シフト管理は誰がやる？円滑に管理するコツと意識したいポイント

大規模な医療機関や24時間稼働している工場など、交代制勤務を採用している職場で避けられないのがシフト管理です。シフト管理を誰がやるか明確に定められておらず、適切な管理が難しいと感じている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、シフト管理を誰がやるとよいのか、どのようなことを意識する必要があるのかを解説します。適切なシフトを作成してきちんと管理することは、働きやすい職場環境を実現するためにも欠かせません。

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シフト管理は誰がやる？

職場によってはシフトを管理するスタッフが決まっておらず、状況に応じて担当者が交代する職場もあります。しかし、そのような状況では適切にシフトを管理するのが難しくなりがちです。

そこで、ここではシフト管理を誰がやるとよいかを解説します。職場の状況を熟知したスタッフが担当することで業務がスムーズになるため、適任者を探して管理者を定めるのがおすすめです。

各職場の管理者が担当するのが基本

基本的に、シフト管理は各職場の責任者が担当するとよいでしょう。小売店であれば店長が、工場であれば工場長や各生産ラインのトップが担当します。

経験豊富な責任者であれば職場の状況を熟知しており、いつ・どの程度の人員が必要かを判断しやすいためです。経営リソースのひとつである人員を適切に管理するという観点で考えると、業務の遂行に責任を負うスタッフが担当するのが適しているといえるでしょう。

やむを得ない場合はベテランスタッフに委任

職場によっては、管理者が常駐していなかったり他の業務で多忙だったりして、シフト作成にまで手が回らないこともあります。

そのようなときは、ベテランスタッフに任せましょう。シフト管理者を選任する際は、知識・経験が十分なスタッフに依頼します。十分な知識・経験があれば、責任者がシフトを作成するときと同様に、職場の状況やルールに沿ったシフトを作成できるでしょう。

シフト管理を誰がやるか考えるときのチェックポイント

新たにシフト管理者を選任する場合、責任者やベテランスタッフであれば誰でもよいというわけではありません。ここでは、管理者を定めるときに意識したい3つのポイントを紹介します。

適切にシフトを管理するためにも、自社の業務について深く理解していて経験が豊富なスタッフを選任することが大切です。

業務を熟知しているか

どのように人員を配置するのが適切かは、予想される業務量や繁忙期・閑散期の有無などによって異なります。そのため、適切なシフトを組むには、担当者が業務を熟知していなければなりません。

業務を熟知していないスタッフがシフトを作成すると、人員の過剰・不足が発生するリスクが高まるためです。過剰人員は人件費の無駄につながり、人員不足は業務の停滞につながります。

いつ・どの程度の人員が必要か知っているスタッフにシフト管理を任せれば、上記のリスクを軽減できるでしょう。

他のスタッフとの人間関係に問題がないか

シフトに起因するスタッフ間のトラブルを耳にすることもあります。不公平なシフトやえこひいきがトラブルの引き金になることを考えると、シフト作成に「公平さ」は欠かせません。そのためにも、他のスタッフとの人間関係に問題がない人を管理者に選任しましょう。

人間関係が良好であれば、自分の好みでシフトを作成したり特定のスタッフを優先したりするリスクが少なくなり、公平なシフトを作成しやすくなります。スタッフ側も完成したシフトを受け入れやすくなるでしょう。

シフト作成・管理に伴う業務を問題なく負担できるか

状況によっては、シフト作成・管理業務が複雑化します。多数のシフトパターンがある職場や働いている人数が多い職場は、特に複雑化しやすいでしょう。

そのため、シフト管理者は作成・管理に関連する業務が増えて多忙になりがちです。もともと業務量が多いスタッフに任せると業務が回らなくなる可能性があるため、余裕があるスタッフに任せるのが基本です。

シフト管理業務の負担がどの程度なのかを正しく見積もり、問題なく負担できるスタッフが誰かを考えましょう。

シフト管理を任せるときにありがちな悩み

実際にシフト管理に携わると、さまざまな悩みを抱えます。思ったようにシフトを管理できないこともあるでしょう。

ここでは、特定のスタッフにシフト作成・管理を任せるときにありがちな3つの悩みを解説します。あらかじめどのような悩みが発生しやすいかを理解し、対処法を考えることでシフト管理業務がスムーズに進むようになるでしょう。

