BIツールの活用事例5選｜BIツールの選び方と成功のポイント！

社内に蓄積されたさまざまなデータの分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートするBIツールは、企業活動にITを浸透させるDX（デジタルトランスフォーメーション）のトレンドと共に注目を集めています。本記事ではBIツールの活用方法や事例、適切なツールの選び方をご紹介します。

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BIツールの活用方法とは

BIツールの一般的な意味合いとしては、社内に蓄積されたさまざまなデータを集積し分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートするツールです。ここではBIツールの活用方法を業務ごとに分けて解説します。

複数のデータを収集してまとめる

​​企業内のデータが、デバイスやサーバー、クラウド上などに分散していると、データ活用が進みません。BIツールを活用することで、膨大なデータを一元化できます。また、他のシステムと連携してデータ分析をすることも可能です。これにより、データが散在していた時には発見できなかった課題や情報をスピード感をもって発見し、対応できるようになります。

収集したデータを自動で分析する

BIツールは、活用したいデータをツールに取り入れることで自動分析します。AIのアルゴリズムなどを組み込むことが可能なツールもあるため、精度の高い分析が期待できます。結果として、データ分析の工数を大幅に削減できるため、企業活動をより効率化することができます。

分析結果を可視化して共有する

分析された結果が単に数字が羅列されたものだと、人が内容を素早く把握することが難しいです。そこから意思決定に至るまでには、データ解釈のための工数が必要となります。BIツールでは、表やグラフなど人が直感的に把握しやすい出力が可能です。よって、分析結果の概要をリアルタイムで共有できるようになり、データ活用の新たな活路を見出すことが期待できます。

BIツールの活用事例5選

BIツールの業務フローにおける活用方法を踏まえ、ここでは具体的な企業活動での活用事例をご紹介します。

1.人事業務の効率化アップ

人事部は従業員の働く環境を整える役割を持ちます。企業によっては個別面談が実施されていることもあります。しかし、大企業のように数千人の従業員を抱えている場合、相談内容をまとめることは難しいです。そういった場面でBIツールを活用することで、人材情報を統合、可視化することができ、面談作業の効率を大幅に改善できます。

2.営業戦略の要となるデータを分析

営業において戦略的なマネジメントを実現する上では、個々の営業活動を全体像として把握する必要があります。BIツールの活用により、異なるシステムで管理しているデータを一元化して分析することができます。また、クラウド型のツールであれば営業マンが出向先でも営業状況をデータ化し分析することが可能です。売上成績やカスタマーサクセスに関するシステムなど、分散しがちなデータを集約することでリアルタイムで営業活動を可視化することができ、より適切な営業戦略を策定することができます。

3.無駄のない製品作りを実現

製造業においては、作業工程の計画、管理が企業活動の基盤となります。BIツールを活用することで、データによる品質管理を行うことができ、無駄のない工程・工数で製品づくりを策定できます。また、販売面でも在庫管理をBIツールでサポートし、過不足ない製造計画を実現できます。各生産拠点に分散したデータを結合できるので、サプライチェーン全体での管理も可能です。

4.レポート作成の時間を短縮

事業規模が拡大するにつれ、組織も複雑化し経営状況も把握しづらくなります。また、業務フローも形式化が進み意思決定の裁量が分散化しているため、社内での説明資料も必要です。BIツールは、データ分析の結果を可視化したアウトプットが可能です。そのため、経営状況の透明化、レポート作成業務の効率化をし、より効率的な企業活動を実現します。

5.学生の中途退学防止に活用

世界的には、企業だけでなく学校でもBIツールが用いられる場合があります。アメリカのとある公立校では、生徒の早期退学リスクに対し適切な支援ができていませんでした。その原因は、Excelの手動レポートで生徒の出欠管理をしていたため、管理者が生徒の出席状況をリアルタイムで確認できていなかったことにありました。そこで、BIツールを導入し生徒の出欠状況をデータ化し分析しました。BIツールにより、中途退学の可能性のある生徒を早いタイミングで把握し適切な支援を行うことで、中途退学者を減少できました。

BIツール導入の失敗パターン

BIツールは便利な一方で、適切な導入や活用ができず結果として誰も活用意義を感じない、といった状況も起こり得ます。ここではBIツール導入での失敗パターンをご紹介します。

分析結果の活用方法がわからない

ツール導入後、企業活動で役に立つ分析をアウトプットできていない状態が続くと、徐々に使用する人が減少していくことが想定されます。特に、ツールの導入目的が曖昧なまま導入すると、現場のニーズにマッチしない確率が高いため、最終的に誰も使用しない状況も起こり得ます。また、ツールの活用や操作自体が難しくて使用されないケースもあります。

BIツールを使いこなせる人材がいない

操作が容易なBIツールも数多く提供されています。しかし、データベースとの連携や分析内容に基づく統計学的解釈など専門的知識を必要とする場面もあります。情報部門が多忙な場合や、社内に専門的知識を持つ人材がいないのであれば、BIツール活用が困難でしょう。また、特定の人のみに専門的な知識がある場合、他の社員との活用レベルに差が出すぎてしまい、社内のツール活用度合いに偏りが生じてしまうこともあります。

