い、万が一サーバーが落ちたとしても、被害を最小限に食い止める体制を築きましょう。

3.導入方法を確認する

どのように導入するのか、そのプロセスも確認してください。初期導入にどれくらいの時間がかかるのか、必要なデータは何か、研修は、専用のエンジニアは必要かなどは必ず確認しておきましょう。同じクラウドシステムと言っても、導入に半日程度しかかからないものから、条件によっては数日、数週間かかるものもあります。初期導入時は在庫管理の業務を止めてしまう場合もあるので、従業員にどれくらい負担がかかるのかを事前に確認してください。

4.トライアル版を使用する

ほとんどのクラウド型在庫管理システムでは、15日から30日間の無料お試し期間があります。これをうまく活用する手も一つあります。ただトライアルは機能が少なかったり、扱うデータ容量や人数にも制限があったりなどの限界があります。また、色々なツールを試しすぎるのもまた問題です。現場の混乱を招くため、条件や機能をあらかじめ見定めてから、1、2個無料で検討するようにしましょう。

5.サポート体制を確認する

そして最後に、とても重要なのがそのシステムのサポート体制です。システムは導入して終わりではありません。導入してからが始まりです。システム導入後、必ず不具合は出てきます。これにどのように対応するのか、対応方法は電話なのかチャットなのか、専属のサポーターがつくのかなどなど、必ず確認してください。最適な在庫管理システムを運営するパートナーとなる存在です。信頼するためにも、忘れず確認してください。

クラウド型の在庫管理システムを導入したいのであればTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

今、在庫管理システムを検討しているのならば、ぜひTRYETINGの「UMWELT」も一候補に入れ、今貴社が抱えている問題を洗いざらい相談してみてください。というのもこのUMWELTは、クラウド型だけでなく、在庫管理以外の機能も貴社の条件に合致して自由にカスタマイズできるシステムだからです。既存の在庫管理システムでは解決できなかった問題点も解決できる可能性があります。

例えば在庫管理に受発注と倉庫管理を組み合わせたい場合も、対応可能です。会社により、在庫の状況は違います。汎用的なシステムを導入しても限界があります。UMWELTは上記の問題を解決し、かつ在庫管理以外の問題も解決することができます。もし、今、クラウド型在庫管理システム導入を検討しているのであれば、ぜひ「お問い合わせ」からトライしてみてください。

まとめ

クラウド型在庫管理システムの種類や特徴、メリット、そして導入するときのポイントについて触れていきました。クラウド型在庫管理システムにはさまざまな種類があり、かつ注意するべきポイントも多いことが分かったと思います。その中でも、TRYETINGの「UMWELT」は自由度が高く、貴社に適した在庫管理システムを構築する可能性を秘めていたのではないでしょうか。ぜひ一度、検討してみてください。

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