公平なシフトを作成できない

希望シフト制を採用している職場では、各スタッフの希望を考慮しつつも業務をスムーズに進めるために必要な人員を充足しなければなりません。過剰人員や人員不足を予防することを考えると、公平なシフトを組むのが難しくなることがあります。

人員の偏りが発生したときに、特定のスタッフばかりに調整を依頼すると不公平感が高まるでしょう。一度調整を依頼したら、次はそのスタッフの希望を優先するなどして公平性を高めることが大切です。

シフト管理担当者の負担が大幅に増加する

複雑なシフトを作成している職場では、管理者の負担が大きくなりがちです。人数が多かったり突然の欠員が発生しやすかったりする職場は特にそのようにいえます。

新たに管理者を任せる場合、任せたスタッフの業務量が爆発的に増えるのが大きなデメリットです。すでに自分の仕事を抱えているために管理業務にまで手が回らないこともあるでしょう。

もともと各スタッフの業務量が多い職場では、シフト管理を誰かに任せること自体が非現実的なこともあります。上記に該当するなら、自動化を進めるなどの対策を考えましょう。

シフト作成・管理のノウハウを引き継ぐのが難しい

特定のスタッフが長年シフト管理を担当している場合、業務がブラックボックス化しがちです。独自ルールがあるものの明文化しておらず、担当者しか知らない場合などが該当します。

これまでに培ったノウハウがマニュアルとして文章化していなければ、担当者を変更するときに引き継ぐのは難しいでしょう。新しい管理者がシフト管理表の表記を理解できないケースもあります。

管理者の変更は起こるものと考え、ブラックボックス化を防ぐための対策を講じることが必要です。

シフト管理を誰がやるとしても成功させるコツ

シフト管理を適切に行うには、いつ・誰が管理者になっても業務が円滑に進む体制を整えることが欠かせません。

ここでは、ブラックボックス化を防ぐためにできる3つのことを紹介します。経験や慣例に依存している部分が多かったり、担当者が長い間変わっていなかったりするなら、この機会に一度振り返ってみましょう。

シフト収集から共有までのルールを明文化する

シフト作成・管理に関するルールは、細かい部分まで明文化したマニュアルを作成する必要があります。明文化する範囲はシフトの収集から完成したシフトの共有までの全てで、具体的な内容の一例は以下の通りです。

・希望シフトの提出期限
・休日・労働時間・連勤に関するルール
・シフト表の記入方法
・シフトの作成期限
・完成したシフトの共有方法
・シフト修正の申請期限

シフトの作成・管理に関する内容を細かくマニュアルに落とし込むことで、管理者が交代したときでもスムーズに引き継げるようになります。

全スタッフのスキルを可視化する

時間帯によって働くスタッフのスキルレベルが偏らないようにすることも大切です。一例として、新人ばかりの時間帯があると、業務のクオリティーが下がったり予定通りに仕事が進まなかったりするリスクが高まります。

リーダークラスの人員がいない時間帯が発生すると、緊急事態が発生したときに適切な対応ができなくなるでしょう。そのため、ベテランと新人のバランスを考慮してチームを編成したり、リーダー業務を果たせるスタッフを最低1人は配置したりすることが必要です。

スキルレベルを考慮したシフトを作成するためにも、各スタッフのスキルを可視化しておくことをおすすめします。

シフト作成・管理のシステム化を進める

シフト作成・管理業務そのものの負担が大きく適正化が難しいと感じているなら、システム化を進めるとよいでしょう。シフト管理システムを導入することで、多くの業務を自動化できるためです。

可能なところを自動化することで、管理者は人間でなければできないことに注力できます。業務負担を大きく軽減することにつながるため、積極的にシステム化を進めることが業務改善を成功する鍵です。

すでに各スタッフの業務量が多くシフト作成・管理まで手が回っていないとしても、システム化することで適正なシフト管理を実現できる可能性があります。

シフト管理システムを導入するメリット

業務を自動化するためにシフト管理システムを導入することには、多くのメリットがあります。ここでは、システム化する主なメリットを3つ見ていきましょう。

下記を魅力的だと感じるのであれば、積極的にシステム化を進めることをおすすめします。特に規模が大きい職場や複雑なシフトパターンを組んでいる職場にとっては、メリットが大きいといえるでしょう。

