在庫管理システム導入のメリットとは？機能やタイプなどポイントを解説

在庫管理システムは、在庫数や保管状況の把握・管理に役立つシステムです。システムを導入することでさまざまなメリットが得られますが、具体的にどのような利点があるか分からない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、在庫管理システムを導入するメリットや在庫管理システムのタイプ、搭載する基本機能を紹介します。最後まで読んでいただければ、在庫の種類や業務形態に合うシステムを導入できるでしょう。

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在庫管理システムを企業が導入する6つのメリット

在庫管理システムを導入すれば、企業は大きなメリットを得られます。例えば、在庫状況の正確な把握や適切な在庫によるコスト削減、発注・管理時のヒューマンエラー防止です。ここでは、在庫管理システムを導入する6つのメリットを紹介します。

1.人的ミスを防止できる

在庫管理をシステムに任せることで得られる最も大きなメリットは、ヒューマンエラーの防止です。企業の規模が大きくなればなるほど効果を発揮します。

在庫が数十点しかないようなスモールビジネスではなく、数百や数千の場合、全ての商品を人力で管理するのは現実的ではありません。品名や商品コードをミスなく手入力することは不可能に近いでしょう。

2.在庫状況がリアルタイムで分かる

在庫状況を即時に確認することで、必要な商品を必要なだけ過不足なく発注でき、利益の最大化に役立ちます。

入出庫の状況を把握すれば、自社の倉庫に残るスペースの可視化が可能となり、今ある資産を最大限に活用できるでしょう。

3.在庫の共有ができる

どのような業務であれ、関わる人数や取り扱う商品が増えるにつれてプロセスは複雑になります。システムを見直さず、人員の教育やマニュアルの作成にばかり時間を割くのは効率的とはいえません。

バーコードリーダーのような管理システムを導入すれば、従業員はリーダーを商品にかざすだけで管理業務ができるようになり、時間と労力を削減できます。

4.大量データの処理ができる

在庫管理システムは、膨大な量のデータを迅速かつ正確に処理します。現在Excelで在庫管理をしている企業であれば、特にデータ量や速度にメリットを感じるでしょう。

Excelを使った在庫管理は導入コストを抑えられる一方、「データ量に制限がある」「データ量が増えると動作が遅くなる」「属人化しやすい」「セキュリティーに限界がある」といったデメリットもあります。

少人数の組織や少量のデータ処理ならExcelで十分ですが、商品数や倉庫数が多い企業は在庫管理システムが向いているでしょう。

5.人件費を削減できる

システムの導入によって削減できるのは、時間と労力だけではありません。2つの対価として支払われる人件費も同時に削減できます。

業務の効率化に伴い残業代の削減が期待できるだけでなく、業種によっては従業員や顧客の安心と安全を守ることにもつながるでしょう。

6.顧客満足度が向上する

在庫管理システムの導入は、顧客満足度の向上にも貢献します。在庫状況をリアルタイムで確認することで、過不足のない商品の発注ができるでしょう。取引先から見れば、需要がある商品を安定して供給できるという評価になり、自社の信用につながります。

相手が求める商品を適切な量、適切なタイミングで供給するシステムを用意すれば、顧客満足度の向上に加え、企業価値の向上にも寄与するでしょう。

在庫管理システムを企業が導入する2つのデメリット

在庫管理システムは企業にとって大きなメリットがありますが、導入に伴うデメリットも存在します。デメリットを把握することで、事前の対策や心構えができるでしょう。ここでは、在庫管理システムを導入することで生じるデメリットを2つ紹介します。

1.導入費と維持費が必要になる

在庫管理システムは、商品や素材の数が多いほど高精度なシステム構築が必要なため、初期費用が高くなります。オンプレミス型のシステムを使用する場合、自社サーバーの導入やOS（基本ソフト）の改変、端末の購入も必要です。

また、災害や停電で障害を起こす恐れがあり、リスクを軽減するためにセキュリティー対策を強化しなければなりません。システム管理の維持費も高額です。導入前に費用対効果をしっかりと検証しましょう。

なお、ソフトウエア購入費やクラウド利用料、導入関連費は、IT導入補助金の申請が可能です。補助対象者は、製造業・小売業・サービス業・医療・介護など幅広く、補助金は最大450万円まで受け取れます。

2.人材の育成が必要になる

新しいシステムを導入すると、業務の流れや入力方法、確認する部分が大幅に変わるため、新システムで業務体制を整えるにはIT人材の育成や確保が必要です。従業員がシステムを使いこなすまでには、相応の時間がかかるでしょう。

