RPAとは？自動化の役割や現状、導入のメリット・デメリットを紹介

人口の減少や高齢化が進む中、業務を効率化する方法として注目を集めているのがRPAです。RPAツールはコンピュータ上の操作を自動化できるため、作業効率の向上や人手不足の解消が期待できます。しかし、RPAとは何か、RPAで何ができるのか知らない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、RPAとは何か、なぜRPAが求められるのかを解説し、RPA導入のメリット・デメリットを紹介します。RPAによる自動化の役割やメリットを理解すれば、自社の業務効率化に役立つRPAツールが見つかるでしょう。

ロボットによる自動化「RPA」とは

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、PC上の業務を自動化するソフトウエアテクノロジーです。RPAを搭載したツールを利用すれば、アプリケーションソフトや業務システムの自動化が実現します。

ここでは、RPAがどのようなものか、アウトソーシングやマクロとの違いから解説します。

アウトソーシングによる効率化との違い

不足している労働力を補う手段として広く普及しているのが、アウトソーシングです。しかし、アウトソーシングの活用は、スタッフの辞職・休職、作業ミスといったリスクが伴います。

RPAツールは、ロボットによる自動化のため、24時間365日休まずミスのない作業が可能です。ノウハウもデータとして蓄積できるため、アウトソーシングの課題を解決できる手段といえるでしょう。

マクロとの相違点

業務の自動化には、Excelのマクロを使う方法もあります。RPA同様に、データ収集の自動化や作業の記録ができるツールです。しかし、Office製品以外との連携が難しく、専門的な知識が欠かせません。

RPAツールは、他のアプリケーションと連携できるだけでなく、プログラミングのような専門知識がなくとも使えます。マクロよりも簡単に広い範囲の自動化が可能です。

RPAで自動化できること

多くの業務を自動化すれば、作業効率が向上します。しかし、RPAには得意・不得意があるため、全ての業務は自動化できません。

ここでは、RPAがどの業務を自動化できるか解説します。RPAで自動化できる業務の範囲を把握し、効率良く活用しましょう。

情報の収集

RPAが得意なのは、大量のデータを扱う業務です。複数のアプリケーションを横断するほど大量のデータを収集できるため、マーケティング活動の一環として活用できます。

例えば、競合する他社製品やサービスの価格調査、SNS上での自社製品に対する口コミの収集が可能です。

データの登録・整理

収集したデータを登録・整理する業務も、RPAで自動化できます。例えば、価格調査や口コミで得た情報の整理・蓄積、ECサイト閲覧データのレポート作成が可能です。

また、RPAツールをOCR（光学文字認識）と組み合わせれば、発注書や納品書といった紙媒体をデジタルデータ化し、自動登録できます。

数値の照合

RPAツールは、経理業務の入金消し込み作業も自動化できます。入金消し込みとは、請求した額と入金額が一致するかを確認し、仕訳帳に反映する業務です。

口座の入金情報を目視と手作業で確認する手間のかかる作業が、RPAによる自動化でミスなく迅速に処理できます。

メールやファイルの配信

RPAは、一定の期限や条件を満たしたときに、メールやファイルを自動配信する設定もできます。

例えば、最新のレポートを毎日同じ時刻に社内メールで配信する、データ登録が完了したら担当者へメール通知するといった使い方ができます。他にも、書類の未提出者への督促メールや面接希望者への定型メールなど、RPAによるメール送信対象者の自動判断が可能です。

RPAを使った自動化が求められる背景

2018年に成立した働き方改革関連法の影響もあり、RPAの国内市場規模は2019年から徐々に成長しています。企業の課題を解決する手段として、RPAの需要が高まっていることが理由です。

ここでは、RPAツールを活用した自動化が求められる背景と、RPAの進化について解説します。

人口減少と高齢化

総務省は『令和3年度情報通信白書』で、国内の総人口は2008年をピークに急激に減少しており、2053年には1億人を割ると発表しています。一方、高齢者人口が増加し、生産年齢人口は減少傾向にあるため、企業における人手不足と働き手の確保は重要な課題です。