営業日ごと・業務ごとの人員配置を適正化できる

システム化によってこれまでのシフト状況や実際の勤務実態をデータベース化でき、日付・時間帯ごとにどの程度の人数が必要なのかを可視化できます。過去の実績を参考資料として用いれば、想定される業務量に応じて適切な人員をアサインしやすくなるでしょう。

過剰人員や人員不足で悩んでいる場合、過去のデータを分析することで解決できる可能性があります。状況に応じて適切なシフト例を提案してくれるシミュレーション機能も、システムを導入する魅力のひとつです。

作成・管理に伴う負担を大きく軽減できる

多くの手間がかかるシフト作成・管理にかかる負担を大幅に軽減できるのも、システム化のメリットです。希望シフトの提出や提出されたデータに基づくシフト作成を自動化でき、管理者がゼロから試行錯誤して作成する必要がなくなります。

シフト作成・管理では考えなければならないことが多く、大きな負担に感じている方も多いのではないでしょうか。システムを導入して作成・管理業務の多くを自動化すれば、負担を軽減してより重要な業務を遂行するために時間を使えるようになります。

共有・リマインドがスムーズになる

シフトの作成・管理だけでなく、スタッフへの共有や提出期限のリマインドなどをスムーズにできるのもシステム化する魅力のひとつです。シフト管理システムを導入すると、希望シフトの提出や完成したシフトの共有もシステム上で完結します。

シフトを作成する度に書類をやりとりしたりシフト表を掲示したりする必要がなくなり、時間短縮につながるのも大きなメリットです。スタッフ側にとっても、シフトの提出・確認がPCやスマホからできるようになって利便性が高まります。

シフト管理のシステム化を検討しているならHRBEST

世の中にはさまざまなシフト管理システムがあるため、自社に合っていて使いやすいものを選ぶ必要があります。しかし、どのようなものを選べばよいか分からず、困っている方もいるのではないでしょうか。

利便性が高いシフト管理システムを探している方は、AIを活用していてスムーズにシフトを作成・管理できる「HRBEST」をぜひご検討ください。ここでは、HRBESTの魅力を詳しく解説します。

ヒアリング・作成・共有・修正をオンラインで完結

HRBESTはクラウド型のシフト管理システムで、シフト作成・管理に必要な全工程がオンラインで完結するのがメリットです。オンラインで完結する作業の具体例には以下のものがあります。

・希望シフトの提出・集約
・シフトの作成
・完成したシフトの共有
・イレギュラー発生時の調整

基本的に、シフト作成・管理業務において書類を配布・回収する必要はなくなります。管理者・スタッフ双方の負担を大幅に軽減できるのは大きな魅力です。

AIが各スタッフの状況を考えて適切なシフトを作成

シフトの作成では、AIの力を活用しています。各スタッフが提出したシフトや一人一人のスキルレベル、リーダー業務への対応可否などのさまざまな要素を考慮し、必要人員を満たすようなシフトを自動で作成可能です。

管理者が手動でシフトを作成していると、さまざまな条件を考慮して適切なシフトを考案するために多くの時間がかかります。その間は他の業務が進まなくなり、業務が滞る原因にもなりかねません。

上記のリスクを低減するためにも、HRBESTを導入してシフト作成を自動化するのがおすすめです。管理者がシフト作成に充てる時間を大幅に削減できれば、より重要度が高い業務に充てられる時間を増やせるでしょう。

予期しない法令違反のリスクを軽減

シフトを作成するときには、労働関連の法令や自社の就業規則など、考慮しなければならないルールが数多くあります。複雑なシフトを組んでいる場合、見落としや勘違いで知らないうちに法令違反状態に陥りかねません。

HRBESTに搭載しているシフト作成機能は、法令や就業規則を意識したシフトを自動で出力します。クラウド型システムの特徴を生かして常にアップデートしており、最新の法令にも柔軟に対応可能です。

まとめ

シフト管理を誰がやるのか決まっておらず、適切に管理できない状況に陥ることはありがちです。基本的には管理者やベテランスタッフが担当するとよいものの、業務量の関係で難しいこともあるでしょう。

シフト管理を適正化・効率化したいと考えているなら、この機会にぜひAIを活用したシフト管理システム「HRBEST」の導入をご検討ください。HRBESTはシフト作成・管理に伴う多くの業務を自動化でき、管理者・スタッフの負担を大きく軽減できます。

導入に伴う初期費用は無料で、月額料金のみで利用できるのもメリットです。気になる方はぜひお試しください。

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