在庫管理で知っておきたい基礎知識を解説！取り組む際の注意点とは？

在庫を抱える企業にとって、もっとも大切な業務のうちの1つが在庫管理です。在庫管理のパフォーマンスはそのまま企業の経営活動に直結します。しかしながら、効率的な在庫管理の方法を体系的に理解している方は多くはないのではないでしょうか。この記事では、在庫管理業務の基礎について述べていきます。

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在庫管理とは

販売において必ず必要となる考えの一つは「在庫管理」です。自分が抱えている在庫の量を常に適切な状態に保つことができれば、顧客の要望に沿って即納することや、余剰在庫の処理に頭を抱える心配も軽減できます。しかし、この考えを実際の業務へ効率的に反映するためには、ある程度の知識を持っておく必要があります。

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在庫管理の目的

まずはじめに、改めて在庫管理の目的を確認しましょう。在庫管理の目的は「必要な商品や資材を、必要な時に、必要な場所に、必要な量を供給できるように在庫を維持すること」です。少し抽象的な表現になってしまいましたが、噛み砕いて言うと「顧客が満足できるように商品を最適な状態に保つこと」が在庫管理の目的です。

在庫管理の重要性

在庫管理の重要性は大きく分けて2つの観点から説明できます。1つは、在庫の持つ負の側面である「商品価値が現金化されていない商品」を最小限に抑えることです。そうすることで、在庫の保管料やそのための空間を節約できます。もう1つは、販売機会の損失＝売り上げの減少です。端的にいえば、品切れと過剰在庫を抑えることです。品切れを起こせば販売機会を損ない、過剰在庫は商品の単価を下げて利益の減少につながる可能性が高くなります。

在庫管理を行う上で知っておきたい基礎知識を解説

在庫管理を実際の業務に反映させる前に、まずは基礎知識から学んでいきましょう。ここからは在庫管理を理解するうえで非常に大切な考え方となる「在庫回転率」「在庫回転期間」「リードタイム」「交差比率」「棚卸し」の5つを順番に解説していきます。

1.在庫回転率

「在庫回転率」とは読んで字の通り、自社の在庫が一年を通じてどれだけ入れ替わっているかを示したものです。具体的な会計用語を使って説明すると、会計年度期間中の売り上げ（販売）金額が、同期末の棚卸資産（在庫）の何倍になったかを表します。この数字が大きいほど自社の販売業務は利益率は高いということが分かるなど、販売サイクルが健全に機能していることを確認するための重要な指標の1つになります。

2.在庫回転期間

これは前述の在庫回転率とよく似た言葉ですが、こちらは在庫全体の流れをみる数値というよりは、一つひとつの在庫の動きを追うための数値として機能します。在庫回転期間とは、自社がその在庫をどれだけの期間保有したか、または在庫を全て販売するためにどれだけの期間がかかったかを示します。当然、この期間は短いほど在庫の回転が効率的であることを表し、特定の商品がどれだけの需要を持っているか、あるいは自社の販売戦略がどれだけの効果があげているかを確認するための指標となります。

3.リードタイム

在庫管理のプロセスにおいて、必要になる所要時間を「リードタイム」と呼びます。また、このリードタイムは商品や素材を扱う立場により、大きく分けて3つの要素に分解して考えられるので、それらも見ていきましょう。

・「発注リードタイム」：商品や素材を発注してから納品されるまでの時間
・「製造リードタイム」：製品の生産を開始してから完成するまでの期間
・「納品リードタイム」：商品を受注し、取引先へ納品するまでにかかる時間

これらの時間を把握しておくことは、適正在庫を管理するうえで非常に大切な指標となるので、必ず覚えておきましょう。

4.交差比率

交差比率は、実際に販売した商品がどれだけの利益を生み出したかを知るための数値です。これは交差比率=商品回転率×粗利益率という式を用いることで簡単に求めることができます。商品の回転そのものは健康でも、利益がなければビジネスとして健全だとはいえません。在庫管理においては、商品が生み出す利益も当然重要です。

5.棚卸し

棚卸しは、期末に在庫の数量を確認することで、期末棚卸資産の金額を求めることを目的とした作業を指します。企業は期末ごとにどれだけの成果が出たのかを数値化する必要があり、その最も重要な指標はやはり利益だといえます。そして、それを求めるためにはこの棚卸し作業を経て、棚卸資産にかかる決算整理仕訳を期末に切る必要があります。

在庫管理を行う方法

では、実際に在庫管理を行うためにはどのような方法があるのでしょうか？気になっている方も多いかと思われます。以下では、「現品管理」「エクセル管理」「バーコード管理」「システム管理」の4つの方法を紹介します。それぞれの方法に長所と短所があるため、自社の目的や環境にあったものを選んでみてください。

1.現品管理

現品管理とはその名の通り、商品そのものを管理する方法です。在庫管理の方法はモノ自体を管理する「現品管理」、そして情報を管理する「データ管理」の２つの種類に分けることができます。現品管理はモノを情報化せず、保管庫にある現品を自分たちの手で管理します。最も原始的な方法ですが、見ればわかる、という簡潔さにおいて右に出る方法はないでしょう。

2.エクセル管理

商品を情報化し、それを管理する「データ管理」において最も一般的な方法はエクセル管理でしょう。効果なシステムやソフトウェアを導入せずとも、エクセルを活用することで簡易的な在庫管理は誰にでも実現できます。エクセルが最も得意とするのは、数値の計算や集計で、人力では労力がかかりすぎる計算も表計算の知識があれば簡単に処理できます。