オンプレミス型のシステムを導入する場合、トラブルに対応できる人材も必要です。業務を円滑に遂行するためにも、人材育成の講習や指導には十分な時間を確保しましょう。

在庫管理システムを導入する重要性とは？経営に必要な視点

在庫管理で商品を適切な状態に保つことは、企業の利益につながります。ここでは、在庫管理システムの重要性を「企業視点」「顧客視点」の2つの観点で解説します。システム導入がなぜ必要なのか、それぞれの視点で考えてみましょう。

企業視点

在庫管理は、在庫関連費の削減や在庫の機能性を十分に発揮することが目的です。企業が在庫管理を行う目的とメリットは以下の4点です。

・在庫投資の削減
適切な数の在庫を保管することで、在庫に対する投資資本を削減できます。

・運転資金の潤沢
在庫投資の削減により固定化する資金を減らせれば、資金に余裕が生まれます。

・在庫費用の削減
在庫の発注費用や保管費用、在庫不足による機会損失費を削減できます。

・操業水準の安定
適切な在庫量の保管により経済的な操業が可能になれば、製造原価を安定または削減できます。

顧客視点

在庫管理がうまく行き届かないことで起こる問題は「販売の機会損失=売り上げの減少」です。品切れや過剰在庫を抑えるために、在庫管理は重要な業務です。

例えば、1人の顧客が自社の商品を買おうとしたとき、在庫管理のミスで商品が提供できなければ、「販売機会の損失」となります。また、商品の在庫を抱え過ぎた結果、価格を下げて販売すれば、利益の圧迫を招きかねません。

在庫管理システム選び方は？3つのタイプ

在庫管理システムは、主に3種類あります。「オンプレミス型」「クラウド型」「パッケージ型」の3つです。ここでは、それぞれの特徴とメリット・デメリットを紹介します。特徴を見極めて、自社に合った在庫管理システムを選びましょう。

1.オンプレミス型

オンプレミス型は、自社で保有するネットワークやサーバーでシステムを構築するタイプです。

・メリット
従来のシステム運用形態のため、カスタマイズしやすいのが魅力です。既存システムと連携も可能で、自社に最適なシステムを構築できます。サーバーへの接続が早いのもメリットです。

・デメリット
一からシステムを構築する必要があるため、初期費用や維持費がかかります。トラブルに対しても自社で対応しなければなりません。

2.クラウド型

クラウド型は、サービス業者がインターネット上に構築したシステムを利用するタイプです。

・メリット
すでに構築したシステムを利用するため、導入に手間がかからず、初期費用と維持費が抑えられるのがメリットです。トラブルの際もサービス業者が対応します。

・デメリット
自社で構築したシステムではないため、カスタマイズ性は高くありません。既存のシステムに連携できない場合もあります。サービス業者によって、セキュリティーリスクが異なるのもデメリットです。

3.パッケージ型

パッケージ型は、在庫管理システムのソフトウエアを自社のパソコンにインストールして利用するタイプです。

・メリット
ネットワーク環境が整っていなくても利用でき、導入の手間やコストを抑えられます。自社のパソコン内で完結するため、セキュリティーリスクが低いことも利点です。

・デメリット
ソフトウエアは1台のパソコンにインストールするため、複数のパソコンでは管理できません。スマートフォンやタブレットにもつなげず、企業内の情報共有が困難です。

在庫管理システムの基本的な機能と在庫の種類

さまざまなサービス業者が在庫管理システムを開発し、提供しています。管理する在庫の種類や業界によって適切なシステムは異なるため、自社に合うシステムを十分に検討しましょう。

ここでは、業種や取り扱う商品によって異なる在庫の種類と併せて、在庫管理システムが搭載する基本機能を紹介します。

管理する在庫の種類

在庫管理システムを選ぶ際は、管理する在庫の種類や業界のビジネスモデルに合わせる必要があります。在庫の分類や種類を事前に確認し、把握しましょう。

【在庫の分類】
・在庫の種類による分類
賞味期限の有無、大きさ、重さなど、管理方法が異なるもの
・業種による分類
製造業、小売業、サービス業、医療など、業種によって異なるもの

【在庫の種類】
・メイン資材
商品や仕掛品、原材料など、出荷・販売待ちのもの
・サブ資材
予備品や消耗品、工具や燃料などの間接材

基本となる機能一覧

在庫管理システムは、企業によって必要となる機能が異なります。ただし、在庫を最適化する目的は多くの企業で一致しており、どの在庫管理システムを選択しても基本機能は変わりません。

