【決定版】在庫管理システムとは？失敗しない選び方のポイントを分かりやすく解説

従来の在庫管理は、商品をそのまま管理する現品管理や、エクセルやバーコードリーダーなどを使用したシステム管理がほとんどでしたが、現在ではもっと優れた選択肢も存在し、「在庫管理システム」と呼ばれています。これらは非常に多くの機能を備えていて、使い方次第では業務効率を大幅に改善できる可能性も秘めています。しかしその反面、初めてのユーザーはどれを選んだらいいのかわからないという声も聞かれます。そこでこの記事では、在庫管理システムを選択するうえで失敗しないためのポイントを解説していきます。

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在庫管理とは

「在庫管理」はビジネスにおいて商品を販売する上では決して欠かせない業務です。具体的には商品の保管場所や数量、発注量などを適切な状態に保つことを目指します。これを正しく行うことで、顧客の要望に従って販売することで利益を生んだり、余剰在庫の数を最小限に抑えられ、損失を限りなく減らすことができます。しかし、この考えを実際の業務へ効率的に反映するためには、ある程度の知識を持っておく必要があります。

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在庫管理の重要性

先にも述べたように、在庫の管理で商品を適切な状態に保つことは企業の利益につながりますが、ここではもう少しその理由を詳細に見ていきたいと思います。以下では、在庫管理の重要性を「企業視点」「顧客視点」という2つの観点から改めて確認していきます。

1.企業視点

在庫とは端的にいえば「現金化されることを待っているモノ」です。在庫というのはあくまで管理上のラベルであり、その実態を企業の目的と照らし合わせて解釈すれば、このような表現になります。つまり在庫管理というのは、その「現金化されることを待っているモノ」を管理するための業務で、それがうまくできなければ倉庫のスペースを圧迫したり、保管にかかる維持費がかさんだりして企業の負担となってしまいます。

2.顧客視点

在庫管理がうまく行き届かないことで起こる問題は「販売の機会損失＝売上の減少」です。つまり、品切れや過剰在庫を抑えるために、在庫管理はとても重要な業務です。例えば、一人のお客さんが自社の商品を買おうとした時、もし在庫管理のミスでその商品が提供できなければ、それは「販売機会の損失」だといえます。また同様に、商品の在庫を抱えすぎた結果、価格を下げて販売すれば利益の圧迫を招きかねません。

在庫管理システムを導入するメリット

そこで、こうしたミスをできる限り減らすために開発されたのが「在庫管理システム」です。以下では、在庫管理システムは具体的にどんなことができるのか紹介しながら、導入することで得られるメリットを7つ紹介します。

1.人的ミスを防止できる

在庫管理をシステムに任せることで得られる最も大きなメリットは、ヒューマンエラーの防止です。これは企業の規模が大きくなればなるほど、効果を発揮するようになります。なぜなら、在庫が数十点しかないようなスモールビジネスならまだしも、数百、数千にもなれば全ての商品を人力で管理するのは現実的ではなく、もし実行したとしても品名や商品コードをミスなく手入力することはほとんど不可能だからです。

2.在庫状況がリアルタイムで分かる

在庫状況をリアルタイムに確認することで、必要な商品を必要なだけ、過不足なく発注できるようになり、利益の最大化に役立ちます。入出庫の状況を把握すれば、自社の倉庫にどれだけのスペースが残されているかを可視化でき、今ある資産を最大限に活用することにも繋がるでしょう。

3.どんな従業員でも在庫管理ができる

どんな業務であれ、そこに関わる人数や取扱い商品が増えるにつれてそのプロセスが複雑になるのは必然です。だからといってシステムを見直さず、人員の教育やマニュアルの作成にばかり時間を割くのは決して効率的とはいえません。バーコードリーダーなどの管理システムを導入すれば、従業員はリーダーを商品にかざすだけで管理業務を遂行できるようになり、時間と労力を削減できます。

4.人件費を削減できる

システムの導入によって削減できるのは時間と労力だけではありません。当然、その2つの対価として支払われている人件費が同時に削減されます。また、業務の効率化に伴って残業代を削減することが期待されるばかりでなく、業種によっては消費者や従業員、または顧客の安心と安全を守ることにも繋がるでしょう。