3.バーコード管理

バーコード管理を導入すれば、エクセル管理の欠点である「表計算の数値を手入力する負担」をカバーできます。バーコードを使えば、入出庫のデータをその場でシステムに反映させ、データとして管理・共有することが可能です。また同時に、期末の棚卸作業の効率を大幅に向上できます。

4.システム管理

最後は、システム管理です。この方法は「業務の自動化」や「データの一元管理」を実現し、エクセルを用いた際に発生しがちな、数値入力のための労力や入力ミスを防ぐ一助となるでしょう。また、近年ではクラウド型のシステムの登場しているため、リモートワークが欠かせない昨今の時勢にも合わせた運用が可能です。

企業が在庫管理を行う際の注意点

具体的な方法を紹介したあとは、実際にそれらを運用する上で心がけておきたい注意点を紹介します。どれだけ画期的な仕組みであろうとも、最終的にそれを管理・手入れするのは人間なので、トラブルを未然に防ぐためにどのようなことに留意するべきか、事前に確認しておきましょう。

1.社内の情報共有が必要

在庫管理を行うにあたって大切なことは、必ず管理部門だけではなく、販売や製造など他の部門とも連携して業務を進めることです。商品の販売に関わる人員が、より多くの在庫に関する情報を正しく得られるようにすることで、在庫に関するルールや在庫数の変化に関する情報の共有不足で発生するトラブルを防ぎましょう。在庫管理に関する所定のルールを定め、各部署が共有しやすい環境を作り、関係する人員が在庫に関する正しい情報を得られる状態を作ることが求められます。

2.人的ミスが発生しない環境作りが重要

データ管理の本願は人的ミスを排除し、管理状態を正確に把握することです。製造・販売の現場と管理部門との情報共有をより円滑にすることは、常に過不足のない在庫維持に繋がります。しかし、同時に気をつけたいことは、管理データを必要最小限の項目数にとどめ、データ入力段階での人的ミスを減らすことです。

3.在庫管理の重要性を認識しなければならない

どれだけ注意や対策をとっても、ある程度のミスが起こることは受け入れなくてはならない事実です。しかし、その原因はスタッフのミスへの意識に求められるかもしれません。例えば、あるスタッフが「自分がミスしても大きな問題にはならない」と考えていたとしましょう。しかしこの考えは間違いで、社員のミスは会社のミスとなり、それは結果的に業績悪化を通じて社員や関係者全員の給与などに反映されます。仕事の重要性が伝わるよう、会社の労働環境を整えることも大切です。

在庫管理システムを導入する5つのメリット

ここまでで紹介した方法でも在庫管理は可能ですが、やはり自社の成長に従来の仕組みがついていけなくなることは往々にしてあるものです。そこで考えられる選択は、最先端の在庫管理システムの導入することです。以下では、在庫管理システムを導入するメリットを5つ紹介します。

1.在庫管理が簡単に行える

市場には多くの在庫管理システムが存在し、機能や特徴などはさまざまですが、その中でも大切なのは「操作のしやすさ」です。当然ながら、どれだけ高機能なシステムであろうと操作がわからなければ役に立ちません。在庫管理システムの中には、スマートフォンのカメラ機能で商品を撮影し、それをアップロードするだけで商品が登録できるアプリや、片手で操作できるようなものもあります。

2.補助金を受け取れる場合がある

実はこういった在庫管理システムを企業に導入する場合、IT導入補助金の対象となることがあります。この補助金は最大で450万円まで受け取ることが可能で、介護業から卸・小売業、製造業から医療まで幅広い事業が対象になります。自社が補助の対象になるかは自身で調べる必要がありますが、申請や手続きはIT導入支援事業者がサポートにあたるため、1から10まで自分でやる必要はありません。

3.在庫状況がリアルタイムで分かる

入出庫の状況を常に把握することで、在庫状況をリアルタイムに確認できます。それによって、商品をどれだけ仕入れれば適当か、倉庫にどれだけ余裕があるのかを簡単に把握できます。同時に回転率の悪い在庫の発注量を抑えるなど、より利益率の高い商品に多くのコストを割り振るための判断材料にもなるでしょう。他にも、需要が高い商品の保管場所を調整するなど、作業効率の改善に一役買います。

4.人的ミスの防止につながる

先にも述べたように、業務において無視できないのが人的なミスです。スタッフのミスは顧客の信用を損ない、やがては自社の利益も損なうことに繋がりかねないため、積極的に防止策を講じることが大切です。在庫管理システムを導入し、ハンディーターミナルによるバーコードの読み取りやスマートフォンでの商品管理などを実施すれば、全ての商品情報を手入力した時に比べてミスの量は圧倒的に減るでしょう。

5.社内共有を行いやすい

在庫管理システムの中にはAIを搭載したものもあり、導入すれば複数の部署の業務を一括管理し、よりシームレスな社内情報の共有も実現できます。社内共有をスムーズにすることのメリットには、より正確な需要予測や在庫管理、原料の調達などがあげられます。販売業務に関するこれらの仕事をより効率化すれば、現在扱っている商品の利益率をさらに高めることができ、一層の業績成績上昇に直結します。

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まとめ

在庫管理システムを導入することで改善できるのは業務の効率だけではありません。システムをDX（デジタルトランスフォーメーション）することで得られる恩恵は、企業やそこで働く社員をもっと活躍させるための可能性を秘めています。