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生産計画表はExcelでも大丈夫?AIを活用してさらに効率化しよう

 

無駄を極力減らした効率的な製品製造には、生産計画表が欠かせません。生産管理を見直し、生産計画表の作成をしてみようという企業もあるのではないでしょうか。手軽に始められるExcel で作成する企業もあります。しかし、本当に効率化を目指すのであれば、Excelでは事足りません。

そこでこの記事では、Excelで生産計画表を作成する場合のメリットとデメリットを取り上げます。効率化の切り札になるAIツールの特長についても解説しますので、比較しながらご検討ください。

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生産計画は生産の合理化・効率化に不可欠


生産計画は生産管理システムの一部です。生産管理システムには、資材・原価・製造・在庫・人員・品質・販売と製造業に関わる多くの側面を含みます。中でも生産計画は、純利益に直接影響を与える重要なプロセスです。生産計画には以下のような項目があります。

・需要予測
・原料調達
・人員の配置
・製造進捗管理

ほとんどの製造現場では、発注を受けてから原料を注文し製造を始めていたのでは間に合いません。そのため、発注を見越した製造体制の確立が必要です。しかし、生産計画なしに製造を始めてしまうと、不良在庫を大量に抱えてしまったり製造工程が滞ってしまったりします。

うまく製造ラインに乗せながらも不良在庫を極力抑えるためには、しっかりとした生産計画が不可欠です。

生産計画を立てる手順


生産計画とは、適切な量の製品をスピーディーに効率的に製造していくための計画です。生産計画には、需要予測、調達計画、製造計画という3つのステップがあります。ポイントを押さえながらそれぞれのステップを可視化することで、無駄のないスムーズな製品製造が可能になるでしょう。ここでは、それぞれのステップについて詳しく解説します。

1.需要を予測する

生産計画のファーストステップは、需要予測をすることです。生産計画においては、目標や希望的な数字ではなく、できるだけ現実に即した予測をしなければなりません。予測が実際の需要に近ければ近いほど、無駄な製品製造をしなくて済みます。

販売計画や発注元からの内示は、需要予測の重要な柱となるでしょう。とはいえ、販売計画そのものが需要とマッチしていなければ、大きな誤差が出てしまいます。

過去のデータなどから、販売計画と実際の発注にどれくらいの幅があり得るのかを、取引先ごとに把握しておくことは重要です。市場の情報をチェックしたり経験の長い社員の意見を尋ねたりすることも欠かせません。

2.調達計画を立てる

需要予測が立ったなら、製品ごとに生産数を決めます。生産数に応じて、どのくらいの原料や部品を調達すればよいかを決定するプロセスが調達計画です。

適切な調達計画をするためには、以下の情報を押さえておかなければなりません。

 ・必要部品表
 ・在庫数(製品在庫+原料在庫)
 ・発注残数(すでに原料を発注しているものの、まだ納品されていない数量)

必要部品表とは、ひとつの製品に必要な原料(または部品)と必要な数量を記載したものです。これに生産数を掛けることにより、製造に必要な原料や部品の量が分かります。必要な原料・部品の量から在庫数と発注残数を引いたものが、今回の原料・部品発注数となります。

3.製造計画を立てる

次に製造計画を立てます。製造計画とは、製造工程や日程などを決めて製造の全体像を可視化するプロセスです。

製品生産には4M、つまり「Man:人」「Machine:機械」「Material:材料」「Method:方法」のバランスが欠かせません。いくら十分な原料がそろっていても、人員や設備が追い付いていなければ、計画通りに生産することができないからです。

製造リードタイムをできるだけ短くできれば、発注数に見合った生産ができているということになり、仕掛け在庫(製造途中で販売できる状態にない在庫)も減らせます。どの製造工程にどれくらいの人員を充てるかで、リードタイムも大きく変わってくるでしょう。

生産計画は期間別に計画することが重要


生産計画は、需要予測と原料調達計画、製造計画からなっています。現実に即した計画でありつつも拡大成長を狙うためには、「大日程計画」「中日程計画」「小日程計画」と期間ごとに区切った生産計画が必要です。期間別生産計画とも呼ばれます。期間別生産計画の目的と作成のポイントを整理しておきましょう。

大日程計画

大日程計画では、長期に渡る需要予測や景気動向、実績・データ分析に基づいた生産計画を立てます。

事業を拡大していくためには、適切な人材の増員や設備投資が欠かせません。しかし、やみくもに拡大してしまっては、多額の負債を抱えることになってしまうでしょう。いつ、どこに、どのくらいお金をかけるのかを見極めながら、長期戦略を練っていかなければなりません。

中日程計画


中日程計画は、「月次計画」とも呼ばれる1か月単位の生産計画です。実際に何を、誰が、どのように、どのくらい生産するかを決めていきます。計画は製造現場の実情に即したものでなければなりません。毎週見直しを行い修正を加えていくことで、無駄のない効率的な生産が可能となります。

小日程計画

小日程計画とは、その日1日の生産計画です。各部門・各ライン・各工程とそれぞれに異なる生産計画が必要になるでしょう。担当者にその日の作業工程と生産目標、品質維持の枠組みがはっきりと伝わる計画表でなければなりません。

内容は複雑になりますが、製品の品質や生産効率に直接関係するため、緻密な計画が不可欠です。現場の状況や製品・製造に関する知識のある方が作成するとよいでしょう。

生産計画表の作成はExcelでも問題ない?