RPAツールを使った自動化は、人口減少と高齢化による人手不足対策として各企業で導入が進んでいます。

RPAの進化

RPAは2019年頃から徐々に成長し、より使いやすく導入しやすい形へと進化しています。低コストで導入できるツールやプログラミングの知識がなくても使えるツールが増加し、大手企業だけでなく中小企業でも導入が進む見通しです。

RPAツールには種類がある

RPAツールには、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3種類があります。

デスクトップ型は、1台のパソコンで完結する範囲の業務自動化に適したRPAツールです。インストールするだけで使える手軽さと初期費用の安さが魅力で、部署レベルの導入に向いています。

サーバー型は、社内全体のパソコンで一括管理するRPAツールです。オンプレミスのサーバー環境で構築するため、部門・部署間の連携に役立ちます。また、複数のロボットを同時稼働できることから、運用のしやすさも魅力です。

クラウド型は、個人の業務レベルから社内全体まで、広範囲の自動化に適したRPAツールです。インターネット上に構築した環境を用いるため、構築費や保守運用費が不要で、導入費用を抑えられます。

RPAを使った自動化のメリット・デメリット

RPAをうまく活用すれば、業務改善の指標「QCD（品質・コスト・納期）」を全て改善できます。自動化によって得られるメリットは、企業の業務改善に大いに役立つでしょう。

ここでは、RPAを活用するメリット・デメリットを紹介します。

人的作業の削減

RPAツールを活用すれば、これまで人が行ってきた単純作業や定型作業が自動化できます。時間や手間のかかる人的作業を自動化することで、業務負担が減り、人件費の削減が見込めるでしょう。

また、単純作業に費やしていた時間をコア業務に注力できます。面倒な作業はRPAに任せ、人にしかできない業務に専念すれば、業務の効率化も図れるでしょう。

作業スピードの向上

RPAツールは休むことなく24時間365日稼働するため、人の手で作業するより迅速で正確な処理が可能です。RPAで自動化できる業務と人の作業が必要な業務を適切に分けることで、作業全体のスピード向上が見込めます。

特に、製造業や物流業のような納期がある業務では大きなメリットです。大幅なスケジュール短縮が実現すれば、企業の成長や評価アップにもつながるでしょう。

自動化する作業の種類に注意

RPAは業務を自動化する便利なツールですが、何が自動化できるかを把握していないと、導入に失敗する場合があります。全ての業務を自動化しようとすると、RPAの導入に労力や時間がかかるだけでなく、エラーによって業務効率が悪くなることも考えられるでしょう。

RPAを導入する際は、一度に多くの業務を自動化するのではなく、段階を踏みながら徐々に増やしていくことが大切です。

RPAツールを選ぶ方法

RPAを導入する際は、自動化したい業務を精査し、それに合ったツールを選びましょう。導入してもうまく活用できなかった場合、別のツールを導入し直すには手間と時間がかかります。

ここでは、RPAツール選びに役立つ4つの方法を紹介します。

動作形態

デスクトップ型・サーバー型・クラウド型は、それぞれ動作形態が異なります。

デスクトップ型は1台のパソコン端末に、サーバー型はオンプレミスのサーバーにインストールして使用し、クラウド型はWebブラウザの動作を自動化します。

導入にかかる費用や初期設定の手間が異なるため、自動化したい業務の内容や範囲を考慮し、適切に選びましょう。

現状の業務・システムへの対応

RPAツールには、さまざまな業務を自動化できる汎用型と専門性の高い特化型があります。自動化が必要な業務を判断し、どこまで自動化を進めるか明確にしてから選びましょう。

また、ツールが自社システムに対応しているかの確認も必要です。スムーズに連携できなければ、活用するのは難しいでしょう。

メンテナンス・サポート体制

「ツールの操作がしやすいか」「トラブルサポートがあるか」といった点もRPAツールを選ぶ上で重要なポイントです。RPAツールにプログラミング技術は不要ですが、初心者でも扱えるか、操作方法のレクチャーがあるかも事前にチェックしましょう。