5.IT導入補助金を受け取れる可能性がある

これはシステムの導入によって直接的にもたらされるメリットではありませんが、実はこういったシステムを企業に導入する場合、IT導入補助金の対象となる場合があります。この補助金は最大で450万円まで受け取ることが可能で、介護業から卸・小売業、製造業から医療まで幅広い事業が対象になります。また、申請や手続きはIT導入支援事業者がサポートにあたるため、誰でも申請しやすいサポート体制が整えられています。

6.顧客満足度が向上する

在庫管理システムの導入は、顧客満足度の向上にも貢献します。ここまででも述べたように、在庫状況をリアルタイムに確認できることは、過不足のない商品の発注に繋がります。これは、取引先からみれば需要がある商品を安定して供給できるという評価になり、自社の信用になります。相手が求めるものを適切な量、適切なタイミングで供給できるシステムを用意しておくことは顧客満足度を向上させ、やがて企業価値をも向上させるでしょう。

7.手間や時間を削減できる

在庫の数を適正に保ち、管理することによって整理に費やす時間を削減できます。過剰な在庫は保管スペースを圧迫し、それは入出庫や商品の整理、あるいは期末の棚卸作業の際に時間と手間という負荷をもたらします。在庫の適正化を進めることで、過剰な在庫を抱える心配がなくなり、追加注文などの二度手間も避けられます。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムには主に2つの分類があります。一つは「クラウド型」、もう一つは「オンプレミス型」と呼ばれるものです。以下ではそれぞれの特徴を説明しながら、その利点も紹介していきます。

1.クラウド型

クラウド型のサービスは近年さまざまな分野で拡大しているため、もはや細かな説明は不要かもしれません。クラウド型はインターネットを通じてクラウド上に格納されたデータベースを利用する方式です。このタイプを使うメリットは「ネット回線があれば地球上のどこからでもアクセスが可能」という点で、昨今流行りのリモートワークでも活躍します。

2.オンプレミス型

一方、こちらのオンプレミス型は自社内にサーバーを設置して在庫管理システムを利用する方式です。こちらは自社内で全てのシステムを構築し、運用やメンテナンスも行うため、情報漏洩のリスクが低いという最大のメリットがあります。しかし反面、自社システムの整備から運営・管理においては多大なスキルと経験が求められ、コストもかさみます。

在庫管理ができるシステム

「在庫管理システム」は読んで字のごとく「在庫管理ができるシステム」なのですが、実は「在庫管理ができるシステム」すなわち「在庫管理システム」とはならないのです。少し紛らわしいですが、在庫管理ができるシステムをいくつか列挙すればお分かりいただけるので、以下では5つの管理システムについて説明していきます。

1.在庫管理

まずは「在庫管理システム」、すでにこの記事で何度も触れているものですが、基本的にこのシステムは在庫管理のみを専門に行うものです。それを理解した上で今から紹介する他のシステムの特徴を読んでいくと、より理解しやすいはずです。

2.生産管理

生産管理システムは「情報の流れ」と「モノの流れ」を統合的に扱う特徴があります。これを使用することで、従来よりも効率的な業務フローの構築や、高精度な生産管理が実現できます。

3.販売管理

販売管理システムは、一般的な企業における見積もりや受注、出荷、納品、請求、入金といった販売活動の一連の流れをよりスムーズにすることを目的としたツールです。

4.倉庫管理

倉庫管理システムは一般的にWMS（Warehouse Management System）とも呼ばれており、主に商品が倉庫に入庫してから出庫するまでを管理します。倉庫内の不良在庫や、在庫の格納場所なども管理できるため、倉庫の管理業務の効率化に役立ちます。

5.ERP

ERPはEnterprise Resources Planning の略であり、企業経営の基本となるヒト・モノ・カネ・情報といった資源を適切に分配し、有効活用する考え方やそれを実現するシステムを意味します。ERPを導入することで企業のあらゆる部署に点在していた情報を1箇所に集め、一元管理ができるようになります。これにより、経営判断における情報がより多く集められたり、業務の無駄を可視化することでその部分を削減したりできます。

企業が在庫管理システムを導入するべきケース

ここまで、在庫管理システムの種類や管理範囲について解説してきましたが、実際にシステムを自社に導入するにあたっては「いつ導入すべきか」も大切です。以下では、企業が管理システムを導入するべきケースを紹介します。ぜひ自社の状況と照らし合わせて考えてみてください。