BIツールを業務フローに活用しきれていない

BIツールに限らず、社内に新しいシステムを導入する際は混乱を招きやすいです。事前に現状の業務フローの確認と、それに対してBIツールをどのように活用するかが曖昧なまま導入を進めると社内の混乱を招きます。また、ツールが現場の事情と整合せずかえって非効率化してしまうこともあります。

BIツールを成功させるポイント

BIツール導入の失敗例をご紹介しました。それらを踏まえ、ここではBIツール導入・活用を成功させるためのポイントを解説します。

何故導入したのかを明確にする

BIツールが魅力的な機能を備えていることは間違いありません。しかし、導入の目的を明確にしなければ、ツールを使用する現場の混乱を招く可能性が高いです。社内におけるどのような課題を解決するためか、あるいは、どの場面を効率化するためにBIツールを導入するかを明確化した上で導入しましょう。

適切なツール活用のための教育を行う

仕様上は誰でも操作できるツールもありますが、適切な活用ができるかは別の問題です。BIツールの導入目的、システムの概要、活用方法、社内での使用ルールなどの事前共有が重要です。ツール操作やデータ解釈を従業員が適切に実施できるような準備をしつつ導入を進めましょう。

活用現場のペースに合わせてスモールスタートする

組織が複雑化するほど、BIツールを全社導入する難易度は上がります。はじめは一部署の一つの課題を解決する場面で導入し、スモールスタートすることが重要です。そして、現場が慣れるまで全社導入を急がないことも失敗の可能性を減らします。最初の活用事例を踏まえた上で、少しづつ活用場面を増やしていきましょう。

BIツールの選び方

BIツールは数多くのベンダーから提供されています。BIツール導入を成功するポイントをお伝えしましたが、適切なBIツールを選択することも同様に重要です。ここでは適切なBIツールの選び方をご紹介します。

活用の頻度とコストが合っているか

導入目的を明確化させることの重要性をお伝えしました。その際、ツールの活用頻度や、誰がツールを利用するかも事前に見積りましょう。自社でどの程度機能を活用するのかによっては、コストが割高に感じることもあります。オーバースペックなツールは避けて、自社の活用度合いに見合うものを検討しましょう。

他のツールと連携させることができるか

現状の社内システムや活用しているツールとの整合性も大切です。また、今後別のツールの導入も見込み、柔軟に対応できて使いやすいツールの選択がオススメです。

さまざまな場所からデータを確認できるか

クラウド型で提供されているBIツールもあり、外出先からでもデータ確認ができます。さまざまな場所でのツール活用を検討している場合、どのようにツールにアクセスできるかを確認して選択しましょう。

操作が難しすぎないか

現場での活用度合いは、ツールの操作性によって大きく影響します。その判断基準はあくまでツールを利用する現場の担当者です。機能が豊富でも担当者が混乱してしまうこともあります。デモ画面などの事前確認は、簡単な操作性であることや、現場での業務フローに取り入れても容易に扱えるかを検討しましょう。

必要な機能が揃っているか

自社の目的と照らし合わせてオーバースペックなツールは、基本的にお勧めしません。しかし、必要としている機能が備わっていないと導入メリットがないため注意が必要です。

BIツール3選

おすすめのBIツールを3つご紹介します。上記の点を踏まえながら、適切なツール選択をするための参考にしてください。

1.Google データポータル

普段Googleの機能を頻繁に使っている場合、その延長線上で使いやすいGoogle データポータルがオススメです。無料で利用できるため、BIツールの使用感を確かめることもできます。

2.Salesforce Analytics

柔軟性の高いBIツールであればSalesforce Analyticsがオススメです。カスタマイズを柔軟に行えるため、高度な分析も可能としています。

3.UMWELT

スムーズにBIツールを社内導入したい企業担当者様には、ノーコードAIクラウドUMWELTがおすすめです。多数のAIアルゴリズムが搭載されており、マーケティング分析から需要予測・在庫管理の最適化まで一元管理することができます。また、オプションの伴走型支援でスピード感ある全社導入も可能です。

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TRYETINGでは、BIツールのいいとこどりを実現できるノーコードAIクラウドUMWELTを提供しています。AI搭載型のシステムの実装期間は業界平均で約1年ですが、UMWELTは1.5ヶ月で導入した事例もございます。資料ダウンロードによる事前の情報収集や無料相談が可能ですので、BIツール導入を模索している方はぜひ一度ご検討ください。

まとめ

本記事では、BIツールの活用事例や、ツール導入の成功に向けてのポイントを解説しました。自社に合った適切なBIツールを選び、社内での活用事例を増やすことでDX推進を加速させていきましょう。BIツールを選ぶ際は、UMWELTもぜひご検討ください。

参照文献

LaKeel導入事例｜LaKeel
https://bi.lakeel.com/case/

Google データポータル公式サイト｜Google
https://marketingplatform.google.com/intl/ja/about/data-studio/

Salesforce Analyticsプレスリリース｜Salesforce
https://www.salesforce.com/jp/campaign/releases/spring-18/platform/analytics/