また、システム障害や誤動作などのトラブルが発生した際の対応やサポートの有無も確認してから選びます。

導入プラン

自動化したい業務に合う導入プランがあるかも重要なポイントです。単純作業や定型作業を自動化するだけなら、簡単で安価なツールでも可能です。

一方、スケジュール調整やメールの配信、管理機能が必要であれば、他のソフトウエアやAIを搭載したツールを選択しましょう。導入費用は高額になりますが、自社に合うプランがあるツールを選ぶことが大切です。

RPAを使った自動化の事例

RPAツールは、すでに多くの企業が導入し、大幅な作業時間の短縮と業務効率の向上を実現しています。

ここでは、RPAツールを活用した自動化の事例を紹介します。RPAの導入によって得られるメリットが具体的に分かるため、導入する際の参考にしましょう。

日本通運株式会社

日本通運株式会社は、2018年3月からRPAの社内普及を推進し、2021年3月までに作業時間を年間72万8,721時間削減しました。

業務を1カ所に集約する「集約型ロボット」、ロボットをコピーして支店に導入する「横展開型ロボット」を使い分け、RPAを効率良く導入・展開しています。

また、事務系社員を対象としたRPA基礎講習や全国に配置するRPAマスターの養成講習を開催するなど、積極的な教育も実施しています。

日本生命保険相互会社

日本生命保険相互会社は、2014年からRPAを導入し、2018年9月までに窓口販売部門と企業保険部門の2部門の合計54業務でロボットを実装しています。2018年からは別のRPAツールも導入し、全社展開を図っています。

RPAの運用体制は、事務企画統括部へのRPAラボ設置です。ラボに各ユーザー部門の事務局機能を移管しました。また、RPAの開発標準やルールはシステム企画統括部で作り、エンジニアを養成してラボに派遣する流れを作っています。

オリックス株式会社

オリックス株式会社は、レンタルやリース、不動産開発、保険業などさまざまなサービスを展開している企業です。各種業務でRPAの導入が進んでおり、グループの各社20部署以上で自動化と労働時間削減を実現しています。

オリックス銀行では、RPAとVBA（Microsoft Officeのアプリケーションを自動化するプログラミング）の活用で、40人ほどの年間労働時間に相当する約6万5,000時間分の作業を自動化しています。

UMWELTでRPAの自動化を導入できる

RPAで業務の自動化を図るなら、TRYETINGの『UMWELT』がおすすめです。UMWELTはノーコード予測AIプラットフォームで、需要予測や在庫管理などができるアルゴリズムやRPAを搭載しています。

ここでは、UMWELTを導入するメリットや導入した企業の成功事例を紹介します。

業務の効率化に効果的

UMWELTは、ExcelやGoogleスプレッドシートのCSVデータの結合・取得・変換を、RPA機能で自動処理できます。また、データクレンジングに必要なアルゴリズムも搭載しているため、収集したデータの正確な分析も可能です。

他にも、需要予測や機械学習、安全在庫計算といったアルゴリズムにより、高精度の処理と予測ができます。企業におけるさまざまな業務の効率化が可能です。

成功事例

株式会社ASNOVA様は、全国各地の建設現場における足場機材のレンタル事業を営む企業です。適切な在庫管理業務が担当者の負担になっていたこと、業務の属人化防止対策を検討していたことをきっかけにUMWELTを導入しています。

これまでは過去の実績データに基づいて予測数値を算出していましたが、UMWELTの導入により失注を必要最低限に抑え、機材の稼働率の大幅向上を実現しました。今後は、予実管理を繰り返し、需要予測の精度を高めて管理コストの削減を目指す計画です。

（参考： 『【ASNOVA様】UMWELT活用事例｜需要予測を自動化して、無駄な在庫を減らして管理コストを削減｜需要予測を自動化して、無駄な在庫を減らして管理コストを削減』）

まとめ

単純作業や定型作業が自動化できるRPAは、業務効率化やコスト削減、作業時間の短縮といったさまざまなメリットがあります。すでに導入している企業は多く、業務効率の向上を実現しています。

UMWELTは、RPAをはじめさまざまなアルゴリズムを搭載したノーコード予測AIプラットフォームです。プログラミング不要で、簡単に分析や自動化ができます。企業ごとに異なるフォーマットも標準化できるため、導入を検討している企業様はお気軽にご相談ください。

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