一般的には以下の機能を搭載しています。

在庫管理機能を備えたシステム

在庫管理ができるのは、在庫管理システムだけではありません。在庫管理機能を備えたシステムやツールもあるため、すでに他のシステムを導入している場合は機能を確認するとよいでしょう。ここでは、在庫管理機能を備えたシステムを4つ紹介します。

生産管理システム

生産管理システムは、製造業の業務を管理するシステムです。受注・発注管理や生産・調達計画、所要量計算のような「計画管理」、在庫と作業工程の「実績管理」、原価計算をはじめ原価に関わる「原価管理」といった機能を搭載したシステムが該当します。

生産管理システムで情報と物の流れを総合的に管理することで、生産性の向上や業務負担の軽減、作業ミスの削減が可能です。

販売管理システム

販売管理システムは、販売活動に関わる業務を総合的に管理するシステムです。見積もり・受発注の「販売管理」、出荷・納品・棚卸しの「在庫管理」、仕入れ・請求・入金の「購買管理」といった機能を搭載しています。

現状を把握・管理して業務を効率化するだけでなく、過去データの集計・分析も可能で、属人化の排除や経営戦略の立案にも役立つでしょう。

倉庫管理システム

倉庫管理システム（WMS）は、倉庫に入荷した商品や保管している商品を管理するシステムです。「在庫管理」「入荷管理」「出荷管理」の基本機能を搭載しています。

倉庫内にある在庫の数や保管場所を正確かつ迅速に確認できるため、ピッキングや梱包、出荷、棚卸しといった業務の効率化が可能です。また、在庫情報をリアルタイムで把握できることから、複数の店舗やオンラインショップで販売する際に役立ちます。

ERPシステム

ERPシステムは、企業資源計画を実現するシステムです。企業経営の基本となる資源を適切に分配し、製造・流通・販売・在庫・財務・人事などを総合的に管理します。

ERPシステムを導入すれば、自社の製造・在庫・会計情報全てが自動更新できます。システム間の連携が不要になり、データ入力にかかる時間の削減と業務の効率化が可能です。

冷凍・冷蔵といった特殊な在庫管理が必要な業界は、ERPシステムに搭載した在庫管理機能では不十分な場合があります。在庫管理システムの導入を検討しましょう。

在庫管理システム導入で確認したい5つのポイント

企業の状態はそれぞれ異なるため、在庫管理システムを導入する際は現在使用している基幹システムや従業員・事業との相性を吟味する必要があります。購入後のトラブルを未然に防ぐために、留意点を事前にしっかりと確認しましょう。

1.基幹システムとの連携

在庫管理システムを導入する上で、現在自社で運用している「基幹システム」との同期は避けて通れません。基幹システムを中心に考え、在庫管理システムを選びましょう。

一般的な方法は、ファイルによるデータ連携です。連携するタイミングを検討し、連携データをピックアップしましょう。

2.操作のしやすさ

次に注意したいポイントは、操作しやすいかどうかです。どれほど高機能なシステムでも、操作が分からなければ役に立ちません。

在庫管理システムの中には、スマートフォンのカメラ機能で商品を撮影し、アップロードするだけで商品を登録できるものや片手で操作できるものもあります。実際に運用する従業員が使いこなせるか事前に判断しましょう。

3.導入サポートの有無

在庫管理システムを導入する際は、「システム化の範囲を決める」「マニュアルを作成する」「操作方法に関する研修を行う」といった作業が必要です。導入前に十分な準備をすることで、導入後の問い合わせやミスによる業務停滞を防げます。

システムによってベンダーのサポート体制は異なるため、導入サポートのあるシステムを選ぶのがおすすめです。使い方や手順はもちろん、トラブルが起きた際のサポート体制の有無もチェックしましょう。

4.部署ごとの共有性能

社内共有をスムーズにするメリットとして、より正確な需要予測や在庫管理、原料の調達が挙げられます。販売に関する業務を効率化すれば、商品の利益率が上がり、業績上昇に直結するでしょう。

5.費用対効果

在庫管理システムの効果は企業の規模に左右されるため、まずは自社にどれだけの効果をもたらすか慎重に判断しましょう。管理するのが2人〜3人程度であれば、Excelでも十分な効果を発揮します。

一方、取り扱う商品が多く、複数のオフィスや拠点を持つ企業の場合、システムの導入がおすすめです。

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システム間の連携を重視し、在庫管理システムから企業全体の業務の流れを効率化したいと考えている方に、UMWELTは最適です。

まとめ

在庫管理システムを導入すれば、現状の在庫数や保管状態を確認できるだけでなく、業務の効率化による企業利益の拡大にもつながります。自社で取り扱う商品や業界に合ったシステムを導入することで、多くのメリットを得られるでしょう。

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