生産計画表には、需要予測と原料調達計画、製造計画という大きな3つのプロセスが関係しています。それを大日程計画、中日程計画、小日程計画と期間ごとに分けて作成することで、無駄の少ない実状に即した生産が可能になるだけでなく、拡大・成長戦略へとつなげていくことも可能です。

言うのは簡単ですが、実際には複雑で緻密な作業が伴います。どのように作成すればよいのか、仕様や管理ソフトの選定段階で迷っている方も少なくありません。

生産計画表をExcelで作成するケースも多く見られます。すでに自社コンピューターに導入済であるという企業も多いため、手軽に利用できるのが強みです。「まずはExcelで」とお考えであれば、Excel利用におけるメリット・デメリットを把握しておきましょう。

Excelで生産計画表を作成するメリット


Excelはコンピューターの基本ソフトとして広く認知されています。表計算などが簡単に行えるため、数量や金額に関係する資料作成には便利なツールです。Excelにはさまざまな特長がありますが、ここでは特に、生産計画表作成においてExcelを使用するメリットを4つご紹介します。

導入にコストがかからない

現在、ほとんどの企業が自社コンピューターにExcelを導入しています。そうであれば、わざわざ他の有料ソフトを導入する必要がないため、さらなる導入コストがかかりません。Excel未導入である場合には、以下の金額で導入可能です。

なお、Microsoft 365 Business Basicはサービス内容が限られています。生産計画表作成に使用したいのであれば、Microsoft 365 Business Standard以上のほうがよいかもしれません。

使用できる社員が多い

Microsoft社のExcelは、最もポピュラーな表計算ソフトのひとつです。ビジネスシーンでは欠かせないソフトということで、「使ったことがある」「使っている」という方も多くいます。若い方の中には「Googleスプレッドシートに慣れている」という方も多く、使用感が似ているため、Excelへのハードルも高くありません。

使える社員が多いと、わざわざ使い方を教える必要がないため、教育コストの削減にもつながります。

他のシステムと連携しやすい

ビジネスにおいては、さまざまなソフトが目的やシーンに合わせて使い分けられています。異なるソフトで作成した資料を共有する際には、インターフェースと呼ばれるシステムの違いを補う装置や規格が必要です。

Excelはいくつものインターフェースをもつソフトであるため、他のツールとの連携もしやすいという利点があります。例えば、他のソフトを使って作った在庫データを取り込み、生産計画表に反映させることも可能です。Excelで作った小日程計画(月次計画)を他のツールで管理する各担当者に共有することもできます。

テンプレートが数多く配布されている

Excelは手軽で広く利用されているソフトであるため、テンプレートも多く配布されています。生産計画には、需要予測と原料調達計画、製造計画といったプロセスが必要です。これに伴い、原価計算表や在庫管理表、生産工程管理表、作業工程表、タスク管理表などさまざまな表を作成しなければなりません。

目的に合ったテンプレートが見つかれば、1から表作成をする必要がないため、担当者の負担も軽くなるでしょう。

Excelで生産計画表を作成するデメリット


手軽で安価に導入できるExcelですが、生産計画表作成に関して言えば、いくつかのデメリットも存在します。生産計画表は「一度作れば終わり」というものではありません。毎日、毎週、毎年修正を加えながら、生産効率を高めていくための手順です。長期利用を念頭に、Excel で生産計画を作る際のデメリットを確認しておきましょう。

ファイル管理が複雑になる

生産計画表にはさまざまな担当者が関わることも多く、表の種類も多岐に渡ります。そのため、ファイル管理がシンプルであることは生産計画表の必須条件です。

Excelの場合、似たようなファイルが大量に保存され、最新のファイルが見つからなくなるケースが多く見受けられます。例えば、担当者が変わるたびに異なるファイル名で保存してしまったり、更新を反映しなかったりといったケースです。履歴を追うのも簡単ではありません。

クラウド化に対応しにくい

生産計画表には、さまざまな担当者が関わる場合があります。より現実に即した生産計画表にするには、マーケティングの担当者、原料調達に関連する担当者、製造に精通している担当者などと情報を共有しなければなりません。

Excelは、データをクラウド化して共有したり共同で編集したりするのが難しいソフトです。そのため、Excelをよく使う企業でも、生産計画表には別のソフトを導入しているケースが少なくありません。

生産工程を総合的に管理するのが難しい

Excelは生産計画に特化しているソフトではないため、表作成のレベルは担当者の力量に大きく依存します。

数を確認するための単純な表であれば、一般的なExcelの知識で十分対応可能です。しかし、工程が複雑になったり、在庫管理に部品在庫や原材料在庫などが混在しそれぞれに管理方法が違ったりする場合には、より高いレベルの知識が必要です。たとえExcelに強い社員がいたとしても、1人に任せきりというわけにはいきません。