1.帳簿在庫と実在庫が合わない場合

多くの企業でみられるのは、年に数回行われる実地棚卸で帳簿在庫と実在庫が合致しないという問題です。実在庫が帳簿在庫よりも多かったり少なかったり、実情はさまざまでしょう。しかしその原因は多くの場合、入力ミスやデータの記録忘れといったヒューマンエラーです。そうした問題を解決するために開発されたのが在庫管理システムです。業務からできる限りヒューマンエラーを減らし、実在庫を正確に管理したい場合は導入をオススメします。

エクセルで在庫管理をしている

ヒューマンエラーを回避するためによく用いられるのが、言わずと知れたMicrosoft社のエクセルです。確かにエクセルの表計算は非常に便利ですし、数値を正しく入力できれば後の計算は全てソフトがやってくれます。しかし正確な在庫管理やデータを生かした業務の効率化にはあまり向いているとは言えません。なぜなら、エクセルはあくまで表計算ができるソフトであり、複数メンバーでの編集や、厳密なファイル管理ができず、少人数の組織でしか適切な運用が難しいからです。

在庫管理システムを導入するときに注意したいポイント

導入するシステムは一つでも、企業の状態は一社ごとに異なります。そのため、現在使用している基幹システムや従業員との相性、ひいては事業との相性を吟味することは欠かせません。購入後のトラブルを未然に防ぐために、どのようなことに留意するべきか、事前にしっかりと確認していきましょう。

1.基幹システムとの同期方法

在庫管理システムを導入する上で、避けて通れないのは現在自社で運用している「基幹システム」との同期です。当然ながら、メインはあくまで基幹システムであるため、在庫管理システムはそちらにあわせましょう。方法として一般的なのはファイルによるデータの連携です。どのタイミングで、どのデータを同期させるのかを検討したうえで、同期データをピックアップしましょう。

2.操作しやすいか

次に注意したいポイントは「操作しやすいかどうか」です。最も初歩的ともいえる点ですが、どれだけ高機能なシステムであろうと操作がわからなければ役に立ちません。在庫管理システムの中には、スマートフォンのカメラ機能で商品を撮影し、それをアップロードするだけで商品が登録できるものや、片手で操作できるようなものもあります。それらを実際に運用する従業員たちが、どれだけそのソフトを使いこなせるかどうかの事前判断は必要です。

3.導入方法は簡単か

これも非常に初歩的ですが、目当てのシステムがどれだけ簡単に自社に導入できるかは意外に見落としがちなので、注意しましょう。特に導入が難しいシステムは点検・管理も簡単にはいかないことが多いため、結果的にシステムのパフォーマンスが最大限に発揮できなかったり、かえって導入前よりもミスが増えたりする懸念もあります。購入前に十分吟味しましょう。

4.部署ごとの共有ができるか

これにより、スムーズな社内情報の共有が実現できます。社内共有をスムーズにすることによるメリットには、より正確な需要予測や在庫管理、原料の調達などがあげられます。販売業務に関するこれらの仕事を効率化できれば、現在扱っている商品の利益率をさらに高めることができ、一層の業績上昇に直結します。

5.費用対効果が期待できるか

在庫管理システムの効果は企業の規模によって左右されるため、まずは自社にどれだけの効果をもたらすかを慎重に判断しましょう。管理するのが2〜3人程度であれば、エクセルでも十分な効果を発揮するでしょう。しかし、もっと大人数で、さらには複数のオフィスや拠点を持つような企業の場合は導入を検討すべきです。

在庫管理システムを導入したいのであればTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

在庫管理システムの選択肢として紹介できるのはTRYETINGの「UMWELT（ウムヴェルト）」です。その理由は2つあります。1つ目は、企業に寄り添った在庫管理システムを構築できる点です。UMWELTには自動機械学習や自動組合せ最適化など、さまざまな機能を備えるシステム構築基盤があり、機能を組み合わせることで、会社オリジナルの在庫管理システムを作ることができます。

2つ目は、UMWELTにできることが在庫管理だけに留まらない点です。在庫管理以外にもシフト管理、製造プロセス条件の自動最適化など、さまざまなことが実現できます。システム間の連携を重視し、在庫管理システムから企業全体の業務の流れを効率化したいと考えている方は、UMWELTの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回の記事では在庫管理システムを導入することで得られるメリットや失敗しない選び方のポイントを紹介してきました。在庫管理システムは非常に多くの機能を備えている反面、選び方が難しいですが、自社の状況と改善点を十分に把握できていれば問題ありません。ぜひ在庫管理システムを導入することで、事業の更なる発展を目指してください。