定期的な見直しや修正を伴う生産計画表の作成においては、生産工程を総合的に管理することが重要であるため、Excelだけでは不十分と言わざるを得ないでしょう。

業務が属人化するリスクがある

Excelには、より高度な編集を可能にするマクロ機能やVBE(Visual Basic Editor)という機能があります。複雑な生産計画表にこれらの機能を利用する担当者もいることでしょう。

便利な機能ではありますが、それらの機能がプログラミングにどのような関わりをもっているのかを示す設計図がない限り、他の社員は仕事を引き継ぐことができません。設計図をきちんと残す担当者はほとんどいないため、担当者の不在や退職により、生産計画表は使用できなくなってしまいます。

生産計画の管理にはAIツール導入がおすすめ

在庫管理などの表はExcel で、作業工程や製造計画は紙でといった管理を行っている企業も少なくありません。これでは、それぞれの情報が連動していないため、二度手間三度手間になってしまいます。見落としやミスも起きやすくなるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、AIツールの導入です。AI搭載のソフトを使えば、生産計画のすべてをひとつのシステムで管理できます。期待できる機能は以下のようなものです。

・日、週、月ごとの販売予測
・原料の発注自動化
・生産計画立案
・シフト自動作成
・発注から入庫リードタイム予測

膨大なデータを分析しつつ各プロセスに自動で連動するため、業務の大幅な効率化が可能です。日々変化する市場動向や製造現場の実情を、生産計画表にタイムリーに落とし込んでいけます。

TRYETINGでは簡単にAIを導入できる「UMWELT」を提供


TRYETINGが提供するAIクラウド「UMWELT」は、生産計画をはじめとする生産管理システムを一本化できるソフトです。大企業はもとより、人材と規模が限られている中小企業にも、AIを使って無駄を極力なくした効率的なビジネスが求められています。ビジネスの効率化をサポートする「UMWELT」の魅力をいくつかご紹介させてください。

100種類のアルゴリズムを提供

AIの精度を上げるためには、事業実態に適したアルゴリズムの選定が不可欠です。アルゴリズムとはコンピューターにおける計算方法や規則性のことです。「UMWELT」は幅広い業態にマッチする100種類ものアルゴリズムを搭載しているだけでなく、他社のAIアルゴリズムやシステムも採択できるため、スピーディーなAI導入・構築を実現します。

膨大なデータの前処理を簡単にする機能も搭載しているため、少ない工数での運用開始が可能です。複雑なプログラミングが不要なノーコードAI「UMWELT」であれば、専門知識がなくても、ドラッグ&ドロップだけで簡単に高度なアルゴリズムを構築できます。

既存システムのAI化が簡単

生産管理にAIを活用するためには、すでに蓄積している幅広いデータやシステムとの連携が欠かせません。「UMWELT」でAI導入する際には、API(ソフトやプログラム同士をつなぐインターフェース)を使った既存システムとの連携が可能です。さまざまな既存システムをAI化していけば、業務・製造の効率化はさらに加速するでしょう。

既存システムには手を加えないため、社内調整のコストも手間も最小限に抑えられます。導入においてはコンサルタントがしっかりとサポートするため、安心です。

需要予測や材料開発などにも応用可能

AIが生産計画においてどのような役割を果たすのか、具体的に考えてみましょう。まずは、需要予測です。需要には、季節や景気、マーケティング戦略などさまざまな要因が関係します。AIであれば、過去の販売データといった内部データと日経平均株価などの外部要因データを組み合わせることで、精度の高い需要予測が可能です。

材料開発においても、AIが最適な実験条件を絞り込むため、実験回数を大幅に減らすことができます。他にも、製造条件の最適化や広告効果の分析予測、発注・入庫リードタイムの予測など、コスト削減に直結する分野での活用が可能です。

AI専門のエンジニアがいなくても利用できる

ビジネスにAIを活用するためには、プログラミングの知識をもった専門エンジニアが必要です。AIの仕組みを理解している資格をもった人材を採用できたとしても、トラブルが起きる可能性は常につきまといます。余分なコストもかかるでしょう。

AIの知識がなくても導入できるノーコードAI「UMWELT」であれば、わざわざ専門知識をもつ人材を探す必要はありません。加えて、コンサルタントが伴走しながらサポートするため、AI人材を育てることにもなります。

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まとめ


生産計画表を作成し製造調整を適切に行うことで、不良在庫を減らし、コストを大幅に削減できます。Excelを使った生産計画表は手軽にできるとはいえ限界もあり、生産全体の管理には向いていません。

おすすめは簡単に導入できるノーコードAI「UMWELT」です。生産管理全体を一本化できるだけでなく、AIの力でさまざまな情報を統合した需要予測や最適な生産調整ができます。コストが割安で、導入期間が短いのも魅力です。AI導入のご相談、料金のお見積もりなど、気軽にお問い合わせください。

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